中学档案管理工作问题与工作效率提升方式浅谈

温朝菲

关键词：档案管理;工作问题;工作效率;提升方式

引 言：档案管理工作对于中学的可持续发展来说有着至关重要的作用，它主要通过各种形式的文字，视频，图片来记录学校的各项信息，形式比较多样化，通过提供更详细的信息来保障中学教育的发展。学校要加强对档案管理工作的重视度，及时地发现档案管理中所存在的问题，对于档案管理方式进行优化，提高档案管理的效率。

1工作特点

档案信息包括了表格，视频，文件，文本等多种形式，有关人员利用档案的相应信息能够为中学的发展提供可靠的意见，相关领导通过了解这些信息能够做出科学化的决策。常见的档案管理内容包括教师的教案和工作总结，每天的课程安排，学校的基本个人信息表，学校开会的各项记录等等。由于档案材料的来源比较广泛，整体档案管理的内容是比较巨大的，有关人员需要全面地了解到影响档案管理的主要内容，对档案管理工作进行革新。

2存在的问题

2.1专业素质较低

在现代社会不断发展的背景下，人们对教育的重视度越来越高，中学办学规模也越来越大，学生数量的不断增加，在学生个人管理过程中会产生很多信息，这就需要更专业的档案管理人员来做好海量信息的管理工作。就目前发展现状来看，档案管理人员的专业水平并不高，在具体工作中没有充分的认识到自身工作的职责，工作没有热情，保持着混日子的态度，影响了档案管理效率。除此之外，学校的相关领导对档案管理工作的重视度不够，在档案管理岗位上招聘的人员较少，甚至一些管理人员并不是专业的科班出身，而是退休老师所担任的，使得档案管理工作的效果并不理想。

2.2管理方式不科学

在中学档案管理工作中，大部分档案还是采用的纸质化形式，管理人员并没有对管理方法做出进一步的调整和改变。纸质化的档案在储存的过程中会受到外部环境因素的影响，出现档案关键字迹缺失或者是档案文件损坏等等。其次，纸质化的档案有可能会出现篡改的情况，不符合档案管理的初衷，影响人们对档案信息的利用。也有一部分档案管理人员利用现代化信息技术来做档案管理工作的改革，但是档案管理人员对计算机的认识不够深入，没有了解到互联网的开放性，在档案储存的过程中并没有做好加密处理，档案资料受到病毒攻击的话，会导致整个系统瘫痪，并且电子化档案信息篡改的几率是非常高的，影响了资料的完整性。

2.3中学对档案管理不够重视

由于学校对档案管理工作不够重视，学校在档案管理方面缺乏一个完整的工作流程，导致管理人员只是简单对档案进行规整和存储，没有后续的完善工作。档案管理在这种管理状态下，不能够有效的发挥出档案信息的参考作用，影响了中学的健康发展。学校在档案管理工作中并没有投入过多的资金，影响了档案管理工作与现代信息社会相结合的改革步伐，使得档案管理工作的问题频频出现。其次，学校对档案管理工作的不重视，也会直接影响管理人员的工作积极性，在日常工作中不能及时地对档案进行归类，缺乏对档案管理方式的创新，影响了档案管理工作的效率，

2.4与时代发展要求不符

现代中学档案管理工作还是沿袭传统的管理方式，在发展过程中出现了与实际脱节严重的情况。中学档案管理工作并没有立足于现代发展的主要趋势引进一些信息化的设备，对管理模式并没有进行调整，经常会出现档案管理信息丢失的情况，不利于教学工作者的工作。大多数的学校还是采用档案管理的传统形式，但是由于现代档案信息量的增加，传统形式很难满足现在中学档案管理的要求，也会使得档案管理工作与实际不接轨，使得教学发展改革停滞不前。

3具体的优化措施分析

3.1建立电子档案数据库

在现代信息技术不断成熟的背景下，在中学档案管理工作中，有关人员要加强对信息化技术的利用，通过文件管理软件创设一个海量的电子档案库，与纸质化文件及时的同步。与此同时，工作人员也应该不断地完善电子档案工作的流程，支持在线文件检索，更方便人们获得相应的文件。中学的相关领导也能够更轻松的获得相应的信息，通过了解报表文件，进行综合化的评估，方便做好相应的决策。同时，电子档案数据库的建立会存在一定的问题，针对网络故障，计算机病毒，数据丢失等问题，工作人员应该积极地学习相关的计算机知识，了解一些常见的电子档案管理的问题，再出现相关问题时，能够从容应对，迅速解决。

3.2加大资金投入力度

中学的领导要加强对档案管理工作的重视，转变自身的思想，积极地意识到档案管理工作对中学可持续发展的重要作用。在思想上改变态度，在工作上加强管理，更好地保障档案管理工作各环节的优化，相关领导要积极的发挥出引领作用，引导工作人员做好档案管理方式的创新，不仅要完善相关的管理制度，同时也需要在这方面加大资金投入，来进一步地保障档案管理创新工作的顺利开展。

3.3建立一个完善的档案管理系统

档案管理部门是中学的一个重要的部门，在档案管理部门中，应该建立一个完善的规章制度，详细的档案管理具体流程，要具体到管理制度，贷款案例档案，整理文件，并保存系统等等。其次，学校也要专门配置一个房间用于储存一些纸质化的文件，要保障这些文件处在干燥的环境内，延长纸质化档案的寿命。档案管理人员要及时地做好档案管理的各项记录，记录好接收文件，文件访问时间等等方面的记录，减少文件丢失的次数。对于其他工作人员借阅文件的时间，目的，返还日期等信息都需要详细的记录下来。

3.4加强专业人员的培训力度

中学档案管理人员的专业素质影响到了档案管理的效果，要不断地保障档案管理人员的专业素质，学校应该聘请一些专业的档案管理人员对相应的数据进行分析和整理，并且由专门人员来负责档案统计工作，按照要求来填写档案统计报表，保障档案信息的真实准确。其次，档案管理人员要了解相关的法律法规，要对档案的分类，标记，装订，标注等有进一步地认知，学校可以不定期开展相关理论知识培训，通过培训来保障档案管理人员的工作能力，学校不仅要开展理论知识的培训，还需要开展思想教育工作，保障档案管理人员的工作责任心，让其以饱满的态度投身到工作岗位中。最后，学校要招聘复合型人才，不仅掌握基本的档案管理知识，同时也熟悉先进的信息技术，能够更好地结合档案管理工作的情况，做好管理方式的改革。除此之外，学校可以引进一些先进的档案管理设备，通过构建档案管理信息化平台，促进中学档案管理工作的改革。

3.5设置绩效考核工作机制

为了切实地保障中学档案管理工作的效率，学校要制定相关的绩效考核机制来保障档案管理人员的工作热情。在具体工作中，要严格的落实档案管理考核机制的各项条约，调动工作人员的积极性，让有能力的人员具有较大的发展空間，实现人才的合理分配，构建一支高素质的档案管理团队。

结束语

总而言之，学校要结合现代时代发展的潮流做好档案管理工作的革新，档案管理人员转变自身的思想，做好档案管理形式的改革，促进中学的可持续发展。

参考文献：：

[1]曾小亮 中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育（下），2018

[2]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018

[3]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智，2018

[4]黄红 中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017