信息时代如何做好档案管理工作探思

杨晓波

摘 要：作为机关单位管理体系的重要组成部分，档案管理工作的整体质量直接影响着机关单位的管理水平。随着信息时代的到来，传统的档案管理模式显现出了一定的滞后性和低效性。这就要求档案管理部门必须要坚持与时俱进的基本原则，针对档案管理模式进行改进和创新，争取在提高档案管理质量和效率的同时，也能促进机关单位管理体系的优化与完善，从而顺应时代的发展趋势。基于此，本文首先对信息时代下的档案管理工作的内容和特点进行了介绍，然后结合机关单位档案管理的基本情况，着重阐述了信息时代做好档案管理工作的有效策略，希望能够对相关管理人员有所启示。

关键词：信息时代;档案管理;工作方法

引言

近年来，在基层党建工作大范围开展的影响下，档案管理工作在党建工作体系当中的重要地位日益突出，對于档案管理部门及相关管理人员来说，只有不断强化档案管理的实效性，才能为提高党员干部的党性素养提供可靠的保障，进一步落实基层党建工作的基本要求。随着信息时代的到来，档案管理工作面临着全新的发展要求和目标，加强档案管理信息化建设已经成为当务之急，因此我们必须要对创新性的工作方法进行积极探索，这样才能将档案管理的有效价值充分体现出来。

1.信息时代下档案管理工作的概述

档案管理是指对档案信息进行搜集、整理、存储、保管和编辑等工作，随着当今时代科技的发展，受信息技术和互联网技术的影响，档案管理变得越来越方便。新的管理方式解决了档案管理复杂性和效率低等问题，同时也降低了管理人员在管理上投入的时间和精力，同时还提高了工作的准确率[1]。便利的同时也带有一些局限性，为了使信息管理工作得到保障，在使用新技术的同时，要求必须由行政部门进行监督和指导，以保证管理的有效性和可靠性。档案管理在发展中形成两个特点：其一是当今时代信息管理不得违反与之有关的法律条文，严格依照行政部门要求进行;其二是当今时代档案管理系统已经系统化，电子档案逐步代替纸质档案。

2.信息时代下做好档案管理工作的实践策略

2.1完善登记工作

当前，随着科技的发展，档案管理工作应用信息技术大面积普及，随之而来的也有一些弊端，档案管理工作在系统上较为分散，给技术人员带来管理的困难，而且可能还会发生意外灾害，如遇到自然灾害等无法避免的因素，造成档案信息的丢失，从而影响信息的真实性和完整性。针对这个问题，计算机的强大功能起到重要作用，这是一项以数据库为核心的运行模式，包括数据采集、数据加工应用到各个信息系统。计算机强大的存储能量为档案管理工作提供了良好的环境，而计算机另一特点自动化则减轻了工作人员的负担，思维逻辑较强为信息系统的条理性提供了更大的可能性。技术人员可以借助此功能整理分散的信息，将其做好登记记录，以便后续归入总系统，防止档案的的丢失，总系统有记录与备份，如遇到丢失的情况，可以从总系统调出相应的资料。与此同时，计算机还有其特有优势，可以将信息做好分类、整理工作，方便工作人员随时查找信息和补充，方便应对各种突发状况[2]。

2.2完善管理体制

传统档案信息管理的弊端就是整个信息系统较为分散，在记录的过程中，可能造成信息的丢失和缺失，是信息无法保存完整的主要原因，使档案管理系统缺少可靠性与安全性，所以档案管理体制的创新成为了解决此问题的重要策略。信息越来越多，如不建立完整的档案信息管理体系，将会无法记录完整的数据信息。鉴于此，档案管理部门首先就要建立档案管理的网络平台，将信息采集、信息存贮、信息管理等工作环节纳入统一管理体系当中，这样不仅能够提高档案管理工作的整体质量和效率，而且还能强化档案管理体系的完整性和系统性，这对避免档案管理资源的极大浪费是十分重要的[3]。此外，档案管理部门还需要建立档案管理标准，针对数据格式、管理方式等内容进行明确规定，不断推进档案管理标准化建设，这样才能切实提高档案管理的信息化水平，从而最大限度的减少安全风险。

2.3加强档案资源共享

相较于传统的档案管理模式，信息化档案管理最显著的特点就是具有较强的共享性，凭借现代管理技术的此项优势，档案管理部门可以将档案资源形成一个整体，这样不仅方便查找和使用，而且还能促进档案管理体系的完善。因此，档案管理部门必须要充分发挥信息技术的应用优势，借助信息技术对档案资源进行分类，同时形成一个系统的信息链，以此实现档案信息资源的共享。与此同时，档案管理部门还需要明确各项管理工作的职责和范围，并将管理职责落实到个人身上，这样才能在资源共享的基础上进行相互监督，从而确保档案信息资源得到保护。

2.4加强人员培训

作为档案管理的组织者和践行者，档案管理人员的业务水平直接决定着档案管理的整体效果。在信息时代背景下，要想更好地落实档案管理工作的基本要求，各级政府及相关职能部门必须要加强对档案管理人员的专业培训，不断提高他们的业务水平，以便更好地满足档案管理信息化建设的实际需要。一方面，需要加强对档案管理人员的理论培训，促使他们能够掌握丰富的理论知识，同时认识到档案管理信息化建设的重要性和必要性，这样才能在理念层面引导管理人员进行改变，从而调动他们的积极性。另一方面，需要为档案管理人员提供丰富的实践机会，促使他们能够将计算机技术、通信技术和网络技术应用到档案管理工作当中，并在实际工作中总结问题和经验，以此强化档案管理人员的技术素养，从而提高档案管理队伍的整体素质。

3.总结

以上文章可得，在当今时代信息化的基础上，首先要提升那个档案管理的质量水平，为此必须顺应新时代的科学技术发展，将信息管理事业和现代化相结合落到实处，做到档案管理和新时代的科技发展完美结合。其次在对档案管理制度的不断创新和体系的完善中，管理人员要提高对管理手段的创新意识，为档案管理事业铺开平坦的就前进道路，最终达到所预期的管理效果。

参考文献：

[1]宗孝丽.信息时代如何做好档案管理工作[J].工作指导，2018，10（04）：101.

[2]吴明清.信息时代如何做好档案管理工作[J].经营管理者，2017，9（15）：114-115.

[3]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018，14（02）：86.