大数据时代背景下创新企业档案管理工作路径分析

李秋娟

摘要：大数据的发展为企业档案管理工作注入了新的活力，提供了新的管理方式，带来了巨大的变化。企业要抓住大数据发展的机遇，与时俱进，科学规范，不断挖掘企业档案的价值，为相关人员提供精准服务;同时要直面大数据在企业档案管理中面临的各类问题，科学规划与统筹，善于分析并解决，只有这样才能开创大数据技术在企业档案管理工作应用的新局面。

关键词：大数据;企业档案管理;工作路径

引言

大数据时代背景之下，企业必须要对档案管理工作引起高度的重视，充分利用各项信息化技术来加强档案信息化、信息化建设，对原有的观念以及管理方式进行改良与优化，这样才能够有效推动企业档案管理工作的健康持续发展。

1大数据环境中企业档案管理的必要性概述

大数据，为IT行业术语，简而言之就是大批量的资料，指的是所涉及的资料体量规模巨大到无法通过目前常规软件工具，在一定时间内达到管理、处理、并整理的数据集合，需要采取全新的处理方式才能够具备更强的决策力、洞察发现力及流程优化能力的海量、高增长率及多样化的信息资产。

大数据环境中，企业的档案管理工作发生了很大程度的变化，逐渐从以往的纸质档案管理模式过渡到电子化、信息化档案管理模式。与此同时，近年来企业在经营活动开展中，电子化、信息化档案数量也逐渐增多。并且，因企业档案的类型繁多，包括人事档案、文书档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、印章档案等。将大数据技术作为依托，对企业各类型的档案都实行信息化管理，档案信息数据的收集、整理以及归档和利用效率都能够得到有效提高。此外，在企业档案信息化管理工作中通过引进安全管理技术，如防火墙技术、安全密钥技术等，可促使企业档案的信息化安全管理水平得到很大提升。

总之，实现企业档案的信息化管理能够促进企业档案工作效率的提升，也进一步促进档案管理安全水平的提升。由此可见，做好企业档案信息化管理方面的工作刻不容缓。

2大数据背景下档案管理工作的优势

2.1能有效改善档案的存储质量

传统的企业档案主要以纸质方式存储，纸质档案数量多的企业，需要大量的空间存储，这就对存储的环境提出了更高的要求，在湿度、温度、防水、防火、防虫等方面都有极其严格的规定，而且随着时间的推移，会出现纸张老化，导致纸张变脆或字迹模糊的现象。另外企业存储的各类档案，由于数据类型的差别，往往会造成相关联的档案不能存放在一起，为查档工作带来很大困难。大数据背景下，档案资料以数据的形式存储，将纸质档案、图片档案、视频档案等以电子数据的形式，按照规范原则统一存储到设备当中，极大地提高了数据的存储质量。而且现在硬盘存储数据量巨大，一块硬盘就可以存储TB级的数据量，以往成千上万张纸质档案，现在一块硬盘就能存储，在极大地节省存储空间的同时更加易于保存。另外，电子数据往往会备份使用，即使系统出现故障，我们也能找到备份数据，而传统纸质档案管理并不会将所有档案进行复印留存。以上都能说明从安全性和操作性上，大数据档案管理能提高档案的存储质量。

2.2能不断挖掘档案的潜在价值

企业档案的价值，主要表现在企业平时的查档服务和利用上，想要深挖档案的潜在价值，不仅要解决好档案存储的完整性，更重要的是将相关联的档案紧密串联到一起，挖掘其潜在价值，为企业相关人员提供更加精准的服务。借助大数据档案管理的先进技术，能推动手动纸质化查阅向电子化查阅方向转变，通过设置相关筛选条件，对档案进行深层次研究分析，从大量档案资源中提取出全新的内容，充分挖掘档案的潜在价值，同时能根据各类不同的需求，定制多样化的服务，使得企業档案管理向先进性、智能化方向发展，改变了传统模式下档案管理效率低、精准度不高等问题，推动企业档案管理工作长足发展与进步。

3大数据时代背景下企业档案信息化管理建设的有效路径

3.1建立企业档案信息化管理体制或细则

企业档案信息化建设是一个复杂的系统工程，要使其有效实施就必须有一套完善的体系。目前，我国一些企业还未建立起完善的事档案信息管理机制和系统，这样在具体执行中必然无法实现规范、科学的管理。事实上，一个完善的档案信息管理机制和管理制度，直接影响到企业自身的发展，使企业档案信息化建设成为企业管理工作体系的一部分，可从根本上保证这一工作顺利进行。同时，落实是一项制度的关键，明确责任是落实的重要前提，所以要积极完善相关配套措施，比如制定一系列配套制度，包括奖惩细则、人事信息报送和修订等，从而保证信息化建设顺利进行。

3.2强化基础设施建设

步入大数据时代，若要加强企业档案的信息化，就必须进一步加强基础设施建设。大数据对企业档案管理的基础和软硬件提出了更高的要求，同时也要求建立包括企业档案管理软件、网络、高性能计算机、扫描仪等基础设施。但上述基础配套设施的完善以及档案系统的维护离不开资金的支持，因此企业需要加大档案管理信息化建设的资金投入力度。与此同时，企业人事档案管理信息化建设中要做好自身的整体规划和发展战略，并将相关的监管措施不断完善，企业内部其他部门也应该在理解的基础上给予更大的支持。各级档案局领导应积极向企业领导层反映人事档案信息化建设的重要性、紧迫性，努力争取人力、财力、物力方面的资源。除积极配置硬件设施外，企业档案管理机构还应重视软件和数据库的建设，借助外包模式，设计符合企业档案管理要求的软件。

3.3加强档案信息数据库建设

之前，企业在实施人力资源管理时一般都根据人力资源的特点对其进行主观管理，但这种管理模式不够正确。而且随着大数据时代的到来，也为科学、客观的管理提供了极大的可能性。人力资源管理是企业在进行人力资源管理时，需要将各要素信息化，使之具有可比性，将人力管理与数据信息紧密结合，充分发挥其价值。首先，合理整合企业档案信息资源，在管理系统中对原数据的管理、归档编号、流程定制、分类、统计、检索与利用、模板设定及应用等功能模块进行设置。对于没有机密性的企业档案信息，按照档案管理的规定，在信息化企业平台上进行公开管理，但应加强对各功能模块的权限控制，防止因权限管理不当而泄露信息，有效保障了文件所有者的个人信息安全。其次，加大开发和设计企业现有数据库的功能。例如，为使有关人员能够快速地查询、统计数据信息，企业需要积极构建基于数字企业平台的通用人员信息数据库及档案目录数据库，并完善包括身份管理、检索、联机浏览、打印等多种功能。最后，受企业管理体制改革的影响，档案信息要及时更新。因此，需要积极构建档案信息更新功能，以确保在人员有变动时，档案管理人员能及时更新企业档案数据信息库，实现信息管理的动态。

结束语

通过用大数据技术收集各类原始档案资料，提取有用信息并加以分析、整合，最终为企业日益增长的档案信息需求和服务功能需求提供更精准、高效的服务，是企业档案管理的新发展方式。随着大数据技术的应用，企业档案管理需要记录的信息数量及种类会更加复杂，企业内部大数据系统建设及大数据背景下的档案管理也面临着挑战。

参考文献

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