企业档案管理讲义的民国版

张静婷 覃兆刿

摘 要：《工商档案管理学》蕴含着陆时万系统而丰富的档案思想，如关于企业档案及其管理的概念认知、价值认识、职能设计等方面的思想。作为时代的产物，《工商档案管理学》及其档案思想固然存在一定的局限性，但此种对工商领域档案管理的探究拓宽了近代档案管理工作与研究的范围，且在工商档案管理工作界定中展现出超前的服务意识。给予该讲义必要的关注和解读，对全面把握近代档案思想遗产，深入研究企业档案管理的历史传统，有着重要的意义。

关键词：陆时万；工商档案；企业档案管理；档案思想

分类号：G271

A Handout of the Republic of China Reflecting the System Cognition of Enterprise Archives Management： Lu Shiwans Industrial and Commercial Archives Management and Archival Thought

Zhang Jingting， Qin Zhaogui

（ School of History and Culture of Hubei University，Wuhan，Hubei 430062 ）

Abstract： Industrial and Commercial Archives Management contains Lu Shiwans systematic and rich archival thoughts， such as the concept cognition， value cognition， and functional design of enterprise archives and their management. As a product of the era， Industrial and Commercial Archives Management and its archival thought have certain limitations， but the research of industrial and commercial archives management has broadened the research scope of modern archives management， and has shown an advanced awareness of service in the definition of industrial and commercial archives management. As a witness to the knowledge achievements of modern enterprise archives education， it is necessary to pay attention to and research the handout and its archival thoughts， which is of great significance for comprehensively grasping the heritage of modern archival thoughts and seriously researching on the historical tradition of enterprise archives management.

Keywords： Lu Shiwan； Industrial and Commercial Archives； Enterprises Archives Management； Archival Thought

隨着我国近代企业生产经营活动的广泛展开，企业档案管理的思想和实践也相伴而生。其时除了活跃于行政界和史学界的档案学人外，在工商界业已出现学者开始关注企业档案管理，陆时万及其《工商档案管理学》（以下简称“讲义”）便是其中最为系统也最具影响的代表。然而，在现有中国档案事业史论著中，如邹家炜《中国档案事业简史》、杨小红《中国档案史》、周雪恒《中国档案事业史》等，对此却鲜有提及，亦未见相关学术论文成果。据读秀学术搜索等平台检索，《工商档案管理学》讲义目前主要藏于上海图书馆和安徽大学图书馆，笔者所研究的上下两册讲义则均来自于上海图书馆，希望对企业档案管理的传统回顾和中国档案事业史研究有所补益。

1 工商档案管理学系的创设及讲义编著

我国最早的工商档案管理学系创设于1946年，是私立上海文化函授学校（也称“上海文化函授学院”）成立时便设置的两系之一。因为是函授教育，工商档案管理学的学制仅为三个月，旨在通过函授教学使学员“对于工商档案管理学之理论与实际，可得一概括而明确之认识，作为就业之准备，在业之参考”。[1]

上海文化函授学校自1946年3月起招生，对学员有部分优惠，对各县也有些免费名额，该院第一期“报名入学者”，就“异常踊跃”。[2]据现存《上海文化函授学院院讯》和《上海文化函授学校立校一年纪念专册》刊布的每期“本院学员一览”可知，工商档案管理学系第一年共四期的招生人数就达二百一十五人，学员分布于全国各地。

陆时万为工商档案管理学系的系主任，在此之前，他已在上海各大报刊上发表《工商界之档案管理》《档案管理与工作效率》《档案管理与行政效率》等文章，阐释他对工商档案和工商档案与管理效率的理解和它们之间关系的认识。讲义融汇了他的上述文章的观点和在工商组织及其他公共团体演讲的内容，能够充分反映他对工商档案管理“研究之心得与多年实践之经验”，[3]渗透了他关于企业档案的独特认知和理性思考，是我国近代极为少见的关于企业档案研究的系统化成果。

讲义共十二章，内容涉及工商档案相关概念、档案整理各环节以及档案部门组织等，具体包括“档案管理之演进，定义，及重要性，文件从收发到归档，工商档案之种类，索引，分类，资料档案，备忘档案，庋藏，调阅和出借，转置和销毁，设备用品和用具，及档案室之工作组织和管理，另附参考资料多种”，[4]如《××公司档案管理规则》，可为工商企业制定档案管理规则提供参考。

讲义印成时，徐国懋先生特别题写了书名。徐氏系美国政治学博士，归国后曾任政治学和国际关系学教授、全国经济委员会秘书和专员室主任，抗战前后还在重庆、汉口、上海职掌金城银行并担任了交通、钢铁、药品生产等多家企业董事，是金融界、工商界著名人士。讲义能得到徐氏的认可，一定意义上说明了企业档案管理话题对实业管理的意义，同时也意味着这本讲义内容的前沿性。遗憾的是，遍查相关文献，却再也找不到陆时万的更多信息，但他的企业档案理论探索与企业档案实践，着实值得写进企业档案工作的发展历史。

2 讲义的档案思想

2.1 概念认知：着眼于“他日参考”的特定业务与“独立专门之学问”

陆时万敏锐地观察到档案及其管理的运用范围已经从官方政治领域扩展到了工商领域。通过对工商组织的档案及其管理研究，他提出了“工商档案”的概念。此概念最早见诸报端是1943年6月，他在《新闻报》上发文《工商界之档案管理》。讲义中的概念则与此基本相同，即“凡一个组织内，有关该组织的文件，经过特定部份或特定个人一定方法的处理，而便于他日参考或应用的，称为档案”。[5]陆时万认为参考应用是档案的重要价值，提供档案的参考应用则是档案管理的“最大目的”。他将判断文件是否有参考或应用价值作为文件向档案转换的重要筛选依据，并指出为了充分发挥档案的价值，必须对“档案”加以“管理”，“档案管理的目的是正确迅速的供给参考或应用的资料”。[6]

在各大工商企业推行科学管理之时，陆时万汲取了科学管理思想，指出档案管理也是科学管理之一种，甚至已成为一门“独立专门之学问”。他认为档案管理“是理论与应用总和的一种专门科学”，[7]应采取专门化和科学化的管理方法。这首先需要专业人才，要求工商企业既要尽量聘请专家主管档案工作，“专家的待遇须好，地位须高”，[8]又要训练和培养档案专业人才，毕竟“方法程序之采取，器具设备之运用，皆非专门人才而不可”。[9]其次，工商企业需采用科学的整理方法，“处理一切文件，依据性质，作有规则有秩序的排列和保存，转置和销毁”，[10]还需购置完备的标准化的设备用品，以促进“现代档案管理臻于至善之境”。另外，各企业因性质、规模等不同，档案的种类、数量各异，在制定档案管理方法时，企业应根据自身的经济状况、业务性质和组织工作需要，使其管理方法合乎企业特点，切忌“削足适履”。因此，企业切不能因规模小、经济实力薄弱而放弃采取科学化的档案管理，“方法”和“人”才是档案管理成功的重要因素。

2.2 价值认识：“神经中枢似的档案管理”

陆时万十分强调档案管理在企业中的价值。他认为档案是企业一切工作的依据，档案管理是企业各类管理中“最重要的”“最基础的”，“是和人事，会计，事务等部份，同样的不可缺少”。[11]他多次在讲义中将档案管理比作“神经中枢”，指出档案管理“在工商组织中宛似神经中枢，藉其力量以达控制，连系和推进工作的实效”，[12]发挥着“使各部份的活动相互配合，相辅相成，结为统一的能力”。[13]

之所以如此重视企业档案，是因为陆时万发现欧美经济发达国家企业组织健全且运行高效，其中重要原因之一便是采用了科学化的档案管理，同时，也正是欧美各国对企业档案科学管理的提倡与专业研究，促进了其工商业的发展。[14]在国内，伴随工商业的发展，企业规模日益扩大，分工愈加细化，档案管理的重要性开始得到企业管理者的重视。一位有经验的企业管理者就曾表示：“焚毁良好的生财及机械，犹可赖金钱力量予以重建，但宝贵记录的档案如果不幸而毁坏或散失，就不是任何代价可以换得来的。”[15]陆时万评论这是“至理名言”。另外，陆时万还梳理和列举了当时国家许多有关企业档案及其管理的法令，如“同法（指公司法）第六十八条：‘公司之账簿及关于营业与清算事务之文件，应自清算完结时起，保存十年。”；“商人通例第二十八条：‘凡商人之商业账簿及与营业有关系之书信，应留存十年。前项之期间，自商业账簿终结之日起算。”；“商业登记法第十六业：‘商业应备日记账，分类账，损益计算书，财产目录，及资产负债表，……自账簿封存之日起，保存期间为十年，其关于商业上各种书信，应连缀成册，自停止连缀之日起，保存期间亦同。”[16]等。

在介绍企业档案管理的具体作用时，陆时万将企业档案管理的作用归结为：“调整组织”“训练人才”“增进考核”“便利统计”“保存要件”“加速翻检”“辅助记忆”“汇集情报”。[17]他认为档案管理工作不能局限于对档案的保存，还应主动地搜集资料，挖掘信息，为组织提供利用。他坚信，若能充分发挥其作用，企业档案管理既能“增加工作效率，促进正常发展”，又从而能够起到“安定社会经济”的功能。[18]

2.3 职能设计：提出“理想的档案管理部份”模式

鉴于企业档案管理作用日益凸显，陆时万提出了一个“理想的档案管理部份”模式。他认为，理想的档案部门兼具多部门性质，除了发挥基础的“文件保管部”的作用外，还应含“工作考核部”和“人员训练所”，为企业的工作考核、人员训练提供依据；同时也是“统计室”，对所保管的档案开展统计工作，为组织提供参考；并还具有“图书馆”和“服务部”的功能，为各部门及工作人员提供“问询”“联络”“备忘”和“资料供应”服务。这一模式设计，对档案部门突破传统的被动的收管用职能，更加积极主动地收集档案资料和开发档案资源，以及确保一定的履职能力提出了更高要求。

为此，陆时万将档案管理工作具体分为十四个部分，即“收入”“登记”“分类”“索引”“庋藏”“出纳”“转置”“销毁”“资料档案”“备忘档案”“核对”“统计”“研究”“组织”，并在讲义中对其中大部分工作环节按章节进行了较为详细的阐释。前八项为档案整理业务的基本流程，但其中的“分类”工作被陆时万视为在档案管理中“不一定是必需的”。[19]他认为，分类多是指“分类庋藏法”，与档案按性质关系排列的顺序有关，档案部门如果编制了“完美标题索引”，档案翻检便利，那么就不一定要采取分类庋藏的方式，毕竟“分类是一桩繁难的事”。然而，若要采用分类的方法，则需遵循“同聚异分”的原则，订立详细的“分类表”。他提出了由“类”“组”“项”“目”四级构成的分类系统，每一级又设定有相应的类号、组号、项号和目号而构成分类号。他强调“分类必须合理”，他认为，承办人“须有深厚学识与技术修养”，这样才有助于制定出“內容正确周到、外形简明、和结果前后一致的分类系统”。[20]

“资料档案”和“备忘档案”是陆时万在讲义中重点提出的档案类别，也是档案管理的重要对象。“资料档案”是指企业所需的参考资料。陆时万采用了其狭义的概念，将资料范围原则上限定于“组织以外的材料”。他认为资料档案对企业是十分关键的，并将资料档案与档案科学管理联系在一起，指出“今日科学化的档案管理，除收管外，又需自动的搜集，俾能尽其所负的使命，资料档案的产生正为其特点之一。”[21]“备忘档案”是指“对未来应办的某一事件，在某一日期到达或某一条件完成的时候，利用机械的记忆法，使档案管理者自动加以注意，发出通知，提醒有关人员使加以注意而进行工作的一种档案。”[22]陆时万解释道，之所以提出由档案管理者负责备忘工作，是因为陆时万认为档案管理者管理整个组织内的档案，所以对组织内情况十分清楚，他同时认为，备忘工作对档案管理也是较为有意义的，“备忘档案的产生，使档案管理者并不限于被动的‘调阅，而有自动的‘出借……同时也增加了档案管理在工作中的效能。”[23]“核对”是指对点收、登记、分类等档案整理业务以及备忘、资料档案处理工作进行定期或随时的、全面或局部的核对，以及时发现错误而加改正。“统计”工作是指对档案管理自身情况的统计，有助于了解档案管理现状，从而利于“控制和不断的改进”。陆时万列举了五种基础的统计报表，并绘制了参考样表，包括归档日报表，出纳备忘、查询、日报表，档案归档出纳备忘查询周报表，归档及出纳统计图，各类档案归档与调阅分析比较图。“研究”和“组织”工作亦是为求档案管理的改善与顺利进行，具体工作如“工作标准的研究”“研究和试验各种新的管理方法”“编订各种规则”“工作的分配”[24]等。

3 讲义及其档案思想的评价

首先，该讲义是近代极少以“学”名之的企业档案管理专题读物，其系统性创建是这种自信的底气。一方面，讲义成书前，陆时万在报刊上的发文足以显现其对古今中外档案管理的系统关注与研究。他熟悉“档案”一词之由来，与时俱进地给出自己对“档案”的定义及解释；揭示历朝沿袭至近代的档案管理之弊端，以及现代档案管理推行之阻碍，宣传现代档案管理的重要性与特色；意识到欧美国家经济发达与档案管理的先进性之关系，呼吁国内工商业注重档案科学化管理；以国家法令规定和企业运行的需要，强调档案在企业组织内的重要作用，及档案室的独立性和主要任务。另一方面，讲义汇集了陆时万前期研究成果，以更加全面的内容和系统的结构形成完善的体系。讲义理论与实践并重，既有工商档案及管理的基本概念解析，又有实体整理环节和管理组织的方法介绍；文字与图表并茂，既有对各整理方法和设备用品的详细文字描述，又辅以自绘的图表举例，更显生动明晰；全书回顾与实践思考并重，每章文末附以数量不等的思考题，问题既涉及章节基础知识，又注重实践拓展。

其次，突破了机关文书档案管理研究范畴，开创了企业档案管理研究之先河。20世纪30年代文书档案改革运动推动我国档案学的形成发展，但当时的研究多聚焦于当时的行政界。如龙兆佛《档案管理法》、黄彝仲《档案管理之理论与实际》、周连宽《档案管理法》等，皆是基于对行政机关的档案管理之探讨。该讲义则对工商档案管理进行系统研究，提出“工商档案”概念，强调工商档案的参考应用价值，将工商档案管理视为“独立专门之学问”，详细介绍工商档案管理方法，是首部关于工商档案管理的讲义，正如陆时万所述：“工商档案管理在我国，向被忽视，故坊间尚无此类专书出版，本书当为我国关于工商档案管理研究专书之第一部。”[25]

再者，拓展了档案管理的工作范围，并展现出超前的服务意识。传统的档案管理多限于登记、分类、编目、装订、排列与典藏等工作，讲义除了介绍档案整理业务之外，增加了“备忘档案”和“资料档案”专章，在所列举的档案管理工作中增加了“核对”“统计”和“研究”工作，组成共十四项档案管理工作环节。陆时万在讲义中所拓展的档案管理工作，促使档案管理从被动的收管转向主动的搜集和服务。他认为“档案管理部份所有的工作，都是服务工作”[26]，档案部门应“竭力服务整个的组织以谋工作效率的增进”。[27]陆时万对档案部门的定位与“使命”的赋予，以及其超前的服务意识，在当时的历史环境下具有较强的进步性和前瞻性。

最后，讲义及其档案思想是时代的产物，必然存在一定的时代局限性。第一，对档案分类的认识比较狭隘。仅将分类和庋藏法联系在一起，认为有了适当的标题索引，就不一定要进行档案分类，殊不知档案分类是档案管理中的核心环节，关系到档案编目和排列，即使是编制标题索引，亦需进行档案分类。第二，对档案管理工作范围的界定值得商榷。陆时万提出档案部门应主动搜集资料和提供服务，这一“主动”的方向与现在的要求本质上是一致的，但他认为档案部门在掌管整个组织档案资料基础上，理应对组织内各项情况了如指掌，因此，档案主管人员要“能很清楚地看出整个组织内工作分合的情况”，[28]能发现问题并查出原由；档案工作人员还要能够“在适当时期中自动供给工作者以适当的资料”，[29]并且“使工作者平日明了档案管理部份所存及随时增加的有关资料，以备参考与应用”[30]等，则有明显的理想化倾向。总之，陆时万的讲义虽有一定的不足，但对丰富近代档案思想，促进我国近代档案学发展却有较大影响，且仍值得进一步挖掘和探讨。

注释与参考文献

[1][4]课程说明[J].上海文化函授学院院刊，1946（01）：4.

[2]文化函授学院优待清寒青年[N].申报，1946-08-16 （06）.

[3][25]陸时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：凡例.

[5]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：1.

[6]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：155.

[7][8]陆时万.档案管理与工作效率[J].上海工商周报，1944（05）：11-12.

[9]陆时万.档案管理与行政效率（续）[J].公民，1945（10）：85-86.

[10]陆时万.档案管理与工商业[J].上海文化函授学院院讯，1946（01）：3-4.

[11]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：194.

[12]陆时万.档案管理在工商管理中的地位[J].上海工商，1947（01）：16-17.

[13]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：5.

[14]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：自序.

[15]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：6.

[16]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：4-5.

[17]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：7-9.

[18]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：9.

[19]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：49.

[20]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：56.

[21]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：89.

[22]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：79.

[23]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：80.

[24]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：197.

[26][28]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：193.

[27]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：195.

[29][30]陆时万.工商档案管理学[M].上海文化函授学院：91-92.