综合档案馆绿色档案馆评估：治理助推、效能提升及高质量发展＊

李宗富 范风杰

（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）

2021年6月印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》（下文简称《规划》）明确提出“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”。《规划》还提出，要“开展副省级以上综合档案馆绿色档案馆自评工作”，强调了在综合档案馆绿色档案馆建设过程中评估工作的重要性，对“十四五”时期综合档案馆发展建设提出了新的任务和要求。综合档案馆绿色档案馆评估工作既是档案治理工作的具体体现，也是档案治理工作的重要环节，在档案事业从档案管理向档案治理全面转变过程中，其发展建设影响着档案治理体系现代化建设及治理能力提升。做好综合档案馆绿色档案馆评估工作，对加快建设绿色档案馆、助力档案治理及提升档案治理效能、促进档案事业高质量可持续发展具有重要意义。

一、 综合档案馆绿色档案馆评估工作现状及评估原因

参照绿色建筑的定义描述，一般可以将绿色档案馆建筑定义为：绿色档案馆是指在档案馆建筑的全寿命周期内，最大限度地节约资源保护环境和减少污染，为档案馆工作人员以及档案利用人员提供健康、适用和高效的使用空间，与自然和谐共生的建筑。［1］绿色档案馆评估即由专门机构或具备资质的机构对综合档案馆绿色档案馆建设情况及成果进行全面的审核和再评价工作。

1. 综合档案馆绿色档案馆评估工作现状

研究方面，国内既有研究成果主要包括绿色档案馆建设原因、路径、实践以及针对具体问题提供对策。关于绿色档案馆评估的相关研究成果，仅有5篇文献，且聚焦于绿色档案建筑评价系统［2-3］、档案馆绿色评价体系评价指标权重确定［4］、《绿色档案馆建筑评价标准》解读。［5-6］国外关于绿色档案馆的研究涉及评估绿色档案建筑特征［7］、维持绿色认证建筑物来改善其环保表现［8］等。相对而言，国外对绿色档案馆研究更早，相关成果也更为丰富，但多集中于绿色档案建筑本身。总体上，当前国内外关于综合档案馆绿色档案馆评估与档案治理的研究很少。

实践方面，近年来，在国家政策及政府部门的大力支持下，我国绿色档案馆建设工作逐步开展，一些省、市级综合档案馆紧跟社会发展变化，大力推进绿色档案馆规划与建设。当前，绿色档案馆建设的前期评估工作做得相对较好，如苏州工业园区档案馆在绿色档案馆规划建设时聘请专家顾问指导设计组，始终贯彻节能环保理念，被授予三星级绿色建设证书。但绿色档案馆建设处于起步阶段，综合档案馆绿色档案馆评估工作实践仍有诸多不足之处。评估工作没有直接的评估标准规范做参照，只能借助绿色档案建筑标准规范，导致评估内容不明晰。此外，评估工作中评估主体与档案馆之间的权责关系尚未厘清等，都会影响评估工作的持续深入开展。

2. 综合档案馆绿色档案馆评估原因探析

在高质量发展的大背景下，“绿色发展”已经成为普遍共识，绿色发展理念逐渐深入人心。档案行业也要积极响应国家政策，顺应时代发展潮流，大力推进绿色节能档案馆建设，助力国家节能减排目标实现。信息化背景下，为更好地满足公民档案利用需求，做好综合档案馆绿色档案馆评估工作，推进综合档案馆转型迫在眉睫。通过评估工作可以对已建成绿色档案馆的运行效果进行评析，吸收已有绿色档案馆建设的特色之处，对其不足之处进行反思改进，为未来更多综合档案馆规划建设绿色档案馆提供参考或借鉴。

二、 开展综合档案馆绿色档案馆评估工作：治理助推及效能提升

1. 优化评估主体结构，助力档案治理

多元主体是相对于传统档案管理实践中的一元主体而提出的概念，是档案治理区别于档案管理的显著特征和重要标志。［9］多元主体协同推进评估工作不仅可以整合多方意见建议、减少评估主体主观意识对评估结果的影响，也可以从实践中推动档案管理向档案治理迈进。因此，可以选择以下评估主体。

一是本馆内部人员。开展综合档案馆绿色档案馆评估工作可由馆内人员组成评审小组。档案馆员负责馆藏档案的保管利用、库房管理等工作，对档案馆各个方面较为熟悉，了解本馆存在的优势与不足，可以为绿色档案馆建设提出更具针对性的建议。

二是档案主管部门。2020年6月新修订的《中华人民共和国档案法》指出：县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。［10］档案主管部门是开展评估工作的组织者和指导者，应适时根据工作目标任务等成立相关评估小组，满足综合档案馆建设绿色档案馆的需要，更好地指导绿色档案馆发展建设，推进综合档案馆转型升级。

三是专业评估机构和评估专家。开展综合档案馆绿色档案馆评估工作，可以聘请专业的第三方评估机构或评估专家，由评估机构或评估专家从专业角度对绿色档案馆的建设条件、建设方向及建设效果等进行综合评估，从而更好地建设绿色档案馆。

2. 扩充评估要素，丰富治理内容

综合档案馆绿色档案馆评估工作是档案治理的重要组成部分，评估工作如果仅局限于绿色档案建筑层面，治理内容就会有所缺失。因此，综合档案馆绿色档案馆评估内容也应当有所扩充。

一是建筑建设。多年来，在建筑行业发展过程中，资源浪费、环境污染问题频发，对经济发展以及环境保护造成了很多不利影响。因此，评估工作首先要对建筑设施进行评估，以“节能、环保、低碳”为准则，严格按照《绿色办公建筑评价标准》进行科学选址选材、工程验收，力求降低能耗、节约资源，建造绿色舒适高效的档案馆建筑，［11］与周边自然、社会人文环境和谐共生。

二是档案馆藏。过快增长的馆藏档案数量给档案保存和管理带来了巨大压力，且接收的档案大多为纸质材料，纸张的大量使用不仅会造成极大的资源浪费，而且会对环境保护产生不利影响。库房建设和扩容、配套设备购置等，大大增加了运营管理成本。［12］综合档案馆绿色档案馆评估工作中对馆藏档案的评估主要集中于保存档案的价值以及数字化程度。以科学的档案价值鉴定理论为指导，鉴别馆藏纸质档案价值，以有限的空间，保存较大价值的档案。同时，做好纸质档案数字化信息化工作，提升档案馆数字化、信息化、智能化水平。

三是运行管理。为了保持档案馆卫生环境，应当招纳一定数量的清洁人员定期打扫；为了更好地保管档案资源，应当购置更节能环保的先进设备，做好库房管理及馆藏档案的保管工作；为了高效服务，要以科技为驱动，大力推进文明和谐的绿色服务流程，构建档案馆与档案信息利用者的生态交互系统。［13］绿色档案馆的运行管理需要改掉传统档案馆存在的弊端，实现全方位、全过程的绿色管理运行。

四是人才培养。过去的纸质档案管理只要是稍懂库房管理的人就可以胜任，查找模式也非常简单，就是按照目录上的标记，去库存实地查找搜索。［14］绿色档案馆对档案馆员提出了更高要求：档案馆员应当转变观念，做可持续发展的坚定执行者；还应具备更高的技术水平和业务能力，将绿色技术和管理理念以及计算机技术等应用到档案馆建设运行的各个方面。

五是功能定位。评估绿色档案馆功能不应只聚焦于其作为档案保管场所的单一属性，绿色档案馆不仅是保存档案的公共机构，更可以成为集教育、文化、休闲娱乐等于一体的综合服务中心。可以从文化教育以及休闲娱乐方面着手扩展档案馆的功能，吸引更多公众走进档案馆，参加档案馆开展的各种活动，在浓厚的文化教育氛围中增强公众档案意识，提升档案馆的社会知名度和公众认可度。

3. 选择合理时机地点，提高治理效率

一是评估时机的考虑。为了保证评估效果的全面客观，更有效率地建设绿色档案馆，可以对其进行建设前期、中期以及后期评估，根据不同的建设时机建立一个严密动态的评估计划。建设前期需要对绿色档案馆建设时机、建设条件等进行评估，为实施阶段工作提供指导。建设中期对材料采购、现场施工情况进行监督，以保证绿色档案馆建设按照规划顺利开展。建设后期由评估人员对已建成的绿色档案馆的功能分区、工作设备、人员服务、功能定位等进行总体评估。对符合评估标准的绿色档案馆冠以绿色能源标识，为其他绿色档案馆建设提供示范；对于评估不合格的建筑予以督促整改，以保证绿色档案馆的建设质量和水平。

二是评估地点的选择。评估地点需要根据不同时期的评估要求合理计划，以提高效率、减少不必要的开支。在绿色档案馆建设前期，可由评审人员通过线上或者线下会议等方式对建设规划的合理性等进行评估。但是在建设中期及建设后期，如果只是根据档案馆的汇报情况和评估材料等，无法对绿色档案馆建设情况做出准确评价。要想保证评估结果的真实完整，在建设中后期需要评估人员深入第一现场，全面评估绿色档案馆建设质量。

4. 完善评估方式，保障治理评价效果

档案治理效果衡量需要建立相关的评价体系、采用合时合规的方法。做好综合档案馆绿色档案馆评估工作，也需要合理完善的方式，综合研究、统筹规划，以保障评估结果的合法合理性。

一是内部评估的方式。内部评估是由档案馆评审小组或上级档案主管部门全面系统地收集相关信息，在建设前期与专家进行讨论、建设中期在建设现场对绿色档案馆建设进度合理监控、建设后期结合档案馆实际情况，及时进行分析评估。

二是外部评估的方式。“自查自纠式”的评估结果难免会存在片面性，为了更好地开展评估工作，还要借助一些外部力量。既可以购买评估机构服务，也可以由档案领域学者、政府相关部门、企业界代表等组成专家组，进行联合评价或交叉评价，从而避免主观性。评价结果可向社会公开，接受社会各界的监督。

三是内部评估与外部评估相结合的方式。内部评估以绿色档案馆的日常运行管理为主，外部评估注重绿色档案馆建设效果和队伍水平等。采用内部评估与外部评估相结合的评估方式，可以提升评估结果的公正性和客观性。

5. 盘活馆藏资源，提升治理效益

做好综合档案馆绿色档案馆的评估工作带来的效益有以下方面。

一是经济效益。长期以来，档案馆给公众留下的印象都是非营利性的公共文化机构。提起档案馆，大多数人更加注重其带来的社会效益而忽视档案馆创造经济效益的可能性。做好评估工作，引导绿色档案馆发挥自身信息、人力、资产等资源优势，与市场经济接轨，通过对档案信息资源的深度加工，开展各种类型的有偿服务。［15］评估工作还会与其他行业产生交集，评估工作的需求为其他行业带来了经济效益。

二是社会效益。首先，做好评估工作，推进综合档案馆向绿色档案馆转型升级。随着档案馆工作环境绿化水平、信息化水平和服务水平的不断提升，查档用户可以在档案馆中获得更加舒适愉悦的体验，能够更好地满足社会公众的档案利用需求。其次，更加智能化的设备和更开阔的空间可以为档案馆开展一系列文化活动提供便捷渠道。通过虚拟与现实技术、3D技术等举办特色主题展览、设计休闲益智游戏增强与用户的交互性等，使公众在休闲娱乐中陶冶情操，获得知识，体会蕴藏在档案资源中的丰富文化价值，能够带来较大的社会效益。

三是环境效益。做好综合档案馆绿色档案馆评估工作，引导绿色档案馆建设贯彻可持续发展理念和原则，科学选址选材、降低能耗，节省资源。努力实现节地、节水、节能、节材等建设目标，与传统综合档案馆相比，会节省很多资源，符合绿色发展理念，从而有利于环境保护和可持续发展。

三、 综合档案馆绿色档案馆评估工作高质量发展的优化策略

1. 完善评估标准体系

目前我国虽已出台了绿色档案建筑标准，但评估内容具有局限性，缺乏完善的绿色档案馆评估标准体系，给评估工作实践带来了一定影响。国外绿色档案馆建设起步较早，绿色档案馆评估标准体系相对完善。英国首先建立起世界上第一个绿色建筑评价系统；荷兰在城市整体规划中引入了档案馆建筑可持续发展思想。［16］因此，有关部门可以充分借鉴国外先进做法与经验，完善评估标准体系，为开展综合档案馆绿色档案馆评估工作提供统一、切实可行的标准规范。

2. 建立专业评估工作组织

建立专业的综合档案馆绿色档案馆评估工作组织，需要贯彻“以人为本”的理念。在信息化高速发展的时代，评估组织人员构成不仅需要具备扎实专业知识理论的档案专业人员，还应当选择具有丰富评估实践经验、较强评估理论知识和一定信息网络技术的综合性技术人才，以适应新形势下综合档案馆绿色档案馆评估工作的发展要求。同时，由于综合档案馆绿色档案馆评估工作正处于探索之中，相关专业人才紧缺，可以放眼未来，建立长效培训机制，制定具体培养计划，做好人才培养工作，为未来综合档案馆绿色档案馆评估工作的大规模开展储备高水平复合型人才。

3. 健全考核、监督和评估工作奖惩机制

合理完善的考核、监督和奖惩机制对评估工作的推进、改善和提升等都具有重要作用，对做好绿色档案馆评估工作具有重要意义。一要将评估工作列入档案馆绩效考核内容。二要建立评估监督机制。加强评估制度建设，建立评估工作的监管机制，确保评估工作公开、透明、规范。三要完善奖惩机制。通过奖勤罚懒、奖优罚劣、按劳分配等一系列措施，引导和规范评估人员行为，提升评估人员的工作积极性和效率。

4. 推进绿色档案馆评估试点工作

认识来源于实践，要形成成熟的评估流程，需要在评估实践中根据具体情况及时总结经验、逐渐完善，以达到预期的评估目标和效果。国内综合档案馆绿色档案馆研究工作开展较晚，实践中向绿色档案馆转型的综合档案馆数量更是少之又少。因此需要注意加强有关试点工作，并在实践中注意及时总结经验，深化相关研究，支撑并推动评估工作持续深入进行。

四、 结语

本文对综合档案馆绿色档案馆评估工作进行了一些探讨，分析了做好综合档案馆绿色档案馆评估工作对于助力档案治理、提升档案治理效能的意义，并提出了推进综合档案馆绿色档案馆评估工作高质量发展的优化策略。综合档案馆绿色档案馆评估工作并不仅局限于档案学科，未来其研究可以进行跨学科融合，从多个视角和领域出发，完善综合档案馆绿色档案馆评估工作的实践与理论，更好地推动绿色档案馆建设、助力档案治理体系现代化建设及档案治理效能提升，进而促进档案事业全面高质量可持续发展。