加强新形势下档案管理工作的实践途径探索

尹朋涛

摘要：新时代背景下，科学技术发展日新月异，声像、网络、电子通信等各种新兴技术应运而生，并广泛深入到社会生活的方方面面，基本实现了自动化办公、无纸化办公这一目标，使得各种新载體、新介质档案资源随之涌现，为档案管理工作增加了新难度、新挑战。为了更好地顺应时代发展步伐，需要不断更新和优化档案管理理念和管理方法。本文主要对新形势下档案管理工作的实践途径进行探讨。

关键词：新时代;档案管理;管理理念;实践途径

大数据典型的反应速度快、容量大、类别多等特征在各行各业中均得到了大力应用，该背景下借助信息技术来开展档案资源管理已成为企业管理落实的一种趋势，在计算机等现代化设备的使用中以录入、传输等方式做好档案信息资源的整理记录、存储加工以及信息查询与交流等，让企业及各单位在日常经营各环节里形成的档案资源可得到妥善保存与高效使用，达到档案信息资源共享。

1通过不断创新促进档案管理工作全面发展

1.1创新档案管理理念。

新形势下，档案管理工作既迎来了广阔发展机遇，又面临诸多新问题和新挑战。在这一背景下，管理人员必须解放思想，缓解创新改革的紧迫感，并不断完善档案管理工作机制，有效提高管理人员创新能力和创造能力，为档案管理工作的开展注入新的活力。

1.2创新档案管理模式

网络技术的普及和应用，为档案资源开发和利用带来了发展机遇。管理部门需要在合理规划管理网站、不断完善法律体系基础上，进一步强化档案信息资源建设水平，转变传统档案信息组织形式，同时构建信息化档案检索系统。与此同时，还要全面推行网站安全维护管理机制，使网站成为档案管理部门对外联系的窗口，为档案资源合理配置、深入开发、有效利用、实时共享奠定基础[6]。

1.3创新档案管理形象

档案管理人员综合素质直接关系到档案管理工作是否能够顺利开展，其形象是社会公众评价档案管理工作水平的重要标准之一。新形势下，档案管理人员需要明确自身在管理工作中的定位，并转变管理理念。尤其随着网络技术的迅速发展，档案信息获取、识别、利用等方面的难题不断增加，需要管理人员充分利用先进技术对档案信息进行筛选、提炼和开发，并在实践工作中不断总结经验，有效提高自身专业水平和管理能力。在此基础上，档案管理部门还可以推行竞争机制，提高管理人员自我提升意识，调动其工作积极性，从而营造良好的工作氛围，全面提升档案管理形象。

2加快档案管理现代化进程

在档案管理收集、整理、分析和鉴别等基础工作中，涉及到计算机数据准备工作，该工作具有复杂性、繁琐性等特点，如果缺乏科学化工作流程和规范化工作制度，会导致计算机数据准备不充分，从而降低档案管理效率，不利于促进档案管理现代化发展。对此，需要从以下几个方面解决。

2.1采用标准化档案管理技术。

在掌握档案管理工作规律基础上，尽可能减少其中低功能、可替换及冗杂的工作，确保各项工作有效衔接、相关业务相互协调，同时使同类业务在形式、特征上具备一致性、规范性特点。一方面能够减少复杂劳动造成的管理混乱现象，另一方面能够为档案信息开发奠定基础。

2.2构建统一的业务标准和技术标准

计算机技术是新形势下档案管理工作改革创新的基础，想要充分发挥其作用和效益，就要构建统一的业务标准和技术标准。如果档案业务缺乏明确规定或标准规范，那么即便使用计算机技术也会无从下手，所以构建统一标准至关重要，否则会直接影响计算机信息储存、信息检索等功能[7]。另外，想要实现网络化传递基本目标，更要构建标准化业务标准和技术标准，从而为网络连接提供保障。

2.3采用科学化手段获取档案信息

新形势下，档案资源种类、数量不断增加。采用先进技术对档案资源进行全面管理迫在眉睫。因此，档案管理部门应积极引入多媒体、计算机等先进技术，为档案信息储存方式革新奠定基础，突破信息获取时间、空间限制，满足档案资源实时共享需求。

2.4应用现代化档案管理技术

档案管理技术是现代化档案管理工作的重要组成部分，在提高档案管理效率和质量方面发挥着重要作用。新形势下，科学技术发展日新月异，越来越多先进的技术应运而生，为优化档案管理工作奠定了良好的基础。例如：在档案管理日常工作中，引入复印机、传真机、计算机及扫描仪等现代化办公设备，既能够减少人工劳动强度，也能够充分保障档案资源的完整性和健全性。另外，在档案库房建设过程中，也可以充分利用现代化科学技术，采用特殊的处理手段，提高档案的管理水平。众所周知，一些纸质档案资源在储存过程中，受环境、温度等因素的影响，容易发生质量问题，导致档案资源失真或缺页。对此，需要在库房内部安装各种先进设备。例如：温湿度调节设备、防震设备、防干燥设备、防虫设备等，这些设备有利于从根源上解决虫害、温湿度变化等引发的问题。另外，新形势下，档案管理部门已经充分认识到了信息化建设的重要性，并利用计算机技术实施档案实体管理和信息管理的工作，通过构建档案信息数据库，实现不同程度的编目及档案资源自动检索，同时满足了档案实时共享需求。在未来发展进程中，档案信息化建设已经成为趋势，这也将是档案工作技术现代化的集中体现，可以为档案资源有效利用提供保障。

3强化基础设施建设

步入大数据时代，若要加强企业档案的信息化，就必须进一步加强基础设施建设。大数据对档案管理的基础和软硬件提出了更高的要求，同时也要求建立包括档案管理软件、网络、高性能计算机、扫描仪等基础设施。但上述基础配套设施的完善以及档案系统的维护离不开资金的支持，因此企业需要加大档案管理信息化建设的资金投入力度。与此同时，相关单位在人事档案管理信息化建设中要做好自身的整体规划和发展战略，并将相关的监管措施不断完善，企业内部其他部门也应该在理解的基础上给予更大的支持。各级档案局领导应积极向企业领导层反映人事档案信息化建设的重要性、紧迫性，努力争取人力、财力、物力方面的资源。除积极配置硬件设施外，档案管理机构还应重视软件和数据库的建设，借助外包模式，设计符合档案管理要求的软件。

4促进档案管理工作向标准化、规范化趋势发展

为了促进档案管理工作向标准化、规范化趋势不断发展，不仅要解决立卷方法存在的问题，有效提高档案资源分类、检索效率;还要尽可能提高案卷装订质量，为档案规范管理奠定基础。另外，档案规范化、标准化管理还离不开软硬件设施的支撑，需要管理部门及时做好硬件设施维护管理以及软件系统更新升级工作。结合以往工作经验总结来看，虽然文书管理工作和档案工作相互独立，并且工作任务不尽相同，但是由于文书是档案中的重要组成部分，所以二者之间存在必然联系，其在档案管理流程中紧密相连。因此，管理人员需要不断提高系统化管理意识，树立文书管理工作规范化、标准化指导思想。简单来说，就是在文书处理过程中，只有把握好标准化、规范化关口，才能够为档案工作顺利进行提供保障，从而有效提高档案管理工作的综合水平。

总之，大数据时代背景之下，相关部门必须要对档案管理工作引起高度的重视，充分利用各项信息化技术来加强档案信息化、信息化建设，对原有的观念以及管理方式进行改良与优化，这样才能够有效推动档案管理工作的健康持续发展。

参考文献：

[1]王金英.大数据时代企业强化档案工作的思考[J].企业改革与管理，2020（02）：18-19.

[2]吴丽丽.大数据时代档案管理工作的变革与创新[J].环渤海经济嘹望，2019（01）：172.