新时期城乡居民养老保险档案管理研究

陈一鹏

摘要：居民养老保险承担着社会保障性的责任，很多居民的养老资料也都保存在居民养老保险档案之中，所以档案的管理水平也影响着民生问题。然而，以我国当前事城乡居民养老保险档案管理工作的开展现状来看，仍然存在很多问题亟待解决。因此在本文的研究中，也基于城乡居民养老保险档案管理的特征，提出了一些针对性的解决对策，致力于提升档案管理的质量和效率，为我国的城乡居民提供更好的服务。

关键词：养老保险;档案管理;城乡居民

引言：在我国的福利政策机制之下，很多民众的资料数据都以档案的形式得以储存，比如养老保险档案，也是城乡居民办理以及享受社保业务的重要凭证，所以养老保险的档案管理水平也会影响到民生工作的开展效率和质量。我国当前城乡居民的养老保险档案管理信息化程度较低，而且管理人员的理念也相对落后，所以呈现出的管理效果并不好。因此，对养老保险档案管理存在的问题进行分析，并提出解决对策也更有现实意义。

一、基本概念概述

1.档案管理的含义

档案管理是我国档案事业不可或缺的环节，当前，我国档案管理工作的内容众多，如档案的收集、整理、鉴定、保存、编目、检索、统计以及编辑等，都在档案管理的范畴之内。档案的价值体现在为相关部门的工作开展提供基础的信息和资料，但是在保险机构这样具有一种公共性质的部门之中，所搜集到的档案信息资料的规模则非常庞大，而且质量也是良莠不齐，所以档案也会显得非常杂乱，而档案管理就是对档案进行梳理和归类的过程。档案管理水平越高，档案的系统性也就更强，使用效率也就越高，也就更能够满足社会所需。随着社会的全面进步，档案管理也呈现出智能化和数字化的趋势，传统档案管理工作基本都是手工管理，而进入到网络信息时代，计算机管理模式也广泛应用于实践之中。因此，檔案管理的独立性、复杂性、科学性、智能性以及开放性特征也会越来越明显。

2.城乡居民养老保险档案管理的特征

（1）公共性

与一般企业不同的是，如保险机构这样的事业性单位所产生的产品也具有一定的公共性质。所以城乡居民养老保险的档案管理，所涉及到的档案内容也都属于公共事业的范畴，档案管理工作与民生息息相关。

（2）服务性

公共事业都是具有服务性的，养老保险的本质就是服务于民的，所以在城乡居民的养老保险档案管理工作中，所涉及到的档案内容也都是为民众提供服务的资料的数据，所以服务性也是养老保险档案管理的重要特征。

（3）政策性

我国的人口基数仍然处于14亿的量级，虽然我国地大物博，但庞大的人口规模也无法实现足够的资源分配。目前来看，东南沿海地区明显要比中西部西区的经济更加发达，所以财政资金也更加充沛。但是对于城乡居民养老保险这项惠民工程而言，则必须要在国家的宏观调控下予以开展，所以中国的养老保险也是具有政策性的事业。因此，作为城乡居民养老保险的档案管理中，也必须要依据政策性的原则开展管理工作。

（4）涉及面广

不同于其它类别的保险，养老保险是一项惠民政策，这项政策也需要覆盖全国人民。我国拥有超过14亿的人口，无论是城镇人口还是乡村人口，基数都非常大，所以进行城乡居民养老保险档案管理工作，也会涉及到非常庞大的群体，覆盖面积也远超其它保险。

（5）内容复杂

结合城乡居民养老保险的档案管理工作实践可以发现，保险业务繁多，而且每一项业务都会涉及到档案内容。比如在居民的参保登记过程，保险费用的收取、缴纳以及拨付过程，以及保险基金以及账户的管理过程，所历经的程序都会呈现在档案之中，所以档案管理内容也极其复杂。

（6）变动性大

我国人数基数庞大，而且在市场经济的背景下，很多人员的工作以及户籍也都在跟随着形势发生着变化，这就涉及到养老保险的转移问题，在经济下行以及灵活就业的时代背景下，养老保险的变动性势必会越来越强。而对于保险档案工作人员而言，这也就意味着档案也随之发生着不断的变化，从而导致管理难度增强。

3.城乡居民养老保险档案的价值

之所以要开展档案建设工作，就是为了方便相关部门的利用，从而提升工作效率。档案作为一种信息资源，可以作为单位发展的凭证，也可以体现出社会的文明进程。尤其像保险这样的具有公共服务属性的单位，档案也与民生问题息息相关。同时，养老保险的档案管理水平也可以作为衡量保险机构整体工作水平的指标，档案工作做好了，也代表着对过去工作的记录更加完整，对于后续工作的开展也可以提供有力的支持。具体而言，城乡居民养老保险档案的价值主要体现在如下几个方面：

（1）有利于推进养老保险制度改革

城乡居民养老保险是一项惠民政策，从档案管理的角度进行优化，也是为城乡居民提供更好的保险服务的重要路径。比如，近年来我国的网络信息技术也在不断升级，很多传统的档案管理工作模式已经被取缔。但是对老年人而言，他们的思维不支持他们接受新的事物，所以也需要为老年人提供社会化的服务。而从档案工作的视角予以切入，也是更新和完善养老保险制度的有效措施，更能体现出养老保险的惠民特征。

（2）有利于保障城乡居民的利益

养老保险是我国的福利性政策，所以对于每一位养老保险的参保人而言，保险的每一个环节都会影响到参保人的利益。比如参保过程，保费的缴纳与拨付过程，以及保险转移等业务办理，也是比较容易出现纠纷的。若是没有档案资料作为相关程序的凭证，那么城乡居民的权益也是无法得到有效保障的。因此，城乡居民的养老保险档案，也是维护居民利益的重要工具。

（3）有利于提升养老保险的业务质量

档案工作是对城乡居民养老保险信息的整理，所以作为养老保险的业务人员，也可以利用这些档案资料总结以及梳理相应的业务内容，让保险工作得以更加顺利地开展。在这个过程中，很多业务问题也能够得到解决，尤其在现代化技术的支持下，档案管理工作的信息化程度也会日益加深，可为城乡居民提供更加周到的服务。

二、我国城乡居民养老保险档案管理存在的问题

1.管理观念落后

随着社会的全面进步，公共服务理论也得到了完善和升级。比如在新公共服务理论之中，就明确指出公共组织最为根本的目标就是维护公民的公共利益。比如保险机构这样的公共性组织，所开展的工作几乎都是面向民众的，所以所涉及到的档案也是与城乡居民的利益息息相关。基于这样的原因，我国城乡居民养老保险档案管理工作也需要充分体现出公民的意愿。然而结合我国城乡居民养老保险档案制度的制定和实施现状来看，仍然具有明显的封闭性，都是保险机构内部的事，民众根本就没有参与的机会，这也能够体现出管理观念的落后和陈旧。此外，很多保险机构对档案管理的认知也相对浅显，从内心深处就没有对档案管理工作的价值形成足够的认同，所以对于管理制度的建设并不重视，再加上档案管理工作无法直接产生效益，因此从决策管理层到基层人员，在开展档案管理相关工作的过程中，都会表现出一定的懈怠情绪，管理层不重视监督指导，工作人员的工作态度消极，那么档案管理质量势必难以得到保证，很多管理制度也无法得以落实。

2.档案管理人员水平有限

在网络信息的时代背景下，计算机也广泛应用于档案管理工作之中，所以也涉及到网络技术和编程技术等诸多新型技术。但是，由于我国养老保险档案管理人员结构的不平衡，很多员工对这些新型管理技术也缺乏全面的了解，而且也没有主动学习的意愿，所以很多档案管理人员仍然按照传统模式开展工作，即使存在部分人员意识到新型管理手段的优势，但是由于能力的限制，也仅仅掌握一些简易的操作软件和技术，并没有发挥出网络信息技术的最大价值。除了他们自身的原因，保险机构的行政部门也没有组织业务培训活动，导致很多档案管理人员并不具备职业能力。

3.档案资源没有得到充分利用

城乡居民的养老保险档案关系着民生质量，所以档案资料的利用价值也会更高。然而，目前我国的城乡居民养老保险档案资源，利用率仍然比较低下，其中在如下几方面就可以得到体现：第一，随着网络信息技术的逐渐升级，档案的形式和内容更新更快，所以也产生了很多新型的档案资源，再结合养老保险的特殊性质，其档案信息量也非常大，而且也更加纷乱，所以检索起来也比较困难，影响到员工使用档案资源的积极性，进一步导致档案的利用价值随之降低;第二，以我国档案管理技术的发展水平来看，当前还无法实现一对多的档案提供服务，而在一对一的档案服务模式之下，档案资源的利用效率也严重不足，不利于档案管理工作的开展。

4.缺乏建设资金

对城乡居民养老保险档案管理工作进行建设，也需要耗费大量的资金，尤其在如今的网络信息社会，为了让人们的服务需求得以更大的满足，在养老保险的档案管理建设中，也需要引用更多的高端电子和通讯设备，而这些设备通常也都是非常昂贵的，以目前我国保险机构在档案管理建设中的投入来看，资金还是非常有限的。一方面保险机构的资金来源渠道非常狭窄，另一方面保险机构也缺乏资金投入的欲望，因为养老保险档案管理工作，是无法直接获取到经济效益的，这也能够体现出决策管理层的目光比较短浅，过于局限于短期的经济效益。

三、城乡居民养老保险档案管理的优化措施

1.充分发挥公民的监督职能

不同于一般企業的档案资料，保险机构的档案内容与公民的个人信息以及国家的公共事业息息相关，所以从整体上看，保险机构的档案资料内容更多也更加杂乱，尤其是养老保险的档案内容，也涉及到每一位中国国民，这也是城乡居民养老保险档案管理工作难度较大的重要原因。作为档案管理人员，必须要拿出更加认真的态度完成档案管理的程序，当然，仅仅凭借档案管理人员的自觉性是不够的，而且实践证明，机构内部的监督效果也比较有限，因此，作为保险机构，在进行呈现居民养老保险档案管理建设的过程中，也需要充分发挥公民的监督力量，广泛吸取公民的意见，进而完善监督机制。首先就要从档案管理制度建设进行切入，在强化内部监督的同时，也要引导公民进行外部监督。加强内部监督需要进行监督队伍的构建，并且规范监督内容和标准。而加强外部监督，保险机构也需要对公民进行档案管理的宣传，要先让公民了解城乡居民养老保险档案管理的内涵和特征，这样公民才能根据养老机构的档案管理现状做出客观的评价，进而督促保险机构开展高质量和高效率的城乡居民养老保险档案管理工作。

2.强化档案管理人员的综合素养

我国城乡居民养老保险档案管理工作的执行者是档案管理人员，虽然越来越多的网络信息技术应用于档案管理工作之中，但是与此同时也需要管理人员掌握这些先进的技术。因此，提升档案管理人员的专业素质也是优化城乡居民养老保险档案管理工作的核心环节。具体而言，可以从如下三方面进行展开：第一，要注重优质人才的引进，在招聘阶段，要重视资质审核，根据档案工作的发展趋势优先选择信息化的管理人才，通过提升福利待遇来提高对高素质人才的吸引力;第二，加强现有人员的培训，从理论和实践层面来强化档案管理人员的综合素质;第三，加大考核力度，根据档案管理人员的综合表现进行评分，并依据评分进行不同程度的奖惩，从而对档案管理人员形成有效的激励，需要注意的是，要在考核之前就要明确考评标准，确保考核工作的客观性和公正性。

3.充分利用档案资源

首先作为档案管理人员，需要强化利用档案资源的意识，培养利用档案资源的良好习惯。其次，再进行技术升级，比如掌握档案管理的数字化和自动化技术，只有从意识和方法两个层面加强建设，城乡居民养老保险的档案资源才能在生活实践中体现出更大的价值。

4.加强投资，引进先进设备

现代化的城乡居民养老保险档案管理工作，离不开先进设备的支持，尤其在大数据时代，智能设备也是开展档案管理工作的重要工具。因此，作为保险机构，一方面要拓宽融资渠道，另一方面也需要加大在先进设备之上的投入。只有如此，档案管理人员才能拥有足够的硬件基础开展工作，同时这也有利于档案管理人员专业水平的提升。

四、结语

城乡居民养老保险档案的作用显著，有利于推进养老保险制度改革，保障城乡居民的利益，同时也有利于提升养老保险的业务质量，所以城乡居民养老保险档案管理工作也具有很强的现实意义。但是结合我国城乡居民养老保险档案管理现状来看，发现仍然暴露出很多问题，比如管理人员水平有限，管理观念落后，档案资源没有得到充分利用，也包括保险机构缺乏建设资金的投入等等。因此，作为我国的保险机构，在优化城乡居民养老保险档案管理时，也需要充分发挥公民的监督职能，强化档案管理人员的综合素养，培养利用档案资源的意识和习惯，此外还需要加强投资，引进更多的先进设备。

参考文献：

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