纸质档案与电子档案保护的差异及对策研究

温倩倩

一、引言

自我国东汉发明造纸术以来，档案的书写方式以及载体发生了很大变化。纸作为一种相对新型的材料受到更大欢迎，逐渐成为记录档案的主要载体材料。纸具有质地轻、柔软、价格低、书写方便等优点。随着社会的进步，机械化造纸使纸张数量增长的速度加快，而质量却下降，导致纸质档案的寿命大大缩短，引起了社会对纸张优劣、档案耐久性的广泛关注[1]。档案界也由此加大了对纸质档案保护研究的重视。随着科技的快速发展，出现了电子档案。电子档案信息内容的传输可以不受时间与空间的限制，易于存取。但是，与纸质档案不同，电子档案通常要借助于一定的技术设备读取信息内容，因此对纸质档案与电子档案要采取不同的保护措施，有利于更长久地保存档案，延长档案的使用寿命。

二、纸质档案与电子档案保护的差异

（一）保护思想的差异

档案一旦遭到损坏就很难再恢复原貌，严重的甚至无法修复，造成难以弥补的损失，因此“防患于未然”对档案保护而言有深刻的意义。纸质档案记录的信息内容与载体是合为一体的，纸质档案保护强调“以防为主、防治结合”的基本方针，“防”和“治”的界限非常分明[2]。

对于电子档案的保护思想，主要体现：一是传统的“防”和“治”两者的界限越来越模糊，哪些内容属于“防”，哪些内容属于“治”已很难界定。电子档案“治”的内容更加复杂多变，因为它的寿命与技术密切相关，涉及软件、硬件、标准、载体成分等多个方面，因此更强调信息的恢复[2]。在如今的信息化时代，数据一旦不小心丢失，要想恢复就变得异常困难。所以，对于电子档案的保护要贯彻执行“预防”环节，除了培养对电子档案载体保护的意识，保护电子设备及各种软件等，还应贯彻落实对系统维护和自文件产生时的全程防护的思想。因此电子档案的保护思想上需要强调前期“防”以及全程“防”。

（二）载体材料保护的差异

对于纸质档案来说，纸张是承载纸质档案信息内容的载体材料，纸张的理化性能和耐久性对档案的长久保存起着决定性作用。 在长期保存档案过程中，纸张会受到内因与外因的影响，逐渐发生老化，其内因是自身内部结构的变化，外因则会受到外部不利环境因素的影响。纸张老化的快慢程度主要是内因即纸张自身材料的构造起着决定作用，材料构造不同其老化的快慢程度也有一定的差别。对于如何选择造纸的原材料，有一些標准可以参考，比如纤维素含量高、木素含量低、杂细胞少的植物纤维作为原料生产制造出来的纸耐久性更高，利于长期保存，属于比较好的造纸原材料。

电子档案的载体材料一般是磁盘、光盘等。主要构成材料为聚酯底基，这种材料本身会产生静电，使光盘及磁盘吸附大量的黏土、灰尘，从而导致光盘或磁盘出现发霉或磨损现象，进而破坏了磁盘及内部存储的信息，使其失去其应有的价值[3]。纸质档案的载体材料是纸张，显然，电子档案的载体材料与之相比有很大不同，那么就要根据各自的特性采用适合的相对应的载体保护措施来延长它们的寿命，发挥档案资源的价值。

（三）信息内容保护的差异

纸张和其所记载的信息内容是合为一体的，信息内容要书写在纸张上，若想将以文字形式记载的信息内容被完善保存，首先必须保护好载体材料即纸张。

电子档案的数据信息和载体材料不是融为一体的，记录的信息内容很容易被恶意篡改、盗窃甚至是销毁，并且对于档案工作人员来说很难发现痕迹，这一点跟纸质档案相比有很大差异，纸质档案表面的字迹如果被人改动，通过人的眼睛观察大体就能有所察觉。正是由于电子档案本身的特殊性，所以对于保护记录的信息内容相比纸质档案更加困难。此外，电子档案还面临着一个潜在的危险，存在很多安全隐患，比如电脑病毒，它能在我们没有察觉的情况下监视电脑的运行，并且对电脑内的数据信息进行修改、盗取等。由于电子档案存在这种安全隐患，所以在信息内容保护方面，电子档案比纸质档案存在更大的难度，更需要信息技术的支撑。

（四）外界环境保护的差异

档案保护的环境是指档案所处环境内的温湿度、光线、空气污染物等。纸质档案一般是保存在档案库房中，那么库房的环境条件起着至关重要的作用。首先，温湿度对纸质档案来说是最基本的条件也是最经常起作用的。我国《档案馆建筑设计规范》中规定的范围，档案库房温度标准为14℃～24℃、湿度标准为45%～60%，尤其要注意防止库房高温，以免过热致使树脂、石蜡软化，影响字迹与纸张结合[1]。当温度越高，纸质档案产生的化学反应越快，会产生热老化，降低纸张的韧性，对档案造成很大的损坏。温度过高还会引起字迹扩散、字迹模糊不清等现象。例如复写纸、圆珠笔字迹等。而潮湿的档案库房环境会引起字迹材料受潮褪色，也会造成字体模糊不清晰，无法正确识别档案信息内容。

对于电子档案而言，不适宜的外界环境也不利于长期保存。由于电子档案本身要依靠数字存储设备，虽然数字存储器所需要的空间不大，但是其内部的电子元器件的构造，也对环境要求极为严格[4]。如果温度过高会对片基及胶片产生严重影响，造成胶片的卷曲、变形、片基老化、变脆、永久失去韧性以及胶片粘连、影像模糊等严重后果。此外，不适宜的环境还会使光盘存储介质发生氧化反应，造成信息内容识别不准确的后果。高湿的环境会加速载体的老化和失效，底基材料老化的速度变得更快，也会降低光盘的亮度，使其不能读取信息内容亦或者读取的是错误信息内容。

三、纸质档案与电子档案保护的对策

（一）确立相应的保护思想

意识指导人的行为，正确的意识会使事物朝着积极的方向发展。由于纸质档案与电子档案在保护思想上存在些许差异，那么我们就要确立相对应且正确的保护思想。不管是纸质档案还是电子档案，最终目的都是最大限度延长档案的寿命。遵循这一保护思想，采取各种具体的措施来保护档案。在前面分析差异时提到，纸质档案载体与记录的信息内容是合为一体的，信息内容要写在纸张上。保护好载体材料即纸张，以文字形式记录的信息内容也基本得以保存。那么首先要树立保护好纸质档案的载体材料即纸张的这样一种保护意识。另外，纸质档案保护强调“以防为主、防治结合”的保护思想，“防”和“治”的界限非常分明[2]。对于“防”的阶段要坚持主动预防的保护思想，对于已经遭到损坏的档案，要采取“治”的保护思想，积极进行档案的修复，最大程度延缓纸质档案的寿命。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

由于电子档案的数据信息内容一旦丢失不容易恢复，因此尤其需要加强预防的保护思想，防患于未然。电子档案的技术高低直接影响着其保存寿命的长短，技术高则更利于电子档案的长期保存，电子档案的保护思想更加注重数据信息的恢复，也即“治”的思想。电子档案还必须要有专业人员进行全程监管的保护思想，要加强对电子档案载体保护的思想，还要加强定期进行系统维护和自电子文件产生时的全程防护的保护思想。

（二）延长载体材料的寿命

纸质档案的载体材料是纸张，不同的纸张材料，其老化的快慢程度也有很大的差别。若想制造出来的纸张质量好、韧性强、耐久性高，那么对造纸过程所需要的植物纤维原料要有一定的要求，比如纤维素的含量应大于40 %，而且它的含量越多越好，但是与之相反的是木素含量则越少越好，半纤维只需适量。作为造纸术的发源地，我国手工造纸技术发达，制造出来的纸张柔软，耐久性好。比如享有“纸寿千年”美誉的安徽宣纸，质地柔软，洁白平滑，经久不脆不变色，故而有益于长久保存。延长纸张的保存寿命，首先从纸张本身考虑，选择符合优良标准的造纸原料，同时对造纸的工艺流程也要不断更新优化，利用先进的造纸设备，尽量减少造纸过程对纸张造成的伤害。

电子档案的载体材料主要是磁盘、光盘等盘基材料。盘基材料的品质要求一般是纯度高、杂质少;薄厚度比较均匀;耐热性好，不易老化等。另外，因光盘自身较薄，在保存叠放时不要放太多，以免造成压力过大损坏光盘表面，无法进行信息的读取，可以将光盘竖立存放，减少叠放对光盘表面造成的压力。

（三）加强电子档案信息安全防护

保护纸质档案就要提高纸张的耐久性，保护字迹不受损坏。电子档案的确给档案工作带来了很大便利，同时也要思考的是网络的信息安全问题。由于电子档案的载体和记录的信息内容二者之间是非融合的，这就会带来信息内容被修改、盜取甚至被销毁的潜在危险。档案管理部门可以定期对电子档案进行纸质档案打印作为备份[5]。此外，电子档案还面临着病毒侵害的危险，因此就需要及时采取一些安全防范措施对电子档案的信息安全进行有效防护，比如在电脑保护技术上可以实施个人身份认证信息技术、访问权限技术、病毒侵害防范控制技术等。随着高科技的日益进步，电子档案的保护技术也要与时俱进，不断更新。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，检察是否存在病毒[6]。

（四）调控适宜的保护环境

对于档案保存的寿命主要受到内因和外因的双重影响，从内因角度看是档案载体材料本身的耐久性，即各种理化性能的稳定性。从外因角度看，主要受环境影响。其中内因是本质起着决定性作用，而外因对档案也有很大影响，不同的保存环境对档案寿命会产生不同的影响，因此外因也不可轻视。影响档案的外部环境因素主要有温湿度、光的化学反应等。因此，档案部门要调控好档案库房的保管环境并定期进行库房环境检查，如检查温湿度是否在国家要求的控制范围之内以及库房内的光照是否达到标准、空调温度是否适宜，在进行库房检查时如果发现落下灰尘应及时擦去。电子档案除了要调控空气温湿度、防止空气污染物以外还要注意保持信息读取器表面的清洁，还要保护好电脑设备，防水、防火、防盗。库房外围结构上也应及时采取必要的隔热层和防潮防护措施，灰尘也会损伤光盘表面，导致数据丢失，所以还要注意防尘。另外，紫外线的长久照射也会加速纸的老化，所以在档案馆的库房中也要注意避免光照。

四、结语

档案具有原始记录性， 对于保存人类历史文明具有非常重要的历史价值，是人类宝贵的文化财富。对档案进行保护是每一位档案工作人员的基本职责，也是档案部门的重要工作内容之一。如今的互联网时代，电子档案为档案利用者带来了很大便利，而纸质档案的重要地位是电子档案所不可替代的，二者各有优缺点。所以，在实际的档案管理工作中，档案人员要将纸质档案与电子档案相互结合，要根据各自的特性采取适宜的保护措施，使其发挥各自的优势，提高档案保护的水平，促进和推动我国档案事业的发展。

参考文献：

[1] 张美芳，唐跃进. 档案保护概论[M]. 北京： 中国人民大学出版社，2013.

[2] 罗秀梅. 浅谈电子档案与纸质档案保护方面的比较[J]. 黑龙江史志，2010（23）：57.

[3] 林烨. 电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J]. 办公室业务，2016（1）：150.

[4] 曹丙贵， 罗长文. 试论纸质档案与电子档案的融合[J]. 兰台内外，2020（29）：7-9.

[5] 胡凤燕. 基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J]. 兰台内外，2021（10）：34-36.

[6] 王少贞. 电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及电子档案的安全管理[J]. 办公室业务，2016（22）：121-122.

作者单位：安徽大学管理学院6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B