房地产档案管理的网络信息化及开发利用研究

关键词：房地产;档案管理;网络信息化;开发

中图法分类号：G270 文献标识码：A

1引言

随着时代的不断发展和我国经济效益的不断提升，相关部门逐渐提高了对房地产业的关注度。在此背景下，房地产业为保证自身经济效益，须增加对档案管理工作的重视，加强网络信息技术的应用，着眼于计算机技术，利用网络环境调阅自己所需信息，确定内部管理方式，为工作人员树立正确的档案管理观念，进而达到房地产档案管理信息的开发和利用目的。

2房地产档案网络信息化管理的意义及所需遵循的规则

2.1房地产档案网络信息化管理的意义

国内房地产业的数量与日俱增，房地产的经营活动也日益频繁，这使房地产的档案资料更加丰富。在此基础上，房产登记方式也存在细微差距，合资、外资性质的房屋在长久运行后易出现经济适用性质的改变，房屋产权模式也会产生一定变化，这会给国内房地产档案管理部门带来更大的影响[1]。因此，可增加网络信息化技术的应用，在传统纸质化档案管理的基础上进行升级。利用先进的信息技术实现对房屋整体测量，节省工作期间的人力、物力以及资源，确保各项测量、登记以及记录工作的完整性，便于信息整理及归纳。

2.2房地产档案网络信息化管理所需遵循的规则

（1）系统性

房地产档案网络信息化管理的工作内容主要包括产权登记、档案管理两个方面。我们可根据网络信息化管理工作的走向进行分析，加强档案管理工作的建设力度，保证管理系统在网络环境下的全方位运行，实现房地产档案管理与产权登记工作的结合。为确保计算机网络技术发挥贯穿作用，可运用检索、分类、调阅以及二次审核的方式创建完整的房地产档案管理平台，实现对房地产企业内部档案的系统化管理[2]。

（2）便捷性

在房地产市场的活跃度增强的情况下，房地产档案管理工作量大为增加。为方便房地产业查阅市场内的各方面信息，可利用网络设备查找相关内容，秉承便捷、方便的基础原则，确保各项工作满足受众需求，进而提高房地产档案管理能力。

（3）安全性

为加强对房地产档案管理工作的了解，可通过完整的责任制度来设置相应的内部安全防护措施[3]。为房地产档案管理工作制定安全保密方案，通过区分不同层级员工的权限，可健全房地产档案管理工作制度，实施分级管理。另外，需根据房地产业档案管理期间的安全性要求，增加网络防火墙的设置，避免不法分子入侵数据库盗取用户信息，可将档案信息进行备份，以提高内部系统的病毒防治能力，从而增强房地产档案管理工作的安全性。

3房地产档案网络信息化管理的重要性

3.1实现房地产档案管理资源共享

由于房地产档案管理工作具有一定的特殊性，各项目之间的联系不够密切，存在不同项目分布距离较远的问题。若工作人员通过传统的房地产档案管理方式，无法在第一时间掌握全部信息[4]。因此，需增加网络信息技术的利用，实时调阅及借取档案资料，利用“一键分类”功能将信息储存在数据库内，根据案卷等级、文件等级进行分类，无须单途径的管理工作，仅需管理人员制定房地产档案应用方案，员工按照上级下达指令进行整合，便于后续随机项目信息借阅工作的开展。

另外，可建设方案信息共享平台，便于各个项目在执行期间进行信息借阅，利用平台的导航功能对所需信息进行检索，一来展现出房地产档案管理工作的系统化、整体化特点，二来可实施档案信息共享，展现出科学系统的运行意义，通过房地产档案管理、档案信息化检索的方式来保证各部门所执行工作的完整性。稳定房地产档案信息的运行状态，满足此工作的开放性要求，运用无纸化办公方式提高房地产档案管理工作的效率，进而更改以往的信息检索方式，弥补传统房地产档案管理工作中的不足，适当优化房地产档案管理系统，促进房地产业得到更好的发展。

3.2提高房地产档案管理工作质量

国内房地产档案管理工作中存在很多不足之处，具体体现在档案管理工作和信息化建设力度不足两方面。因此，为跟上国家经济发展的步伐，必须借助网络信息技术，一改房地产档案管理滞后的局面，保证大数据技术、数字化技术、物联网技术、计算机技术等现代技术应用在房地产档案管理中，使其朝着现代化、科学化以及标准化的方向发展[5]。

4房地产档案管理的网络信息化风险

4.1技术风险

在房地产档案管理中，技术风险主要体现在档案管理技术引进方面，若工作人员自身专业知识能力不足，则可在科目核算、总账开设、余额核算等方面增加技术要求，规避档案管理的运行风险。若在房地产档案应用环节出现偏差，则会导致新引进的技术难以发挥出真正作用。所以，可通过创建内部档案管理系统的方式，定向增强系统内的软件功能。同时，由于在房地产档案管理各环节引进高端技术种类较多，内部缺少复合型人才，管理工作易出现纰漏，无法对员工的操作进行监管。

4.2投资风险

各部門根据自身所需引进设备、技术以及相关资源，增加内部专业技术人员数量，以此为房地产档案管理工作提供技术支持。同时，为规避突发风险产生，需根据内部员工的实际工作状况，制定预制管理方案，加强档案信息备份，降低数据丢失问题所带来的影响。基于此，上述活动皆需花费大量资金，一旦某环节出现纰漏，则会增加投资风险。

4.3个人财产及身份隐私风险

随着网络时代的到来，人们对个人财产及身份隐私问题更加关注。因此，在房地产档案管理中，各部门所执行工作皆涉及个人财产及身份隐私问题，若产权人资料管理不当，则会增加资料外泄的风险。另外，若房地产档案管理部门的技术要求不达标，则难以避免不法分子入侵数据库的问题，使用户个人隐私被侵犯，对其个人财产及身份隐私带来影响。所以，房地产档案管理工作需结合上述三方面进行分析，利用法律制度，保证房地产档案管理制度的完善，降低社会中不稳定因素对房地产档案管理工作带来的影响，以达到规避房地产档案管理风险的目的。

5房地产档案管理的网络信息化开发利用手段

5.1制定网络信息化开发利用方案

（1）管理方案

结合目前房地产档案管理工作进行思考，由此可知具体的管理方案，这是档案管理网络信息化及开发利用工作的主要依据，所以应当重视管理方案的编制，以确保管理方案能够满足当前档案管理的需求，指导工作者能够更加准确、高效地完成档案管理网络信息化开发利用工作。首先，需明确管理工作针对对象，打破以往纸质档案管理思路定式，将信息化的管理思想融入方案编制中，由此明确信息化的管理方向，避免由于传统管理模式而限制使用者执行各项工作。例如，在管理中，传统模式强调分类、存储等管理程序的依次开展，导致管理流程复杂、操作效率低，因此在编制方案时，需转变管理理念，将一体化的管理模式引入管理方案编制中，并确立基于档案管理信息系统的一体化管理方式，由此让管理者可以直接通过简单的操作系统，完成存储、分类等管理工作，提高管理效率。其次，可利用网络系统将房地产档案资源进行统计、优化及整理，避免在信息化档案管理中出现差错，同时简化员工的操作方式，并通过数字通信、联结网络的方式，使房地产资料被高效利用，健全房地产内部数据库，统一房地产信息收集、存储工作的开展，为工作人员营造出良好的工作环境，辅助后续档案信息管理工作的开展。

（2）系统建设方案

根据目前网络信息的发展趋势进行思考，将数字化建设工作融入房地产档案管理工作中，让数字技术成为网络信息技术的基础，实现对内部的自动化管理，避免在房地产档案管理中出现过多的纰漏;转换原本的工作执行模式，利用保密度更高、时效性更强的档案信息整合方式，将房地产信息技术应用在收集、查询以及整理工作中。同时，可根据内部档案的数量，分类处理及整合并设置目录，实现对文件扫描、终检以及归纳，满足用户的各项需求，调动员工的工作积极性。

5.2应用网络信息数据管理技术

（1）丰富数据管理技术类型

若规范员工的各项操作，让员工严格遵守房地产档案管理制度，可以保证电子文档信息的高效利用。同时，应控制好档案信息的运行状态，增加大数据技术、数字技术、网络技术的应用，实现对内部组织、授权管理以及职责分工的控制，利用系统处理相关事宜;亦可通过手机、计算机等终端设备实时查阅房产档案信息，发挥出信息化建设工作的作用，实现房地产业务管理工作的整合。

另外，需加强内部管理团队的培养，扩充房地产档案管理工作中的复合型人才团队，让管理层能够规范自身行为，做好技术交底工作，使初始档案被规范使用，有利于后续档案共享及整改工作的开展，从而将档案信息的价值最大化。同时，可设置加密数据资源库，加强内部系统维护并设置秘钥，定期对数据库资源进行更新及开放，为管理人员的各项工作给予一定的支持，实现内部信息的优化及升级，以发挥档案管理信息化建设的全部实力。

（2）加强对管理技术的使用

在房地产业内，档案信息内容都会存储在数据库内，由于档案信息较多，一旦出现房地产档案管理存储能力不足的问题，则会制约房地产业的发展。因此，可提高对房地产档案管理数据库的重视，全方位整改内部系统，有效提高房地产数据库存储能力。通过分层结构的利用，设置产权、产籍业务存储数据库，保证各环节的影像、数据、资料等被存储在内。例如，为加大房产档案资源的开发力度，可通过分类储存的方式方便工作人员借阅、检索、调研相关资料，增加员工操作环节的便利性，使各类资源在系统内分类储存，增加数码相机、扫描仪、审计工具的应用，从而增加房产档案服务环节的主动性。另外，可简化数据库操作页面，运用单窗口的设计方式，利用计算机确定用户是否具备使用权限，以降低后期维护工作难度，增加数码成像技术的利用，实现档案信息的共享，有利于各部门工作的开展。

5.3拓宽网络信息服务渠道

就房地产业档案信息服务模式来看，其处于对信息安全等方面的维护环节，部分房地产档案信息会被加密，难以被人们直接获取，导致档案的利用率较低。因此，需做好信息安全建设（如防火墙、密钥设置等），打通信息共享渠道，让人们更加方便、快捷地获取档案信息，为自身的房地产交易决策提供依据。此外，须加强与其他部门的檔案管理联动建设。加大各单位的信息技术学习力度，让其他相关部门均可借助相应的信息共享渠道来获取所需的档案信息，不仅为其办公提供便利，更可保证为使用人员提供相应的信息服务。由此，转变具有限制性的服务方式，让档案服务更加灵活、便捷，可以提高档案网络信息化开发利用效果，以实现信息数据的自动化编撰，避免出现破坏档案的现象。

6结论

为保证房地产业经济效益的提升，应加强对档案管理工作的重视，提升信息技术的利用效率，实现管理体系的革新。反之，则无法发挥房地产档案信息的价值，更难提升管理水平。因此，我们需要不断探索，增加网络信息化档案管理工作的实践，实现优质的档案服务，从而促进房地产业的健康、持续发展。

作者简介：

周贤秋（1969—），本科，馆员，研究方向：房地产管理。