信息化对档案馆管理模式的影响探析

胡建平

摘 要：信息化是在互联网技术发展过程中衍生的一种模式、理念，且在多个行业领域开辟全新的建设空间。基于档案馆管理角度分析，信息技术内化完全颠覆了原有的管理模式，并产生了非常显著的影响。例如，可以扩大馆藏范畴、提升管理水平、展现人性化管理特点、实现技术升级革新目标、形成全新工作标准等。因此，本文以档案管理现存问题为切入点，进一步分析信息化对档案馆管理模式的具体影响，提出档案馆信息化管理模式的优化措施，希望以此为档案馆管理信息化工作质量水平的提升提供有效价值建议。

关键词：信息化;档案馆管理模式;现状问题;影响;优化措施

信息化建设工作主要依托现代化计算机技术，并在智能化工具的融合应用下，对生产力进行重构，进而使社会整体生产效率及质量得到全面提升。与此同时，在档案馆管理模式的信息化发展过程中，离不开数据库技术、互联网技术、通信技术的充分支持。在信息化技术支持下，可以将相关档案资源数据归纳至数据库当中，满足不同人群的使用需求。从中可知，信息化技术对档案馆管理模式的影响较大，通过合理、科学地应用信息化技术，能够全面推进信息档案的应用，提高使用者档案查询、利用的效率，并使原有的档案管理工作模式得到有效改变。此外，虽然将信息技术应用到档案馆管理工作当中，能够使其工作的质量得到有效提升，但是在具体应用时仍存在较多问题，如对档案信息化管理缺乏足够认识、档案管理人员培训工作落实不到位等。为了解决这些问题，提高档案馆信息化管理质量水平，围绕“信息化对档案馆管理模式的影响”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、信息化及档案馆相关内容概述

1.信息化

信息化，指的是培养及发展将计算机作为主要智能化工具的一种全新生产力，其基础包括现代通信技术、网络技术、数据库技术等。信息化对社会发展有着非常重要的推进作用，并且作为一种和智能化工具相适应的生产力，还有着“信息化生产力”的称呼。针对信息化相关研究对象及其要素，需在数据库当中进行汇总，为相关人群提供工作、学习、生活等功能，使人类各项行为的效率及质量得到有效提升。此外，值得注意的是，在信息化发展过程中，会产生大量的信息化资源，针对利用价值高的信息资源，则需通过有效处理，形成信息资料档案，通过收集、存储、管理、利用等工作，使信息化的传播及利用价值得到进一步提升。

2.档案馆

对于档案馆来说，为收集与保管档案的机构，从档案馆的工作任务层面分析，一方面需对各机关、团体、事业单位具有保存价值的档案及其信息资料进行接收、征集，并实施科学管理措施。另一方面，采取有效措施，做好档案资料的利用工作。此外，还需参与史志编修等相关工作。总之，档案馆工作任务繁重，发展至今，为了提高档案馆档案工作的效率及质量，需逐步朝向信息化、智能化、电子化等方向不断发展。

二、档案馆档案管理现状问题分析

档案馆档案管理是一项系统化工作，目前在档案馆档案管理工作开展期间，仍存在一些有待解决的问题。

1.对档案信息化管理缺乏足够认识

目前，部分档案馆管理人员存在过度依赖传统管理工作模式的情况，对信息化管理模式停留在浅显层面，使信息化管理模式实际运用效率低下，导致档案管理期间易出现手忙脚乱的问题。此外，在对档案信息化管理缺乏足够认识的情况下，易使档案管理人员形成排斥心理，从而不利于档案馆档案信息化管理建设工作可持续发展。

2.档案信息化管理经费投入不足

从现状来看，部分地区档案馆经费投入不足，导致档案馆信息化建设配置缺乏合理性。比如，在推行信息化管理模式前期，需要购买数量充足、性能优良的计算机设施设备，同时招聘、引进专业的档案管理技术人才，在对符合档案馆管理需求的网络构建的基础上，进一步做好网络系统的运维升级处理。此外，还有必要做好档案管理人员专业岗位培训指导方面的工作。值得注意的是，这些前期准备工作需要充足的资金投入支持，在档案信息化管理经费投入不足的情况下，上述各项工作将流于形式，缺乏实效性，最终使档案馆档案管理信息化建设工作的整体效益难以得到有效保证。

3.档案管理人员培训工作落实不到位

首先，档案馆档案管理人员对信息化管理模式存在认知偏颇，同时档案信息化管理经费投入不足，难以保证档案管理信息化建设工作实施的完整性。同时，在档案馆对相关管理设施设备进行采购期间，还易出现成本失控的情况。由此可见，要想提升档案管理人员认知水平，掌握采购档案信息化管理相关辅助性设施设备成本的有效控制，其前提便是做好档案管理人员的培训工作。但是，从现状来看，基层管理人员因缺乏系统化培训教育，导致在档案管理专业能力方面有所欠缺。其次，个别档案管理工作人员年龄较大，对新鲜事物的接受度相对缓慢，难以在短时间内达到操作技术熟练的程度，从而在一定程度上影响了档案信息化管理的成效。此外，档案馆对档案管理人员培训教育的目标不够明确，难以使档案管理人员掌握信息化技术应用方式、方法，使档案馆档案信息难以实现高效共享的目标，使档案馆档案信息的利用优势难以有效体现出来。

三、信息化对档案馆管理模式的具体影响分析

近年来，随着信息化建设事业进程持续深化，对档案馆管理工作结构产生了较大影响。结合上述档案馆档案管理工作现状问题，需加深了解信息化对档案馆档案管理模式产生的影响。

1.推动管理模式改革升级

在信息化发展进程中，随着计算机技术及互联网技术的推广及应用，使档案馆升级改造工作持续推进。因此，相关管理人员可根据档案资源的保密等級、使用需求，构建完善的档案管理网络防护体系，同时通过信息安全技术、快捷数据保存技术的应用，使档案馆档案管理工作效率及质量得到有效提升。并且，通过不断拓展档案馆的管理服务内容，使档案检索、利用效率提升。此外，在信息技术的支持下，通过安全加密技术的应用，还可以大大提升档案信息资源的安全性，显然这对推动档案馆档案管理模式改革升级工作的开展有着非常显著的支持作用。

2.使管理工作更加方便、快捷

目前，我国档案馆存储的档案资料呈现逐年增多趋势，其实际存储量远远高于预计存储量，这在很大程度上增加了档案管理工作的难度。倘若采取常规管理模式，则会使人力、物力资源的投入量大大增加，不利于档案馆其他工作的正常运行，甚至影响档案馆整体运作效益。在积极开展信息化建设工作的基础上，可以简化档案馆自身的管理工作任务，优化原有的管理流程，尤其是在档案资料数量不断增多的情况下，不会造成其他成本增加，只需要通过定期对管理系统进行针对性维护即可，且不会影响档案服务工作的正常运行，能够在很大程度上提高档案馆总体管理工作效率。总体而言，信息技术的合理、科学运用，不仅有助于提高档案馆档案管理的工作效率，而且还有助于节约人力成本与时间成本。因此，信息化技术的应用非常关键。

3.有助于人性化管理模式的构建

传统档案馆管理模式主要通过人力完成管理任务，如果纸质档案数量大，会在很大程度上增加人工管理的工作量及工作难度，难以取得满意的管理成效。与此同时，档案馆管理的工作流程相对复杂，虽然管理人员长时间从事重复性工作，熟练度较高，但是不可避免会受到情绪波动或其他因素的干扰，进而做出一些错误举动，影响档案管理工作的准确性及有效性。此外，档案管理工作人员在检索相关档案文件时，需花费较长时间。在信息化工作模式下，可以有效填补人力管理模式的不足，通过搜索引擎的应用，可实现对档案信息资源的高效检索，并于日常管理中可利用计算机系统，对档案信息资源实施分类存放及管理措施，以此有效提高档案信息资源的管理效率及质量。值得注意的是，在信息化管理模式下，在很大程度上减轻了档案管理人员的工作压力，有效体现了人性化管理特性。

4.提升档案管理模式合理性

在信息化时代背景下，各类复杂的档案信息数据通过多渠道、多途径方式传播，但是所产生的信息数据并不是都具备占用公共资源的价值，因此相关管理工作人员应做好信息资料筛选工作，使档案信息资源实现高效归档。然而，人工处理模式下的档案信息处理工作量相对庞大，在应用信息化技术的基础上，可以有效填补人工处理的不足，进一步提高档案馆管理工作建设的合理性及规范性。具体而言，相关档案管理工作人员在充分发挥计算机技术处理数据应用优势的基础上，可以有效提高管理工作的成效及质量。此外，面对各种档案资料，可以突出网络技术的高效性，实现资料快速归档的目标，进一步确保管理体系处于正常、安全运行状态。

5.构建全新的工作标准模式

在档案馆内部实施信息化管理，对于档案管理人员来说，需树立终身学习意识，加强自学习，掌握将信息技术灵活应用到日常工作、服务工作当中的能力。同时，通过灵活运用信息技术，提升档案管理工作质量效果。并且，应该有效满足社会发展对档案服务的要求，进一步将档案服务的价值功能有效发挥出来。除此之外，档案管理工作存在枯燥、乏味的鲜明特点，且作业任务较为繁重，仅依靠人力处理难以取得满意的管理成效，难以实现高效管理目标。因此，相关档案管理工作人员需注重信息管理体系的建设及升级，以信息化技术方法为依据，形成新工作标准，保证档案管理服务體系的完善性，进一步全面提升档案馆档案信息化管理工作的质量效益。

四、档案馆信息化管理模式的优化措施分析

如前所述，档案馆现状问题较多，同时信息化对档案馆管理模式的影响较大。所以，有必要合理、科学地落实档案馆信息化管理模式，并采取有效优化措施，使档案馆信息化管理模式实施的可行性及科学性得到有效提升。

1.优化档案馆信息化管理建设理念

在实际工作开展期间，有必要将部分馆藏文件优先采取数字化方式处理，同时提升网络传输速度，对档案服务范围适当扩宽，提高档案信息资源的共享利用价值。同时，针对长效保留、数据管理等相关服务内容，通过统一模式整合到信息化管理模式中，保证各类非结构化资料可以有效传输至数字化档案馆中。此外，在优化档案馆信息化管理建设理念的基础上，发挥档案数据中心功能作用，拓宽数据发布广度，使档案馆档案信息资源的总体效率得到有效提升。

2.加强档案信息资源有序化管理

为了实现档案馆档案信息资源有序化管理目标，需使管理模式朝集成化方向转变。例如，既有内化信息技术过程中，需确保管理模式处在稳定运转状态，同时对档案管理人员的工作理念进行革新，使档案管理人员能够尽快适应全新的档案信息化管理模式。与此同时，不断加快全过程工作形式的建设，确保相关档案信息数据基础的融合度提升，使影响档案资源文件真实性、完整性的相关风险因素消除在萌芽之中，把用户自身需求列入档案信息化管理新的工作方向中，有效形成一体化档案信息服务模式，进一步提升用户在档案信息服务方面的满意程度。

3.适当增加现有的馆藏资源，加强档案信息资源备份管理

要想推进档案馆管理模式的信息化建设进程，需明确信息化建设途径及渠道，适当增加档案资料的馆藏量。具体而言，相关档案信息文件在进入档案馆前，需灵活运用现代化技术，对信息化管理模式的实施范围适当拓宽。与此同时，合理应用信息化处理技术，提升网络化管理水平，并实现对相关档案信息文件进行统一管理的目标。并且，还有必要深入挖掘档案信息数据的深层价值，确保服务职能履行的有效性，通过创新全新的服务机制，使馆藏资源的服务水平提高。此外，需充分重视档案信息数据的备份、存储管理，定期采取合理的备份处理措施，确保档案信息数据资源的安全性。

以上述提到的备份管理为例，需保证档案管理的安全性为前提，消除影响档案信息安全的相关风险因素，优化贯彻落实档案信息安全管理工作流程，适当拓展档案资料的备份范围，包括重要的电子档案、电子资料等。同时，及时开展异地备份处理工作，必要时可推行异质备份模式，以此提高档案信息资源的安全性。除此之外，在增加馆藏存量期间，需保持高度的灵活性，注意突破档案信息资源在数量方面的局限，着重强调档案信息资源在质量方面的审核，保留档案信息资源的区域性特征，使档案馆档案信息资源的价值得到有效保持。

五、结语

综上所述，档案馆管理工作面临一些有待解决的问题，为了解决相关问题，需认清信息化对档案馆管理模式产生的影响，一是推动管理模式改革升级;二是提高管理工作的方便、快捷;三是有助于构建人性化管理模式;四是有助于管理模式合理化的实现;五是有助于新工作标准的形成。在此基础上，还有必要对档案馆信息化管理建设理念加以优化，加强档案信息资源有序化管理，适当增加现有的馆藏资源，并加强档案信息资源备份管理等，使档案馆管理信息化工作效率及质量得到全面提升，进一步使档案馆管理工作可持续发展的目标得到有效实现。

参考文献：

[1]刘 辉，向瑶琼.新时代对档案管理及资源开发利用的思考[J].金融科技时代，2021

[2]李素芳.分析信息化对档案馆管理模式的影响[J].兰台内外，2021

[3]王玉玲，杨生吉.新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措[J].档案管理，2021

[4]孙 浩.浅谈新时期如何应对档案信息化人才短缺问题[J].兰台内外，2020

[5]魏东奎.基层档案馆的档案信息化建设研究[J].科技风，2020

[6]刘宇霞.浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].中外企业家，2020

[7]连远丹.大数据时代工程档案信息化管理浅议[J].城建档案，2020

[8]刘 莎.档案信息化管理的风险识别与安全管理策略研究[J].山西档案，2020

[9]安 辉.信息化对档案馆管理模式的影响[J].黑龙江科学，2019

[10]马慧莉.信息化条件下档案馆功能的扩展与延伸[J].兰台内外，2019

[11]张浩霖.信息化对档案馆管理模式的影响探究[J].产业与科技论坛，2018

（作者单位：邹平市档案馆）