数字经济环境下的企业档案工作——兼论企业档案工作“十四五”规划的重点内容

文/北京强度环境研究所 李淑香

2022年是“十四五”规划开展的关键年份。当前，各大企业正以此为中心，探讨档案管理工作的数字化转型方式。科学规划“十四五”要求下的企业档案管理内容离不开现实基础，数字经济环境下对档案工作者的信息化技术、人文素养、从业素质等提出了更高要求。因此，一名合格的档案工作者，在日常工作中应基于企业工作实际，建立各级各类管理方式，在实践过程中促进档案工作方式方法的创新。对此，本文结合企业档案工作“十四五”规划的要求，探索出数字经济环境下的企业档案工作开展的可行性方式，以期能为同行提供借鉴。

一、开展企业档案工作面临的机遇与挑战

（一）机遇维度。1.信息技术发展将同步带动档案管理工作升级。“十四五”时期，我国迈入了创新型国家发展关键期，以数字经济、云计算、区块链及人工智能为代表的新型信息技术手段迎来了发展高峰。上述技术在档案管理中应用，一方面，可提升档案利用水平；另一方面，可提升档案服务效率，属于未来企业档案管理发展的机遇之一。2.档案利用率将得到提升。近年来，各地接连出台了档案管理与利用政策，致力于建立完善的档案利用服务体系。以国家政策作为依托，简化档案调取的便利性水平，顺应了时代发展趋势与政策要求，提升了企业档案管理的标准化程度，属于未来企业档案管理发展机遇之二。3.档案利用的社会服务地位可得到提升。从社会认可度来看，档案在国家发展及重大节点均发挥着重要作用，群众对于档案利用的认可度不断提升。对于企业而言，这也是提升对档案管理工作认可度的绝佳契机，后期开展档案管理工作，也将赢得更多人的支持与认可，属于未来企业管理发展机遇之三。4.新时代要求有效增强档案工作者的技能水平与专业水平。数据研究表明，2021年我国档案工作者的整体学历水平相较于2015年度，具有本科以上学历的从业人员比例提升＞10%；同时，具有档案学专业学位的从业人员比例提升＞5%。此变化与社会对于档案管理人员技能及专业水平的要求高有关，从而潜在提升了档案从业人员的门槛。从宏观上看，档案管理人员技能水平与专业水平的提升，属于未来企业档案管理发展机遇之四。

（二）挑战维度。1.数字资源的应用增加了档案调取服务的安全风险。虽然信息技术为档案管理工作发展提供了充足推进力，但不论学术界或技术界，都存在着“唯技术论”的趋势。事实上，只有数据科技发展与档案资源利用的安全风险相互匹配，才能促进档案管理的同步发展。如何协调好数据安全与技术升级的问题，是企业档案管理发展面临的挑战之一。2.档案管理政策与档案管理法规两者存在着应用不匹配的问题。虽然现有的档案管理法规已日趋于完善，但仍存在着法律法规应用与实际发展需求不对等的情况。以新版《档案法》为例，虽然其中提出了鼓励档案开放利用的提议，但从当前看，绝大多数企业缺乏开放的考核机制与免责机制，导致企业档案利用率始终难以提升。法律法规与实际实践不匹配，为企业档案管理发展面临的挑战之二。3.档案管理工作者的整体年龄呈现出老龄化趋势。数据调研显示：2021年我国档案管理从业人数较2015年下降人数＞8000人；而＞50岁以上的档案管理员工则较2015年上涨约5%。可见，企业档案管理人员的老龄化影响着档案管理工作的开展活力，为企业档案管理发展面临的挑战之三。4.档案管理的编研种类较低。数据调研显示，2021年我国各级综合档案馆编研档案资料内容整体虽得到了提升，但档案的编研水平较低，直接对档案利用服务的质量造成影响。而对于企业而言，同样面临着档案编研能力不足的现状，为企业档案管理发展面临的挑战之四。

二、企业档案工作整体思路与可行性实践路径研究

（一）“十四五”规划中有关档案管理工作的重点内容。1.推进档案管理数字化进程。数字化档案是档案在信息化时代应用的大方向。其中电子文件归档为数字化档案建设的第一步。“十四五”规划中明确指出，要积极利用数字经济技术来提升档案管理工作的数字化转型进程。2.编研更丰富的档案管理内容主体。数字化档案管理工作可概括为前端工作与后端工作。前端工作致力于提升档案工作内容的丰富性水平、后端工作致力于拓展档案服务水平，充分发挥档案价值，扩宽档案服务渠道。3.减少数字化档案管理中的冗余现象。将纸质化档案数字化，对档案内容予以整合优化，运用更为简洁的数据编码语言，减少档案存储冗余，使数据的调取与存储更为方便，从而提升档案的服务与管理水准。4.优化档案管理人员人才结构。“十四五”规划纲要中明确指出，要加强档案人才队伍的专业化及高素质建设，致力于引进更专业的数字化档案管理人才，培养更多复合型档案管理人才。

（二）企业单位“十四五”时期档案管理的四大原则。1.安全性原则。企业档案管理工作的开展，需要从强化档案工作管理力度及法治思维的融入两方面出发。工作时，应严格参照《档案法》中所规定的内容，强化档案工作的检查力度与监督力度。在进行数字化转型的过程中，要坚持底线思维，始终咬紧安全红线不放松，定期开展档案检查与监督工作，将档案安全管理视为工作常态，一旦出现安全隐患应第一时间予以解决，坚决规避各类影响企业数据安全的事件发生。2.中心性原则。应明确企业档案管理服务大局，围绕中心的着力点，在制订管理措施时，从企业发展的实际情况出发，针对性开展档案谋划工作。要以促进企业经济发展为中心，着力提升档案管理工作的服务水平与工作管理水平。3.创新性原则。传统的手工式档案管理方式已难以激发档案管理人员创新的内在动力。在数字经济背景下，档案管理工作人员应借助物联网、人工智能、数字经济等现代技术，致力于档案管理工作水平的提升，从而强化人才创新活力，革新企业档案管理工作的方法与理念。4.协作性原则。档案管理工作的开展需要多部门联动，而为了充分挖掘档案本身的价值，扩宽档案工作职能，档案管理部门需要与企业多部门建立工作关系，在合作中优化知识管理、数据管理相关内容，旨在更高质量地推动企事业单位档案管理工作的数字化转型。

（三）推进企业数字化档案建设的可行性实践路径分析。1.多措并举，推进企业档案管理的现代化水平。可分为以下三大路径：（1）创新化档案资源开发模式。传统的档案管理方式存在着科技化水平低、工作方式繁琐的问题。故当前的企业档案管理工作应致力于开发档案管理创新模式，例如借助“云端数据”储存技术，探索出一类全新的、能够在一定程度代替人工的档案信息资源管理新模式。也可通过查询专利的方式，借鉴专利中的档案管理内容，来对企业管理内容主体进行完善，使企业档案的价值得到最大程度发挥。（2）应用现代化档案管理方式。当前在数字经济技术的支持下，海量数据也能得到有效储存，安全调取。随着企业经营年限的增加，各部门所产生的档案数量也在不断增加，当档案数量累积到临界值时，需要对档案现有储存方式进行优化。此时可通过定制档案管理商务服务软件，来提升档案管理服务的专业性水平。将企业经营过程中所产生的合同档案、经营档案、声像档案、基建档案、技术档案、设备档案、会计档案、人事档案、科技档案及文书档案等按照不同的分类形式，确保档案的储存与数据的调取流程规范，操作便捷。此外，数字化管理模式的推进需要人才的滋养。因此，建议企业为档案管理部门划定充足预算，保证档案管理工作的技术、资金及人员投入。（3）档案的针对性管理。根据档案类型不同，应用不同的档案管理方式，例如对文字较为规则的档案，可利用OCR技术扫描文字，并借助计算机软件进行档案的著录；针对利用程度及重要程度较高的档案，要优先收集与编码。2.多措并举，推进档案的标准化管理。（1）规范化处理档案案卷题名。严格按照国家档案著录要求，标准化档案题名的填写形式。核对档案题名是否符合标准化要求，针对不标准的、名称冗余的要进行修正与精简。为便于档案的检索，应在档案中体现检索词，以免出现检索内容与目标内容存在差异的情况。（2）应用标准化的档案著录标准。数字化管理需要统一著录标准，方能确保后续计算机在处理数据档案过程中的正确性水平。在企业日常档案管理工作中，要严格参照档案录入的数字化著录要求，确保档案数据的标准化转换。（3）档案案卷信息规范化整合。企业中部分部门所产出的档案内容过于繁琐，针对这类过厚的档案组卷，应当采取更为简洁的归档形式，例如增设子案卷等。针对子案卷的命名与归档，应确保案卷内的文件名称互相依托、相互关联。针对录入时无目录、无页码的案卷，应重新加工，保证所著录档案都遵循统一的管理方式。（4）全方位检查案卷。因既往企业档案管理工作缺乏标准化的档案质量清查环节。导致档案管理期限的划分不明确，进而出现了档案繁杂的现象。因此，需要改进档案检查的方式，在筛查过程中确定档案分级，挑选出利用价值高的档案；剔除不具备保存价值的档案，从而提升档案的整体可利用度及管理质量。

三、未来企业档案管理工作发展趋势分析

（一）致力于打造档案事业高质量发展综合体。“十四五”期间，企业档案管理将始终围绕着强化管理信息化建设、档案服务能力建设及管理体系建设为中心，从宏观上提升档案管理工作水平，打造档案事业高质量发展综合体。将数字化转型视为工作目标，提升档案管理的数字化、智能化水平。推进档案利用服务，提升档案利用率，强化企业员工调取档案的便利性与资源可得性水平。建设完善的档案治理体系，始终以党和国家政策为依托，为档案管理工作奠定制度基础。由上可知，打造档案事业高质量发展综合体为未来企业档案管理工作发展趋势之一。

（二）未来档案管理转型将遵循着“顶层设计+全流程”的趋势。首先，档案信息化保障机制将得以完善。新版《档案法》认可了电子档案的法律效力。企业在进行档案管理信息化转型的过程中，可利用顶层设计作为依托，有助于开展全流程设计。未来将在已有工作流程基础上，逐步完善数据文件归档、三维电子文件归档及其他业务系统归档工作，实现电子档案的全面升级。可见，“顶层设计+全流程”的发展趋势为未来企业档案管理的趋势之二。

（三）企业档案利用服务将更为开放。未来的档案利用服务将更为便捷，但始终不离“安全第一、服务为先、以人为本”的三大要求。在保证档案利用安全水平的同时，提升服务质量，为企业人员提供更为便捷的档案调取服务。三大要求相互制约、相互联系，可确保档案工作全面发展。最后，企业将逐步完善三位一体（技防、物防、人防）的安全防范体系。未来企业档案管理的应急能力、隐患排查治理能力、档案安全风险评估管控能力提升为未来企业档案管理的趋势之三。

（四）档案治理效能将得到提升。治理效能离不开治理能力与治理体系两方面的完善。未来我国档案管理的政策法规内容将更利于推进依法治理的进程，进而强化治理体系的完善。而本企业未来的档案管理工作将分别从创新档案业务监督指导方式、加强重点领域档案工作监管、严格按照档案执法、建立健全档案管理体系机制四大方面出发，进而提高档案管理的治理能力。可见，在治理能力与治理体系两方面均得以完善后，档案治理效能将得到有效提升，这将成为未来企业档案管理的趋势之四。

四、结语

档案管理工作发展历经了从档案资源与基础设施的数字化任务到融合智能技术，再到创新智慧化服务的发展历程，档案管理工作的数字化转型已初见成效。而在“十四五”规划下，则要求强化档案管理工作治理效能、资源体系、利用体系、安全体系、档案信息化、人才培养多方面工作的开展。以国家政策为指导，各级党委应切实加强对档案工作的重视，与档案管理部门同研究、同部署、同推进，使档案管理在日常工作中强化经费保障，加强检查评估，保障数字化经济背景下，档案管理工作数字化转型的有效开展。