浅谈如何完善档案管理及促进档案管理精细化

刘芳群

摘要：精细化管理手段注重管理的“精、准、细、严”，这是上世纪五十年代提出的一种基于常规管理手段，注重更低成本、更高效的一种管理方式，这在机构内部管理中可有效降低不必要的损耗，尤其在组织结构复杂的企业内部和以管理组织为核心的事业单位内部，所以由此看来，在事业单位中实施档案管理具有得天独厚的优势。随着社会的发展，提升信息效率是提升现代各社会机构部门运作效率的重要渠道，这在事业单位内部也不例外。本文就先分析现代事业单位档案管理的特点，再在结合事业单位档案管理特点的基础上提出完善现代档案管理的有效办法，旨在为相关人员提供一定的经验参考。

关键词：档案管理;精细化管理;事业单位;管理手段

【引 言】

1. 事业单位档案管理特点

1.1纪录片和综合性

事业单位档案管理需要全面记录单位及其内部人员的行为和活动，更像是一种文件记录。在记录内容上，不仅限于人员和核心材料，还应与科技发展、卫生管理、教育培训、文化活动等方面相适应。从总量上看，事业单位档案管理规模将更大。

1.2隐私和安全

事业单位档案管理中的数据信息并不是简单地反映一个企业或组织的本地信息。它的信息可以在一定程度上反映社会发展的问题。公共机构级别越高，其档案中携带的信息含金量越高，因此在管理上具有高度的保密性和安全性，这些信息关系到国家的安全健康发展。

2.探讨完善档案管理促进档案管理精细化的策略

由此可见，时代的发展对现代事业单位的档案管理提出了更高的要求，精细化档案管理的理念正是从信息管理的角度出发，提高信息管理的安全性、独立性和效率，它与现代事业单位档案管理高度整合，在具体工作中，可以从以下几个方面考虑推进精品档案管理：

2.1从思想上强化精细化管理意识

时代的发展对事业单位档案管理提出了更高的要求，但传统管理模式下的负责人难以充分认识到推进管理精细化的意义，工作积极性低，这导致档案管理的效率越来越低。因此，针对这种情况，我们首先要加强思想上对精细化管理的重视。

在具体的工作中，我党必须从上至下开始发力，率先改善领导层面的认识，为相关事业单位领导普及现代精细化管理信息在现代企业决策、组织、指挥、创新中的重要辅助意义，培养领导以精细化档案信息指导事业单位履行社会服务职责的认识。在思想层面建设中，要将精细化档案管理纳入日常管理议事流程，并高度重视在档案精细化管理中的人员任用问题，并将重视档案精细化管理的思想下达到下属各管理层级中。

2.2健全机制，落实精细化档案管理责任制

要真正将精细化档案管理落到实处，仅有思想上的重视还不够，必须将精细化档案管理工作和各部门各人员的工作之间建立起责任制关系，这样才能推动精细化管理的有序进行，所以核心就是要不断完善机制，以机制的方式为精细化管理工作保驾护航。

在机制完善中，要专注于档案精细化管理工作建立新的管理制度，在目标导向的原则下，结合已有的制度不断完善既有的档案管理制度，以制度强化管理。制度建设核心部分要结合实际的管理环境建立有效的考核制度，采用奖惩并行的方式推动档案管理向精细化的方案靠拢，为了提升工作人员积极性，要给予突出表现者公开奖励，鼓励团队个人积极在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不断提升机制的完整想和高效性。

2.3档案管理业务流程优化

档案精细化管理的实践体现是要保证在实际的业务中，精细化管理具有更高的信息安全性，更强的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在实际的精细化管理推行中，要善于结合档案管理的流程进行针对性优化。比如传统的档案管理中，经手人太多，这不但导致了管理时长大大增加，也难以保障信息安全性，所以在新的精细化档案管理业务理念下，要删减掉不必要的经手环节，结合档案管理流程，认真审核每一个管理关节的优化方向，从收集资料开始，到资料分析、归档范围确定、装订、编号编目最后到上柜阶段，都要确定有效的经办人、负责人，同时严格控制无权限人员的干扰，保证业务流程的精简高效。

2.4推动信息化管理，优化管理工具

在确定了精细化管理大方向以后，当下事业单位的档案管理面临着体量大、项目多、流程长等诸多特点，传统的人工管理模型显然已经难以胜任当代大数据的精细化档案管理工作。所以在管理工具上，要推动信息化管理手段的普及，從底层自下而上解放工作人员，从而让档案管理人员的工作重心，从数据获取转移到数据分类甄别上来，这符合精细化档案管理“由量到质”的根本理念。

在信息化档案管理中，要推动硬件设施和软件设施的布局，培养更多的现代专业的信息化管理人才。在精细化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于从网关、防火墙和内部定期存储备份角度全面提升信息数据的安全性，对于核心数据部分，可考虑采用和传统纸质文档结合的方式进行备份管理。

3.结束语

精细化档案管理可有效应对当下我国事业单位档案管理的多种需求，同步提升档案管理的效率性、安全性和实时性，同时提升档案数据反馈指导事业单位决策建设的参考价值，这对事业单位优化其管理运作方式，提升社会服务功能具有重要意义，所以事业单位要注重精细化档案管理的普及推行。

参考文献：

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