人事档案管理存在的问题与对策

刘敏

摘 要：人事档案管理工作和人民的生活密切相关，是人事管理制度的重要内容，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩。是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。在新时期，档案管理还存在许多方面的问题，本文通过对当前人事档案管理存在的问题进行分析，并简要提出解决对策，确保人事档案管理水平提高。

关键词：人事档案管理;问题;改进对策

引言

人事档案管理作为人力资源管理中的重中之重，是对单位内部所有人员信息资料的收集汇总，对于优化人力资源配置，提高人力资源利用率都有着非常重要的作用和意义。不过，在现阶段的人事档案管理工作中，仍然存在着对档案管理重视程度不够、档案管理法律法规不完善、人事档案保管信息化建设程度较低、专业化档案管理人才不足等几个方面的问题，影响了人事档案管理水平的进一步提高。

一、人事档案管理的意义

随着中国经济社会的发展和时光的变迁，档案的种类和成份都在不断地提高和丰富，另一方面档案也处于日渐损毁的过程之中。对正在不断建立和扩大的人事档案，可以通过做好收集存档工作来缓解这一问题，而对欠缺规范管理的人事档案，则可以通过做好对收集、整理、归档、保管、利用的规范管理来完善。

人事档案资料记载了事业单位工作人员的三龄两历等情况。在对工作人员进行晋级、调岗、辞退等情况时都需要人事档案的有关资料作依据。所以，必须做好人事档案的管理工作，同时对管理模式加以完善，促使人事档案管理工作规范、标准、专业、科学地发展。

二、当前人事档案管理工作存在的问题

1.人事档案管理制度不健全。法律法规和规章制度一直不完善且部分内容流于形式，不能适应新形势的发展。单位的档案管理规定，大多数是按照上级机关的管理规定和具体内容而制定，而在具体执行时没有按照本单位的实际情况制定，致使管理体系出现了紊乱，也没有统一的规范化管理机制。长期的不重视及其内部管理制度的不健全，使得档案管理工作出现了相互错位与脱节，而归档的保管和机构管理工作相互之间也不能建立相应的关系闭环，甚至有些内部管理制度落实不力，严重影响了人事档案管理工作的整体发展，不能发挥档案的重要作用。

2.人事档案没有接轨现代化。传统档案的电子化比例一直非常低，但由于新媒体信息技术的广泛应用，各档案管理机关都已开始大力推行档案的信息化管理工作，因此新型信息技术在档案管理工作上的运用也迫在眉睫。档案管理的信息化建设也是新时代档案管理工作的关键转变节点，既要将新的归档技术进行原件信息管理和电子存储结合的新方法，要把原来的纸质档案制作为电子档案，便于查阅。传统的档案管理方法大大降低了工作效率，也不利于和上级单位的信息化网络衔接，严重制约着人事系统内整体管理工作的发展，档案管理工作跟不上信息化发展的需要。

3.对档案管理人才的建设缺乏重视。人力资源是事业单位各项管理工作发展的重要基石，而事业单位内归档保管与管理等各项工作也同样需要高素质的人力资源人才。由于缺乏高素质档案管理的专业人才，在没有基础知识的前提下，就完全不能掌握档案保管的基础知识和技术手段，因此系统化的管理工作也就成无稽之谈。

三、提高事业單位人事档案管理的对策

事业单位管理工作和一般企业管理工作有着根本的差异，主要体现在管理工作内涵和效能评价层面，但在经营管理上却有着较多的共同之处。事业单位档案保管工作的进一步提升与优化，就必须自上而下地革新管理工作思想，通过借鉴了现代化公司内部管理模式的一些理念，有机地渗透到档案保管工作之中，从而形成现代化的档案管理制度。

1.完善人事档案管理制度。切实落实档案管理的各种规章制度，是确保档案管理工作高效进行的基石。建立档案管理资料收集、鉴别、检查核对、保管保护、查借阅、转递、档案资料接受登记等制度。建立纪委监委、公务员、事业干部、事业专技干部、工勤人员、退休干部职工档案查借阅台账，规范档案日常管理。                                       2.合理利用现代化硬件设备增强档案管理。档案保存的优化也必须考虑具体的管理工作执行层面，透过运用现代化发展的信息管理设施和信息技术，以提升对档案资料的收集、检索与管理工作。以档案的保存形式为例，由于纸质档案是传统手段，而数字档案则是当前的主要技术手段，因此怎样平衡好二者的关系，是档案管理工作中必须处理的重大课题。所以，把数字档案管理水平提高到战略层次，与纸质档案同等重要的水平，就有着重大意义。

3.加强对专业化档案管理人员的培训学习。要做到事业单位内控制度归档管理工作的高效优化，就不可忽略对档案管理人才的培养、培训。事业单位要加大对档案保管专业人员的培训，通过进行定期和不定期的训练，来增强档案管理工作人员的档案保管技术能力和专业性，使之能熟练掌握并运用传统和现代的二种档案保管方法，以此促进档案管理工作顺利开展。

四、总结

由于社会主义人才队伍的蓬勃发展，对事业单位人事档案的管理也在进一步规范，对管理中出现的问题应及时加以解决，并采取了合理科学的对策进行处理。加强档案管理法律法规的建设，建立档案管理收集、鉴别、整理、归档、保管、利用规范化工作运行机制，，配套建设好档案管理信息化的硬件基础设施，建设一支高素质的专业档案管理队伍。按照制度化、规范化、专业化、标准化的要求推动人事档案管理向更高方向发展。

参考文献：

[1] 庞爱思.事业单位人事档案管理存在的问题及对策探究[J].办公室业务，2015，（ 23 ） .

[2] 李卫东.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].办公室业务，2017，（04）：153-156.