疾病控制机构文书档案的分类管理技巧探讨

罗茂烨 郭彦伶

摘要：疾病控制文书档案管理工作对于国家在疾病控制方面的记录具有非常重要的意义，同时疾病控制文书档案的内容对于以后的疾病防治具有非常重要的参考作用，因此档案管理工作至关重要。但是就现阶段疾病控制文书档案的管理工作而言，尚未形成全国统一的标准。本文对疾病控制机构在档案分类管理中存在的问题进行分析，并提出具有针对性的解决措施。

关键词：疾病控制机构;文书档案;分类管理

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）07--01

文书档案是将以往发生的事件进行文字记录，并将记录的内容按照时间的顺序进行管理，以便后期能够进行快速查找。文书档案管理的主要工作是对档案信息进行整理、保管以及查找等。疾病机构文书档案分类管理是其档案管理工作中的重点，作为疾病控制机构，主要工作是对疾病的预防及控制工作，为相关政府和领导决策提供参考，为医疗机构救治提供意见和建议。虽然我国在文书档案管理方面已经有了一定创新，管理技术上也有了显著提升，但是依然存在一些问题需要进一步解决。

1疾病控制机构文书档案分类中存在的问题

1.1分类标准缺乏统一性

我国目前文书档案分类管理标准是宽泛的，针对特殊行业、部门的标准还有不足，导致疾病控制机构在进行文书档案分类管理时严重缺乏规范性。我国部分地区有自行制定的档案管理标准，但是其中却存在一些问题，导致档案管理信息的不完整性或分类不合理性。

1.2档案划分层次缺乏细致型

国内部分疾病控制机构在进行档案分类管理时，并没有做到详细分析，即很多机构在档案分类上只进行了一级分类，并没有制定更为详细的二级分类，导致后期在疾病防制过程中查找不到疾病的具体防制方法从而延缓疾病防制的最佳时期，严重时将导致疾病传播范围扩大和传播速度加快，从而影响大众身体健康，甚至影响生命安全。

1.3档案收集及分类交叉严重

档案管理分类的交叉管理在一定程度上降低了档案查找的效率。疾病控制机构在对档案进行分类管理过程中，经常出现分类不明确的情况，比如将疾病专业方面的资料分到了规范做法类中，使得规范做法中的数据量增多，相对的疾病专业方面的资料就相应的少了一些，当后期需要查找这方面内容时，会严重增加查找的时间，同时因此重复资源的出现，使得查找的技术增大，进而降低查找效率[2]。

1.4分类档案查找时间花费大

疾病控制机构在进行档案管理时，管理人员需要对档案进行分类，但传统的档案分类管理方法过于繁琐，使得分类工作费时费力，同时无法保证档案分类管理的准确性。此外，目前疾病控制机构中涉及病例、流行学分析等档案主要还是以纸质档案为主，在查找和存储过程中都会带来很大不便。在管理过程中，非常容易出现档案信息丢失、老化损坏等情况，而在查找方面，由于需要通过人工进行查找，从而延长查找时间，费时费力[3]。

2疾病控制机构文书档案分类管理的思考

2.1完善档案分类管理制度

受传统档案管理方式的影响，目前很多机构依然使用传统方法进行方案分类管理，这样在管理过程中很容易出现分类不科学的情况，同时分类的界限也不明显[5]。而建立健全档案分类管理制度能够有效解决上面出现的问题，首先能够规范管理人员在进行档案分类时的标准，而当档案分类管理更为科学，那么也会对后期的查找工作提供便利，从而提高档案查找的效率。

2.2提高档案分类管理人员综合素质

随着社会经济的快速发展，对于各行各业工作人员的学习能力有了更高的要求，同样对于档案管理人员的要求一样也有所提高。以往的档案管理人员仅仅只是负责档案的分类、储存和查找工作，但是随着时代进步，目前档案管理人员除了要会以上的基础工作之外，还需要加强自身对档案信息的分析能力，在现在的档案管理工作中，对档案管理人员一共提出了两个方面的要求。一方面是档案管理人员需要具备良好地学习能力，以便能够随着时代的发展学习全新的管理技能，从而保证管理工作能够高效执行。另一方面就是要对档案工作有一个深入的认识，以便能够对档案供的创新提出建设性意见。对于疾病控制机构也提出了新的要求，就是需要工作人员进行合理管理，对岗位人员进行合理分配，以便每一项工作都能够高效的开展。

2.3细致划分档案分类管理层次

在疾病控制机构的档案管理体系中，需要对档案信息进行再次细化分类，这样能够方面查找和档案信息管理。比如可以将档案内的公共卫生方面的档案信息进行二次分类，可以再次分成公共卫生检测、公共卫生评价以及传染病等等。这样分类的主要目的在于能够将每一个专业的每一个业务进行详细分类，这样既能够方便详情查找，同时还能够对病症的详细情况进行归档，也便于分析。

2.4采用现代化网络信息技术

随着时代的发展，科学信息技术已经正式走进人们生活中的方方面面，使得人们无论在生活中还是在工作中都获得了极大的方便。因此，我们可以将数字化技术运用到档案分类管理中，不仅能够是文书档案管理和分析更加精细化，同时还能够省去在管理过程中的人工成本和时间成本。另外还可以建立一个资源共享平台，这样能够方便全国范围内的医疗卫生机构进行资源查找和参考，进而有效促进我国疾病预防控制效果。在传统的纸质档案时期，人们需要进行手动查找，并且需要根据多级分类进行逐级查找，浪费时间，但通过使用计算机信息技术，可以通过输入关键字进行查找，效率得到了极大的提升。因此數字化技术的引入，也减轻了档案管理工作人员的工作压力。

结束语：

疾病控制机构文书档案管理水平的高低不仅影响着档案管理的质量，同时要给疾病控制工作的发展和执行带来一定影响。因此疾病控制机构应该重视文书档案工作的创新、档案管理人员的专业性问题。首先可以通过强化管理人员的专业能力来提升档案管理工作的工作效率，此外，还可以引用互联网数字技术对档案分类管理工作进行优化，从而有效的提高工作效率，减少人工成本。同时全面实现文书档案分类管理的规范化和制度化以及科学化，为疾病控制机构文书档案分类管理工作的有序开展提供了极大帮助。

参考文献：

[1]王晨.分析医院档案分类管理[J].智库时代，2019（25）：236+240.

[2]邓苇喆.疾病控制机构文书档案的分类管理探讨[J].人力资源，2018（08）：114-115.

[3]郭金菊.浅谈文书档案管理工作的研究[J].办公室业务，2012（11）：27-28.