大数据背景下档案管理“价值链”的生成研究

于秀

档案在国家的经济发展建设和人民的生活中起着非常重要的作用，做好档案管理工作可以促进行业工作效率的提升，是社会发展的推动剂。随着信息技术的飞速发展，社会进入了信息化时代，以前的档案管理方式使企业无法迅速地对大量的档案资料和信息进行有效的利用。在信息技术飞速发展的今天，档案管理也面临着一个新的发展契机，档案管理的“价值链”就是档案管理与使用过程中的每一项具体项目所产生的价值总和。在大数据的时代背景下，企业要不断地创新档案管理理念，设计出一套科学的档案管理方式，不断提高企业的管理水平和经济效益。

大数据环境下的档案管理价值链概述

在大数据时代可以借助互联网的优势，扩展数据源查找渠道，及时收集有价值的资料，从而使数据的种类和数量变得更加丰富。首先，针对文件收集与处理的转换，可以简化档案的存档过程，将各类资料进行分类，形成相应的数据库，便于日后查找，提高工作效率。其次，对档案进行查询、核对，删除部分不能用的资料，补充新的资料，以保证档案的及时性、有效性和准确性。在存储过程中可以对数据进行详细的记录，设定存储周期，并按照文件管理的需要，删除部分不需要保存的文件，对文件的内容和空间进行优化。再次，在大数据时代档案不再局限于纸质资料，其经营范围发生了变化，其管理功能更加凸显，工作重心更加集中，工作模式也更加线上化，档案更加开放、共享，这些变化方便了使用者，使档案管理变得更有效；也要充分调动社会和相关机构的参与，确保档案实现其真正价值。

价值链是从生产中衍生而来的，在企业生产中价值链可以直接影响到企业的生产效益，既可以提高产品的流通效率，又可以使产品的生产流程更加简单。在档案管理方面，可以把价值链看作是一种对档案管理进行系统划分的过程，使每一项工作都能得到有效控制。档案管理所涉及的每一个细节都是价值链的一部分，它们之间有着直接的联系，可以形成一个整体，只要有一个环节出现问题就会直接影响到整个项目的工作效率和质量。档案价值链的构建具有重要的现实意义，不但可以对档案管理产生积极、高效的影响，而且可以提高档案管理的竞争优势，使之持续保持在最佳水平。随着大数据的应用领域日益扩大，档案管理的协调性变得尤为重要，只有内部架构稳定，才能有效地推动档案管理工作顺利进行，缩短档案管理周期，为用户的使用满意度提供坚实的基础。

大数据时代档案“价值链”构建思路

碎片化数据挖掘

在大数据环境下，档案的储存空间不再是最重要的问题，而档案查询则需要集中精力进行数据的甄别，运用分布式的数据云储存技术及与之配套的虚拟技术，建立档案储存新形态。在大量的零散数据中寻找有用的信息，以满足使用人员的需要。在大数据时代信息的价值密度在不断下降，数据挖掘技术有着广阔的应用前景。要想挖掘到有用的数据，就必须要对用户的需求进行分析。在大数据的基础上，对档案使用者进行精确的划分，并根据档案资料的使用次数、频率分布以及档案利用的内容、特点、需求偏好等，为使用者量身定做个性化的个人资料，并根據档案资料的分类、预测，生成结构化的资料，让档案服务更接近档案使用者的需求。在大量的资料中整理出有用的档案资料，实现档案的“按需收集”。运用大数据技术能够有效地提升档案管理的效率、准确的位置，为外部人员提供更多的服务，从而促进档案的自动编研。

全过程控制

运用大数据技术建立档案收集的价值链，以“系统”的眼光来审视档案收集的整体规划，需要对采集过程进行优化，使采集系统中的“识别、分类、编目、存储”等子系统之间相互协调。首先，要对档案搜集的价值链进行合理的设定。在大数据时代，档案管理需要从零散的信息中寻找有价值的资料，所以要根据“服务性、快捷性、有效性”的原则，重新设定各个环节的目标，以满足使用者的需要为前提，寻求利益最大化。其次，要在各个部门之间建立起相互协作、相互反馈的制度，加强与博物馆、图书馆、互联网运营商的协作，使其进入“扁平化”发展。最后，要对档案搜集的优先顺序和策略的搭配进行合理的设计。在大数据时代，档案管理需要运用“组合优化、排队系统、模糊理论”等理论和技术，对“识别、分类、编目、存储”各子系统之间的“优先权”和“策略”进行干涉和配置。

档案管理技术支持

通过分布式处理系统（Hadoop）、分布式文件（DFS）、上传与查询系统（DaaS）、大数据系统（SOA）技术支持，基于Hadoop技术的数据采集、分类、聚类、压缩、处理等多种功能，可以实现数据的物理存储与逻辑存储。为了实现这一目的，可以将文件资料储存在本地或云端伺服器。在使用档案的客户机中仅需提供相应的索引上传接口，为档案管理部门建立索引目录，从而达到“目标定位，按需存取”的目的。在数据的储存上，由传统的“件”“卷”“宗”的存储方式转变为“序列化”“流媒体”“非结构化”的“数据库”。在传统的档案管理中档案的“逐份鉴定”要靠档案管理员来完成，而在大数据的基础上，通过上传与查询系统技术做到“边上传、边甄别、边分类”，对各类档案应用PDCA循环管理，可以将这些数据进行链式整合，真正实现档案管理中收集、分类、存储一体化。

大数据下的档案管理“价值链”构建的主要问题

人才短缺

根据当前的发展趋势，数据收集、筛选、处理、分析，是今后档案管理与使用的必然要求。所以，在数据采集、统计、分析等方面，都要求工作人员具备一定的计算机技术操作能力，以提高档案管理工作的质量。随着信息技术的迅速发展，有关专业的人才短缺问题日益突出，必须加强对现有人员的培训，使他们具备扎实的基本功，使他们的技术水平得到提升。

安全问题

档案数据等通常都是存储在电脑系统中的，一旦发生了安全问题，如网络病毒的入侵，将会对文件的存储和保存造成严重的影响。在我国现行的档案信息系统中采用了传统的管理方式。大规模的流程变更和管理变更会导致管理上的混乱，严重影响相关资料的储存安全。

大数据环境下档案管理“价值链”的应用

提高档案管理人员的职业素质

档案管理是一项烦琐的工作，它涉及的面比较广泛，且工作量巨大，对于档案从业人员具有较高的要求，档案从业人员不仅需要具备一定的专业知识，也需要有较高的文化素养。首先，企业需要充分认识到大数据信息技术在档案管理中运用的重要性，并给予此项工作足够的重视，从根本上做好各项日常工作。其次，要加强对人才的培训。通过定期、不定期的专业技术训练，提高档案管理人员的业务能力和的职业道德，同时加强对档案工作内容的掌握程度。同时档案管理人员也要积极主动转变观念，合理利用大数据信息技术，对于新技术和新系统要加强学习和培训，提高档案工作的管理水平。最后，档案管理人员必须意识到，过去的传统档案管理方法，不但会影响到档案资料的安全性和完整性，更会无法充分发挥档案资料的价值，进而影响到企业的实际发展。

创新档案管理理念

在企业档案管理工作中管理理念的革新是实现档案管理工作的重要环节。管理者们不能按照以前的管理理念对企业的档案资料进行管理，那样会使管理工作难以进行。在大数据背景下，仍然有很多公司的管理者不了解当前的形势，不能适应时代的发展。如果按照传统的方式来管理档案，需要耗费大量的时间和精力，最终影响到整个系统的管理。当下，档案管理工作必须要创新管理思想，适应大数据时代的变化，合理利用信息技术进行工作，并将信息技术应用到管理工作中，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量。

完善大数据环境下档案管理“价值链”制度

首先，要全面加强对知识产权的立法保护，把大数据时代下档案管理所涵盖的成果全部纳入知识产权基本保护范围，为各项工作的有序开展提供基本法律依据。其次，要建立相应的档案管理机制，根据工作的实际情况和工作内容，对档案管理进行适当的调整，以促进档案管理朝着规范化方向发展。在大数据时代，要建立健全的档案管理监督和管理制度，加强各部门间的协作，形成内外合理化监督，使档案管理工作在高效的监管环境下合力推进，避免出现档案管理行为失当的问题。档案管理单位要对档案资料的归档时间、借阅时间、属性等进行查询和分析，从根本上控制档案工作中出现的问题，是提高档案管理工作质量的一项重要措施。最后，在档案管理工作中要健全档案管理的激励机制，明确责任和分工，以调动员工的工作积极性。对于档案管理工作中存在重大失误的档案管理人员经核实要及时追究主要责任人相应责任，将各项管理责任落实到个人，提升档案管理工作成效。

加强安全管理，实现信息资源共享

安全性问题涉及个人隐私，个人信息一旦泄漏，我们的人身安全将会受到威胁。首先，档案资料的安全管理应从技术层面入手，采用身份认证、单点登录、人脸识别、瞳孔识别、数据加密、权限设置等技术手段，构建完整的档案信息保护体系。对新接收到的文件进行严格审核，从源头上防止资料外泄等问题，同时要对网络上的共享文件进行分级，防止在文件的下载、传送中遭到泄漏。其次，要健全与数据化管理相关的安全法规，以保证各项工作的有序进行。尤其要加强对档案的公开、保密、内网、外网等方面的管理，以及对业务过程的关注，防止信息泄漏、信息被窃取，确保信息的安全，并能有效地实现数据的共享与利用。最后，要建立一个档案备份数据库，为档案资料的管理提供便利。由于数据库的闲置空间很小，需要在面对海量的资料时改变原有的存储模式，以减少存储费用。由于大数据具有强大的数据处理能力和存储能力，管理人员可以利用大数据技术对其进行备份，从而保障了档案资料的安全性，以便对其进行集中管理、开发和利用。

在新的时代背景下，档案信息管理工作迎来了新的发展机遇，但同时也承担着安全方面的风险，特别是在信息化技术不断进步、数据传输速度越来越快的今天更是如此，档案信息发生泄露的可能性越来越高。而档案当中的信息内容往往涉及企业、单位、机构的机密问题，在档案信息泄露的情况下，这些主体的正常经营发展、科学研究等都可能受到影响，加强数字化档案信息安全管理势在必行。还需要在数字化管理的过程中建立安全保障制度，要求每个档案管理人员都严格遵守保密制度、遵守操作流程，从而降低因操作失误导致的档案信息泄露。

拓宽档案使用渠道

企业档案管理工作的第一目标是使其充分发挥保存价值，在大数据时代，企业要充分发挥其自身的价值，并在原有价值的基础上不断扩展其潜在价值，使其发展更加长远。以前档案管理工作中档案的作用就是用来查询所需要的信息，如今单纯的查询功能和价值已经被时代所取代，而传统的查询方式也无法满足當前的信息采集需求。企业在日常的文件管理工作中要充分利用局域网和因特网，以方便企业的管理者和生产人员进行重要的信息传输，从而更好地满足用户对档案资料的基本需求。

在大数据时代背景下，数据资源的竞争越来越激烈，必须充分认识到数据对人类社会发展的巨大推动作用。在档案工作中要充分运用大数据技术，对档案资料进行深度挖掘，使其在大数据环境下发挥其应有的功能，促进社会的进步和发展。数字化档案管理的出现，提升了档案管理的效率，解决了档案信息得不到合理应用的问题，还从一定程度上推动了企事业单位的发展。在今后的档案管理价值链构建中，可通过创新管理理念、拓展服务内容、建立管理团队等措施，保证数字化档案管理的效果。

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