新时期高职院校档案管理工作实践研究

邹诗华

高职院校档案管理工作作为一项基础性工作，是学校发展过程中重要的组成部分，直接影响到学校管理水平的高低，主要包括完善学校评估方式、建设完善的师资队伍等，教师职称评定、工资水平等方面，也要依赖于档案管理工作。因此，档案管理工作在高职院校发展过程中占据着不可忽视的地位，能够为高等教育发展以及经济建设提供更多的助力。

新时期背景之下高职院校档案管理工作所具备的意义

不断提高高职院校信息管理水平

信息化快速发展的时代，若高职院校在开展档案管理工作时，加入科学化的管理方式，将使高职院校档案管理效率得到大幅度提升。随着信息技术的发展，高职院校档案管理逐渐朝着信息化方向转变，想要保存档案，不仅可以利用纸质形式来保存，同时也可以根据学校的档案情况，为其设置电子档案保存平台，整理电子档案的内容，提高档案整理效率。所以在开展科研或者教学过程时，需要对电子文件采用统一的管理方式，做好管理工作，同时也需要对电子文件做好统一的编排，将其存放在特定的数据库当中。这样才能保证后期信息查询更便利，并且不断提高高职院校电子档案管理水平，保证学校在未来发展上更加顺利的同时，也能为我国培养更多高素质人才。

使资料查询更加快速高效

信息化时代，利用信息化管理方式开展高职院校档案管理，能够保证学校在查询档案信息时更加便利。将信息化技术以及计算机技术应用在高职院校档案管理当中，可以确保工作人员能快速地查阅所需要的信息，确保档案利用效率得到大幅提升。随着当前档案管理朝着信息化角度转变，档案管理受到空间以及时间的限制会越来越少。同时，使用人员可以更加灵活地查询相关的信息，这也是与传统纸质档案查询截然不同的一部分，因为在查询纸质档案时，只能在固定的时间内完成档案查询，这就使查询效率大大降低。随着当前档案信息化管理逐渐发展，档案使用人员可以在固定的时间段提高档案查询速度，扩大查询范围，并且保证档案具备极高的利用率，最终发挥其真正价值。

当下高职院校档案管理工作所面临的问题

缺乏规范的档案管理设计工作

在高职院校管理过程中，档案管理有着不可忽视的作用。但目前我国在开展高职院校档案管理工作时，也面临着较多的问题。这主要是因为档案管理设计在进行过程中，频频出现缺乏规范性操作的情况，导致档案的使用受到影响。在高职院校开展档案管理设计时，规范性缺乏主要体现在以下三个方面：一是在对档案的封面进行设计或者在装订过程中，未能按照相关规定，一步一步完成，这就导致档案封面有些许不同，无法更好地查询所需要信息。在日常工作中，工作人员会因各种主客观因素，难以意识到档案工作的重要性，此时就会导致档案应具备的规范性受到严重影响。二是在进行档案管理时，缺乏完善的档案信息。这主要是因为在收集档案信息时，未能完整地收集到与档案有关的内容。三是管理人员未能仔细地整理檔案信息，最终导致大量档案资源流失，影响档案管理的整体质量和水平。

档案管理人员专业素质较低

一方面，在进行档案人员配置时，很多高职院校未能配备专业的人员，导致在档案设计与管理过程中，未能体现出档案管理的专业性，使大部分档案管理工作过于形式化，直接影响到高职院校在档案管理时的整体质量。另一方面，学校对档案管理重视度不够，同时也未能做好培训与培养工作，直接影响到档案管理的系统性和完善性，并且在一定程度上影响了管理质量。所以要想不断提高档案管理的整体效率和水平，管理人员需要具备良好的素质。

未能及时更新档案管理设备

目前来看，很多高职院校在档案管理过程中，仍采用传统的管理模式，未能随着时代的发展逐步更新，最终影响到档案管理的效率。通过调查发现，很多高职院校在管理档案过程中，仍以纸质管理为主，这种情况导致档案存在较大的存放难度，比如所需空间较大，并且在管理过程中，容易出现档案资料损坏或者缺失。除此之外，很多人员也未能重视档案管理工作，未能加大资金投入力度，由此也难以及时更新档案设备。该问题的出现，最终会影响到高职院校档案管理的整体质量。

缺乏完善的评价体系，影响档案管理人员的工作积极性

我国大部分高职院校在测评专业技术人员工作时，主要采用职称评定的方法，基本的评定指标以科研奖励、理论教学水平等为主，随后做好量化表打分工作完成评定。有的学校职称评定标准向教学科研一线人员倾斜，对非教师系列的职称指标设置较少，或者在岗位晋级上也倾向于一线教师。而对于当前的档案管理人员来说，他们所从事的工作以服务为主，如果直接将其与从事科研或者教学的专职教师放在一起竞争，对于档案管理人员而言，是缺乏公平的。因为档案工作人员无法像专职教师或者科研人员那样，有机会获得更多的教学奖励、也无法在科研方面钻研较多，而这严重影响到档案人员论文发表数量，影响其主持科研课题以及获得成果，所以对于档案管理人员而言，采用这种评价方式，会直接影响到他们在工作当中的积极性和主动性。

新时期背景下提高高职院校档案管理质量的主要策略

对于领导责任进行强化，确保档案管理工作更加完善

为了保证档案管理工作进行顺利，一是需要档案管理人员和学校领导进行沟通，保证双方可以从档案管理所面临的问题出发，将切实可行的工作思路加入其中。并且作为领导人员，应当主动肩负起应承担的责任，在管理过程中，采用垂直管理方式，确保一事一议。二是需要加强档案管理人员的职业道德，鼓励他们热爱自己的本职工作，在工作中产生归属感和幸福感，让他们意识到工作的必要性，积极转变原有的意识，这样才能确保档案管理具备规范性。三是相关部门要定期组织档案管理人员进行岗位练兵、培训研讨等，及时更新档案管理内容，分享已获得的管理经验。四是相关部门需要监督和检查档案管理情况，确保制定完善的奖惩体制，保障工作推进更加有序。

比如在开展档案管理工作时，为了保证相关的细节落实，需要保证销毁、清退、整理、收集等多个工作都能按照要求逐步进行，无论哪个环节出现问题，都要保证责任落实到个人身上。档案修复、库房管理涉及到较多的细节，如果档案管理人员出现疏忽，那么很容易出现问题，为了避免这种情况发生，应当做到层层有落实、事事有人管。

对于高职院校档案管理人员队伍进行优化以及调整

档案管理工作是一项连续性的工作，档案管理人员需要长时间的学习，才能具备扎实的业务能力，在工作中了解规章制度，才能确保之后开展的档案管理工作更加完善。对于高职院校而言，档案管理人员缺乏合理的结构配置，人员调动频繁，导致学校档案工作的高效性和连续性受到影响。因此需要对学校档案管理人员队伍进行优化配置，确保人员更加稳定，这也对维护档案工作，保证其长远发展有着十分重要的作用。针对优化和调整高职院校档案管理人员整体配置问题，笔者认为，作为学校的領导人员，需要正确认识到档案管理人员在档案室的重要性，并且通过有效的方式，提高档案管理人员对于自身岗位的认可度。除此之外，为了保证档案管理工作顺利进行，工作人员要主动转变观念，充分认识到在现代信息化社会中档案管理工作所具备的意义和作用，同时也需要正确认识到档案管理人员在学校发展时所起到的作用，避免档案管理人员在工作中出现边缘化的情况。要加强学校领导对档案工作的重视程度，并且不断提高档案管理人员的工资待遇，使其在激烈的市场竞争中占据有利位置，同时帮助学校留住更多的人才，引进更多的人才。

比如高职院校在面对档案管理人员组织变动时，需要做好人才队伍匹配工作，而这里往往指的是两个方面：一是采用合理匹配的方式，确保在档案管理工作中老、中、青三代都有合适的人数比例，由此才能保证学校档案管理工作顺利地推进。另一方面应配备合理的档案管理人员结构，使人员之间做到知识互补，确保档案管理工作朝着良性循环的方向发展。

对高职院校档案管理人员做好培训工作，充分发挥其主观能动性

随着当前信息技术的发展，高职院校在开展档案信息资源管理过程中，已经朝着数字化方向转变，这也成为当前最主要的趋势。在以往的工作中，档案室的规模与材料数量是衡量档案室地位与作用的一个重要指标，考察了档案管理工作是否朝着多元化方向发展，信息服务手段是否朝着自动化方向发展，信息服务质量是否具备高效性等。这要求档案管理人员要提高自身素质，具备良好的素养。

作为档案管理人员，必须掌握软件、网络、英语、计算机、数据库等多方面的知识，同时也需要具备良好的信息检索能力。在学校档案管理过程中，作为专业的档案管理人员，必须具备扎实的理论基础，这也是从事档案管理的一项基本前提。除此之外，档案管理人员也需要掌握现代理论知识、现代教育知识以及与其他学科相关知识，了解国家所出台的政策方针、学校所制定的规章制度，了解全新的管理模式和全新的教学理念。随着当前社会的不断发展，社会生产也朝着高度知识化的方向转变，因此也要求档案管理人员具备极高的文化素质。档案管理人员还要采用多元化学习的方式，使自己的知识体系更加完善，保证原有的知识面得到有效拓宽，确保自身具备足够的竞争力，并且不断地充实自己。

比如通过引进竞争机制帮助档案管理人员形成奋发向上的心理，避免其出现不思进取、安于现状的问题。这就需要将合理、科学的竞争标准以及相关的举措加入其中，将考核与晋级评定挂钩，确保每个档案管理人员都能够了解自己的岗位职责，以提高工作能力。采用因人而异的方式，安排一些具备挑战性的工作，这样也能使他们在日常工作中感受到压力，从而调动人员在工作中的主动性和积极性，使他们将档案管理工作和人生价值相结合，认识到自己工作的意义和价值。

加大资金投入力度，及时更新管理设备

随着当前科技水平大幅提高，档案管理工作已经逐渐脱离以纸质为主的时代，逐步出现数字档案、电子文件等新模式。在这一情况下需要更多设备，包括数据存储设备、计算机、湿度与光度照射设备、杀毒软件等等。在新时期开展档案管理工作，我们需要高度重视这些设备的作用，在预算内提高档案管理设备的投入力度。

比如在进行档案管理工作时，应当根据所需要的各种硬件设备、软件设备，做好分析与控制工作，定期对档案管理的环境和设备条件进行检查，对计算机、光线、控制、温度、湿度等设备做好维修工作。同时需要对档案信息网络进行检查，并且对电子计算机和信息存储设备做好相关杀毒工作，避免档案信息出现泄漏，提升档案管理工作的可靠性。

做好一手档案收集工作

档案第一手资料的收集情况，会影响到档案资料的真实性和完整性，在工作中应提高档案管理工作质量，并且及时收集第一手资料。在收集一手资料时，相关部门人员需要完成收集工作，这样才能保证信息的完整性和真实性。不仅要收集纸质资料，同时也需要形成完善的电子档案。

比如在完成收集之后，需要根据统一的分类标准，对档案做好分类以及整理，并且完成编目工作，这样才能确保档案管理具备统一性和规范性，相关部门也需要从档案管理要求出发，收集相关材料，并且及时检查档案的格式以及文本信息，这样才能确保档案信息内容和格式符合收集标准。

综上所述，新的历史时期机遇与挑战并存，高职院校不能忽视档案管理工作的重要性。需要不断提高档案管理的水平，提高工作效率，从当前现有的问题出发，做好分析与完善工作，利用多样化的方式，保证档案管理质量大幅度提升，这样才能不断地发挥出档案管理工作所具备的价值和作用。

参考文献

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