计算机技术在办公自动化中的应用

敖向沩

摘 要：计算机技术是实现办公自动化的技术基础，它在信息处理、文本编辑等领域起着举足轻重的作用。与此同时，各大企业在运用电脑技术的时候，必须了解自身人员、设备配置、信息安全、数据共享等方面的缺陷，并针对企业的发展需要和发展目标做出相应的调整，从而使企业的办公自动化得到真正的实现。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用分析

引言

办公自动化指的是基于计算机技术和互联网的现代信息处理体系。在办公自动化的大背景下，办公人员能够运用科学技术、计算机等技术对复杂的数据进行处理，以达到信息的共享与交换。办公自动化能使文件处理、文件审批等过程变得简单，提高了信息处理的效率，节省了大量的人力物力。

1分析计算机技术在办公自动化中的应用问题

1.1工作人员的责任不清晰

对计算机技术在提高办公效率上的忽视，即在办公中使用计算机，而忽视了硬件的配置和软件的更新，忽视了计算机软件的使用速度和效果。

大多数的企业，都是独立的，没有太多的交流，也没有太多的交流，这就导致了计算机系统的工作效率下降。这种做法既造成了办公资源的浪费，又不能充分利用计算机技术功能，还会给企业的长期合作带来负面的影响。

1.2缺乏信息共享

信息共享是企业发展的一个重要环节，也是一个重要的环节。目前很多中小企业都有一个共同的问题，那就是信息不对称，有些企业内部的沟通也很困难。但由于信息鸿沟的存在，各部门的员工都十分渴望了解其它部门的情况，这对企业的发展和发展都有很大的影响。比如一家硅藻泥品牌企业，它利用计算机技术进行办公，但内部各部门都是独立的，而且都是由总经理来负责，由总经理来负责，而在日常工作中，也会有很多部门的合作。比如，业务部和客户洽谈业务，就会把订单发给设计部，设计部会派设计师量尺和制图，和各业务部门进行交流，最后把设计图交给业务部，业务部和工程部联系。工程部按照设计图纸与雕塑部联络，由雕塑部刻出花形，工程部与材料部沟通，领取库料。工程完工后，施工单位会向财务报告面积、材料、价格，由财务和运营部门确认后，再进行结算。这种方法在一个简单的工程项目中，可以增强企业的内部控制，但由于缺乏共享性，使得简单的工作非常繁琐，耗费了很多的时间和精力。而且，这种方式很难与其他部门沟通，如果需要其他部门的合作，很难找到合适的合作伙伴，就必须要有一个部门的负责人，或者是一个部门的负责人，或者是一个部门的负责人，在和另外一个部门的负责人进行沟通。

2浅谈办公自动化中计算机技术的运用

2.1加强档案管理

在运用计算机技术实现办公自动化时，首先要解决的问题就是如何提高办公质量。而要改善办公质量，必须从办公需求入手，强化档案管理，实现档案的自动化管理。计算机技术是记录、收集和统计文字资料的重要手段，运用计算机技术对各类文档进行校对和审阅是必不可少的。在实际操作中，利用计算机技术设定不同的运算法则，能保存档案的编辑与储存状况，方便日后的校对与检阅。在一般的工作过程中，办公人员在收到文档后，首先对个人信息进行注册，然后将文档发送到第三方进行存储和总结。通过计算机技术实现文档管理，既能充分发挥新科技工具的便捷、自动等优点，又能实现文件资源的实时传送与共享，解决了传统纸质文档的存储与审核问题，为提高档案资源的安全、稳定提供了有力的保证。同时，利用自动文档管理的功能，可以解决一些不熟悉系统的工作人员，把信息输入到系统中，通过系统进行操作，整合、传输、分享。实现了档案的自动化管理，方便了档案的管理，方便了工作人员的工作。

2.2利用网络平台进行信息公开与共享

在当今网络迅猛发展的今天，计算机技术广泛应用于办公自动化，取得了很好的成效，是整个办公流程的关键。为了便于内部人员之间的沟通，一个单位或企业往往会设立专门的地方，以便进行信息的交换与分享。随着计算机技术在办公自动化中的运用，人们可以利用电子公告、互联网等方式进行信息的公开与共享，打破了时空上的限制。另外，由于信息的传播速度越来越快，在短期内传递的信息也越来越多，使得内部人士能够迅速了解到所需的信息。这样，企业就可以建立起一个平台，让别人了解企业，了解企业的相关文化，帮助企业树立良好形象，利用平台还可以有效挖掘企业的各种资源，并进行整合与归纳，同时也保持着各个部门的共同发展，强化企业内部之间的联系。企业要把信息化平台作为发展计算机应用技术的基础，从而推动办公自动化的发展。

2.3加强对员工的管理

办公自动化工作的主要内容就是搜集公司的资料，并配以文字、图片等形式传递给有关部门、人员，并最终实现业务操作。在这一背景下，企业必须加强对员工的管理，而在这一过程中，必须要有计算机技术和设备的协同，以保证工作的顺利进行。在日常工作中，常用的软件有文字编辑软件、图形超编辑软件、 Excel表格软件、 Access软件等。在此基础上，针对不同的部门和人员，进行了相应的培训，使他们能够熟练地掌握这些知识。比如，组织員工进行技能训练，让他们了解常用的办公软件，了解各种功能，从而更好地将办公软件运用到工作中。对于定制企业的软件，企业需要培训整个软件系统、应用程序，包括软件的内容、模块、模块的功能、如何在系统中填写相关的数据，然后将数据上传到系统中，如何保存、修改、查阅。办公自动化，归根结底就是员工运用电脑技术进行工作，因此不但要有完善的软硬件基础，更要强化员工的训练。

3结束语

综上述，随着我国社会主义市场经济的发展，企业的办公信息越来越多，而传统的信息处理技术已不能适应企业对办公的要求。在这样的背景下，计算机技术已经被广泛地应用，它具备了强大的数据处理能力和文字处理能力，可以为企业的办公带来巨大的方便，将它用于办公自动化，可以简化工作流程，优化工作程序，同时也可以改善办公系统，提升员工的工作效率，促进员工在短期内创造更多的利益。

参考文献：

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