水务类技术单位档案管理信息系统的选型研究

唐伟鹏,古 莉

(广州市水务规划勘测设计研究院有限公司，广州 510640)

2020年6月20日，新修订的《中国人民共和国档案法》(下文简称《档案法》)正式发布，新增了“档案信息化建设”整个章节，明确要求各单位应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。中共中央办公厅、国务院办公厅于2021年6月9日印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级”。近年来，国家各项法律、政策等的发布，彰显出国家对档案信息化的建设与发展愈发重视，身处新时代，手工或半手工的档案管理模式已与新特色社会主义的发展理念不相适应，档案信息化的管理模式为大势所趋。

水务类技术单位是扎根于中国水务市场，专注于城市供水、排水等领域，以工程设计、勘察测量、规划咨询、科研试验等为主营业务的一类单位，名称较为多样化，例如XX公司、XX院、XX所、XX中心。其在生产经营活动中积累了大量的历史记录，这些档案蕴含了巨大的参考价值和凭证价值。目前来说，各大水务类技术单位的档案管理水平和信息化程度参差不齐，在电子文件和纸质文件混合归档的情形下[1]，普遍存在档案管理水平不高、档案利用率低以及档案内在质量、外在规范与档案完整度等方面的问题[2]，这与《档案法》等法律法规对我国档案事业的要求存在较大差异，并且提升水务类技术单位的信息化水平有利于提高市场竞争力，让本单位和所属行业能够更好地发展，因而，水务类技术单位有必要提升自身的档案信息化水平。然而，如何搭建起与单位办公自动化系统、档案全生命周期的信息集成以及其他系统相集成的档案管理信息系统，实现档案文件数字化、档案存储数字化、档案利用网络化，以适应信息化带来的发展机遇和挑战，是水务类技术单位在未来的档案管理工作中能否发挥信息技术作用和持续健康发展的关键[3]。

本文基于水务类技术单位的视角，以X公司为例，从档案管理信息系统的查找、初选、比较各步骤层层深入，并结合选型过程与相关的参考文献，对水务类技术单位的档案管理信息系统的选型策略进行提炼与总结，希望能为水务类技术单位或者相似类型，具有共通之处的单位的档案管理信息系统的选型工作提供一定的参考。

1 X公司的基本概况

X公司是极具典型的水务类技术单位，业务范围广泛，包括工程设计、勘察测量、规划咨询、科研试验等。 X公司目前保存的档案类型主要有文书档案、人事档案、合同档案、技术档案、财务档案，采用的是某OA系统和自主研发的系统共同管理公司内的档案数字资源，基本能满足除技术档案外的信息化管理需求，这主要是因为技术档案相对于其他档案，第一是档案时间跨度大，每个项目可能涉及多个阶段，少则数月多则数年，图纸与报告容易出现多版本的问题，ISO流程文件容易丢失；第二是项目人员复杂，每个项目可能包含不同的阶段、专业，以图纸为例，图纸是以张为单位进行管理，由于每张图纸都需要相关人员进行手签和盖章，因此涉及繁琐、复杂的签章检查的问题；第三，技术档案具有自己的专有格式DWG,普通的档案管理信息系统难以便捷的查找与阅览，因此，X公司技术档案对档案管理信息系统的要求高于公司内其他类型的档案，寻找一个能够良好管理X公司技术档案的档案管理信息系统，就能满足X公司所有档案信息化管理的需求，缘此， X公司的档案管理人员重点针对技术档案牵头在公司内部展开了档案管理信息系统的查找、初选、比较等一系列选型过程。

2 档案管理信息系统的查找方法

在查找初期，X公司通过调研上级单位、同类型或者相似类型的技术单位的技术档案信息化水平，了解其中优秀单位所使用的档案管理信息系统。并在互联网上以“技术档案管理信息系统”“水务工程档案管理信息系统”“项目档案管理信息系统”等关键词作为检索词，了解网络上有关的档案管理信息系统的商业信息。通过运用实地调查法、询问法、网络搜寻法等科学方法尽可能地全面了解目前现有的档案管理信息系统，并收集研发单位的信息。

3 档案管理信息系统的初选

在档案管理信息系统查找工作进行的过程中，X公司邀请与本单位技术档案信息化管理需求相匹配系统的研发单位于X公司内就其系统作详细的介绍。由于技术档案的信息化管理水平不仅涉及档案人员对归档后的技术档案的管理，也涉及技术档案归档前内在质量的把控和技术档案移交等工作环节，因此，X公司创建了工作群，搭建了上至公司高层领导、总工，下至各技术部门、管理部门等有关科室的主要负责人联合一体的选型团队。在各研发单位宣讲本单位产品的过程中，X公司选型团队中的人员站在自己工作岗位的角度，向系统研发单位多方面多维度的询问，使X公司更深入地了解了该档案管理信息系统与该公司技术档案信息化管理工作需求相匹配的程度。经初选，挑选出3个符合需求的档案管理信息系统。

4 档案管理信息系统的比较

X公司目前在档案信息化管理方面主要使用的某OA系统和自主研发的系统，另外经初选选定了3个系统。X公司基于程丽丽在《档案管理信息系统评价体系框架研究》一文中构建的档案管理信息系统的评价体系，并结合公司内技术档案信息化管理需求、档案全生命周期过程、办公自动化、技术档案的特色性(相对于文书档案、人事档案等，包含了大量的工程设计图纸)等要素，设计了较为详细的档案管理信息系统评价体系(见表1)。笔者就5个系统作了细致的比较。为了避免商业广告的嫌疑，特隐去系统的名称，以系统A(X公司OA系统)、系统B(X公司自主研发系统)、系统C、系统D和系统E代替。此外，由于系统价格涉及商业机密，本文在此不做比较。

表1 档案管理信息系统评价体系

4.1 系统比较之系统功能

见表2所示，基本上5个系统都具有业务功能和特色功能，但是相互之间存在若干差别。在档案收集与归档方面，除系统B外，其他系统均能实现办公自动化，能够增强水务类技术单位的协同办公能力，提高档案收集与归档的效率。其中，系统A、C、D采取的是手动移交的方式，相比与自动移交的系统E，所移交的档案经过了人工筛选，更为准确，能够节省储存空间。但是自动移交的方式，能够避免档案移交者漏交的情形，但是对数据库的储存容量有一定的要求。

表2 档案管理信息系统功能对比

在档案整编方面，系统A、C、D、E均能满足档案的整编要求，其中系统A、D、E能够在系统内生成条形码或者二维码，便捷地将档案实体与档案信息实现关联，有利于档案实体的整理与管理。

在档案检索方面，系统A、B只能实现关键字检索，检索功能较为单一。系统C可借助外部的OCR软件实现全文检索。而系统D、E的检索功能较为丰富，特别是拥有图形检索的功能，可以直接检索图签信息(针对技术档案中的图纸)，能够提高档案管理信息系统中技术档案的检全率和检准率。

在档案利用方面，除系统B外，其他系统均能实现档案在线借阅的功能。其中，系统D、E除了常规电子文件格式外，也能够在线阅览、下载DWG格式的图纸，避免了转格式的麻烦，极大方便了档案利用者的借阅、下载。特别是系统E，能够对档案库中的档案信息自行组织，形成企业知识库，深层次的挖掘档案中的信息与价值。在档案统计方面，系统A缺乏此环节的功能，系统B只能统计数字，而系统C、D、E均支持围绕某一主题形成图表形式的档案统计数据，直观且较为全面。

在特色功能上，5个系统各具特色，系统A、B的特色功能与提高技术档案信息化管理水平的关联性不强；系统C、D、E具有移动端的功能，能够在线远程办理档案管理、借阅等业务，方便实用。其中系统D、E具有出图管控功能，能够为技术档案归档前的内在质量和完整程度进行把控，特别是系统E具有十分出色的出图管控功能，极大地提高了技术档案的归档效率。

综上所述，除系统A、B外，其他系统均有较好的系统功能，符合水务类技术单位办公自动化、档案全生命周期的信息集成以及与其他系统相集成的要求，能够实现档案文件数字化、档案存储数字化、档案利用网络化。相对而言，系统C适合对档案管理信息系统功能要求一般的水务类技术单位。系统D适合在检索功能、出图管控能力等系统功能有一定要求的水务类技术单位，而系统E的功能最为全面，适合对档案管理信息系统的系统功能要求较高的水务类技术单位。

4.2 系统比较之系统性能

据表3所示，5个系统在配置要求、可扩展性、安全性能方面均表现性良好，其中系统D、E具有水印功能，能够较好地保护技术档案的知识产权。在操作性能方面，系统C、D、E表现优良，均是依据《中化华人民共和国档案法》等有关的法律法规，合理规划了档案的管理流程，界面简洁，操作简单。系统A、B表现一般，但是均不影响操作。

表3 档案管理信息系统性能对比

综上所述，5个系统基本满足系统性能的要求。但是系统C、D、E的系统性能更为突出。

4.3 系统比较之系统效益

用户群在一定程度上可以反映系统效益[4]。由于各系统用户较多，为凸显针对性，笔者选择水务类技术或者相似单位，有共通之处的单位以及综合性档案管理机构作为典型用户进行对比。此外，系统A与系统B不是专门的档案管理信息系统，在此环节不参与比较。

如表4所示，系统C和系统D典型用户个数较少，仅为个位数，且均未涉及水务类技术单位，而系统E的典型用户群是各类技术单位，其中含有水务类。因此，系统E在系统效益的比较上优于前两者，更加适合水务类技术单位作为候选系统。

表4 档案管理信息系统典型用户情况对比

5 档案管理信息系统的选型策略

通过以上的比较与分析，不难看出5个系统既有共性也有特性。系统C、D、E都能较好地满足水务类技术单位的档案在收集、整编、检索、利用、统计等基本工作流程中的信息化需求和在配置、安全、操作、可扩展方面的性能需求，并且部分系统更是结合了技术档案的特色性，对于工程图纸这一类的档案资料实现了质量把控和提高了归档效率。

系统A是综合性办公系统，不是专门针对档案管理业务所开发，大量的功能需要二次开发，需要耗费不少的金钱与时间，而且操作界面较为复杂，需要档案归档人员和管理人员花费时间摸索，个人的档案意识和责任感参差不齐，能否做到规范的归档难以把控。

通过自主研发的系统B的优势在于没有显性的金钱成本，但是XX公司需要专业的研发团队。团队成员中不仅需要计算机方面的人才，也需要熟悉档案管理业务的人才，对于非专门的档案系统研发单位难以保证。即使存在，也难以在XX公司内专职开发档案管理信息系统，从研发、试运行到正式上线需要较长的周期[5]。

由此可见，较之系统A一类的综合性办公系统和系统B一类的自主研发系统，选择系统C、D、E这类由专门的档案系统研发单位所开发的专业性强、技术成熟的档案管理信息系统对于尽快提高XX公司一类水务类技术单位的档案信息化的水平更为适合[6]。但是专门开发档案管理信息系统的研发单位不在少数，若想选出心仪的系统，需要按照一定的步骤，对系统做好综合评估。

5.1 建立选型团队

档案信息管理系统并非孤立，它要与水务类技术单位办公自动化相结合，与其他系统相集成，因此选型的过程不可只涉及单位的档案管理人员，否则结果可能片面，还应包括单位的档案产生部门与其他相关的管理部门的骨干人员以及作为主要决策者的高层领导。即使高层领导难以抽身，也需定期作汇报演示，获取决策层的分析和判断。

5.2 明确选型目标

水务类技术单位提升自身的档案管理水平，绝不是无的放矢。除了积极响应国家的政策外，更重要的是提升自身的信息管理能力，一方面有利于水务类技术单位形象、名誉的提升，另一方面能够让水务类技术单位充分利用档案，加强业务水平，从而提升单位的行业竞争力[7]，这便是水务类技术单位的首要选型目标。因此备选的档案管理信息系统的品牌、档案信息管理系统的研发单位甚至是其的合作伙伴应具有一定的知名度，作为提升水务类技术单位形象的“软保障”，然而，具有过硬的功能、性能，与水务类技术单位档案信息化需求匹配度较高，能够提升水务类技术单位业务能力，加强竞争优势的“硬保障”系统更是选型的关键因素所在，因此备选系统功能与性能的现有水平、系统在水务行业或者相关行业的市场占有率、系统提供商的实施水平、服务水平与售后保证方面作为选型过程中的重点考核内容。如果可以，尽量选择国产的品牌[8-9]，支持国内企业的发展。其次，备选系统应当具有实惠、合适的价格，只顾及需求不考虑成本的盲目选型科学性较差，应当在满足水务类技术单位首要选型目标的前提下尽力使成本最小化[3]。

5.3 科学选型

1) 充分了解系统供应商和系统的情况。可以利用电话或者网络聊天工具获取有关信息，最好采用调查问卷的形式，方便信息的收集与比较。

2) 以选型目标为导向，结合实际。始终秉持“没有最好，只有最适合”的信念，结合水务类技术单位的规模、档案的数量、档案的管理现状与水平、经济情况等各方面因素，多维度地进行比较，在主要选型目标与成本之间寻求平衡点。

3) 具备前瞻性。备选系统能适应水务类技术单位未来可能在规模、结构、制度、工作流程等上发生的变化[10]。

5.4 试运行

待综合考虑选出心仪的档案管理信息系统后，如果条件允许的情况下，尽量要求商家提供演示版系统在单位内部进行试运行工作，防止决策失误。周期可以选定为1个月到3个月[11]。

5.5 决策和合同谈判

1) 确认需要购买的功能和服务。

2) 确认最终报价和商议合同细节，包括系统价格与相关费用的确定、保密协议的内容、开发功能知识产权归属性问题等[12]。

3) 合同签订完成，选型工作结束。

6 结语

水务类技术单位如若重视档案管理信息系统的选型过程，科学、有序、系统地进行选型过程的管理，就一定可以做出正确的决策，使单位内的档案信息化建设有一个良好的开端。