建筑工程资料管理对工程质量监督管理的作用

闫超

（吴忠市平安建设监理有限公司 宁夏吴忠 751100）

施工资料管理主要是指在工程建设过程中所产生的各种文本、图像、表格等各种形态的资料，数量非常多，特别是在建材行业蓬勃发展的今天，对工程资料管理工作也提出了更高的需求。只有做好资料的管理工作，才能对工程质量起到一定的监督管理的作用。

1 建筑工程资料管理怎样在工程质量监督管理中发挥作用

当前，我国部分建筑企业中仍然存在工程资料管理观念滞后的问题，导致工程资料管理工作的重要性被忽视。因为没有健全的管理体系和管理细则，使得企业内部工程资料管理工作混乱，具体体现在资料收集不及时、资料递交不完整、因资料递交不完整导致的多次递交重复资料等。长期的工程资料管理混乱可能会导致在进行施工质量监督工作时无据可依，也可能导致工程建设中各参建方产生误解和矛盾，对工程质量监督管理工作产生不利影响。

建筑工程资料管理工作涉及内容很多，主要包括资料收集、资料整理、资料分析、资料归档等，通过建立一体化工程资料管理模式，可以为工程建设质量监督工作顺利展开奠定基础，也可以为后期的质量检验工作提供信息支持。具体来说，通过对工程资料进行管理，可以全程规范和监督工程施工情况，还可以为各企业各部门的沟通交流提供便利，从而提高各方协作的工作效率和工作水平。

想要充分发挥建筑工程资料的作用和价值，就需要管理人员认识到资料管理的重要性，并熟练掌握工程资料分类标准，清晰了解工程建设中涉及的资料内容。例如，工程开工报表等相关资料中必须详细介绍工程概况、承包单位、监理单位、施工单位等相关内容［1］。管理人员作为建筑工程资料管理的执行者，需要具备较强的专业能力和丰富的管理经验，保证做到全过程管理工程资料，明确理解建设工程施工的流程框架，并能够对工程资料科学分类和归档，便于后期查阅。通常情况下，建筑工程资料管理需要做到3个“同步”，即保证工程资料和工程建设同步收集、同步整理、同步结束。同时，管理人员在工程资料管理过程中需要保证资料的完整性和真实性，以实际的工程资料管理工作在建设工程的全寿命期内为项目增值。

1.1 工程资料能反映工程的质量状态

施工过程中，施工单位对施工基础状况要做好详实全面的记载，以了解施工基础状况，为后期施工质量的鉴定、维修等工作提供参照和依据。为了推动该目标的完成，必须严格进行施工资料记录，以全面了解工程的质量情况，从而推动施工品质改善，以达到良好的施工效益。同时，施工资料也能反映工程质量情况，为采取适当措施做好工程质量管理的基础。

1.2 资料为质量的监督管理提供依据

在工程质量监管过程中，不可忽略对建设工程资料的严格检查。通过仔细查询施工资料，可以为建筑施工顺利进行提供基础，为工程质量管理提供数据基础和依据，为工程质量管理提供基础。

1.3 有利于发现不足并弥补质量缺陷

检查工程资料时，要进行认真仔细的检查，才可以看出存在的问题和缺陷。然后，根据国家工程施工规范要求和地方工程质量管理规范，采取措施并加以完善，及时弥补工程施工质量中出现的问题，进而采取相应措施维修与完善，并及时处理工程质量问题，以推动工程整体的施工品质改善。

2 工程资料管理存在的问题

2.1 管理机制不健全

建筑工程资料管理系统面临的又一个挑战便是相应的监督机制不完善。现阶段，部分施工单位的建筑工程统计资料仅用来应付有关机关的抽查，而不能从根本上意识到建筑工程统计资料管理系统的必要性。总的来说，就是工程公司把注意力放到了工程项目的实体方面，对项目信息的不关注也就造成缺乏相应的监督机制及相应的项目管理流程对其加以规范。有的公司尽管设置有项目制度，但是却不能实施相应的措施，使得管理机制虚有其表而不能发挥真正的效果，在这个环境下，相应的管理者也就有并不是太强的责任意识，对于信息的收集整理缺乏认真谨慎，进而造成项目信息的不完整［2］。

2.2 工程资料管理人员专业化程度低

很多施工公司的工程项目资源资料管理者通常身兼多职，但并非从档案管理专业出身。部分公司也只是在资料整理流程中临时调动工作人员参与归档整理，在档案归整流程中，也只有单一的工作交代，且缺乏系统训练，从而导致项目资源管理者的主动意识和专业技能都达不到项目资源管理工作的基本要求，更缺乏全程管理资源的工作理念，从而造成了工程项目资源归档分类不合理，更无法区别有保存价值资源与无保存价值的资源，从而大大减轻了工程项目资源管理工作，也大大降低了工程项目资源的参考价值。

2.3 施工资料管理方式较为落后

计算机和互联网信息技术的普及与推广大大提高了社会各领域发展的自动化与智能化水平，先进科技的运用在缓解了施工人员工作压力的同时，也大大提高了工程建设效益。但在资料管理中，主要工作方法仍以人工作业方式居多，尽管这些方式仍存在着一定的灵活性，能够减少因制度化管理而造成的某些不必要的工作困难［3］，但一旦对管理工作的灵活性未能加以合理限制，就会转变为管理的随意化，久而久之，管理者们在实际工作中就会产生了较强的主观因素，从而不利于管理工作质量与水平的提高。在信息化时代，在施工资料管理中引入现代的信息化技术手段已成为一种趋势，它也是增强资料管理效率的有效途径。

2.4 资料收集不及时

施工资料获取的不准确将会大大破坏资料的整体性，并削弱其对工程的指导性意义。因此，所有在施工过程中使用到的主要原料和构配件等的质量，如铝合金、混凝土、有机砖、钢筋等，在出厂时都会进行合格检验，在使用前也必须进行取样检验，由于此类材料的采购过程通常都会经过几手转卖，使得合格证和测量结果都很难实现同时又配套齐全。因此，假如在该过程进行时有关工作人员未能及时将关于此类材料的信息采集完整，到了后期验收时，将会出现因合格证和测量结果中的信息缺少资料而不能归档的情况产生。

2.5 工程资料管理体制不严谨

各参加方缺乏认识，资源管理能力弱，依旧存在着“重施工、重过程、轻信息资料管理”的情况。人们觉得建筑资料是可有可无的，不舍得使用必要的人才、物力资源、资金，觉得建筑资料不完善、不科学，又或者缺少必要信息，建筑资料对工程建设的作用就不大，于是只把建筑资源交由工时处理一下而已。

2.6 丢失问题严重

工程项目资料的流失也是资料管理中比较普遍的问题。在工程档案人员管理能力不好、进度滞后及当前工程建设单位一般都不注重工程资料管理工作的大环境下，工程的资料整理速度一般都比较慢，且归档效率也较差。同时，由于在资料借阅困难及管理易手情形下，又没有适当的管理机构协助，造成大量资料遗漏。许多公司在工程竣工后以为项目业已完工，对资料的归档工作已无关紧要，从而出现了普遍遗漏施工主体资料、施工监理资料和施工物资资料等现象，这不但严重影响工程进度和工程质量，也拖延了已竣工工程的检验工作，而且还对公司的信誉和发展产生了一定的负面影响。

3 提高建筑施工资料管理水平的措施

3.1 提高资料管理人员素质

要想做好工程资料标准化管理工作，应该提高工程资料企业管理者的素质。对工程资料企业管理者进行训练，主要是利用有关的座谈会，甚至是集体参观等方法，而定期对工程资料企业管理者进行考核也是其中的关键部分，如此才可以保证员工的专业技术水平没有发生显著下降的状况，这都可以在较大程度上提高工程企业管理者的素质。

3.2 实现工程资料形成规范化管理模式

要实现工程资料管理服务质量的提升，首先必须建立并健全资料归档保存工作机制，明确划分各岗位的工作权限，责任到人，并确保资料归档的合理秩序，立卷有严格规范，资料借阅必须按照有关规范进行管理。例如，各施工公司必须根据自身的经营特色，被利用后的工程建设资源应当由工程项目承办者进行重新查阅、整理、存档后，交给建设工程资源管理人员集中管理，专职的建设工程资源管理者必须严格按照有关规范，承担保障建设工程资源完整性、准确度和安全性的责任。工程项目承办者必须确保资源交接时间的完整性、准确度，资料整理必须达到有关规范要求［4］。建设工程资源管理者在收到经办者的建设项目招标文档时，必须进行信息资源份数，并进行登记，在确定资源信息内容后，必须及时做好建设文档信息资源的立卷、装订、存档和集中化管理工作，并必须在文档装订的首页附有案卷封面和卷内目录，以便于检索。当建设企业工程资料被借用时，必须严格按照借阅规定，在借用、检索的过程中，必须进行记录、签收、注销等管理工作，同时，必须明确借用的工程建设文档内容不得拆卷、抽页、涂改、转借，并按时返还，以免损失资金。当建设企业将正在进行建设的工程资料以数码信息方式保存到电脑中时，纸质建设工程资料当作电子资料的备份依然必须严格地保存，但只是当建设企业进行的招投标工程项目档案电子化，纸质文档内容才逐渐减少。

3.3 科学应用现代技术

现代科技的高速发展给当前建设单位管理建筑档案信息管理工作带来了全新的技术，现代信息管理技术也逐渐达到了更高程度的信息化水平。在具体实施建筑项目管理作业时，相关公司管理人员能够运用信息化技术和计算机设备管理建筑档案信息系统。通过利用科技搭建的信息管理网络平台，在公司内部统一建立数据库，从而使得公司管理工作逐渐达到更高程度的信息化，更加符合当前公司发展大趋势。同时，通过运用信息化技术和计算机设备，统一编制管理建筑工程在施工作业中各环节所形成的具体数据和资料，使得管理者可以更加方便地查阅有关资料，从而使管理者拥有更高的效率和工作品质，从而高效地促进公司建设。

随着科技的不断发展，现代信息管理技术适用范围也愈来愈广泛［3］，施工公司也应该考虑把施工资料信息化运用于平时的管理工作中。在传统资料管理的过程中，由于各部门之间缺少沟通交流，时常导致管理效率降低。针对这一问题，需要建设企业建立完善信息化管理体系，利用计算机对工程数据信息进行处理和储存。同时，还需要提高管理人员的信息化意识，可以对管理人员进行统一培训，使其能够熟练运用信息技术做好资料管理工作，从而有效提高建筑工程资料管理效率和管理水平，为建设过程中的质量监督管理工作奠定基础。

3.4 做好资料管理的监管工作

资源经理的监督工作首先是要进行契约资源项目管理，对建筑工程涉及的各种契约具体实施相关内容，在订立完成以后，资源经理就必须要对这些信息资源进行及时查询与整理，并且也要实现对契约具体实施相关内容的全部掌握，契约中的各种具体实施相关内容也都要纳入信息资源监督日常工作当中。其次，要保证建设资料管理的监理细则有效贯彻，并针对工程项目和建筑单位的实际状况，对项目监理组织的职责目标加以确定，从而形成完善的监管机制，确保监理工作制度可以得到针对性的贯彻，从而提升项目资金财务管理［5］。由于建设资料管理过程复杂、资料种类繁多，为提升资料管理效率，需要明确具体的管理工作内容，并将相关责任和义务细化到个人，从而规范管理人员行为，提高其责任意识，在保证管理工作有序展开的同时，避免工程资料文件的遗漏。

3.5 及时移交建设工程资料

建筑工程是一种较为复杂和繁琐的项目，涉及各种类的工程信息资料。在工程建设的各个时期，任何一种资料都有其具体的作用，建设工程资料也是各阶段工程材料、施工质量合格验收的重要依据和凭证，因此，为了避免资料遗漏、丢失或破损，需要建设工程的各参与单位都进行科学的工程资料管理工作。而建设单位还需要在此基础上做好统筹管理工作［6］，从项目立项开始至项目竣工验收合格，做好各阶段工程资料的分类管理工作，做好登记、存档等，保证资料的完整性和真实性。项目验收合格后，需要及时将工程建设资料移交给对应的接收方，做好资料的验收交接工作，这不仅可以作为工作完成的证明，还可以保证资料保管的安全性。

4 结语

综上所述，身为建设企业工程资料管理者，首先必须重视自身的管理职责，同时宣导工程资料的重要性，以提升企业各级管理人员对工程资料管理工作的关注度，从而使得各有关单位都能够提供更全面、正确的工程档案。其次，建筑工程资料管理者必须以高度的社会责任感面对这项工作，将所查阅到的工程资料进行归档、总结，并不断创新管理机制，让建设工程资料的调阅工作更加方便快捷。最后，要建立规范化的建设工程资料档案管理模式。