大数据背景下企业科技档案信息化建设路径探究

文/刘 静

大数据背景下企业科技档案的专业性、多元性、系统性特点更加凸显，企业更应当抓住机遇，从管理理念改革、信息化整合、安全保障、队伍建设等方面采取措施，加快企业科技档案信息化建设进程，提升企业科技档案管理水平的同时，为企业可持续发展提供准确的参考依据

企业科技研发产生的信息具有很好的再利用价值，对企业创新、完善技术和科技攻关具有很好的借鉴作用。此类科技信息及时归档所形成的科技档案是价值巨大的信息载体，对企业可持续发展和科技创新具有重要作用。在大数据背景下，海量的科技档案数据处理更具有目的性和方向性，能够挖掘出更大的科技档案价值。同时也能促进企业科技档案管理从传统走向信息化，实现档案管理的系统化、精细化和智能化。

一、一、企业科技档案的特点

1.企业科技档案的专业性

企业科技档案来源于企业科技发展和专业攻关，明显具有一定的企业专业特性，需要专业人员从专业角度对科技活动进行详实的记录，从而形成专业化较强的科技档案。这些科技档案只有专业人员才能从中得到有用信息，而且需要专业人员对其进行分类、整理、归档、挖掘，才能更好地利用科技档案，从而完善和创新企业科学技术，促进企业创新发展。

2.企业科技档案的多元性

企业科技档案并非单一来源于某个专业领域，而是具有一定的跨专业特点，使得档案来源具有多样性特征。从内容上看，企业科技档案分为农业科技档案、工业科技档案、建筑科技档案、管理科技档案等等。无论是哪种类型的科技档案，都是将科技信息形成的全过程记录下来，表现出较强的专业特征。因此，科技档案涉及的专业内容较多时，档案就具有多元性，档案管理的难度也随之增大。需要一种高效、便捷、灵活、高质量的管理手段，才能提高企业科技档案的管理质量和水平。

3.企业科技档案的系统性

科技档案记录着科技创新、技术研发等的全过程，具有较强的系统性。这些信息资料及时归档后，就会形成完整的科技档案。例如工程施工、项目研发、课题研究等，都具有较强的系统性和完整性。科技档案的成套特性具有更高的再利用价值，能够对后续相关研究起到较好的借鉴作用和推动作用，确保科技研发少重复，多创新，促发展。

二、大数据背景下企业科技档案信息化建设路径

1.改革企业科技档案管理理念

近年来我国信息技术发展迅速，大数据技术的应用也越来越广泛。在这样的背景下，企业科技档案管理必须与时俱进，才能走向高质高效的管理道路。但生搬硬套的模式显然与企业科技档案管理的改革存在一定的差距。因此，企业要高度关注信息技术的发展趋势和新技术的应用，将可以引用的信息技术积极转移到档案管理中来，从而形成适合企业的科技档案信息化管理路径，使信息化管理技术与档案管理形成一个有机整体。企业在建设信息化档案管理模式时，要从企业自身特点和发展趋势出发，设计科学、合理、务实的技术路线。档案管理时将局域网技术、数据库技术、大数据挖掘技术、云存储技术等纳入其中，对档案进行信息化、数字化管理。开发适应的档案管理系统。系统架构包括客户端、web服务端和SQL数据库端三个层次。档案服务具有个性化定制功能，可以为用户提供精准的档案资源服务和推送。

2.企业内外部科技档案的信息化整合

企业科技档案信息化管理需要对企业内部和企业外部两个方面的档案进行信息化管理。首先，对企业内部而言，科技档案信息化管理需要将管理重点放在业务处理和档案管理齐头并进上。从档案利用角度出发，既要完善和及时归档，又要做好业务处理的及时记录，并根据档案使用规则和要求，将业务处理与档案管理有机结合。其次，对企业外部单位的科技档案而言，企业要及时将档案归档，并根据企业专业特性、数据库类型、网络接口和数据交换接口等进行电子档案传输与数据交换。外部单位要根据企业档案管理规范和档案类型等提供完善且标准的电子档案。信息系统能够直接导入外部单位提供的电子档案和数据，使内外部数据整合具有高效性、灵活性和完整性。这种自动导入数据库的功能极大地提高了档案管理的工作效率，并为档案归档和同步检索提供技术支持。

3.强化企业科技档案信息系统的安全性

在网络框架下的档案信息化管理具有一定的安全隐患，需要强化档案系统安全性才能保障档案安全可靠。首先，科技档案管理系统要设置层级密码。不同级别具有不同访问权限。设置身份验证、用户级别等，配合其他安全措施来保证系统的网络安全性能。过程如下：为用户分配权限和密钥。进入系统后，系统自动确认用户并对其权限进行实时控制。其次，档案利用和开发过程中要做好控制并提供适当的网上在线服务。公开性科技档案，要提供网上在线应用。保密性科技档案，要在保密时限内做好保密工作，不提供在线服务。需要使用时，要严格按照保密档案使用规范和申请流程申请使用。同时，对企业发展而言属于核心科技档案的，不提供在线服务，要使用时需要到档案部门申请才允许使用。机密档案要有单独的设备操作，不能使用导入功能，只能人工录入以确保秘密性。此外，系统还要记录所有人员的使用日志和操作日志，有利于追溯信息流。最后，运用云存储技术定期对科技档案进行备份。频率为每周两次，一次是全部备份，一次是增量备份。备份文件尽可能存储在不同位置以提高安全性。

4.提升档案管理人员水平以挖掘档案潜在价值

在大数据背景下，科技档案利用更具有方向性和针对性。首先要提升企业科技档案管理人员的信息化业务水平，不仅要全面了解科技档案管理各项知识，在巨大的数据里收集整理有价值的档案资料，同时在信息管理系统中做好记录。其次要提升档案管理人员的档案保护意识，能够公开的档案要进行合理编辑，归类合理，标题醒目，内容全面精准，保证档案信息的快速提取，同时对需要保护的档案要进行保密管理，保障档案信息安全。最后，档案管理人员要主动深入市场开发科技档案的潜在价值。利用大数据筛选出对用户有利的信息后，对用户进行精准推送。管理人员走出办公室进入用户单位了解使用需求，以市场为导向进行档案价值挖掘。建立档案公众号，筛选有价值的信息进行公开，并获得点击阅览的信息流，从而拓宽档案利用渠道。

综上所述，在大数据背景下，探索有效路径，加强科技档案信息化建设，强化档案科学数字化管理，这是有效利用科技档案资源，深挖潜在资源的有利条件与服务功能，是发挥科技档案的重要价值，实现科技档案价值最大化的重要课题和发展方向，有利于助推经济社会发展与社会服务。