浅谈学校档案管理信息化建设

摘要：中国科学技术发展水平不断提高，信息技术水平得到进一步提高，一些学校在开展档案管理工作的情况下，普遍采取传统管理方式，导致不能够满足时代发展需求与标准。在这样的情况下，需相关部门与工作人员提高重视程度，为满足时代发展需求与标准，针对学校档案管理工作开展信息化建设工作，加强档案管理工作水平同时，实现档案管理工作的信息化发展目标，确保学校档案管理工作能够满足时代发展需求与标准。因此，本文主要针对学校档案管理信息化建设工作进行分析，并提出科学合理的建议。

关键词：学校档案;管理工作;信息化建设;分析研究

中国处于新时期发展阶段，造成传统档案管理工作不能够满足信息检索工作的需求与标准，在这样的情况下，需加强学校档案管理信息化建设工作的速度。针对学校档案信息化管理工作的开展，主要是对现代化信息技术科学合理的运用，对档案资料开展收集和整理工作，通过这样的方式，在加强归档文件完整性的同时，提高管理工作效率，减少工作人员自身工作数量，简便用户对档案的利用流程。

1、强化学校档案管理信息化的基础设施

传统时期多数学校在开展档案管理工作的情况下，普遍采取手工管理的方式，基础设备非常落后，但在开展档案管理信息化建设工作前期阶段，需采取先进化的硬件和软件设备。如果不具备先进化的基础设施，就会阻碍信息化建设工作的顺利开展。虽然当前多数学校具备先进化的基础设施，但会在教学工作中的运用，不会在档案管理工作中运用，导致资源出现浪费的问题，在这样的情况下，需相关部门与工作人员提高重视程度，强化基础设施和资源建设工作力度，为学校档案管理信息化建设工作顺利开展提供帮助。

1.1提高基础设施建设工作力度

在正常情况下开展学校档案管理信息化建设工作的情况下，需确保技术设施具备完善性的特点，计算机网络在其中占据重要位置，属于基础条件，只有具备先进化的计算机网络，才能够实现档案信息共享的目标，并建立统一完善的信息网络结构，促进档案信息体现其自身作用和价值。所以，在开展信息化建设工作的情况下，需依照学校自身发展状况，对其全面规划，强化与外界网络的联系，加强信息服务数量，满足用户检索的需求与标准。

1.2提高资源配置建设工作力度

资源配置建设工作的开展，主要是将学校档案管理工作相关资源合理配置，但需满足以下几个方面的需求与标准：第一，档案管理部门体现其自身作用和价值，强化电子文件存储和整理以及收录工作效果，加强电子文档真实性和完整性的特点。第二，加强学校内部人员自身电子文档管理工作的意识，定期开展相关培训活动，确保工作人员能够对信息化技术合理运用，提高电子文档管路工作规范化和科学化，为学校档案管理工作顺利开展提供帮助。

2、强化学校档案管理信息化安全管理工作水平

中国信息技术发展水平不断提高，在学校档案管理工作中运用时，提高档案利用效率同时，减少工作人员自身工作量，但经常会出现信息安全方面的问题。在传统时期开展档案管理工作的情况下，需提高对防水和防火问题的重视程度，但在开展信息化管理工作的情况下，需针对信息安全问题分析，并建立档案信息安全网站。

2.1强化安全网站建设工作

建立安全网站的情况下，需拓展档案信息数量，加强档案信息质量，建立具备特色和网络技术以及档案室的网站，确定能够不同类型用户对档案信息的需求与标准。开展信息化档案管理工作时，需建立完善安全标准体系，加强学校档案管理工作的统一性。

2.2提高安全管理工作力度

为加强档案信息的真实性和可靠性以及实用性特点，需提高档案安全管理工作力度，传统档案管理体系需与当前信息化档案管理工作具备一致性的特点。在文档一体化模式的情况下，需建立完善电子文档鉴定和安全保管以及归档制度，促进档案信息资源安全建设工作能够顺利开展。另外，建立先进化的管理机构，实现三级管理模式，针对学校档案采取统一管理工作。

3、强化学校档案管理信息化人才培养工作力度

档案工作人员与信息资源用户使用效果之间具有密切联系，同时在学校档案管理工作中属于设计人员，能够在档案管理工作中充分发挥其自身作用和价值。当前信息技术在学校档案管理工作中得到广泛推广和运用，逐渐提高对档案管理工作人员的要求与标准。当前虽然一些档案管理工作人员综合素质得到提高，但如果其自身不能够明确时代发展状况和特点，采取传统管理方式，会阻碍学校档案管理工作信息化的发展，在这样的情况下，站在档案管理工作人员的角度，需改善其自身传统管理理念，创新其自身的管理思维，积极运用先进化的管理模式。

3.1强化档案管理人员业务培训效果

管理工作人员在学校档案管理工作中占据重要位置，需相关部门与工作人员提高重视程度，针对管理人员开展培训工作，加强其自身专业技术水平，为学校档案管理工作顺利开展提供帮助。在开展培训工作的情况下，需建立完善管理人员培训制度，确保培训流程具备规范性的特点，加强培训工作的效果，站在管理人员的角度，在掌握档案管理基礎知识的同时，需加强对现代化管理知识和数字化以及网络媒体技术的运用，重点针对信息技术在档案管理工作中运用。在开展培训活动的情况下，学校能够安排相关经验丰富的档案管理人员到相关企业学习和交流，并掌握先进化的管理理念。另外，在开展培训工作后，需将培训成绩结合到绩效考核体系内部，针对表现优秀的管理人员给予奖励，提高管理工作人员积极性。

3.2培养复合型管理人员

当前多数学校档案管理工作开展时，缺乏复合型人才，学校需针对复合型档案管理人员开展培训工作，确保能够满足学校档案管理信息化建设工作的需求与标准，为学校档案管理信息化健康发展奠定坚实基础。

结论：

综合上文所述，学校档案管理工作的开展，为满足时代发展需求与标准，提高管理工作的效果，需积极开展信息化建设工作，具有重要作用和意义，能够充分发挥其自身作用和价值，满足时代发展需求同时，加强学校档案管理工作的质量，最终促进学校档案管理工作实现信息化的发展目标。

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作者简介：张海军（1976.05-），男，山东鄄城人，本科，初级。研究方向：学校档案管理信息化建设