事业单位人事档案管理信息化建设及发展探讨

文/魏 巍

在信息时代的背景下，以大数据为代表的前沿科技被广泛地应用于各行各业，在人事档案管理中也起到了极其重要的作用。本文主要就事业单位人事档案管理信息化建设及其发展进行了深入的探讨以及详细的研究，并根据作者实际工作经验，针对档案管理信息化模式的优点以及事业单位在档案管理信息化建设中面临的困境提出了相应的意见和建议

现阶段，事业单位人事管理工作中需要充分认识到人事档案管理信息化的重要性，并尽快采取措施，推进这一工作的发展，使得档案的使用效率更高，使之有效地服务于单位的长远发展。然而，在实际操作过程中事业单位人事档案的信息化建设存在重视程度不足，缺乏规范性，加上安全性等问题，进而影响了人事档案管理的信息化发展。针对这些问题的解决，加速档案信息化建设实属必然。

一、事业单位人事档案管理信息化的重要性

（一）提升人事档案管理水平

在信息技术还未出现之前，人事档案管理工作必须要借助大量的人力、物力、财力针对档案内容进行收集整理。同时，在管理的过程当中还会由于人为因素等影响产生一些许多错误[1]。这直接影响着人事档案资料的管理效率和质量。通过在事业单位人事档案管理过程当中借助信息化的管理模式，采用计算机和先进的信息技术以及大数据技术对人事档案资料进行有效的管理，便捷了人事档案的查询和使用问题，提升了人事档案管理的效率和质量。

（二）保证了相关资料的完整性和全面性

传统形式下的档案资料管理工作，由于人为因素、环境因素以及其他因素的影响造成一些档案丢失损毁和破坏等问题，而通过采用计算机系统对海量的人事档案进行管理能够尽可能地降低和避免上述问题。还可以借助关键词查询等相关操作降低档案翻阅的频率和次数，预防丢失和损毁等问题。

（三）提升事业单位人事管理的水平

在档案管理工作中充分发挥出信息技术的应用优势，可以实现档案资源的共享[2]。通过对档案内容实现数字化和系统化的管理、分析、查询和应用，为事业单位中相关工作人员的岗位调动、绩效考核以及调动升迁提供有价值的参考依据，进而带动事业单位人事管理工作的转型与升级。

二、信息化档案管理模式的具体优势

（一）管理模式更加省时省力

相比传统形式下的档案管理工作，在进行档案查找的时候，信息化管理工作在其实际应用过程当中具有更加明显的应用优势，有效地避免了传统档案管理工作量大、效率低以及分类查询和分类难度大，且容易出现一些低级错误等相关问题[3]。除此之外，还可以使得相关数据一经录入就可以进行多次利用，进而加大了信息的查询速度。

（二）档案存储更加便捷与安全

传统形式下的档案都是纸质档案，极易受到环境条件的影响，如受潮、虫蚀。此外，对相关档案进行反复的查阅也会对其产生较大的损坏，同时也存在着一定的安全隐患问题。档案信息化管理使得档案材料录入库和存储都变得更加便捷。同时，通过借助信息化手段添加密钥能够防止相关信息出现失窃或者泄露的问题。采用云存储等方式还能够提升存储容量，保证存储的安全性以及保密性。

三、事业单位人事档案管理信息化建设中所存在的问题

（一）人事档案管理工作不够规范化

人事档案在开展信息化工作的过程中存在标准不统一、管理不规范的问题。绝大多数事业单位的人事档案管理及信息化建设没有较为统一的标准，也没有标准化以及规范化的流程[4]。在这种情况之下就会使得档案的信息化管理系统不能够在实际操作过程当中得以有效利用。

（二）缺乏复合型人才

档案管理工作人员的专业能力以及综合素养都有待提升。档案管理部门缺乏一些具备专业档案管理知识和熟练计算机信息处理技术的相关工作人员。除此之外，由于事业单位中的档案管理工作其普遍待遇都不是很高，因此使得相关工作人员年龄相对较大且不具备工作热情，工作效率低下，进而造成了大量信息化建设效率不高，工作滞后等问题[5]。

四、事业单位开展的信息化建设的实施策略

（一）有效推进档案管理制度建设

档案管理制度的建设工作对于事业单位的档案管理工作尤为重要。进一步强化档案管理制度的建设可以促使档案管理工作变得更加科学和高效，同时在实际建设工作中要充分结合事业单位的实际，强化档案管理的标准化建设。保证相关硬件和软件的统一性、一致性和规范性，进而在此基础上建立科学完善且全面化的档案管理制度。

（二）培养专业的档案信息化人才

必须要高度重视档案管理信息化人才的重要性，在工作中营造一个良好的工作氛围，通过借助聘请专家专题培训、实体考察和业务交流等多种形式为档案管理人员提供更加常规化且专业化的培训，不断提升工作人员的信息化业务知识和专业素养。此外，还需提升其责任意识、安全意识，培养一批具有高素质、高水平的档案管理人才。

（三）提升信息化硬件配置

在开展人事档案信息管理工作时，硬件设施配置得当，对于档案信息管理工作起到了重要的作用。事业单位想要发展好档案工作，必须高度重视硬件的配置工作，通过配置标准化的硬件设备，能够更好促进事业单位人事档案管理工作的需求，促使事业单位人事档案管理工作变得更加具有安全性、完整性和有效性。

上述分析研究表明，对于事业单位而言，人事档案的信息化管理是一项基础性的重要工作。从上到下都应该从思想上重视起来，克服困难，不断加强档案信息化建设工作，促使事业单位人事档案管理从传统档案管理逐步迈向智慧型的管理，提升其管理水平和效率。