浅谈EXCLE服务器在采购过程数据衔接中的应用

刘武凤

（上汽通用五菱汽车股份有限公司采购部，广西柳州 545007）

0.引言

基于Eхcel数据应用系统低成本、数据间衔接自由度高、易掌握的特点，结合采购系统子业务模块的场景特性，自主链通采购数据的提取和引用，实现各系统子业务模块按采购过程逻辑串联的目的。

1. 采购各模块搭建准备

1.1 术语简介

Eхcel数据应用系统：根据采购个性化需求在勤哲Eхcel服务器软件上设计搭建的采购数据应用系统。

JPC：联合采购会议：工作流：是对某种表单的规定流转过程的描述，它包括：要流经几个步骤；每个步骤由何人处理；每个步骤要处理（填写）表单上的哪些栏目；从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件等。系统模块：根据采购策略不断变化，采购过程执行数字化转型，按采购过程逻辑搭建的系统子业务模块。

1.2 数据衔接涉及系统模块

根据采购业务流程和管理职责划分设计了7个业务管理模块：上游数据模块，供应商管理模块、报价分析模块、电子报价模块、目标价申请模块、JPC（联合采购决议）管理模块和合同管理模块，对每一个模块表单的关键字段和关联信息重新优化并进行了规范（见图1），在实现系统模块数据衔接前各系统模块各自为政，数据之间未能交互，但是实际业务中各系统模块数据大量重复，需要人工查找、粘贴来实现数据引用、触发下级模块工作流。

图1 系统模块示意图

上游数据模块：SOR零件清单明细、供应商信息、零件车型配置等。供应商管理模块：供应商年度入围、供应商质量评价评分、供应商商务评价评分等。报价分析模块：零件清单、零件配置、专业入围供应商及供应商评审状、车型产能预测、N轮询价与最终轮回标、供应商零件对比析和供应商配置对比分析。

电子报价模块：（1）询价管理模块：询价登记、询价邀请、供应商询价报价。（2）报价管理模块：最终报价登记、最终报价邀请、供应商最终报价。目标价申请模块：SOR目标价申请，开二家目标价申请。JPC管理模块：JPC定点推荐、JPC议程表、JPC决意表。合同管理模块：年度协议、临时协议、意向书等。

2. 采购系统模块数据衔接的实现

2.1 定义数据项

在一份模版中，有些单元格数据只出现一次则定义为“单一数据项”，而有些单元格内的数据可以多次重复出现，则定义为“重复数据项”，重复数据项按照其设计方式可分为：

按行列扩展：数据区域可向下扩展。

交叉表：数据区域可向下扩展，数据区域可向右扩展。

2.2 选择数据类型

为每一个单元格填入定义唯一数据类型，如数字、文字、图片、附件等，能100%有效控制数据录入格式和类型正确，消除误填写避免错误数据流转。

2.3 设置表单自动编号

给业务表单设置自动表单编号，先在管理设计台中“定义”自动编号规则；再把定义好的自动编号通过数据规范把唯一编号加入表单中。

2.4 表间公式

（1）数据提取：利用提取表间公式提取数据项，如图2所示，系统模块各表单中行列的任何数据只要在来源表中出现过就可以自动提取过来，并且可以在提取的过程中参与函数计算，实现一数一源。“数据来源”“筛选条件”“填充数据”“执行条件”是表间公式的四要素。来源表可以有多个，但填充目的地表只能有一个。但数据源出现多个时可以创建视图，将多个数据源集合到一个数据视图中以供读取和后续数据提取。（2）数据回写：回写公式是提取表间公式的逆向过程，“回写表单”“筛选条件”“回写数据项”为回写公式的三大要素，回写数据项修改的是主表单一字段。数据回写可以实现表间信息共享，通过触发工作流前环的设计读取数据回写来实现与工作流后环的数据交互。（3）新增明细：也是提取表间公式的逆向过程。“回写表单”“筛选条件”“回写数据项”为回写公式的三大要素，回写新增明细字段。

图2 系统模块衔接关系示意图

2.5 列表选择

为了尽可能简化表单的输入，保证数据值的准确性，表单使用了大量的列表选择。列表选择也需在管理数据台中定义，然后在数据规范中添加到表单中，列表中的其他的数据项也可以同时返回到表单中，而不需要使用表间公式。

2.6 定义工作流

工作流是定义表单的流转过程，包括每个节点，负责人的定义。定义工作流需设置每一个流程上的用户对数据管理的有效区域，从而限制不同用户对不同数据区域的操作。定义好工作流后，用户登录到“我的工作台”，在“代办事项”中可以看到需要处理的单据，在“我的工作台”上，可查看每个单据的处理“进度”。

在工作流属性中设置任务，设置任务有效区，设置流向条件，设置执行权限。

2.7 报表自动锁定

工作流的任务完成或满足条件的表单将被锁定，不能修改和删除，以保证数据的安全。

2.8 应用案例

2.8.1 对采购各模块之间的逻辑关系进行识别和设计

根据定义数据项、选择数据类型、设置表单自动编号创建各模块。

将报价分析数据表中的表号和零件号设置为KYE值，通过设计表间公式利用KEY值实现数据新增、提取和回写。

2.8.2 各模块间相互数据提取与数据回写（见图2）

数据提取：后端模块利用KEY值自动引用前端模块数据，填充后模块；数据回写：后模块的数据利用KEY值自动回填前端块数据，自动补充前端模块。

S1：报价分析模块根据数据提取从上游数据模块中的零件清单获取需要定点的SOR信息内的零件清单数据，从JPC管理模块获取已审批的年度入围大单供应商名录，从供应商管理模块提取的综合评分结果，进行综合判断是否邀请询价。S2：电子报价-询价管理模块中的询价登记表根据KEY值，获取报价分析模块中的报价零件与受邀请供应商。S3：询价登记表到报价截止时间点由采购员点击接收标书按钮，供应商询价报价的数据根据KEY值提取到询价登记表中，保存询报价登记表单时，根据KEY值报价数据自动回填到报价分析模块中的N轮询价与最终轮回标明细中。S4：目标价申请模块则引用KEY值，根据询价回标明细的最低与最高报价，分析报价，预设成本模型分析来触发目标价的申请。S5：目标价申请表发起工作流，经过采购主管和采购经理审批确认后，流向采购总监，采购总监给出拉伸目标价。拉伸目标价在采购总监保存时根据KYE值自动回填到报价分析表中。S6：电子报价-报价管理模块中的最终报价登记表引用KEY值，获取报价分析模块中的报价零件、拉伸目标价与供应商最终报价（此报价根据电子报价模块预设逻辑密封存储于另外一台服务器中）。S7：最终报价发起工作流，到报价截止时间，申请开标，工作流流向采购总监，供应商报价汇总和报价明细根据数据提取到最终报价登记表中，保存时根据数据回写自动填写到报价分析模块的N轮询价与最终轮回标明细中。在报价分析模块中自动匹配零件配置最低价，并自动判断零件的最低价，从而形成完整的价格分析表。S8：JPC定点推荐表引用KEY值，获取报价分析表中的最低供应商报价与供应商对比分析数据等。当JPC定点推荐表的表单保存时，根据数据回写将JPC定点推荐表的表号同步价格分析表，价格分析表锁定。同时，发送主表关键字段到JPC议程表，JPC联委会决意审批通过后发送JPC会议决意号到价格分析表。

2.8.3 通过实现系统模块间数据衔接应用效果对比

通过增加报价分析模块为数据衔接关键应用模块从而进行系统模块间数据的提取回写，实现一数一源的数据衔接，通过数据的衔接将各自为营的系统模块串接关联起来。虽然要求填报字段总数从238个新增为400个，但优化后，手工填报数各模块的总数从125个下降为47个，下降比率为60%，采购过程效率提升效果非常明显（见图 3）。

图3 衔接效果对比数据

3. 结语

以数据为核心的数据化转型是大势所趋，采购是数据密集型行业，在商务活动中积累了海量的数据积累。项目完成后，数据引用合规，保障安全；逻辑集中，一数一源，一源多用。从而保障数据完整性、准确性和一致性的同时减少采购员重复收集的事务性工作时长浪费。

人工智能、大数据、云计算和物联网的未来发展值得企业在经营生产和发展规划中予以重视，它们均为前沿产业，多智时代专注于人工智能和大数据的入门和科普，而大数据的分析、画像、变现均需要在数据按要求流转、运行以及足够严谨的来源为基础。想要真正地了解数据就必须对具体数据进行不同维度和层次的观察、分类、定义，不能单纯从单一维度捞取数据，在实际业务运用中只有全面了解采购的全景流程、过程信息、各环节间的数据关系，帮助理解业务，熟悉数据才能在特定场景中利用自由度较高的工具实现系统模块间的衔接，从而实现数字化转型中在保证数据真实安全的前提下能真正地帮助使用者和决策者。