基于工业工程对图书馆管理水平的提高

孙强威

摘要：本文通过利用工业工程的基本思想和方法解决图书馆管理下存在的某些问题，包括利用动作分析对业务操作进行优化，利用5S管理对图书馆形象进行塑造。

关键词：工业工程;图书馆管理;动作分析;5S管理

Abstract：In this paper， some problems existing in library management are solved by using the basic ideas and methods of industrial engineering， including optimizing business operation by using action analysis and shaping library image by using 5S management.

Keywords：industrial engineering，library management，motion analysis，5S management

1引言

图书馆作为社会信息资源管理和服务的中心，对社会文化、经济、科技的发展有着十分重要的作用。然而，由于图书馆是一个社会公益机构，没有企业所面临着的激烈的市场竞争，图书馆在管理和服务方面往往不能满足读者的需求，有限的经费也不能获得最佳的使用效率，图书馆工作人员的工作也没有得到规范和发展，这些管理方面的瓶颈构成了图书馆进一步发挥信息服务功能的障碍。

图书馆是收集、整理和收藏图书资料以供人阅读、参考的机构。图书馆的发展阶段分为四个阶段：图书馆的产生萌芽阶段、古代图书馆阶段、近代图书馆阶段以及现代图书馆阶段。二战之后，随着现代科学技术的不断发展，知识总量的增加以及价值的提高，图书馆进入了一个崭新的发展阶段，传统图书馆的形式也发生了变化。特别是在20世纪90年代，随着信息化时代的到来，推动图书馆的发展有两个因素，一个是管理上的提高，另一个是技术创新，然而这两种因素的发展并不均衡，也不协调，在发展的过程中人们更加注重技术上的创新，而往往忽略了管理上存在的问题。对于图书馆来说，两者都是不可或缺的，应协调发展，统筹兼顾。

2图书馆管理中存在的问题

（1）业务操作的不合理，存在随意化，在整体业务操作过程中，没有一套完整的操作标准，基本上都是以简单处理或者是随意的方式去处理事情。这种业务操作方式存在着大量的弊端，对整体造成了不良的影响，一是影响工作效率，工作效率是评定工作能力的重要标准。一个人的工作效率如何，取决于工作效率的高低。对于图书馆而言，应当努力提高服务效率，以获得人们以及社会的认可和尊重。其二，影响职业形象。职业形象是你职场中公众面前树立的影响，包括外在形象、品德修养、专业能力和知识结构。这些因素是你在社会各部门中凡是专业性能较强以及职业化程度较高的组织里，需要具备的条件。在这些组织里都有业务活动标准化和规范化的特征，有些甚至成为某些职业化和专业化组织的标志性特征。因此，图书馆必须建立一套标准化的业务操作制度。

（2）图书馆的形象较差，具体体现在管理员素质较低下，特别是业务技能素质较低缺乏一定的创新以及竞争意识，对于充分发挥图书馆的功能起到了限制的作用，对资源的合理分配产生了极大的影响。此外信息服务资源不完善也是影响图书馆形象的重要因素之一，传统的图书馆强调将书本作为主体且主要在于藏，而不在于使用。这种管理理念使人们对图书馆的充分利用遭到限制，并让图书馆逐渐变成了藏书馆，对图书馆服务领域的进一步发展造成了影响。

3工业工程的基本理念

工业工程是对人、物料、设备、能源以及信息等所组成的集成系统进行设计、改善和优化的一门学科，它运用了数学、物理、和社会科学的专门知识和技术，结合工程分析和设计的原理和方法，对该系统的成果进行鉴定、预测和评价。

工业工程最早产生于20世纪初，由美国工程师泰勒发表的关于《科学管理的原理》代表人类进入“科学管理的时代”其所创立的科学管理思想和方法也是工业工程的起源。20世纪20 年代后期工业工程正式诞生，一直延续至今。这个时期又可以分为三个阶段，传统工业工程、工业工程与运筹学结合以及工业工程与系统工程结合，后两者又称为现代工业工程。

总的来说，工业工程的基本理念就是：

（1）提高生产率，降低成本。其处理问题一般是以注意节约，抵制不必要的浪费，寻求低成本、效率高的解决问题的方式和方法。

（2）从全局出发，追求系统效益。

（3）以人为中心，强调人的因素。人是企业中一个最为重要的要素，企业中其他要素必须通过人的参与才能发挥其自身的价值。因此，企业往往注重以人为本的观念，去发挥人的价值。

（4）使管理标准化、规范化、制度化。

4利用IE方法提高图书馆管理水平

4.1利用动作分析对业务操作进行优化

动作分析主要研究分析人在进行各种操作时的身体动作，以消除多余的动作，减轻劳动强度，使操作简单更有效。通过发现操作人员的无效动作或浪费现象，简化操作方法，减少工人疲劳，在此基础上制定出标准的操作方法，为制定動作时间标准作技术准备。它包括：动素分析、影像分析及动作经济原则等。以下采用动素分析对图书馆操作员进行图书上架进行分析。

对于图书上架的动作，其中包括了对于工作有效推进的动作（有效动素）、造成工作延迟的动作（辅助动素）、动作本身无任何意义（无效动素）。

其中有效动素有：

（1）伸手：将手伸到放置图书的位置。

（2）握取：用手握住图书。

（3）移物：将手里的书进行移动。

（4）定位：确定图书分类号的位置。

（5）放手：将手中的图书放开。

（6）检查：检查图书是否摆放整齐，与其他图书之间是否协调。

这六个动素对于图书上架是必不可少的，重点是通过改善，减少这些动作的时间，来提高效率。

辅助类型的动素：

（7）寻找：找出图书要放置的位置。

（8）选择：选择需要放置在该位置的图书。

（9）发现：看见图书。

（10）思考：回忆忘记了的图书分类号。

（11）预定位：改变图书的抓取形式。

这几类动素是属于辅助性的动素，在操作的过程中，这几类动素应当尽力取消，避免出现次数过多，增加多余的时间。

无效类型的动素：

（12）持住：将图书长时间握在手中。

（13）可以避免的延迟：由于被某些事物吸引而停止放置图书。

（14）休息：由于手酸而长时间停止放置图书。

这一类的动素对于图书的放置毫无意义，必须消除，减少增加不必要的时间，影响工作的效率。

通过分析作业动作中存在的不合理现象，通过排除、简化、组合等方式进行优化，保留有用的动作，消除无用的动作，对保留的动作进行改善，减少动作时间，提高工作效率。

4.2利用5S管理对图书馆形象进行塑造

5S管理最早起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，是日本企业独特的一种管理方法。5S管理通过开展整理、整顿、清扫、清洁、素养等五项活动，来实现有效的管理效果，提高整体的形象。对于某些图书馆存在的一些随意乱放、堆放、卫生条件较差等不良现象，可以通过5S管理，加强对图书馆物品的管理，消除这些不良的现象，提高图书馆整体的形象。

整理：主要对图书馆内有用之物和无用之物区分开来，对于有用的物品，（电脑、书本等）按使用的频率确定其该放置的位置，对于馆内无用的物品（个人的物品、垃圾等）则清除掉。

整顿：整顿是在整理的基础上对整理后的书架、图书等有用物品进行命名、标识，制定规范。对书刊进行合理布局，定位摆放，整齐有序、明确标示。一旦发现错位，能够及时更正，最大限度地减少错架的情况。减少查找资料所需要耗费的时间和精力。

清扫：工作人员对图书馆的桌椅、图书、书架等进行定期的清扫，清理掉垃圾、灰尘，保持干净整洁。

清洁：明确清洁的目标，将整理、整顿、清扫的做法制度化、规范化，维持其成果。

素养：制定共同遵守的礼仪和规则，养成良好的行为习惯。

通过5S管理，对图书馆的现场管理和形象有了很大程度的改善，例如服务效率的提高、职业形象的提升等等。5S管理在图书馆的管理中还能够减少时间的浪费，保持物品的整洁有序，有利于工作效率的提高。

5结束语

图书馆面对着多变的信息资源和多面的服务对象，比工业生产更为复杂，需要高层次的思想方法与工具，不过我们可以根据已有的成熟经验，研究新问题，能动地开展工作。工业生产蕴含着人类数百年的社会实践和智慧结晶，图书馆的现代化管理必将会从中吸取丰富的营养，获得更多的启迪和帮助。

参考文献：

[1]兰琼，盧达溶.借鉴IE方法提高现代图书馆管理水平[J].北京大学图书馆，2002（2）：14-15.

[2]毛凌翔，刘虎沉.基于工业工程理念的图书馆精益管理策略[J].山东图书馆学刊2014（6）：17-20.

[3]兰琼，卢达溶.图书馆建设中IE思路和方法的引入[J].中国图书馆学报，1999（4）：82-84.