事业单位新闻宣传报道档案管理存在的问题及采取的对策分析

文/安 楚

在现今这个更加重视品牌和形象管理的经济社会里，新闻宣传工作在事业单位的发展中日渐凸显其重要作用，由此产生的新闻宣传报道档案数量也逐年倍增，如何管理这些档案资料成为一大亟待解决的问题。本文论述了目前事业单位新闻宣传报道档案管理面临的问题，提出相应的对策，以期为事业单位新闻宣传报道档案管理的规范化、科学化提供参考与借鉴

随着经济社会的高速发展，事业单位身处竞争激烈的市场大潮中。在现今这个经济社会里，无论是企业还是政府机关，都更加重视品牌和形象管理，事业单位（本文所指除报社、通讯社、广播电台、电视台、新闻电影制片厂等新闻单位外的一般事业单位，如研究院、勘察设计院、高校、医院等）更不例外，加强对自身形象的建立、管理与宣传也变得越来越重要。新闻宣传工作在事业单位的发展中日渐发挥出不可替代的重要作用，由此产生的新闻宣传报道档案数量也逐年倍增。如何管理这些不同于一般文书或者科技、会计、人事等门类的档案资料，成为一大亟待解决的问题。

一、事业单位加强新闻宣传报道档案管理的必要性

1.新闻宣传报道档案具有原始记录性。“一个时代的画卷，底色是人心；一个民族的复兴，关键在精神。”“宣传工作是党的一项极端重要的工作，是中国共产党领导人民不断夺取革命、建设、改革胜利的优良传统和政治优势。”根据《新闻宣传报道档案管理办法》（国档联发〔1986〕7号），事业单位的新闻宣传报道档案，即是指在本单位宣传报道活动中形成的、经过整理归档的各种稿件、录音、录像、照片、新闻影片等不同载体的文件材料。它是各单位宣传工作活动的历史记录，反映各单位宣传党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映全国各行各业不同时期革命和建设的面貌，是进行工作查考、经验总结、历史研究的依据和必要条件。新闻宣传报道档案从事实出发，记录了一个单位发展的历程，是珍贵的历史资料，是各事业单位全部档案的重要内容之一，也是国家档案的重要组成部分。虽然一般事业单位，并非专业的报社、广播电视台等新闻单位，但随着各单位对新闻宣传工作的重视程度普遍提升，各种载体的宣传报道资料日积月累，也达到了一定数量，整理、保管好宣传报道档案，确保它的完整与安全，日趋成为各单位的一项重要任务。

2.新闻宣传报道档案具有参考、利用的现实价值。事业单位新闻宣传报道过程中形成的文件材料内容广泛、记载功能多元化，往往记录了一个单位最为重要的工作动态、重大活动、工作成果以及转型升级历程，是极为宝贵的信息资源。随着近年来党中央对科学知识普及工作的重视，新闻宣传部门也相应承担了科普宣传重任，积累了一批优质的科普宣传素材。这些宣传档案对于今后工作具有重要参考作用，我们可以从以往关联新闻事件中寻找可供借鉴的背景材料，通过整合分析，采编深度报道。对以往报道内容进行充分挖掘利用，总结成功经验，也有利于创造出更加成熟的宣传产品，从而助推本单位业务成果的转移转化，凝聚干部职工力量，将事业单位新形象引导到大众的视野中去，从而更好更快地实现单位目标。因此，事业单位科学管理好新闻宣传报道档案具有重要意义。

二、事业单位新闻宣传档案管理现状及问题

（一）思想认识不足，档案意识淡薄

档案意识淡薄，是从大多单位到社会大众都普遍存在的问题。事业单位对档案工作的认识和理解也相对比较狭隘，往往更加注重对传统的如文书、科技档案，专业类的如人事、会计档案管理，且已形成固定业务。声像类档案近年来虽逐渐受到了一定重视，加强了收集，但其并不能涵盖所有的新闻宣传报道档案，再加上事业单位相较企业，对宣传、形象管理和推广往往不够重视，或者起步较晚，因此对新闻宣传报道档案管理认识不足。

（二）缺乏统一的管理制度和长效工作机制

1.管理制度不健全。未建立相应的新闻宣传档案管理制度。如笔者所在单位的档案管理制度便尚未涉及到此部分内容，甚至关于影像档案、电子档案的管理条款都涉及较少。

2.部门之间权责不清。事业单位一般由综合办公室或党群办公室统筹思想宣传工作，有些单位根据自身需要，同时也设立了专门的宣传部/新闻宣传中心，具体承担全单位的新闻宣传任务。然而新闻宣传报道档案该由谁来管理，目前在一般单位并没有明确。

3.存在资源壁垒。新闻宣传工作属于一个单位的全局性工作，涉及面广，随时需要主动采集或协调各部门提供新闻线索，征集照片、音频、视频等有价值的素材，最后形成的推送文章、多媒体成品都是经过打磨而成，可谓“台上一分钟，台下十年功”。新闻宣传工作与档案管理工作若分属两个不同的业务部门负责，涉及移交后开发利用有关问题，不可避免会产生内部利益冲突，形成档案的新闻宣传部门很有可能不愿意将宝贵的资料交给另一部门，二者之间的互相配合、资源共享便会存在一定壁垒。而另一方面，档案管理部门也并不愿意多承担一项工作任务，工作主动性欠缺。

（三）人员不够、经费投入不足

1.专职人员配备不足。很多事业单位的档案管理人员均非科班出身，甚至还可能是办公室的兼职人员。如笔者所在地勘单位，主要保存大量地质资料成果档案，设有专门的档案馆，然而档案管理人员配备仍十分有限，部门长期以来仅仅只有2名正式职工，除了日常运转工作，还要完成一定的科研项目，工作任务繁重，很难有精力投入于新闻宣传报道档案管理。

2.人员业务素质不高。无论是新闻宣传部门还是档案管理部门，负责新闻宣传档案管理的人多为非科班出身的兼职人员，面对可谓“铺天盖地”的照片、视频、文稿，如何正确收集、整理、鉴定、归档、利用，大家都是半路出家，水平参差不齐。这将造成很多问题，如在宣传档案收集的全面性、整理的规范性、利用的便捷性等方面差强人意。此外，缺乏创新能力也是普遍现象。新闻宣传工作要学会“以旧瓶装新酒”，档案工作也需要推陈出新，根据新形势来发展工作的新思路，若从业人员创新思维不足，将使得新闻宣传档案工作只能凭以往经验发展，毫无吸引力。此外，新闻宣传、档案管理均不属于事业单位核心业务部门，工作人员在岗位晋升方面经常会有挫败感和迷茫感，对今后的发展方向存在疑虑，工作积极性不高。临聘人员流动性强，培养困难。

3.经费投入不足。在资金保障方面，按照有关规定，各新闻单位收集、整理、保管宣传报道档案所需经费，在本单位事业费中开支。但在目前科研经费紧张的形势下，事业单位一般都会把钱用在保障人员基本支出及重点科研项目上，很难针对档案工作甚至针对其中不够主流的新闻宣传档案进行专项资金投入，比如增加档案保管设备、采购专门的多媒体档案管理软件系统等，因此，导致多数事业单位新闻宣传报道档案管理存在软硬件基础设施落后等诸多问题。

三、对策建议

基于上述现状和问题，故提出以下几点对策建议：

（一）加强制度建设，构建长效工作机制

1.依法治档。任何单位的管理都离不开坚如磐石的制度，档案工作亦是如此。需要强化法治思维，建立本单位新闻宣传档案管理制度规范，抓紧推动新媒体领域如新媒体平台推送信息、网络出版物、网络视频等方面档案的规章制度的建设工作。首先要明确权责，业务部门与档案部门之间，由谁牵头管理，必须明确。笔者建议参考会计档案、人事档案的管理办法，由新闻宣传工作主管部门如办公室、宣传部门负责每年度对此类档案进行归档工作，会同本单位档案主管部门负责编制本单位的新闻宣传档案归档范围和管理办法。

2.改进管理。单位自上而下明确职责，细化分工，优化管理路径。对传统媒体和新兴媒体、网上网下的不同产品、不同业态所形成的具有保管价值的材料进行科学有效管理，确保从新闻宣传档案各环节工作人员，如作者、编辑、资料管理员、档案管理员等遵循统一的导向要求和内容标准，促进全流程把控宣传档案质量。

3.研究完善政策和落实措施。制度的生命力在于执行。加强宣传档案管理工作，强化制度建设是治本，紧抓制度执行是关键。必须把学习贯彻中省、上级单位档案管理工作有关的规章制度作为一项重要政治任务，真正做到守土有责、守土负责、守土尽责。积极争取本单位在宣传档案管理方面进一步出台相关政策，对推进档案管理给予支持。同时，争取将本单位档案业务列入科技专项进行攻关，组织研发制定具有自主知识产权的相关技术标准体系，加快推广运用和产业化进程。以本单位新闻宣传报道档案工作为发展示范点，推动本行业切实转变观念。

4.推动机制与管理创新。遵循新闻传播、新媒体发展以及档案信息化发展规律，运用互联网思维，应用现代科学技术，以电子信息为主体，纸质档案为辅助，深入推进理念、内容、技术、体制机制和管理创新。在确保正确导向的前提下，鼓励、支持探索新型资本运作方式、内部管理方式，提高经济效益和社会效益，实现宣传工作、档案工作深度融合发展。

（二）加强队伍建设，提升员工业务水平

1.健全专、兼职队伍。一方面要加强专职队伍建设，提升档案工作人员的专业水平与综合能力，多种渠道引进高层次、复合型人才；另一方面组建一支强有力的兼职队伍，主要由事业单位从事新闻宣传工作以及擅长或爱好写作、摄影的业内外人士组成，提高其档案意识，兼职人员的档案素养对于提升新闻宣传档案管理质量发挥着不可或缺的作用。

2.注重培训、学习。加强档案从业人员在基础性业务以及新闻宣传、新媒体、编研等方面的新理论、新知识、新技术的培训，同时档案人员要对本单位新闻宣传系统人员进行有针对性的培训指导，建实建强人才队伍，培养复合型宣传人才。鼓励档案人员、新闻宣传人员评聘专业技术岗位职称，参加继续教育培训。要学习借鉴报社、电视台等专业新闻宣传单位及行业优秀单位在档案管理方面的好经验、好做法，重视其在技术和业务上的指导，提升宣传档案管理专业能力，挖掘工作新内涵，更好地把握新媒体宣传规律，实现宣传档案的高质量管理与发展。

3.发挥合作效能。事业单位在档案工作方面具备一定的工作经验，但势单力薄，人力、物力、财力都有限，具备档案专业知识和系统化思维的人员储备不足，缺乏专业技术开发团队与平台运维安全监测人员，难以在时间紧任务重的情况下完全解决新闻宣传档案管理与信息开发利用问题。因此要加强与业务部门的联系、合作，也可在资金较充足的情况下委托具备相关资质及工作经验的第三方单位协助完成档案数字化、多媒体档案管理信息系统开发维护、档案编研等具体业务工作，从而提升管理效率和成果水平。

4.建立健全考核奖惩机制。任何一个单位或团队的建设、工作的长效开展都不能缺少强大有效的激励机制。事业单位一般包括有编制和临时聘用两类人员。相比之下，临聘员工一般要比正式的员工努力，但如果缺乏有效的激励机制，久而久之会使其失去对工作的信心。可以通过制定必要的激励机制和约束机制来改善，如固定档案管理人员，对其业绩做出明确要求并定期考核，并对优秀工作人员给予适当奖励。将新闻宣传档案管理情况纳入年度目标责任考核内容。由档案主管部门向各部门新闻宣传下达任务指标，每年点评通报。

（三）以项目研究带动创新发展

1.学会“投入与产出”思维。在科研课题、项目为王的事业单位，档案人员要加强项目科研水平，以项目带动发展，增强底气，吸引领导的重视，从而加大投入。必须抓住项目机遇，敢于创新，围绕本单位中心工作、难点工作分析需求，积极申报立项，多出成果，让领导真正意识到档案工作的重要意义和可能带来的多重效益，形成项目促工作、工作稳项目的良性循环。从而拓宽档案发展的新局面。

2.创新工作方法，挖掘档案内在价值。档案工作者要有创新意识，深度开发档案信息资源，善于整合资源，根据其特征，多角度、多层次深度挖掘宣传报道新闻档案的内在特征与潜力，针对不同受众，深化新闻报道档案编研选题的深度，从提供汇编性成果转向提供更多的深加工成果，凸显其利用价值。

3.实现资源共享，构建宣传档案管理新格局。完善利用服务机制，不断向信息化、数据化方向发展，充分利用新技术和先进档案管理软件系统，加强与受众之间的联合与互动，创新发展品牌形象、科普传播内容及其他基础性支撑工作，将各宣传平台、技术与手段实现多方融合，打通壁垒，突破限制，向单位各部门、各系统单位以及媒体提供快速、精准、高效的档案信息，实现互通互融，促进宣传档案工作进一步向纵深升级发展，真正为全单位乃至全社会提供服务。

不言而喻，新闻宣传工作可以帮助事业单位树立良好形象，借助新闻媒介对外发布单位相关工作动态、宣传业务进展，可增进单位的内、外部交流，提高知名度和影响力。加强对新闻宣传报道档案的管理，注重管理的方法、提升管理的质量，深入挖掘利用档案信息资源，将进一步促进新闻宣传工作的良性发展，提升事业单位的宣传质效，从而助力事业单位高质量发展。