设计院数字化绩效管理新逻辑

文| 赵伟

当今世界，新一轮科技革命和产业变革蓬勃兴起，数字技术快速发展。在新一轮科技革命推动下，千行百业正在义无反顾地加速数字化。

工程设计企业早在三十多年前就纷纷探索借助各类数字化工具提高工作效率和成果质量。如今，数字化技术几乎融入了所有业务单元，推动着各项业务更加准确、高效的运转。

与此同时，工程设计企业的信息化部门也在升级数字化管理能力，提高数字化资源的配置效率。这就相当于一个军团中，作战部队已经换装了超高音速导弹，而参谋与管理部门也要走出大刀长矛的莽山时代，将企业信息化的决策模式由经验主导跨越到数据指引，以使自身的数字化进程与企业整体的数字化进程同步同频。

目前而言，使用机器人流程自动化（RPA）系统来优化工程设计企业的数字化工具管理，并辅助评估个人用户的工作绩效，这一方法简单高效。

一、工程设计企业面临的数字化管理之困

随着数字化的提速，工程设计企业中软件工具的种类和构成变得十分复杂与多样，给信息化部门的运营和管理带来巨大挑战。不仅每年都要投入大量精力调研软件需求及使用现状，定期与业务部门沟通，督促其通过邮件、报表等形式填报每年的信息化需求，以制定预算和升级计划；还要在企业的资金计划内尽可能的控制IT 投资成本，避免不必要的浪费，同时尽可能最大化的满足各业务部门对数字化工具的持续和动态需求，并控制和避免盗版等合规性风险。

这些现象在工程设计行业的信息化领域普遍存在，由于人力不足以及缺乏有效的技术和工具等各类原因，绝大多数工程设计企业并不能真正厘清信息化投资的ROI 及与项目、单位（部门）和个人之间的对应关系，无法准确的评估软件工具投放后的实际使用效果，进而无法准确量化每一期预算的合理性，也难以公平、合理的分摊信息化成本。

在此背景下，信息化部门经常陷入持续性的预算平衡、费用分摊纠葛。企业管理层在推进数字化业务时，也不得不考虑更多冗余配置，并面对更多的不确定性。要想改变现状，信息化部门需要主动探索并采用RPA 和数字化工具绩效洞察与管理这样更智能的技术。

二、RPA 优化数字化工具配置

RPA 系统是一种应用程序，它通过模仿用户的人工操作方式，提供了一种智能方式来实现流程自动化。它凭借其显著的降本增效效应，在全球范围内得到了越来越多CIO 的青睐。

Gartner 预计，2022年全球90%的大型组织将以某种形式应用RPA；到2024年，RPA市场继续保持两位数的高速增长。德勤发布的《2021年全球首席采购官(CPO)调查报告》显示，在创新技术采购领域，RPA 已成为首席采购官们的采购重点；RPA 的采购率从2019年的2.4%上升到2021年的27.5%，增长了10 倍以上。

北京华软世纪科技有限公司与多家著名行业龙头企业合作，逐渐摸索出一条以数字化工具绩效洞察与决策辅助为中心的技术创新应用路径，即：以RPA 技术智能识别关键软件的版本与细分模块，甄别其工作与空闲状态，并将自动检测、收集到的操作运行状态数据，导入以AI 算法为核心搭建的大数据模型进行深度分析与处理，以可视化的形式进行全员数字化属性画像，帮助企业绘制精确的数字化工具配属和绩效的“全息”版图。创新性的实现关键软件的需求分布、使用趋势、授权负载与ROI洞察，并从升级淘汰、预算模拟、成本分摊、合规风控等多个方面为软件资产的精细化运营提供决策辅助，助力企业达成优化数字化资源配置以及降本增效等目标。

三、轻松三步实现降本增效

数字化工具绩效洞察RPA 的实施分三步走：感知、洞察、决策。在感知层面，目标软件的运行信息包含且仅包含软件的版本、模块的启动、结束以及工作、空闲状态的行为数据，完全不会触碰其操作、运行过程中的工作数据，更不会对客户端进行任何干预，对知识创造者们来讲此系统是安全、无感、透明的。根据大量实际用户统计显示，采用调研机器人后，在获得更实时、更全面的上述数据的前提下，相关工作量减少了80%以上。

在洞察层面，一般来说分为用户和软件两个维度。用户既可以按需获取从集团到个人所用关键软件的在勤数量、涉及员工数量、装机数量、关联厂商、用时用量用次、授权占用峰值、均值等维度的信息，也可以聚焦于特定单个软件或软件组合在企业生产中的支撑作用。

在决策层面，RPA 则提供了异常分析及预警提醒、预算规划及费用分摊参考、有效工时洞察等价值。

异常分析及预警提醒。RPA 系统可以筛查各类异常、高负载及到期预警、合规性风险，推送提醒至管理员及时处理，以保持业务助力的连续性。异常分析比较典型的是软件授权超长占用和低频、沉睡应用筛查。例如在超长占用方面，找到原因并提出解决方案，避免资源空转，此功能应用的效益较为明显且直观，有多个工程设计企业仅在发现并解决了超长占用这一问题上，就直接节省了300-500 万元的投资。

预算规划及费用分摊参考。有些软件到期需要续费，有些软件因为需求不能满足产生盗版，有些软件因为不合理使用导致授权紧张，还有一些软件长期处于低频使用状态，而另一些软件则常在某些时段用量暴增，之后又长期休眠，这些错综复杂的软件绩效信息现在已经可以被全面洞察，从而被应用到企业的采购规划和费用分摊中。

有效工时洞察。数字化工具绩效洞察RPA具备智能识别并收集有效工作行为的数据。借助这些数据及有关技术，既可以作为员工人工时核算的辅助依据，也可以轻松梳理出设计项目的生产轨迹。比如：一个50 万吨乙烯项目，需要多少专业、多少各级别工程师、使用多少软件、消耗多少有效工时、产生多少图纸和模型、历时多少自然日才能真正顺利交付，这些信息再挂接成本，就可以形成项目执行的知识资产，为将来此类项目投标报价、分解执行等提供指导。

这套系统还可以充当企业数字化转型中的听诊器、校准仪和智能助理，帮助企业决策层更迅速、准确的定位数字化进程中的缺漏点，精准评估数字化指数与数字化工具应用成熟度，为企业的数字化转型提供调校依据。