论人才竞争对人事档案工作的影响与对策

陈成瑾

摘 要：人事档案工作作为人力资源管理的重要组成部分，其重要性和紧迫性不可忽视。人才竞争对我国人才流动起到了很大作用。本文从人才竞争对人事档案管理的影响出发，分析研究在现阶段存在的问题，并提出相应对策与解决方案以应对挑战，从而有效促进人员科学有序流动、优化企业内部结构，充分发挥人才的作用。

关键词：人才竞争;人事档案工作;影响;对策

随着我国经济的不断发展，人事档案工作也在不断改进，人员可以根据自身的实际情况，选择合适的岗位就业，人才之间的竞争不断加剧。人才流动有利于社会进步和经济发展，也有利于个人发展，满足个人需求。但是，人才流动对于人事档案管理工作有利也有弊，由于人才的流动性较强，人事档案的调动往往跟不上人员的调动，许多人事档案被忽视，人事档案的管理缺乏时效性，从而造成人事档案的乱象。据统计，全国有相当一部分的人事档案被遗弃，找不到对应人，究其原因，不难发现是因为人才竞争过于激烈，许多人对于人事档案并不重视和人事档案工作不完善而造成的。人事档案曾经被人们当作寻找工作的“敲门砖”，没有了人事档案，寸步难行。现如今，人事档案的效用大大降低，人们在找工作的过程中，人事档案并未起到多大用处，很多时候只是把其当作一种“程序”。当下的人事档案工作中，一些无人认领的档案越来越多，人事档案工作的管理越来越不规范，从而导致人事档案工作效率大大降低，影响了人事档案工作改革的力度，阻碍其工作的正常发展。本文主要针对目前科研院所离岗创业人员人事档案的实际情况进行分析，在人才竞争的大背景下，提出人事档案管理的有效措施，促进人事档案工作能够正常、科学地运行。

一、人才竞争对人事档案工作的主要影响

1.人档分离现象

我国在不断进行对外开放，坚持“引进来”和“走出去”政策，随着对外开放的程度不断加深，人们的思想也发生了一些变化。许多跨国公司在中国落地生根，还有一部分科研院所离岗人员进行自主创业，为人们的就业提供了大量机会，就业渠道大大增加，因此跳槽和变换工作成为家常便饭。大量的私有企业成为首选，也是招聘人数最多的企业，但是私营企业在招聘人员的过程中，对于人事档案并不重视，往往只需要应聘人员填写一份报名表，只是对其相关的学历证书进行审核，并未对其档案有所重视，所以出现人档分离现象。有些人因为企业的待遇等不能满足其心理需求时，会随时更换新公司，完全不顾及个人的人事档案，缺乏相应的组织观念，他们往往在工作中只考虑工资待遇等因素，不在乎人事档案，破坏了个人与组织之间档案管理工作的规范性。人事档案出现“人档分离”现象，不仅仅是因为人员选择新公司、不断跳槽而出现的，还有一方面是因为公司为了留住人才，扣留辞职员工的人事档案，想要其继续留在公司，而相关员工为了前途，抛弃了自己的人事档案。这样一来，旧公司可能继续保留着当事人的人事档案，但其实人已经在新公司工作，人事档案的管理工作失去了意义，人事档案工作的规范性和系统性也就遭到了破坏。被留档的人员去了新公司之后，新公司虽然具有新员工的人事档案管理权限，但是却没有员工的人事档案，新公司就会对员工进行重新建档，而新建的档案与旧档案势必会出现冲突，档案的真实性和内容自然难以得到保障，许多材料都是由当事人自行填写，无法进行核对，所以其真实性不高，不利于组织考察。人事檔案的工作管理应该严格准确，其内容的填写要绝对保障其真实性，只有在人事档案丢失和损坏的情况下，才能进行重新建档，一般情况下是一人一档，而新公司重新建档势必会对人事档案的管理造成影响，引起人事档案管理的混乱，从而降低人事档案的真实性。

2.人才引进存在的问题

人才的流动性逐渐加强，人才市场也逐渐活跃起来，人事档案的工作量也逐渐加大，人事档案随着人员工作调动而发生变化是我国人事档案管理的原则，也是人事档案管理所必须坚守的工作准则，所以人事档案应时常更新，但是在实际的人事档案管理过程中，人事档案往往被抛弃或者是遗忘。有些单位为了解决人员短缺问题，无视人事档案管理，在原单位未对当事人档案进行转移时，仍让该员工上岗。甚至借助一些“办法”，如在招聘过程中，不要求应聘人员转移人事档案，利用当地政策对人事档案进行特殊处理，重新为其建立新的人事档案，使人才能够在新单位安心工作，从而导致“人档分离”，使人事档案管理出现问题。

3.流动人员档案管理不合理

近些年来，随着人才竞争的加剧，人才流动越来越频繁，而人事档案管理的难度也越来越大。对此，国家颁布了相关规定，要求加强对流动人员的档案管理，对流动人员的档案管理权限进行了明确规定。人事档案的管理由县级以上的党委组织部门和政府人事行政部门的人才流动服务机构管理，公司和企业无权进行管理。但是，在实际情况中，仍存在着非法管理人事档案现象，一些不具备资格的企业擅自接受人事档案，更有甚者，对人事档案进行伪造，为当事人增添各种不存在的证明材料。这样做不仅使人事档案管理工作出现混乱，还违反了相关法律法规，不利于国家人事档案的管理，也不利于整个社会的发展，人才竞争也会出现不实情况，有失竞争的公平性。因此，需要对流动人员的档案管理进行规范化和合理化，以促进社会的正常运行。

二、人才竞争背景下人事档案管理的有效措施

1.建立健全人事档案管理办法

建立健全人事档案管理办法，完善相关人事档案管理制度，从而对人才流动进行制度保障，在制度层面上对人才流动进行管理，为人事档案管理的合理性和科学性提供有效办法。健全完善的人事管理办法可以使人员的档案信息得到保障，避免出现信息丢失情况。目前，我国已经颁布相关保障人事档案管理制度的法律法规，并健全了相关的人才流动服务机构，从而掌握人才流动现象。例如，针对科研院所离岗创业人员的人事档案管理，政府发挥相关职能，对逐渐商业化的科研行为进行管理，同时对科研院所离岗创业人员所处的单位或机构的人事档案进行统一管理，从而确保人事档案管理的科学性。健全完善的人事档案管理办法，要严格明确流动人员档案信息管理权限问题，由专门机构对流动人员的档案信息进行管理，未经授权的单位和个人不得对其人事档案进行调阅和管理，不得对人事档案内容进行改动。如果出现未经授权的单位和个人对流动人员的人事档案进行调阅和管理的情况，要及时对其进行相关的管制，并向相关机关进行移交，严重者要追究相关人员的法律责任。在人事档案管理过程中，要建立常态化的监管机制，以确保人事档案管理的有序化和合理化，提高人事档案的真实性。

2.整体考虑，注重大局

在人事档案管理的过程中，要以大局为重，考虑整体，正确处理留人和放人的问题。有的企业为了留住人才，可能会扣留其人事档案，不进行放档。尤其是对科研院所来说，科研人员是其工作的重点，如果科研人员辞职，那么其科研项目可能就会“流产”，不仅浪费了大量的时间，还耗费了大量的财力、物力。相关单位对于留人和放人问题，要端正自身的态度，在挽留人才的过程中，应该采取正规的方式和方法，可以对其进行思想引导或者是提高人才的待遇和薪资，而不是靠强制的手段来逼迫人才留在自己单位。要给予人才足够的尊重，尊重他们的想法和意愿，严格遵守相关的法律规定。相关单位要及时进行反思，为什么会出现人才外流的现象，及时调整企业的战略方针和人才管理方案，才能留住人才，这也是保留人才的治本之策，如果是仅靠人事档案来决定人才的去留，很可能对其产生不利的影响，降低员工工作的积极性，也不利于引进新的人才和提高企业活力，所以在人才去留问题上，要整体考虑，注重大局，不要因为个人得失而导致整个公司受损。

三、提升人事档案工作的有效策略

1.提升流动人员档案管理质量

人事档案管理过程中，会出现一些档案无人认领的现象。究其原因，不难发现人事档案管理体制和人事档案管理部门存在的问题，有些人对档案不重视，从而导致人事档案无人认领。人事档案反映出的是一个人的基本状况以及其主要的经历和政治面貌，所以人事档案的记录应该是真实的、全面的。在旧有的流动人员人事档案记录过程中，其内容却是单一、简单的，档案管理的质量不高。对于企业来说，如果面对一份简单的档案，就无法在短时间内了解其状况，从而无法做出全面评价，也无法判断此人是否和所应聘的岗位具有匹配性。并且，还会在之后的职称认定、养老保险、工龄计算上出现问题。久而久之，用人单位在招聘人员时，就不再看重人事档案，因此要提高流动人员档案管理质量，人事档案管理部门要重视人事档案的动态记载，特别是对于人员业绩的记载，要做到极其完善，提高人事档案管理质量，让人事档案能够正确反映员工的精神面貌和相关的专业技能。

2.积极完善、优化人事档案管理法规

人事档案管理制度可以很好提高人事档案管理工作的效率和真实性，但是制度的监管并不是万能的，在人事档案信息的整理上，有许多环节和步骤存在的问题是制度无法解决的，所以需要积极完善、优化人事档案管理法规，在人事档案管理的过程中，做到有法可依，为人事档案管理的工作效率提供“保护伞”。在人事档案管理的实际工作中，由于随时发生新的问题，难免会出现一些没有制度保障的情况，相关工作人员要及时进行总结和汇报，将工作中所存在的问题反映到上级部门，促使其制订相关的管理措施和管理条例来解决存在的问题。相关部门要及时根据工作人员反映的情况进行核查，如果核查属实，就要立即寻找相应的解决措施。主管部门除了要根据工作人员的反应来修改和制定管理条例之外，还应主动注意工作人员在实际工作中的档案管理现状，对于一些人事档案管理制度的细节进行修改。人事档案管理工作是不断变化的，所以在制定具体的工作细则时，要根据工作的实际情况，不断进行修改，以符合人事档案管理工作的实际情况，从而为人事档案工作的效率提供保障。

3.强化法治观念、加强执法力度

人员的流动造成了人事档案管理的困难，从而也引发了一系列我国人事档案管理信用问题，严重影响着我国人事档案信用及其管理的正常运作，损坏了我国人事档案信息的公开度。因此，我们需要积极完善、优化和加强对人事档案监督管理的办法和制度，从而切实治理好人事档案管理中的乱象。《档案法》明确规定了我国在人事档案保护和管理过程中的法律责任，相关人事档案保护和管理部门及当事人如果涉嫌违反其中的法律规定，那么可以对其进行警告、执法处分、经济惩罚、责令赔偿其损失、没收其违法所得，甚至还可以依法追究刑事责任。因此，在进行档案保存和管理过程中，作为一名档案保存和管理者必须具备良好的专业素养和道德品质。在进行个人档案入库和办理相关文件的过程中，一定要严格按照国家相关法律和规定，依法办事，还要坚守档案管理工作的原则，根据相关工作规定来进行档案的查询和借阅，及时更新档案管理内容，保证人事档案的真实性。对于损害人事档案管理正常运行的人员，要严格惩罚，加大执法力度，强化相关人员的法治观念，从而保证人事档案管理有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。

4.发挥档案时效性

我国现行的社会主义市场经济制度是市场决定资源配置手段，市场活跃了，人才开始流动，人才市场借此发展起来。现如今的人事档案管理存在着些许问题，人事档案管理混乱、缺乏统一性，其管理方式已经无法适应人才流动的要求，因此为保证人才市场的有效运行，提高人事档案管理效率，要对人事档案管理进行更新。然而，我国目前现行“集中统一、分级负责”的人事档案管理制度是在传统的计划经济制度下逐步形成的，在市场经济迅猛发展、领导班子人事体制改革不断推进和深化的今天，已经显示出其脆弱性或发展的滞后性，这样的管理制度无法适应市场经济环境下的人事系统改革和人员资源竞争、人员流动频繁等对人事档案的管理要求，无法为社会提供优质高效的人才档案信息服务。进入信息化时代，通过网络完全可以实行人事档案信息资源的社会共享。

四、结语

综上所述，现如今的人事档案管理存在着些许问题，人才流动和竞争加剧，所以需要提高人事档案管理的有效性，健全完善的人事档案管理办法，整体考虑，注重大局。提高人事档案的实用性，提升流动人员档案管理质量，积极完善、优化人事档案管理法规、强化法治观念、加强执法力度，以期可以发挥出人事档案的作用，更好地为人才流动服务，促进我国经济和人才市场的健康发展。

参考文献：

[1]杜 杨.以十九届五中全会精神为指导推进干部人事档案信息化工作[J].兰台世界，2021

[2]林 霞.当前档案管理信息化建设误区分析与突破策略[J].办公室业务，2021

[3]沈程程，龚胡微，王伟萍.浅析新形势下科研单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2021

[4]张 珣.新形势下人事档案管理工作的困境和对策研究[J].就业与保障，2021

[5]楊海生，唐建国，周悦馨，徐亚男.打造数字档案系统探索管理模式变革不断开创人事档案工作新局面[J].石油组织人事，2020

[6]鄢明芳.流动人员人事档案管理工作存在的问题及改进[J].科技风，2020

[7]杨 宁.论人才竞争对人事档案工作的影响与对策[J].传媒论坛，2018

[8]曲 晗.论人才竞争对人事档案工作的影响与对策[J].才智，2018

[9]李 巍.高校人事档案管理问题与改革路径的研究[J].佳木斯职业学院学报，2017

[10]欧阳婷婷.人才竞争对人事档案工作的影响探究[J].办公室业务，2016

[11]权新芳.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].今日财富，2018

（作者单位：福州市蔬菜科学研究所）

3378500589217