因地制宜求实效 整合资源显活力

陈晓婷 赵超

出生医学证明档案是“人生第一档”，是重要的民生档案。近两年来，根据江苏省委办公厅、省卫生健康委、省档案馆《关于印发〈江苏省出生医学证明档案管理办法〉的通知》（苏办档字〔2019〕15号）以及省卫生健康委、省档案馆《关于印发〈江苏省出生医学证明档案管理实施方案〉的通知》（苏卫妇幼 〔2019〕22号）精神，泗洪县档案馆主动作为，强化档案收集、整理、接收流程管控，创新工作思路和工作机制，高质量做好档案整理接收进馆工作。

创新与实践

出生医学证明档案的整理接收是一项系统工程，涉及多个部门，加强各部门之间的协作是做好该项工作的必要条件。泗洪县档案馆积极争取县卫生健康局等部门支持，形成合力，多措并举，至2021年6月底，全县2020年以前的出生医学证明档案220000余件（卷）全部移交进馆，电子扫描件和目录全部导入县档案馆档案综合管理平台，提前完成任务。

1. 档案整理集约高效

泗洪县出生医学证明文件材料分散在数十家医疗机构，其中县妇幼保健院数量最多。这数十家医疗机构中，有很多是私立性质机构，档案工作基础薄弱。县妇幼保健院长时期内是全县承担出生医学证明审核签发工作的唯一机构。根据实际情况，经与县卫生健康局协调，决定将全县出生医学证明档案整理工作交由县妇幼保健院承担，县内其他具有助产技术服务资质的医疗机构负责将本单位的出生医学证明材料收集齐全，及时向县妇幼保健院移交。县妇幼保健院通过招标，委托具有相应资质的第三方公司具体承担档案整理和数字化加工工作。

选择县妇幼保健院负责档案整理工作，主要基于如下考虑：一是全县出生医学证明审核签发工作，2017年9月以前全部由该院负责（2017年10月以后则是部分负责），在出生医学证明档案管理中，该院对其他医疗机构具有一定的引导作用。该院积累的出生医学证明档案多，并且对档案做了初步的整理编目，现在整理档案有较好的基础。二是该院整体档案工作业务水平较高。医院领导对档案工作较为重视，配备了专兼职档案员，并根据主管局安排对各医院出生医学证明档案工作进行指导，促进档案规范化管理。三是该院档案管理工作较为规范，档案人员定岗定责，档案基础业务较为扎实，有比较丰富的出生医学证明材料管理经验，且出生医学证明档案实现了专库、专人保管。

2. 指导方式灵活多样

在出生医学证明材料向县妇幼保健院移交期间，县档案馆业务人员通过会议指导和个别上门指导相结合的方法进行指导。重点指导材料是否按归档范围应收尽收齐全，以及手续是否齐全，保证归档出生医学证明材料质量。在移交文件材料环节，主要指导双方完善交接手续，对缺失的文件材料做好登记确认。

在档案整理阶段，因承担实施的只有妇幼保健院一家单位，故采取定期上门指导，对档案整理编目、扫描制定业务标准并做出示范，跟踪掌握整理进度，帮助解决档案整理业务问题。

3. 清点核对严密细致

县档案馆与县妇幼保健院协商确定出生医学证明档案进馆的具体时间，以便安排人员及时进行接收清点核对。出生医学证明档案此前从未进馆，需进馆档案数量多的情况，我们把目录作为进馆清点核对工作的重点。在首批档案移交进馆前，县档案馆即根据业务指导时掌握的情况，明确了清点核对的注意事项，将档案和目录可能存在的问题及解决办法逐项列出并打印成册，清点时严格遵照执行。这样既保证了标准统一，又提高了工作效率。

4. 档案移交平稳有序

为便于交接双方工作调度，县档案馆与县妇幼保健院协商，采取分批移交档案的办法，前一批次移交清点核对结束后，再进行下一批次移交。由于组织有力，配合有序，历时一个半月完成全部档案移交进馆。

经验与思考

出生医学证明档案目前没有全国通行的管理规范，其工作机制的构建在不同省市、不同地区都不太一样。构建工作机制必须着眼于促进本地出生医学证明档案管理，充分考虑当地出生医学证明文件材料形成、运转流程和基层医疗机构档案工作实际，坚持从实际出发。

1. 因地制宜，集中管理

按照省业务主管部门文件要求，出生医学证明档案移交接收实行“属地为主、层级为辅”原则，原则上县（市、区）级国家综合档案馆接收县（市、区）级及以下医疗机构的出生医学证明档案，各医疗机构负责本单位的出生医学证明档案的规范化整理工作。从泗洪县实践来看，出生医学证明档案的整理移交，重点难点是整理。这并不是档案整理的技术难度大，而是如果一味强调“谁形成，谁整理”，不顾及基础条件，整理工作分散于各医疗机构进行，推进难度较大，势必成為制约工作发展的瓶颈。

据泗洪县官方统计，至2019年末，全县有医院52家（不包括诊所、基层卫生室），实有床位数5292张，妇幼保健院1家。这52家医院绝大多数具有助产技术服务资质并开展接产业务，都形成出生医学证明档案，但各单位档案数量悬殊，管理水平差别很大。小医院档案管理工作普遍重视程度不够，基础薄弱，档案管理机制、人员较不稳定，档案数字化工作更是难以开展。为破解这一难题，泗洪县根据实际情况，在县域内指定一家档案数量大、档案工作基础较好的医疗保健机构统一整理全县出生医学证明档案，不失为一个好的办法。

思路一变天地宽。将全县出生医学证明档案集中交由一家负责整理，明显的好处是：档案整理具体工作可以交给有资质的档案服务公司来承担，档案整理质量和进度易管控，业务指导的工作压力也大为减轻，相关医疗机构也省去了整理档案的麻烦，整体工作效率高，可谓一举多得。

2. 质量第一，强化指导

档案整理质量对于档案管理总体工作的优化，具有直接而广泛的影响。集约化整理档案，必须以保证整理质量为前提。这里所谓档案整理质量分为两个方面：一方面是档案要齐全完整，另一方面是档案整理编目要规范。要做到档案齐全完整，业务指导工作是重要推手。档案部门勤说多跑，强化指导力量，是推动相关单位将文件材料收集齐全的行之有效的办法。出生医学证明档案只有一种保管期限，其载体、内容都比较单纯，分类、排序简单，只要预先确定好各类材料的排列次序，实际整理时对号入座即可，不像文书档案需要熟悉立档单位工作内容和工作程序才能准确分类。这就为集约化整理档案提供了先天条件，实际上这也是泗洪县采用集约化整理的一个重要因素。尽管如此，档案整理编目质量意识仍须臾不可松懈，要通过加大业务指导频率，给档案整理编目质量再加上一道保险。

在出生医学证明档案进馆过程中，也发现了一些因年代较久档案不齐全问题，少部分居民的出生医学证明档案甚至只有《出生医学证明存根》一页纸，其他材料则查无所踪。对此，泗洪县将根据省有关管理办法，做好相关业务培训，进一步提高各方认识，加大工作力度，夯实工作基础。