试论新时期档案管理的己任与提升策略

陈苏东

当前阶段，大部分企事业单位在开展档案管理工作的过程中，仍然存在对该项工作认知不到位、相应的管理机制匮乏、工作人员技能水平较低等多方面问题，需要各部门加强对这些问题的研究分析，这样才能更好地提升档案管理质量，确保档案的真实性和准确性。信息化时代下，档案管理可以有效服务社会，是我国重要的资源组成部分。因此在进行管理时不仅需要保证档案的完整性，还要使其查找时有迹可循，以减少工作量。而档案的信息化建设可以很好地满足这一要求，借助大数据的资源共享和数据量大等特性可以更好地让档案储存简单化。

新时代档案管理信息化建设的重要性和必要性

在信息化时代背景下，可以借助信息技術克服纸质档案管理存在的不足，保证当下档案管理的有效性和准确度，具体主要表现为以下三方面。首先，信息化建设可以让档案以非常完整的数据库为信息基础，极大程度地减轻了工作人员的工作量，不管是对新信息的整理还是收集，相对于过去都有不小的改善，这样一来，工作人员的档案管理有效性就有了明显提高。其次，对档案进行信息化处理可以更好地保证档案的整洁性，减少修订工作量，保证档案的准确性，避免为后续的查找与翻阅造成不便。最后，信息化档案管理与传统的纸质档案管理相比，保存的时间更久，而且保存的信息也往往更加完整；传统档案如果保存不当，就可能出现遗漏或丢失等问题，所以相对而言，电子档案会更加精准和便捷。因此，档案信息化建设在企事业单位的发展中非常重要，这也意味着档案信息化管理是非常有必要的。

新时期档案信息化管理面临的机遇

由烦琐转向高效化工作

传统的档案管理以人力为主，比较烦琐，而且管理内容都是纸质文件，偏向于实体管理；在信息化时代背景下，计算机网络等信息化管理占据了主要地位。档案管理坚定以人为本的理念，对管理人力资源有很大的作用。随着信息化普及，档案管理和建立用户可以更高效地更新信息，在降低工作烦琐程度的基础上保障信息的准确性和高效化。

由传统管理转向媒体化管理

在电子信息时代，以前的管理方式不再适应时代的发展，管理起来较为麻烦，这就需要对档案信息进行合理管理，由以前的单一传统的管理方式转变为专业的媒体化管理，增加硬件设备，提升软件设施，适应新时代的发展，更大发挥档案资源价值。

从区域性管理转向网络化管理

档案馆收藏了大量原始档案，并且以纸质档案为主，以收集内容和坐等上门提供数据的方式进行服务，服务内容过于单一，服务方式不适应时代发展，且更新速度缓慢。这时新媒体的优势就体现出来了，新媒体依托网络通信、计算机数字技术构建了一个多样性、多元化的信息系统，系统资源丰富且传播面广，传播速度较快，可以向社会传播最新信息。

新时期档案管理中存在的问题

协调机制不统一

企事业单位隶属问题会对档案管理及运行带来实质性的影响。不同的企事业单位所属的行政部门各不相同，会导致企事业单位的管理体制处于分散的领导状态，这种现象很容易造成各企事业单位在对档案管理时独自为战，被分割成若干块，而各企事业单位有各自的档案管理系统，当然，其会在档案管理的过程中进行自我完善，通过自我发展来进行档案管理。然而，很显然，这种无法在资源上进行共享的行为很大程度上会导致档案管理改革举步维艰，会使其无法得到有效的突破性发展，而目前许多企事业单位也意识到了资源不共享所具有的弊端，但仅仅是在意识上有所认同，却很少展开实质的行动，其中主要的原因可能是当前我国还没有一个专业的机构来规划或协调档案现代化资源共享工作，使得这种协调机制只停留在表面。许多企事业单位的档案馆依然还是采取过去的管理模式，封闭式管理还是主流，其对现代化的管理手段不够重视，使得档案管理的软件和硬件不能得到及时更换，数据库建设也处在较低水平。这使得企事业单位虽然在档案管理中造成了大量的人力和财力损失，却依然没有收到很好的管理效果，这同样也会影响档案管理现代化改革的步伐，使得档案管理的自动化进程放缓。

管理人员综合素质及技术水平较低

从工作人员的综合素质及管理水平情况来看，档案管理人员在专业性和责任心方面依然存在不足。由于部分企事业单位在职工档案的管理方面的意识较为薄弱，没有配备专业化的工作人员进行档案管理，使得进行职工档案管理的工作人员身兼数职，且其对具体的档案管理方式和工作方法也没有更加全面的了解，在具体管理过程中存在档案信息错乱或位置摆放不对等各种情形，而这给职工的档案信息的准确性、真实性造成了不利影响。除此之外，由于缺乏专业化的档案管理，工作人员的档案管理工作效率往往较低；企事业单位对档案管理工作的不重视，使得在该方面的资金投入力度较小，因此即使有工作人员进行管理工作，但由于该部分工作人员缺乏培训机会，难以了解当前对档案管理工作的新要求、新变化，其自身的理论知识及管理技能也就无法随着时代发展进行相应的更新，这在某种程度上降低了整个管理队伍的工作水准。

数据库建设滞后

各企事业单位在档案管理过程中通过不断发展已经拥有了规模不等的数据库。一些企事业单位在对档案管理的过程中各自为战，使得各企事业单位在建设数据库时会有一些急功近利的想法，浮躁心理非常严重，这些数据库的滞后主要表现为以下几个方面：首先，缺乏整体性，在建设数据库时，更多的是自给自足，数据库也仅局限于自身，相对来说规模较小；其次，标准化程度无法与当前的网络化相比，类型不多，许多企事业单位还出现了在建设方面的重复性，造成资源浪费；最后，在数据控制方面没有规范，导致无法进行商业发展。这些数据如果只限于自身使用的话，就会大大降低数据的利用率，从而影响数据库的价值利用。此外，还有一个现象是许多企事业单位在进行数据库建设时，仅仅是对条目数据库进行建设，很难在具体的数据信息上有具体的表现，因此无法满足用户的具体要求，还有些企事业单位虽然进行了联网，但仅仅提供对主页的访问，并不能进行资源共享。

档案管理经费投入较低

在档案管理中，硬件设施正在不断更新换代，但是软件建设还没有跟上现代化建设的水平，然而无论是档案管理的硬件建设还是软件使用都需要进行相应的资金的投入。然而，经调研发现，许多企事业单位在档案网络化建设过程中能投入的资金相对有限，其也没有更多的资金去购置更好的硬件来达到高起点的档案馆现代化建设，对设备的更新不及时。发生这类现象的主要原因是经费投入低，其阻碍了档案管理现代化建设的发展。

新时期档案管理的己任与提升策略

提升领导层的重视

要做好档案管理信息化建设，让更为完善的信息化管理发挥档案的新媒体价值；要让该价值有效地引起企事业单位领导与工作人员的重视，不仅要让領导层重视，同时也让每个部门的工作人员意识到，积极配合信息化建设可以有效地让各工作岗位获得更专业的信息支持，从而提升工作的便捷性；通过专业信息化建设，工作人员在各有关系统账户的运用下就可以有效轻松地搜索获取工作所需的档案资料，可以避免花精力去实体空间寻找，或者拜托他人寻找。通过引起所有工作人员的重视，得到更多人员的支持，为档案管理信息化建设铺平道路；同时，领导的认可可以有效促使其他部门工作人员配合有关工作的开展。

搭建信息化档案管理的架构保障

建设专业化的档案管理环境和相应的管理规章制度，可以有效保障整个档案管理工作的顺利开展及推进。针对当前阶段管理现状较为混乱的局面，企事业单位在今后的工作中要重视对内部管理情况的改善；要在管理阶层及职工群体当中加强对档案管理工作重要性的宣传力度，使工作人员意识到该项工作的重要性以及必要性，从而在规范相关流程的基础上，提升职工对档案管理工作的重视程度。同时，也要对管理工作过程中涉及的规章机制进行相应的健全完善，针对档案管理工作过程中可能出现的各种情况提前做好预备方案，建立完善的档案管理流程。要做好前端业务系统完善工作。信息化档案管理模式要依靠操作性高的前端业务处理系统，已然是公认的事实了。企事业单位各相关部门及职工组织的电子文件管理也应当自上而下分层级做好设计方面的工作，对电子文件的源头管理做好具有科学性和实用性的计划。针对流动过程中的电子文件和纸质文件，更要做好适当的介入工作及效力确认工作。

加强对档案的管理利用

进行档案管理的目的主要是方便以后的查询和借阅，实现档案的利用价值，所以相关人员在进行档案管理时应以提高档案的服务质量为根本，并在此基础上进行工作。首先，为了方便档案快速查找，需要在信息技术的帮助下对档案进行编目、检索等，相关技术人员还可以设计一定的检索工具，以完善检索系统，提高档案查找效率。其次，为了更好地实现档案的利用价值，在进行管理时需要从不同方面建立单独的管理空间：第一，建立特定的档案室，以此为管理人员提供更好的管理空间，方便信息化档案的储存，避免外界环境对档案造成破坏；第二，进行档案备份，对档案进行有效的微缩，以减少储存占用空间。最后，相关工作人员还需要对档案进行有效的分类，并及时对一些损坏的档案进行修复，以此来增长其保存时间。

建设专业化档案管理团队

由于档案管理工作的内容涉及较广，而且涉及的部门较多，因此需要建立专门的工作部门，与其他部门或组织之间相互配合，这样才能更好地实现集中化专业化的档案管理。在今后的档案管理工作中，企事业单位需要根据职工的规模确定档案管理专职工作人员数量，形成专业化的骨干管理队伍；与此同时，要给予工作人员定期的培训机会，帮助工作人员丰富理论知识，更好地理解新时期对档案管理工作的新要求，只有在理论知识丰富的基础上，工作人员才能更好地结合企事业单位的实际情况进行相应的创新性发展。与此同时，职工档案管理工作较为复杂，仅依靠专职档案的管理人员难以在短时间内将如此繁重的任务高效完成，其需要其他部门及相关人员的共同帮助，因此企事业单位要注重档案管理的专业化和兼职化，建设专、兼职相结合的档案管理工作团队。

注重资源合理运用

作为企事业单位，其本身拥有大量的社会资源与人才资源，为了减少信息化建设过程中的经费消耗，其可以运用有效的资源提供帮助。在信息化建设的有关系统设计和日常维护中，可以运用自身固有资源或有关社会资源，尽可能地将费用降到可以承受的范围，并同时保证系统的安全与有效性。在经费的运用上要坚持节约型管理，避免铺张浪费；以实用性为主，避免标准过高而不适合实际所需。此外，信息化技术的高速发展与广泛化使用，以及新媒体、云算法、数据加密以及电子签名等信息技术的使用，都使得电子文件与档案的收集、存储、搜索有了坚实的技术保障。而企事业单位要做的便是活用这些高新信息技术，以构建更加灵活可靠的信息化电子档案管理系统。

注重对档案管理人才的培养

在信息化时代下，档案管理应多选用专业的机构团队，或在企事业单位内部组建专业团队，由更好地让信息化建设顺畅、专业地展开。在岗位人员安排上，一方面要尽可能选择专业对口的工作人员，另一方面要注重在岗人员的培训学习。其中，可以通过让工作人员参与培训班或进修的方式来提升专业素养。培训可以包括在线培训与实体课程培训，具体方式依据工作人员的时间、精力状况安排，以保证培训安排的有效性；在岗培训与岗前培训需要结合进行，以有效地确保工作人员能更好地掌握实际工作所需，让其工作能力随着工作需求变化不断与时俱进。

综上所述，档案管理信息化建设可以更好地让档案管理相关工作与时俱进。但是在实际实施过程中，也会因多种多样的阻力导致其价值无法得到开发运用，甚至导致资源闲置浪费。信息时代下的档案管理有了更多机遇，但同时也面临着更大的挑战，所以企事业单位在进行档案管理时必须有针对性地采取相应策略，这样才能有效解决管理中存在的不足。

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