高校突发事件档案管理探析

赵维超

2020年初“新冠肺炎”疫情发生后，全国高校在党中央的领导下，切实做好疫情防控各项工作，做到了校园的安全稳定、教育教学秩序的逐步恢复和各项工作的平稳开展。在此期间，学校各项教学及管理工作产生了大量且具有保存价值的文件材料和实物。

2020年2月7日国家档案局下发《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》[1]，指出“疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值”;同年12月，为加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化，国家档案局公布《重大活动和突发事件档案管理办法》[2]（以下简称《办法》），以法规的形式对重大活动和突发事件档案的定义范围、工作原则等基本问题做出了规定。

高校档案管理部门应以《办法》为依据，做好学校疫情防控档案的收集和管理工作，提高突发事件档案管理能力，服务学校发展和资政育人的需要。

一、高校突发事件档案的特征

（一）形成主体多元化

由于高校突发事件发生地点、影响范围、持续时间都具有不确定性，参与其中的组织机构、人员具有极大灵活性，因此相关档案的形成主体呈现出多元化特点。

以笔者所在学校为例，2020年1月23日学校第一时间成立疫情防控工作领导小组，下设由党办和校办联合组成的办公室，统筹全校防疫工作;学校各机关单位均成立疫情防控工作小组，以上单位根据职责又被划分为“医疗应急组”“数据统计组”等六个组协同开展工作。此类组织由相关机构的人员临时组合而成，在短时间内跨部门、跨校区形成联动[3]，并随着全校防疫工作的需要动态调整。在这一过程中产生、流转的各类文件材料的形成主体多样且具有不确定性，打破了以往学校文件材料形成单位之间的界限;又如学校家属区、附属学校、附属医院等作为疫情防控的重点区域，产生大量有价值的防疫资料和实物，其形成主体显然比高校档案管理部门日常立卷单位所对应的档案形成主体的范围更加广泛，档案的来源也随之呈现多样化、分散性的特征。

（二）形成周期的不确定性

突发事件文件材料的形成周期受到事件本身的严重性、复杂性、持续时间等因素的影响，有些材料在极短时间内形成，例如学校成立相关应急组织的发文、紧急会议的记录和纪要、向上级机关发出的请示和报告等等;而有些材料则需要几经修改和反复酝酿，如《疫情防控期间学生返校演练流程》经过两次实地预演练后方才确定最终版本。诸如此类文件，相较于学校日常行政、基建、会计、教学等类型的文件，没有相对规律的形成周期。

（三）档案类型多样化

突发事件的发生具有瞬时性、时间地点的不确定性以及参与人员的复杂性，随之产生的各类图表、实物、音频、视频等各类资料都反映了整个事件的应对经过，是突发事件处置的原始记录。

例如学校疫情防控过程中，学生、教工、家属以及医护人员的火线入党申请书、请战微信截图、各类通知公告、出入证、门卫袖章、消毒设备、宣传标语、物资捐赠记录、表彰奖励证书等等，都是学校师生团结一心，全力抗击疫情的见证物，对日后提高学校治理能力、构建学校记忆、传承大学精神具有举足轻重的价值，应当予以及时收集、筛选和妥善管理。

二、高校突发事件档案管理的难点

（一）立卷和收集难度大

高校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。高校突发事件档案鉴于上述特点，兼职档案员在立卷归档过程中难以和常规档案一样，确保相关材料的系统性与完整性，从源头上影响此类档案的质量。

另外，收集是实现高校档案集中统一管理的必然要求，包含着对档案材料的接收、征集和筛选过程。由于形成主体多样化、来源多元化、形成周期不确定、类型多样等特点，相较于高校档案馆每年定向、定期收集的学校各部门所产生的档案，高校突发事件档案收集的面更广，同时在鉴别此类档案材料内容的真实性与有效性、保障移交手续的规范性等方面对档案收集工作的各个环节都提出了更高的要求。

（二）档案文件之间的有机联系弱

根据《高等学校档案管理办法》第三章的规定，高校档案按照内容被分为十一个大类，其分类的实质是机关的职能，即职能来源。

高校突发事件档案产生于多个相关职能部门、来源广泛，但档案内容形成前后相继、档案内容构成相互关联[4]。此类档案经系统整理后，与同一部门产生的其他档案材料可能一起组成一卷;同时反映整个事件处置经过的各类文件、实物材料根据其来源（产生机构）又散存在各形成机关所产生的档案中。由此以来，高校突发事件档案极容易被“湮没”在其他档案中，而不利于系统地保持有关该事件所有文件之间在内容上的有机联系，也不利于日后相关档案的高效利用。

（三）对档案利用服务要求高

高校突发事件档案利用需求具有时效性、成套性、专业性、非常规性等特点，这与高校档案的日常利用需求有很大差别。

例如春季学生返校前，学校基建处根据疫情防控要求，紧急调用学校医院、宾馆的基建图纸，需要将修缮、改建后的房间作为临时隔离点。此类档案利用的时效性要求极高，分秒必争，同时还出现了跨校区调档的要求。这要求高校档案管理部门在短时间內快速做出响应，精准地检索到档案并以多种形式提供给相关部门利用。能否提供高质量的档案利用服务，是衡量高校突发事件档案管理工作水平的重要标准，同时也直接影响着高校对突发事件的处置效率。

三、高校突发事件档案管理能力建设的重点

（一）以制度规则为基础，构建科学合理的高校突发事件档案管理制度体系

提前谋划，科学布局，结合学校此次疫情防控档案管理经验，充分考虑突发事件不确定性、复杂性、紧迫性等特点，根据《办法》及学校已有的档案管理制度，制定适合本校的重大活动和突发事件档案管理制度体系，建立健全相关的归档范围和保管期限表、立卷归档制度、利用及保密制度等，做到档案管理工作有据可依。

（二）以共建共享为理念，探索灵活适用的高校突发事件档案收集与管理模式

高校突发事件档案在收集过程中，应当以事件办理或应对部门（以下统称责任部门）为主体，负责档案的收集与移交，同时倡导“全员、全方位、全过程”参与的档案收集模式，即凡是参与事件应对的协同部门均应参与到相关档案的收集工作中，积极配合责任部门的档案收集工作，如有必要高校档案管理部门可提前介入或直接参与突发事件档案的形成与收集工作，通过征集、购买等多个渠道充实档案资源，适当放宽鉴定条件，做到“应收尽收”，在整理过程中允许出现合理的重复件、复印件，确保归档材料最大程度的齐全、完整，最大限度地还原整个事件的发生和处置过程，并视事件的影响程度，必要时按照专题进行管理，建立专题目录，以便高效地提供档案服务。

（三）以服务大局为导向，全面提高为学校提供信息咨询的能力

高校治理能力和治理体系建设具有前瞻性、科学性、精细化等特点[5]，应急管理能力建设是其中极为重要的内容。高校档案管理部门应积极融入学校的应急管理机制体制建设，与党政决策、医疗保卫、后勤服务部门等相关机构形成系统联动。以全面提升信息咨询与服务能力为目标，以服务学校应急管理需求为导向，以信息技术为手段，及时对馆藏相关档案进行编研和整合，提高档案信息远程服务水平，在日后学校应对突发事件工作中及时发挥强有力的信息咨询与决策参考作用。

（四）以档案记忆观为指引，建构全面而立体的“高校记忆”

“尽可能全面系统地、多角度地、多途径地收集防疫过程中的档案资料是其能够建构真实完整、立体丰富的社会记忆的首要前提”[6]，社会如此，高校亦是如此。此次疫情防控过程足以成为学校发展历史中重要的记忆点，除了学校各相关部门，广大师生也是这一“全民事件”的见证者、参与者和记录者，都成为档案的形成者。形成主体的多元化意味着这些档案将成为“官方记忆”和公众“群体记忆”的载体，能够产生群体认同，在价值体现上更具有文化性、历史性和社会性。高校档案管理部门应以更宽阔的视野，担负起完整留存和呈现这段“记忆”的责任，在做好相关档案资源“收、管、用”的基础上，将其与校史紧密结合，做好编研、展览、宣传等工作，充分发挥其在高校文化育人中的价值，使抗疫历史得以记录，抗疫精神得以传承，助力形成“人人都是学校历史的参与者，人人都是学校记忆的创造者，人人都是学校发展的见证者”的校园文化氛围，进一步引导广大师生主动参与学校文化建设、传承与创新。

四、结语

综上所述，高校突发事件档案管理是高校档案管理的重要组成部分，是高校档案管理部门参与学校治理体系与治理能力现代化建设、以档案信息服务学校决策、以历史记录构建“高校记忆”的必然要求。高校档案管理部门应着眼大局、面向需求，以“抗疫档案”管理为契机，构建符合学校实际的突发事件档案管理体系，提高学校突发事件档案的管理能力和服务水平。

参考文献：

[1]华人民共和国国家档案局. 国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知.中[EB/OL].（2020-02-07）.https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/.fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[2]中华人民共和国国家档案局.《重大活动和突发事件档案管理办法》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布.[EB/OL].（2020-12-31）.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202012/57004c498cb64e5da853329032273a98.shtml.

[3]邓军彪，刘锐腾.社会治理视域下高校学工部门对突发公共卫生安全事件的处置策略[J].学校党建与思想教育，2020（20）：64-66.

[4]胡康林.突發事件档案的特征、类型及其开发意义[J].档案管理，2018（1）：87-90.

[5]魏楚元，汪洋海容，孙绪华.以信息化推进高校治理体系和治理能力现代化：北京建筑大学的经验与启示[J].北京教育（高教版），2021（4）：12-14.

[6]郭若涵，徐拥军.后现代档案学理论在突发公共卫生事件档案管理中的应用[J].档案学通讯，2020（3）：60-67.

作者单位：长安大学档案馆