事业单位人力资源档案管理效率及管理水平提升探究

陈浩

（单县人力资源和社会保障局）

在当前的时代背景之下我国社会经济及科学技术都获得了飞速发展。对于当前的事业单位而言，面临着诸多挑战以及各种发展机遇。为了保障事业单位实现健康、稳定以及持续性发展，这就需要事业单位强化内部经营管理工作。在事业单位内部管理过程当中，人力资源档案管理是十分重要的一项内容，同时，人力资源档案管理也会对于事业单位今后的生存以及发展造成直接的影响。结合目前实际情况进行分析，事业单位虽然进行了人力资源档案管理工作，但仍然存在诸多漏洞以及各种不足。因此，这就需要事业单位对于人力资源档案管理工作给予高度的重视，要正视其中的问题，要求事业单位能够清醒地意识到档案管理工作的重大价值和重要意义，还需要采取合理有效的方式促使档案管理水平和管理效果得到提升。

一、事业单位人力资源档案管理的重要意义

对于当前的事业单位而言，人事档案资料管理是不可忽略的一项内容，对于事业单位今后稳定、健康发展发挥着极为重要的作用。对于当前事业单位的领导层和管理层而言，需要充分地意识到人事档案管理工作的重要意义。通过人事档案资料可以对每一位员工的基本状况进行掌握和了解，在领导层进行决策的过程之中人力资源档案也可以发挥重要的指导性作用，有利于提升决策的科学性以及针对性，还可以促使人力资源作用得到最大限度的发挥，让事业单位内部所有人员都可以为单位贡献自己的力量，提高事业单位的凝聚力和向心力，这对于促进事业单位健康、稳定发展是至关重要的[1]。另外，从员工的层面对事业单位人力资源档案管理工作进行分析和探讨，借助档案管理工作可以充分地了解各位员工的个性特点、综合能力和综合素质，同时，可以结合相应档案资料使每一个员工都可以被安排在最恰当的岗位上，这样才能让每一个员工都可以在自己的岗位上发光发热，实现人尽其才，同时，这对于提高员工归属感也有着重要价值和意义。在事业单位实际的经营管理过程当中，管理层也需要高度重视提高事业单位自身的社会效益和经济效益。为促进事业单位健康、稳定及持续性发展，需要事业单位管理人士高度重视人力资源档案管理工作，要求事业单位管理人士能够充分了解员工的业务能力、性格特点以及综合素养，切实地保障各项工作分配的合理性以及科学性，避免产生人力资源错配的问题。另外，在事业单位人力资源档案管理过程当中，任何人员的工资调整以及职称评定等都会有所体现。一般而言，人事档案资料管理人员需要对于员工各方面信息进行真实、有效记录。对于事业单位来讲，人事档案资料不仅能够对员工各种行为起到一定的约束作用，通过人事档案资料还能够最大限度地让员工的潜能得到挖掘，有利于增强员工个人能力以及提升员工素质，促使员工更好地为事业单位发展贡献自身的力量。因此，在事业单位开展日常经营管理工作的过程当中要高度重视人事档案资料管理工作，要提高管理水平和管理效率，这是相当重要的一项举措[2]。

二、事业单位人力资源档案管理的主要特点

（一）人力资源档案管理具备多样性

当前，事业单位进一步强化档案管理工作有利于优化人力资源配置。人事档案资料主要涉及员工认证材料、学历材料、奖惩材料，等等。同时，包括员工的岗位晋升信息、具体工作信息和其他方面的信息，涉及员工的薪资待遇、福利待遇、社保信息，等等。从人力资源档案的表现形式进行分析，其主要包括了下列几大表现形式，分别是影音录像、照片图像、磁盘以及纸质载体，等等。所以，人事档案资料其总体上表现出多元化的特点，应当要求相关档案管理人员采取针对性方式进行管理，提升管理质量以及管理效率[3]。

（二）人力资源档案管理具备阶段性

当前，事业单位对人力资源档案管理工作加以改革、调整和优化并不是一朝一夕就能够完成的。实际工作开展和实施的过程当中还存在着诸多的困难和问题，要求档案管理人员充分地意识到这项工作的复杂性和系统性，具体工作主要分为三个阶段，分别是档案形成阶段、发展阶段和员工离退休阶段[4]。所以，人力资源档案管理工作本身具有阶段性。在形成阶段，主要涉及的信息是基础性的档案信息，一般涉及基本资料、个人信息，包括年龄、专业、学历，等等。发展阶段，主要就是指员工在事业单位日常工作开展的过程当中逐步累积的档案信息资料，一般包括业绩考核情况、职位调动、晋升等情况。而员工离退休阶段的档案资料主要包括员工在退休或是离职过程当中所累积的大量信息资料，对于这些信息资料都需要相关档案管理人员给予重视，同时，要进行合理的归纳和总结。

三、制约事业单位人力资源档案管理水平提升的主要因素

（一）管理理念陈旧

传统的人力资源档案管理是秉承陈旧的管理理念，往往只是片面地对档案资料进行保管或者存储，未能挖掘人力资源档案的重大价值和发挥其重要作用。此外，人事档案资料管理过程当中往往采取僵化管理模式，导致档案资料形同虚设，人事档案资料的作用不能在事业单位当中充分地体现出来。尤其是很多事业单位内部也未能构建完善和科学的人才数据库，无法切实地保障人事档案资料可为事业单位领导层决策提供相应的参考依据和有力的支撑。另外，事业单位内部要高度重视人事资料管理工作，但是，大部分人事资料只是在员工岗位调动、职位晋升或者评定职称过程当中才会被调用，平时基本上置之不理，整体利用效率过于低下，这对于事业单位健康、稳定和持续性发展会造成负面影响[5]。

（二）未充分利用信息技术

当前，我国科学技术以及社会经济得到了快速的发展，尤其是信息技术日新月异，在社会诸多领域以及各行各业都得到了广泛的应用，继而显著地提高了自身管理效率以及质量[6]。但是，当前在事业单位内部进行人事资料管理过程当中还未能充分地对于先进信息技术进行有效利用，导致管理工作效率低下，不利于提高事业单位管理水平和管理质量。虽然部分事业单位管理人士已经意识到了信息技术重要作用，同时，试图将信息技术使用在人力资源档案管理过程当中，但是，由于相关档案人员未能熟练掌握和运用信息技术的相关使用技巧，在实际应用的过程之中也可能存在不规范的行为，导致信息技术的作用大打折扣，这也制约了事业单位人事管理工作效率和质量的提升[7]。

（三）管理人员素质不高

部分事业单位内部的档案人员的素质和能力相对较低，这直接制约了人力资源档案管理工作效率以及水平的提升。从根本上而言，人事档案管理本身是一项比较专业和复杂的工作，尤其是在新的历史时期对于相关档案人员的素质和能力也提出了更严格的要求。然而，结合目前事业单位实际管理情况进行分析，相关人力资源档案管理人员的素质仍然偏低，一般来讲，事业单位常常安排一些非专业性档案管理人员担此重任，或是调派年龄较大的人员进行档案管理工作，导致人力资源档案管理水平和管理质量难以得到有效提高。尤其是年龄较大的员工思想观念陈旧，甚至部分人员对于信息技术有一定误解或是排斥的心理，即便意识到了信息技术的重要作用，也难以熟练加以应用，无法让信息技术真正的作用发挥出来。同时，部分年龄较大的员工在进行档案资料管理的过程之中因循守旧，不懂变通，或者过度依赖经验，不能够严格按照规范对信息设备进行合理操作等，这就导致管理效率和管理质量难以提升。例如，将纸质档案转变成为电子档案的过程当中存在很多的纰漏和问题，甚至出现部分档案资料损坏或丢失等情况[8]。

四、提升事业单位人力资源档案管理效率及水平的策略

（一）加强应聘者信息记录

在当前的时代背景之下，要提升事业单位人力资源档案管理水平和管理效率，需要清醒地意识到人力资源档案管理工作的重要价值和重要意义[9]。事业单位对于员工进行招聘的过程当中，通常都需要经过层层的筛选，并且在招聘人员的过程当中采取多样化方式对于应聘者进行考核，在面试考核的过程当中一般将应聘者的应变能力、个人表达能力、仪容仪表以及判断能力等基础性信息纳入人事资料当中，同时，对于应聘者的整体状况进行评价，并将相应评价记录到人力资源档案当中。另外，某些事业单位为了考察应聘者是否达到事业单位各大岗位要求以及标准，通过笔试的方式考核应聘人员的综合能力和综合素养。对于笔试成绩以及笔试试卷等资料，也需要相关档案管理人士进行妥善保存，要避免资料丢失或者损坏，从而方便在未来进行调用。

（二）科学合理地使用现代化工具和技术手段

在信息技术快速发展的背景下，各大事业单位在经营管理的过程当中更加需要合理以及科学地使用现代化工具和技术手段，只有这样才能提高事业单位的管理水平和管理层次。在事业单位人力资源档案管理工作开展的过程当中，要使用网络技术、数字技术以及通信技术构建可共享、标准化以及规范化目录数据库以及内容数据库等，这对于提高人力档案管理水平和管理质量有着至关重要的意义，同时，能够提高档案管理效率。另外，在人力资源档案管理的过程当中，需要实现信息化管理，要通过信息技术促使人力资源档案管理效率得到提高。这要求在档案信息化管理的过程当中详细准确地记录员工的业绩状况、工作经历基本信息、业绩考核信息以及各项荣誉信息等，只有通过全面记录员工的各方面的信息，才能更准确地对于员工的综合素养和综合能力进行评估，这有利于合理地安排员工的岗位并实现人尽其才[10]。

（三）建立健全人力资源档案管理制度

对于当前的事业单位来讲，在进行人力资源档案管理工作的过程当中需要构建完善和科学的管理制度，要通过相应档案管理制度对于各岗位人员的行为进行必要约束和规范。此外，需要结合自身的实际状况，对于相应制度加以优化，要构建和完善档案审核鉴定制度、档案分类管理制度以及档案收集处理制度。制度管理过程当中，要求做到责任到人，要全面贯彻落实各项规章，一旦发现问题，要及时采取措施加以解决。同时，需要追究相关负责人的责任，避免出现问题之后互相推诿责任的状况产生。对于事业单位档案管理人员来讲，需要充分意识到人事档案管理工作本身是一项艰巨和长期的工作，要求在工作的过程当中不断发现问题以及解决问题，促使人力资源档案管理水平和管理效率不断得到提高，这对于实现事业单位的健康、稳定和持续性发展是至关重要的。

五、结语

综上所述，在当前的时代背景下我国社会经济及科学技术获得了飞速发展，同时，市场竞争也日益激烈。对于当前的事业单位而言，在经营管理的过程当中需要强化人力资源档案管理工作，要通过优化人力资源档案管理促使事业单位的核心竞争能力得到提升。但是事业单位在实际经营发展过程当中仍然受到诸多方面因素的制约和影响，其人力资源档案管理水平和管理效率普遍较为低下，这对于事业单位长久健康发展会造成不利的阻碍和影响。所以，需要事业单位管理人员充分地意识到人事档案管理工作的重要意义和重要价值。在人事档案资料管理的过程当中不仅要强化信息化建设，还要促使档案管理人员职业素养和专业水平得到提高，只有这样才能让事业单位人力资源档案管理水平和管理质量得到全面的提升。