基于5M1E分析法提升烟草企业采购管理效能研究*——以L市烟草公司为例

郑 婧 范 辉 张钢春 张 犇 李满玲 谢 萍 卢玉明

(福建省烟草公司龙岩市公司，福建 龙岩 364000)

0 引言

采购是指企业在一定条件下从市场获取产品或服务，保证企业生产及经营活动正常开展的一种活动[1]。国家烟草专卖局明确提出，烟草企业采购管理必须始终坚守严格规范“生命线”不动摇，坚持规范与效率有机统一，逐步建立职责明确、分工协作、运转高效、风险可控的采购工作机制。烟草企业由于采购总金额较大、参与范围广、实施流程多，只有加强采购的科学管理和控制，探索构建采购高效能模式，才能有效降低企业采购成本，确保采购质量，提升企业的经济效益。

L市烟草公司作为F省三个主要烟叶产区烟草企业之一，依法开展烟叶种植指导服务、烟叶购销管理、卷烟营销服务、卷烟物流配送、专卖管理等工作，年均采购数量达223项。如何构建适应当地管理特色的采购模式，确保采购规范和采购效率双提升，成为L市烟草公司“十四五”期间高质量发展亟须研究的重要课题。本文运用管理诊断方法，找准现阶段L市烟草公司采购管理中存在的问题，从构建企业高效能治理模式[2]入手，按照系统化、协同化、高效化要求进一步优化工作机制，重点探索在各层级、各部门、各岗位认真履行采购职责基础上，充分运用数字化转型思维，强化决策、执行、监督相互贯通的闭环管理机制，构建上下、左右、内外相互衔接的协同配合机制，即：从上往下做好采购流程设计及优化，从下往上做好采购过程的实施操作及跟踪反馈，并以信息化为手段固化管理成果，以期为烟草企业采购高效能管理提供借鉴及操作实例。

1 问题识别

L市烟草公司运用管理诊断模式[3]对采购管理过程中存在的问题进行识别，具体流程详见图1。

图1 采购管理问题识别流程

1.1 相关方需求

为了解各相关方对采购管理的需求期望，L市烟草公司于2020年召开2场采购经办人员代表座谈会，深入基层调研15次；与57名各层级员工座谈交流，共收集各类问题点11条，需求期望9条，建议意见3条。通过汇总整理，将各相关方的具体需求总结归纳如下：

使用部门需求：采购成果满足生产经营使用要求。

实施部门需求：采购流程简单、高效。

监审部门需求：采购过程廉洁、规范。

采管部门需求：采购廉洁、规范、高效、物美价廉。

从中可以看出，“规范”“高效”是采购过程各相关方的共同需求。

1.2 外部检查识别出的问题

目前L市烟草公司采购管理外部检查主要有上级公司检查考核、采购监管平台督查、专项审计[4]等三类。通过对2018—2020年采购管理外部检查结果进行统计分析发现，“档案管理多、错、乱、漏”问题数占36.18%，“采购过程上传表单错误” 问题数占18.42%，“采购过程项目实施前后程序倒置” 问题数占8.99%，“采购过程评标不合规及中标结果确认不规范” 问题数占7.89%，“采购过程系统未及时同步” 问题数占 7.68%，这五个问题数合计占外部检查发现总问题数的79.16%，根据“二八原则”，将这些问题判定为关键问题点。

1.3 日常工作中识别出的问题

采购管理部门在日常工作中经常接到采购实施单位(部门)的咨询，回答及解释单位或部门所咨询的问题花费了大量时间。以2021年第一季度为例，采购实施单位咨询的问题主要有“项目金额减少是不是可以直接换采购方式”“小金额是否不用实施采购”“最高限价不懂制定”“采购流程多不懂怎么实施”四类。通过对这四类问题的提问次数及解释耗时进行统计后发现，“采购流程多不懂怎么实施”是实施单位(部门)咨询数量最多的问题，提问了15次，占总提问数的60%。同时，该问题也是解释耗时最长的问题，平均解释耗时为17.8min/个，当季度总解释耗时为267min，占咨询问题总耗时的77.53%。

1.4 考核检查识别出的问题

如上所述，采购实施单位(部门)对“采购流程多不懂怎么实施”问题最为关注。对采购经办人员素质及经办年限进行调查，L市烟草公司采购管理人员本科及以上人数占比为60%，总体素质较高；采购经办年限中位数为3年，总体采购经验年限较短。L市烟草公司每年均召开采购管理过程培训及笔试考核，年均培训总课时为17小时，培训内容覆盖采购管理全流程，参与覆盖率达100%，考试通过率为100%，理论知识掌握较为全面。但是，在实际操作中仍会出现流程混淆、节点混乱的情况。因此，考核检查中将采购实施单位(部门)存在的问题归纳为“采购流程多、时间长、节点容易忘记或者混淆”。

1.5 问题总结及管理诊断

通过以上的调查分析，基于各相关方需求，L市烟草公司运用5M1E分析法对采购管理过程存在问题进行总结及症结判定，形成管理诊断报告，结果如表1所示。

2 管理改进

2.1 修订完善采购管理过程企业标准

L市烟草公司根据诊断报告修订完善采购管理过程企业标准，明确“计划申报”三原则、“采购内容”三要素。

(1)明确“计划申报”三原则。必要性是相对于选择性而言的一种事物倾向，达到一定目标所需要的条件、因素。可行性是对计划、过程能否在所要求的时间范围内成功完成的确定，通常要求市场分析准确、方案合理，包含环境可行、经济可行、政策可行、技术可行、道德可行等。合理性是根据生产经营的实际需求，由采购部门合理编制采购需求，对需求的完整性、必要性进行充分调研和价格测算，从源头强化采购成本控制，充分考量采购实施的限制因素，才能准确合理提出计划。

(2)明确“采购内容”三要素。一是准确描述采购范围，明确供应商资质。合理设置投标人资质条件，既适当鼓励资质信用好、履约能力强的供应商入围投标，又避免涉及法律法规及行业规章制度禁止的限制规定或者排斥性条款。二是根据市场行情合理制定最高限价。对潜在投标人的生产能力、专业技术能力、业绩成就、市场占有率等各方面考察，尽可能综合掌握网络平台、行业类似项目价格信息，进而能够为最高限价编制提供科学依据。对竞争充分的产品，适当放宽最高限价，以吸引更多供应商参与投标，通过竞争降低成本。对供应商较少和市场价格比较难以准确判断的产品，严格控制最高限价，防止供应商漫天要价、串通哄抬。科学合理制定最高限价，既可以实现降本增效的目的，也有利于采购项目顺利执行。三是合理制定技术指标。结合项目具体情况选择最适合的评标办法，细化评分因素的分值设定，合理设置评委的自由裁量空间。采购文件的格式、形式要求应当清晰明确，不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标。通过扩大公告发布范围、确定合适的资质条件、科学设定最高投标限价、减少非必要废标条款等方式，确保更多供应商参与竞争。

2.2 构建采购时间节点提醒服务模式

由于采购流程稳定性高，一般情况下，系统流转时长可以较为精准地进行预估。根据采购相关制度明确各种采购方式流程实施时长，防止超时或者未及时启动影响采购效率。具体流程时长如下：公开招标大约需要50天；竞争性磋商大约需要25天；其他方式采购大约需要15天。

为解决采购管理过程规范与效率问题，L市烟草公司利用甘特图构建采购时间节点提醒服务模式，根据年度计划采购时间及项目实施流程长短，明确项目实施时间关键节点：启动时间、申请抽代理、标书会审、公告、候选人公示、中标人公示等关键环节。充分利用企业钉钉平台日历功能，将项目关键时间节点推送至相应经办人员，并设置提醒服务，以周为单位提醒对应实施部门及时落实、避免延误。

2.3 制作《采购系统一点通》手册

在全省统一采购目录、采购流程、采购系统的基础上，只需按照系统要求实时录入，即可达到项目程序规范。为提升采购效率，L市烟草公司对流程节点进行梳理，将上级文件制度进行解读、分析、重新归纳，制作《采购系统一点通》手册，从30个方面对采购系统操作流程进行全方面解读，并对重点环节(如采购方式适用对比、采购环节易出问题及预防措施)进行详细说明，在采购过程中遇到的任何问题均能在手册中找到解答，实现难点、重点、易错点全覆盖。

2.4 制作采购管理知识云库

为解决传统手册检索不便、设置没有针对性、表述太过于繁琐不便操作等问题，L市烟草公司充分利用数字化、信息化技术，采用屏幕录制技术+操作语音介绍，制作发布视频解说教程《采购系统操作指南》(共7集)，分步骤、分模块完成公开招标常规流程操作介绍；采用直播录制+声音识别技术，制作发布视频解说教程《采购管理关键点解析》(共7集)，对采购过程中的难点、重点、易错点进行一一解析；采用分步骤操作截图技术制作并发布《采购系统操作手册》，方便采购人员按照手册进行系统操作；根据上级文件制度要求及时更新各类表单，发布新的采购要求，制作更新采购管理相关材料，形成各类标准范本11套。同时，通过钉钉云盘构建采购知识云库，包括操作指南库、材料范本库、视频解说库等，实现采购知识的固化、传播、共享。

2.5 搭架信息实时沟通平台

L市烟草公司充分应用钉钉平台，组建“全市采购管理群”，成员覆盖各单位采购管理部门负责人及经办人员、市局机关各部门经办人员，实现烟草商业系统采购管理人员全覆盖，实现信息有效沟通及资料实时共享。

3 管理成效分析

3.1 模式总结

L市烟草公司通过综合管理诊断活动总结提炼出“采购管理知识云”模式，将管理成果运用信息化手段进行固化，构建采购时间节点提醒服务模式，形成数字化、可视化、贴心化的知识云库，让采购实施人员随时随地“问、看、点、学、做”，提升采购效率及质量。

3.2 项目实效

通过本研究项目的有效开展，采购管理存在的问题得到较好改善，在日常采购管理过程中，采购实施部门咨询问题的次数及耗时显著下降，具体对比如表2所示。

表2 采购管理知识云实施效果对比

通过构建和丰富知识库，目前采购过程中遇到的问题均可以在知识库里找到解决方法及操作说明。从表2可以看出，咨询问题类别下降50%，咨询数量下降68.00%；平均解释耗时下降81.23%，总解释耗时下降91.58%。

4 结论及讨论

本文运用管理诊断方法，从相关方需求及外部检查、日常工作、考核检查中识别问题，采用5M1E分析法形成管理诊断报告。在管理提升过程中，L市烟草公司运用企业高效能治理模式、知识云模式、信息化手段等对法、测、机、人四个方面进行改进，总结提炼出“采购管理知识云”模式，实现采购实施人员随时随地“问、看、点、学、做”，解决了现阶段L市烟草公司采购管理中存在的问题，实现日常工作中咨询问题类别下降50%，咨询数量下降68.00%；平均解释耗时下降81.23%，总解释耗时下降91.58%，显著提升了采购管理效能。

在下阶段工作中，L市烟草公司将继续深化课题研究，注重知识库的更新，如遇到之前没有出现的问题，采购管理部门在解决完毕后会及时制作相应的资料，进一步补充采购知识库。同时，探索培训考核新模式，将实操测验纳入培训中，确保“听得懂，做得会”，提升采购管理培训实效。