大数据时代人事档案数据的保全与保密问题研究＊

王 华

（扬州工业职业技术学院，江苏扬州，225127）

利用数据技术对人事档案数据进行处理，可以形成更直观、全面的档案数据，进而为人事决策提供依据。一个重要的前提就是确保人事档案数据的真实性和全面性。人事档案具有私人化性质，涉及大量个人隐私，有些还会涉及工作秘密，因而人事档案的保密与安全性也成为重要议题。基于此，人事档案数据价值的体现需要同时关注数据搜集的“真实与全面”和档案利用过程中的“保密与安全”问题。

一、 大数据对人事档案管理的影响

1. 深化了人事档案数据应用

传统人事档案的数字化管理转型意义重大。一是有效克服传统人事档案管理的不足。现代信息技术与人事档案管理的深度融合，极大丰富了人事档案数据来源，提升了人事档案数据的使用效率，凸显了人事档案数据的价值和作用。二是助推人事档案数据化建设。人事档案数据化建设是深化人事档案数据应用价值的重要基础。［1］通过数据共享和数据分析，深度挖掘原本分散的档案数据中隐藏的规律性内容，有效推动了人力资源管理模式的创新。

2. 对保障人事档案安全提出了新的要求

根据性质的不同人事档案可划分为公开资料、内部文件和涉密资料等，其中内部文件和涉密资料的利用应避免泄密，保护相关主体的隐私权。人事档案数据管理过程主要依赖计算机系统的处理规则，特别是大数据技术中的清洗和过滤规则的广泛应用，在一定程度上会影响人事档案数据的真实性和完整性。因此，在运用大数据技术管理人事档案的过程中，要有专业的档案人员参与，以切实保障人事档案数据的原始性、真实性和保密性。

二、 大数据时代人事档案数据的“保全”

大数据时代人事档案数据的“保全”，包含两层涵义，一是在档案收集环节保证数据的真实、全面，二是在档案管理与利用环节保障档案的安全。

1. 深化大数据理念，全面收集人事档案数据

人事档案管理人员必须认识到大数据的重要性，强化大数据管理思维，借助大数据、云计算等技术，对人事档案数据信息进行多渠道、多路径收集［2］，并对人事档案数据进行合理分类和归档，保证人事档案管理工作与业务工作的有机配合。第一，重视人事档案数据采集。要充分认识人事档案数据采集的重要性，建立起与工作机制相匹配的人事档案数据采集系统，借助人事档案管理信息系统和采集终端等数据接口，及时对人事信息进行采集、汇总。第二，重视外部环境数据收集。除了要收集单位内部人员信息，还要注意收集单位人员的外部信息，如单位人员的社会关系网络信息、诚信信息等，为人力资源管理提供更为全面的数据支撑。

2. 优化档案收集鉴别模式，保障档案数据归档安全

无论来源如何，人事档案信息都存在着造假的可能，这就需要人事档案管理部门对相关数据信息进行鉴别。第一，将人事档案数据鉴别作为一项重要工作。档案管理人员要充分认识到人事档案收集鉴别工作的极端重要性，严格按照“取之有据、舍之有理”的原则对人事档案数据进行全面鉴别处理。第二，善于运用先进的检测方式。一方面，验证人事档案数据的真实性。包含对人事档案数据来源、数据的真实性和原数据与工作人员的关联性等方面进行验证，确保数据真实可靠。另一方面，检测人事档案数据的完整性和可用性。通过归档信息检测、数据文件检测、元数据检测、数据总量检测，确保数据完整可用。此外，还要重视安全性检测，包含人事档案数据收集安全、数据载体安全和归档过程安全监控。

3. 开发档案数据查询平台，保障数据查询安全

为更好地发挥人事档案数据的应用价值，建议开发人事档案数据查询平台，充分满足人事档案数据查询需求。可采用二维码技术，提升人事档案数据查询速度。在具体实施过程中，第一，实现查询全过程记录。相关工作人员根据用户请求核对相关身份信息并生成二维码身份证。［3］查询人员用手机扫描二维码身份证就可以获得查询范围限时授权资格，进而获得需要的人事档案数据，且查询人员在人事档案系统的所有查询行为都将被系统记录。第二，做到人事档案数据打印规范化。用手机扫描二维码就可以显示人事档案数据信息出处、查询人、查档时间及具体操作信息。二维码技术与人事档案管理信息系统的融合，实现业务流程的可追溯，同时也可以确保对用户查询行为的全过程监督，有效防止人事档案数据泄密，切实保障查询操作流程的规范性、科学性。

三、 大数据时代人事档案数据如何“保密”

大数据时代，既需要通过优化存储模式、技术融入方式实现人事档案管理全流程的保密，又要协调好保密与公开之间的关系。

1. 优化人事档案数据保密存储模式

人事档案数据保密存储模式创新是切实保障人事档案数据安全的重要手段之一，具体应按照“三库分离”原则对人事档案数据进行保管。第一，建立长期保存库。人事档案数据长期保存库要独立于人事档案管理信息系统以外，用于长期存储人事档案数据。第二，建立管理库。用于支持人事档案管理者开展档案数据收集、鉴定、统计、查阅、检索等工作［4］。第三，建立利用库。对部分人事档案数据进行整合存放，相关工作人员可以对这些人事档案数据进行开发和利用。第四，格式转换。在不改变原文件的情况下应将原文件批量转化成为PDF或JPEG格式，以便长期保存。第五，实行离线存储方式。对于内部使用的人事数据要采取线上线下存储相结合方式，对于对外公开的人事档案信息要做好线下数据备份。

2. 提高人事档案数据保密技术水平

第一，及时升级人事档案管理系统。对系统进行必要的升级，设置多道防火墙，为数据安全提供多重安全保障，避免因外部网络攻击或病毒感染造成人事档案数据泄密。同时设置不同的访问权限，定期对访问权限进行更新，防止部分人员滥用职权。［5］第二，设置自动报警机制。管理信息系统内部嵌入自动报警机制，一旦发现外部技术侵入即自动触发报警机制，相应的自我保护程序就会立即启动。对发现的病毒也能够及时处理，避免人事档案数据泄密。第三，建立和完善人事档案保密管理制度。明确人事档案数据保密原则，并将其上升到管理制度层面，如制定针对违反保密原则行为的惩罚措施，明晰人事档案管理各环节的注意事项，为档案人员提供操作范本。

3. 协调好人事档案保密与公开的关系

第一，坚持有限公开原则。明确有限公开对象，有限公开并非对所有人公开，而是对相关具备档案查询资格人员和档案当事人进行适度开放。在人事档案数据开放过程中，也要注意保密工作，切实保障人事档案当事人的合法权益。明确有限公开范围，并不是所有人事档案数据都对外公开，一些涉密人事档案数据不在公开范围之内。第二，平衡人事档案数据保密和公开关系，对涉密的档案信息或与当事人切身利益密切相关的人事档案数据要坚决保护，对应该公开或必须公开的人事档案数据要坚决地予以公开。