北京市档案服务外包工作问题与对策

马秋影 张译元

为全面了解北京市档案服务外包工作现状，认识档案服务外包工作中的问题，加强对全市档案服务企业的服务和监管，2021年北京市档案局牵头组织对本市141家机关、团体、企事业单位进行了调研，并提出相关对策建议。

档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案整理、数字化、寄存、管理咨询、开发利用、销毁等服务的行为。在本次调研的141家單位中，采取档案服务外包的有98家，占69.5%。这98家单位中，档案服务外包主要有6种形式：档案整理服务外包84家，占85.7%；档案数字化外包77家，占78.6%；档案寄存外包13家，占13.3%；档案管理咨询服务外包7家，占7.1%；档案开发利用外包6家，占6.1%；档案销毁外包2家，占2.0%。可以看出，档案服务外包已经成为一种趋势，其中对专业性与人力要求较高的档案整理服务外包和档案数字化外包的需求最大。

本次调研共涉及50家档案服务企业，多为小微企业。从注册资本看，24家企业注册资本小于或等于1000万元，占48%。从人员规模看，企业人员规模小于10人的6家，占12%，10-99人的企业27家，占54%，100人以上的企业17家，占34%。从涉密资质看，30家档案服务企业取得涉密资质，占60%。

一是档案服务外包工作监管体系不健全。目前，档案工作的监督主体为各级档案主管部门，而档案服务行业的市场准入资质主要由工商税务部门负责，各部门之间没有建立良好的联络互通机制，导致事前、事中、事后监管衔接不顺畅。

二是档案外包单位对档案服务外包工作的管理薄弱。一些外包单位发包前无规范细则引导，没有遴选适合的档案服务企业，如档案服务企业不具备保密资质、有境外投资背景等。发包过程中个别单位没有与档案服务企业签订协议，缺乏必要的法律约束，协议约定内容不符合《档案法》要求，如有些委托协议没有约定服务的范围、质量和技术标准等内容。发包结束后没有对外包工作进行质量验收检验，影响档案工作质量。此外，档案外包单位对外包工作场所管理不到位。档案服务企业的工作场所原则上应单独设立，但个别外包单位却允许档案服务企业工作人员进驻档案室进行文书档案整理及数字化工作，存在档案丢失、损毁等安全隐患。有些外包单位缺少视频监控设备，无法对外包工作场所进行全程监管。

三是部分档案服务企业服务质量不高。部分档案服务企业没有建立档案服务管理制度，导致工作中无章可循、无规可依，随意性很大。部分档案服务企业从业人员没有经过系统的档案业务培训，业务能力不足，对档案标准规范理解不到位，导致档案整理质量不符合要求，严重影响外包单位的档案工作质量。

（一）提高对档案服务外包工作重要性的认识

加强档案服务外包工作是社会发展的必然要求。从全国档案服务企业发展看，档案服务外包已经成为新兴的服务产业，规模不断扩大，水平持续提升，作用日益凸显。档案服务企业运用现代化档案管理知识、技术等要素提供的档案服务贯穿档案工作管理的各个流程，其档案服务质量直接影响档案资源、档案利用和档案安全建设成效。

加强档案服务外包工作是档案法律法规的重要内容。新修订的《档案法》首次从国家法律层面对档案服务外包工作进行规范。《档案法》第二十四条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。”第四十九条还对档案服务企业在服务过程中的违法行为做出了具体规定。这些规定为加强档案服务外包企业管理、促进档案外包服务行业健康有序发展指明了方向。

加强档案服务外包工作是落实档案行业宏观政策的实际行动。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“建立档案服务外包安全工作监管机制，着力对安全风险较高的寄存托管、数字化、信息系统建设等重点领域实施监管。”

（二）完善档案服务外包工作顶层设计

全面贯彻落实新修订的《档案法》中关于档案服务外包的规定，按照“放管服”改革要求和优化营商环境的决策部署，进一步建立健全档案服务外包工作制度。适时修订地方性档案法规，增加关于档案服务行业监管的内容，全面认定档案服务行业的监管主体、监管权责、监管事项、监管程序及惩处措施等方面内容，有序引导档案服务行业监管工作，保障监管效力。

（三）加强对档案服务企业的监管

档案主管部门要建立档案服务外包安全工作监管机制，着力对安全风险较高的寄存托管、数字化、整理等重点领域实施监管，确保外包档案实体和信息安全。档案主管部门要依法依规加强对档案服务企业的监管，引导企业合规经营，合法参与市场竞争，继续将档案服务外包工作作为执法检查的重要内容，探索对档案服务外包企业实行“双随机、一公开”执法检查的路径。对违反档案法律法规规章、危及档案安全保密的行为，要坚决依法查处。

（四）加大对档案服务企业指导

引导档案服务企业建立健全档案服务管理体系，加强人力资源、业务、质量、安全、保密、风险管理，完善各项规章制度，特别是现场管理制度。指导档案服务企业提高业务能力，督促企业严格执行国家及地区档案业务标准、规范，提升服务质量。档案主管部门定期或不定期开展送档案法律法规和标准规范、档案业务知识进企业活动，为员工业务培训和继续教育提供便利和帮助，加强档案法律法规、安全保密、职业道德教育，支持有条件的企业员工按规定申报档案专业职称等。各级档案主管部门、档案馆要充分发挥人才优势、技术优势，积极参与对档案服务企业的指导，帮助解答业务疑难问题，加强对进馆档案业务指导和质量检查，确保移交进馆的纸质档案和档案数字化成果质量符合要求。

作者单位：1.北京市委办公厅（北京市档案局）

2.北京市专业通讯局