档案治理工作对地方志编写的作用分析

刘凤英

（辽河油田档案馆，辽宁 盘锦 124000）

引言

对比私营组织而言，国企单位更注重档案保护治理[1]。一部分是档案的建立和具有权威性组织治理制度；另一部分是适当使用科学数据管理手段，不但可以提高档案治理任务的水准，而且可以优化整合和改进相应的治理经验，使国企的档案治理得到进步。

一、档案治理基本任务的重要作用

1.现阶段档案治理进步局势

现阶段科技创新快速发展的局势下，档案治理的基本任务与进步方针和任务实质已经发生了许多更改和完备，特别是在现阶段档案治理中改变任务量大、杂乱档案分工、工作效率不高等问题，就必须完善现代档案资料体系，促进机构档案的进步。此外，还要有预见性等的科学进步观点以及解决初始档案存留的弊端。而且，现阶段档案治理创建不仅可以高效地提升国企档案治理效劳的水准和成果，而且可以资源化、创新化和合理化地提升国企档案管理工作的水平。

2.档案基础任务在当今档案治理中的影响

档案编纂的标准化治理，档案的确切化编目，档案分类的无序化是当今档案治理的改进方向。在国家档案治理制度中，标准化的档案任务体制可以高效减少档案遗失和工作错误的可能性，明确化档案目录策划，避免档案工作人员调职对事业部门造成的不利影响。档案整合资源数据分析总结，不但高效率提高了国家有关部门的档案治理的效率和成果，而且减轻了馆藏档案的任务紧张。利用资料库核查可以提高档案信息的工作效率，可定期销毁保管期限已满的档案，从而可以增加档案空间的使用率，减少有关部门不必要的管制的投资[2]。

二、档案保管利用和方志的特性

1.档案治理的特性

档案治理是一项特殊的知识，是档案信息的留存和实践使用。其拥有知识性、效劳性、技术性和政时性的特点。档案的知识性取决于其实质。档案是经济社会发展的记录，是文化进步的原始凭证。因此，能够表现出档案是历史的延续，历史数据可以突出文化的继承。因此，档案具有知识特征。一切推进经济繁荣和未来发展的信息都是宝贵的档案资料。所以，档案同时也有一定的劳效性。对于不一样的部门和公司的记录反映了劳效的不同。国家机关的档案管理是为了提升任务劳效进而明白反映党在不同时段的任务侧重点和进步目标。公司档案劳效是多种多样的。首先，企业根据员工记录准确的信息，知道员工的工作历史、学习成绩、社会贡献等，从而清晰地掌控人员的奖励与惩罚制度以及聘用与辞退决定。其次，企业信息生产资料是企业的生存关键，所以这些材料为各个时段的生产和处理问题提供了技术支持，提升了公司的生产生活效益。部分档案在某些层面是加密的，比如，国家创新重点技术，宇航空间技术，武器参数和数据等不属于公共档案。此外，还对文件的保密性进行了分类。不同的文件访问权不同。核心员工能够访问大量的高层次信息，而普通员工仅可以阅查到的公众信息。

2.地方志的特性

编写的志书是一部阐述了地区性基本内容的工具书，收录了社会文化地理学，人类文明历史，当地繁荣发展等各个方面的区域性学识。首先，地方志是明确唯一的本地记录。从该地区各层次的事件记录来看，该地区没有离开主线的发展，该区域的各种事件的发生还有威望人物的出现都要记载。区域内无关问题还是非区域问题，一般都不会出现在地方志中。因为其中还包含了该地区的民族特色和生活民俗，既突出了该地区的特色，又易于编排，提高了地方志的阅读性和确切性。其次，地方志拥有年代特征。由于时间的推移，地方志会持续革新其内容，使其有着独特的年代特征。不要对没有发生的事情或将来即将出现的事情做分析记载，也不要做错误的时间空间记录。这也说明地方志的记载顺序是按时间排列的，记录了一定时期人类进步，生活情况和物质发展等[3]。

三、档案保管利用对地方志的影响

1.档案保管与利用是方志编纂的根本

地方志在某种程度上类似于档案管理，都是对现实发生的事件的确切记载，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果。档案保管利用工作为方志编纂工作奠定了基础，是保护档案原件和长远流传的有效措施，也是提高档案部门工作水平的一个重要途径（图1所示）。

图1 档案的利用与开发

编纂方志的标准是讲事实不遗漏，符合史实，档案则要“维护党和国家确切的历史精神面貌”。编纂地方志需要利用大量资料，主要以馆（藏）档案资料为主要物质对象，而且也是最稳妥的信息本源。只有充分使用大量的档案，才能编纂出详细可信的史书，从而反映出真实事件的真实情况。我们都知道，档案是历史的真实记录，指数编纂者应正确对待档案编研的内容，坚持实事求是。按照客观事物的本来面目反映事物，只报喜不报忧的做法，不仅妨碍领导对真实情况的了解和掌握，同时容易形成误导，以至于造成领导决策失误，贻误解决问题的时机。因此，档案对于历史探讨和编纂高水准的地方志至关重要。编纂地方志与档案工作之间，既有不同之处，又有紧密的内在联系；档案是史料；方志是历史系统记录，如果编制方志不使用档案，则地方志就是无根之木，无源之水，档案也就失去了其重要作用。从其主要意义上讲，档案只有在编成志书之后才能发挥其“资政”的作用。地方志是一本地区性的功能百宝书。志书是某一时期事情发生记载的全部，档案是切实发生的事件实时记载的集合。因此，档案是编纂地方志的根本。近些年来，国内档案治理日趋规范，档案分类更加明晰，而且档案时间主线更加明了。这是当地编写志书整理的最首要的信息。例如，它具有足够的脱贫致富经验，根据不同的扶贫因素规划了不同的扶贫路线，并根据地方特点实施了有针对性的扶贫战略。把这些想法和规划以及脱贫攻坚的全部历程记录在册，为以后减贫发展的进程积累了价值经验，如此就是档案信息资料。而全国各个地区正在踊跃编制志书，档案是其编制至关重要的文献[4]。

档案是历史的原始凭证，档案史料是最可靠的信息。历代史学家主要依靠档案资料来编纂自己的史记和编年史。地方志是一本关于一个区域的经济变更，人文进步等一系列的综合性文献，也是一本地区性功能百宝书。志史内容详实，全面准确，地方特色和时代特征更加突显。数据信息源头主要是档案。现阶段，持续修编新的方志，所用资料为各个类别志书及新的地方图例，数据利用和编纂和管理目录、相关的文献，在编著和治理保护过程中形成简单明晰的文本、图形、表格、照片、音频等资料，而且国家各层次部门积极配合、竭尽全力。这些是记载一个区域从无到有，从贫苦到繁荣的全部。对国家和社会具有直接保护和间接利用的价值，因此档案的存在对地方志有着极其深远的影响[5]。

2.档案给方志的编纂简便化

国内档案馆保管与利用的专门化水准持续发展，档案保管储存方法也逐步从简单的纸质版向电子版多元化进步。国家也逐步侧重档案保管与利用。如果想要完美地开展档案整治任务，国家就应该将该学术专业提升为一级学科，并且投资更多的科研人员以及先进设备；等等，这样有利于地方志的编纂任务的发展与进步。国内的许多档案储存量巨大。由于档案治理任务的标准化、科学化，其获得了巨大进展。将档案详细分类存档，保存完好。各个产业和地区档案也有了长足的发展，专业保存水平持续提高。记录储存和管理部门二者的关系也逐步密切。档案内容更全面、范围更广、分类更详细，极大程度方便了地方志的编纂工作。由于现阶段互联网化和科技化的发展，越来越多的原始纸质文本被电子数字化并作为电子文档存储。在文件访问和咨询角度效率变高，对于电子文件，我们在查找目标文件时只需要在已经规范好的文本里输入关键词就能够搜索到所有文件条目，减少了找到纸质文件的信息所需要花费的精力及时间。要查找一份或一批文件档案条目，少则几秒，多则几分钟就能实现，大大提高了检索效率，节省了检索时间，对于大规模、范围广的编译，提供了方便。而且，计算机检索系统具有逻辑运算功能，检索词之间可以灵活组配，可以尽可能准确地检索到所需档案信息，有较高的查全率和查准率。通过通信设备、线路和各种计算机网络，计算机应用系统可以为分散的、远距离的利用者提供快速的联机检索，实现档案的异地查询和档案信息资源的共享（图2所示）。

图2 2020第三届数字中国建设峰会

3.档案工作与编写方志相辅相成、相互促进

一方面，方志的编纂丰富了馆藏档案，促进了档案编研工作；另一方面，编纂方志需要依据档案材料，档案部门馆藏的档案材料越完整、越丰富，才能越便于方志的编写。然而，要想丰富馆藏，只有拓宽思路，广开征集渠道，将散存在社会和个人手中的具有重要价值的各种档案材料进行收集。《辽宁省志·石油天然气开采工业志》（1986—2005）是《辽宁省 志（1986—2005）》一部专业志，本书以辽宁省油气勘探开发为主，详细记述了辽宁省石油天然气开采工业发展历程。本书涉编内容时间跨度长达20年，涉及内容错综复杂，加之各行各业发展变化较大，欲追本寻源，首尾相应，编纂完整、准确的志书，需要调研和查阅的档案工作量非常之大，期间也向各二级单位征集档案相关材料。综上所述，档案馆为编修史志提供了主要资料来源，而编修方志反过来也促进了档案资料的搜集，不仅丰富了馆藏，更是促进了档案馆编研工作的开展[6-8]。

方志的编纂使档案材料得到更好的补充和考证。档案材料的考证是一项非常严肃细致的工作。对于浩瀚的档案资料，仅仅靠档案部门来考证，力量明显不足。另外，档案部门作为档案的保管单位，基本是从保管档案角度出发，也难于发现档案在入库前有缺漏和问题，因此，档案部门参与方志的编修，是借用社会力量进行考证档案材料是否完整的有利契机。编修志书在利用档案时，完全有必要对档案材料进行研究课考证，进而就暴露出了档案材料的缺失问题，也就能够得以将问题进行考证和解决。可以看得出，档案是编纂方志的重要依据，而编纂方志又反过来对档案材料进行考证，促进了档案的征集。因此，编纂方志与档案工作是互相促进、相辅相成的。

结语

由此可见，一部观点鲜明、资料翔实、质量较高的地方志书，不论是官修还是私纂，都会利用大量的档案资料。假如没有档案或者档案资料残缺不全，就会直接影响编志工作及志书的质量。所以说，档案是编纂方志最系统、最完整、最可靠、最重要的史料来源之一。现代的档案工作，不仅要继承这个传统，而且要在全面建成小康社会，创造性地发扬这个传统，以便于充分发挥档案馆这个档案史料基地的作用[9-10]。

在信息快速发展的阶段，国家部门也要顺应现阶段的档案保管与利用的进步走向，拥有最科学的手段，招收创新型人才，切实提高其基本任务的效率，从而完成人才团队的打造。通过多方面的整合延伸，创建完备的治理体系，不但有效提高了各个部门档案管理效劳水准，而且保证其在职员工有效履行职责，实现现代档案管理的发展目标。