高校实验仪器设备管理系统的建设与开放共享

孙毅超， 肖 帅， 吴 浩

（大连理工大学海岸和近海工程国家重点实验室，辽宁大连 116024）

0 引 言

实验室仪器设备是高校进行创新型人才培养、科学研究和学科建设等各项工作的必备物质条件和基础设施支撑，同时也是衡量一所高校综合实力的重要指标［1-3］。近年来，随着“新工科”与“双一流”大学建设的推进，在中央各部委和地方政府的大力支持下，高校实验室所购置的仪器设备无论在数量上，还是价值上都呈现井喷式增长［4-5］。如何科学、系统地对仪器设备进行整合管理与开放共享，提高实验仪器设备，尤其是高端精密大型仪器设备的利用率，使其最大限度地发挥利用价值，成为亟待解决的问题［6-7］。

1 高校实验仪器设备的管理现状及问题

我校是教育部直属全国重点大学，也是国家“211工程”和“985工程”重点建设高校，并于2017年入选国家首批“双一流”建设高校。学校建设有3个国家重点实验室、6个教育部重点实验室和31个辽宁省重点实验室。随着近几年仪器设备的持续更新与购置，40万元以上大型仪器设备的数量大幅增长，导致学校实验仪器设备管理中存在的问题日益凸显。

1.1 信息化管理程度低

传统的仪器设备管理通常采用人工表格登记的方式，由实验室专管人员将借用的相关信息记录入册。预约手续繁琐，且往往会产生大量纸质数据，不便于仪器设备的快速查询与追踪，导致管理效率低下。自2016年起，部分实验室开始自主建设信息化的网上仪器设备管理系统，但由于缺少专门的维护机构和正规的管理办法，网站大多功能单一，利用率不高。

1.2 开放共享水平低、机制不健全

实验仪器设备通常以实验室或学院为单位进行保管，早期由于开放共享的观念尚未深入人心，设备负责人往往希望优先保证实验室或课题组内部人员使用。而不完善的管理办法和不健全的奖惩激励机制，进一步降低了负责人的共享意愿，导致仪器设备的部门化、课题组化甚至个人化，继而引发了诸多问题［8-10］。

1.3 仪器设备的重复购置和资源浪费

中央财政、地方财政拨放经费后，学校将仪器设备的采购建设与规划论证的自主权分别落实到各实验室。由于学校对于仪器设备开放共享的管理机制尚未健全，客观上导致实验室之间的信息闭塞，由于科研人员碍于情况不明和繁琐的租借流程，向其他实验室租借仪器设备望而却步，因而造成了部分通用仪器设备的重复购置，同时也导致大型仪器设备的利用率不高，产生高额的维护费用，造成资源的极大浪费［11］。

2 仪器设备管理系统的信息化建设

为解决实验仪器设备管理中存在的一系列问题，构建信息化的管理体系，校实验室与设备管理处基于B/S模式（Browser/Server、浏览器/服务器模式）建设如图1所示的大型仪器设备共享管理系统。B/S模式可通过Web浏览器直接实现用户工作界面，无需下载安装客户端，节约用户使用成本，安全性高；且系统扩展升级便捷，工作量低，仅需在服务器端进行更新维护，所有客户端即可立即获取最新数据及功能［12-13］。

图1 大型仪器设备共享管理系统用户界面

管理系统以校级共享平台为依托，实验室与设备管理处为校级管理归口，目前开通8个学院、3个国家重点实验室、5个测试中心等共16个二级单位。各单位通过专门的后台管理账号自行登记可共享仪器设备的相关信息，经校级部门审核后则可向用户开放，截至2021年6月平台已收录仪器设备信息共1 210条。

2.1 管理系统工作流程设计

为保证校内外用户对仪器设备的正常使用，根据现行的大型仪器设备开放共享管理办法，其流程如图2所示。

图2 管理系统工作流程设计

针对B/S系统架构的事务流程，并以此为基础开发功能模块，具体步骤如下：

（1）用户注册。用户在管理系统提交注册信息，除个人信息外，校内用户提交所在课题组和负责教师信息，校外用户提交所在高校或企业信息，并选择在校教师作为担保人，经管理员审核后即可完成注册。

（2）用户登录管理系统。根据需求在不同二级管理单位列表下选取可预约的仪器设备，填写科研项目信息，包括项目名称、人员、预计起止日期和担保人信息。校外人员除直接预约使用仪器设备外，还可选择送样委托测试，委托相关教师或课题组进行实验。

（3）管理员登录系统。对预约申请进行审核，审核通过后安排申请人进行安全和技术培训，根据培训考核结果向申请人发放仪器使用权限。普通权限下申请人可在设备管理人员工作期间使用仪器设备；在签订安全责任书并通过考核后，申请人可获得完全权限，能在夜间、周末及节假日自主使用仪器设备。

（4）申请人使用。申请人领取仪器设备后按预定日期开展实验，实验完成后在系统中提交设备归还申请，并在设备管理员处办理归还登记。如有丢失则进行丢失申报，如有损坏则进行维修申报。

（5）验收入库。设备管理员归还审核完成后将设备入库，并向上级管理员提交通过信息，申请人在系统中缴清费用后，流程结束。

2.2 管理系统主要功能模块

（1）系统管理模块。包括用户管理、权限管理、财务管理、信息管理、用户答疑等多种功能。可完成对用户的注册审核、账户删除与修改、预约申请审核、设备权限发放、费用收缴等工作，同时负责公示各个设备处和各个实验室的最新通知与管理办法，通过在线留言解答用户疑问。

（2）设备管理模块。包括对仪器设备的登记入库、领用和归还管理，以及仪器设备的日常维护登记、报修登记和报废登记。实时向管理员和用户展示仪器设备当前动态，也能保证维护人员及时掌握仪器设备的运行状况，提高仪器设备使用寿命。

（3）数据统计模块。可实时统计仪器设备使用状况、库存剩余、使用机时、当月收益、维护损耗等数据，如图3所示。并根据不同需要生成相应的统计报表，用于大型仪器设备开放共享的考核与评价。

图3 2021年6月仪器设备使用机时统计

3 大型仪器设备开放共享制度建设

3.1 制定系统的开放共享管理办法

为了推进学校大型仪器设备开放共享，规范共享系统运行，依照科技部、发展改革委、财务部出台的《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》（国科发［2017］289号），我校相继出台了“大型仪器设备开放共享管理办法”“大型仪器设备开放共享系统管理细则”“大型仪器设备维修基金管理细则”“大型仪器设备开放基金管理细则”等规章制度。

加强顶层设计，成立大型仪器设备开放共享工作小组，由学校实验室与设备管理处、资产管理处等相关部门主要负责人共同组成，负责统筹和协调开放共享工作。实行学校、二级单位和课题组三级管理的模式，对应用领域广、面向多学科应用且相关性较强的大型仪器设备，由学校进行整合和集中规划建设；将在某些学科领域内部通用性较强的大型仪器设备由二级单位集中管理；对专业性强或应用面较窄的大型仪器设备由课题组直接管理，并按照级别、学科分类在共享系统中进行信息公开。

3.2 设立单独的开放共享专项基金

学校设立单独的专项基金，用于开展大型仪器设备开放共享工作，包括共享系统的功能开发与更新、仪器设备的日常维护、开放共享的考核激励、设备管理人员培训等。同时，大型仪器设备的开放共享实行有偿服务，按照使用机时向租借人员收取费用，并将所收取的费用继续投入学校的各专项基金。

3.3 构建完善的考核激励机制

为了提高各单位对开放共享的积极性，保证开放共享工作的顺利开展，需要建立一套客观、科学、完整的评价体系［14-16］。我校采用如表1所示的大型仪器设备使用效益考评指标体系，共包含6大类指标，细化考核得分，并对考核结果优秀的设备负责单位进行表彰，优先其评优评先、基金申请、资助交流学习等，并对考核结果不合格的单位进行通报，督促其对仪器设备逐台分析原因，提出整改措施。

表1 大型仪器设备开放共享使用效益考评指标

4 结 语

实验仪器设备的合理管理与利用，关系到高校人才培养、学科建设、科学研究等各项工作能否顺利开展。而实验仪器设备，尤其是高端精密大型仪器设备的开放共享，不仅符合国家战略发展需要，也是提高仪器使用效益，避免资源浪费的必要保障。我校建设的大型仪器设备共享系统，不仅科学合理地将原本分散管理的仪器设备集中整合，同时也藉由平台将大型仪器设备在学科间、高校间和向社会共享，既保证了国家科研经费的合理利用，也展现了身为新时代“双一流”高校的责任与担当。