新时期高职院校档案管理工作实践研究

2022-03-19 00:56邹诗华
文化产业 2022年4期
关键词:院校档案管理人员

邹诗华

高职院校档案管理工作作为一项基础性工作,是学校发展过程中重要的组成部分,直接影响到学校管理水平的高低,主要包括完善学校评估方式、建设完善的师资队伍等,教师职称评定、工资水平等方面,也要依赖于档案管理工作。因此,档案管理工作在高职院校发展过程中占据着不可忽视的地位,能够为高等教育发展以及经济建设提供更多的助力。

新时期背景之下高职院校档案管理工作所具备的意义

不断提高高职院校信息管理水平

信息化快速发展的时代,若高职院校在开展档案管理工作时,加入科学化的管理方式,将使高职院校档案管理效率得到大幅度提升。随着信息技术的发展,高职院校档案管理逐渐朝着信息化方向转变,想要保存档案,不仅可以利用纸质形式来保存,同时也可以根据学校的档案情况,为其设置电子档案保存平台,整理电子档案的内容,提高档案整理效率。所以在开展科研或者教学过程时,需要对电子文件采用统一的管理方式,做好管理工作,同时也需要对电子文件做好统一的编排,将其存放在特定的数据库当中。这样才能保证后期信息查询更便利,并且不断提高高职院校电子档案管理水平,保证学校在未来发展上更加顺利的同时,也能为我国培养更多高素质人才。

使资料查询更加快速高效

信息化时代,利用信息化管理方式开展高职院校档案管理,能够保证学校在查询档案信息时更加便利。将信息化技术以及计算机技术应用在高职院校档案管理当中,可以确保工作人员能快速地查阅所需要的信息,确保档案利用效率得到大幅提升。随着当前档案管理朝着信息化角度转变,档案管理受到空间以及时间的限制会越来越少。同时,使用人员可以更加灵活地查询相关的信息,这也是与传统纸质档案查询截然不同的一部分,因为在查询纸质档案时,只能在固定的时间内完成档案查询,这就使查询效率大大降低。随着当前档案信息化管理逐渐发展,档案使用人员可以在固定的时间段提高档案查询速度,扩大查询范围,并且保证档案具备极高的利用率,最终发挥其真正价值。

当下高职院校档案管理工作所面临的问题

缺乏规范的档案管理设计工作

在高职院校管理过程中,档案管理有着不可忽视的作用。但目前我国在开展高职院校档案管理工作时,也面临着较多的问题。这主要是因为档案管理设计在进行过程中,频频出现缺乏规范性操作的情况,导致档案的使用受到影响。在高职院校开展档案管理设计时,规范性缺乏主要体现在以下三个方面:一是在对档案的封面进行设计或者在装订过程中,未能按照相关规定,一步一步完成,这就导致档案封面有些许不同,无法更好地查询所需要信息。在日常工作中,工作人员会因各种主客观因素,难以意识到档案工作的重要性,此时就会导致档案应具备的规范性受到严重影响。二是在进行档案管理时,缺乏完善的档案信息。这主要是因为在收集档案信息时,未能完整地收集到与档案有关的内容。三是管理人员未能仔细地整理檔案信息,最终导致大量档案资源流失,影响档案管理的整体质量和水平。

档案管理人员专业素质较低

一方面,在进行档案人员配置时,很多高职院校未能配备专业的人员,导致在档案设计与管理过程中,未能体现出档案管理的专业性,使大部分档案管理工作过于形式化,直接影响到高职院校在档案管理时的整体质量。另一方面,学校对档案管理重视度不够,同时也未能做好培训与培养工作,直接影响到档案管理的系统性和完善性,并且在一定程度上影响了管理质量。所以要想不断提高档案管理的整体效率和水平,管理人员需要具备良好的素质。

未能及时更新档案管理设备

目前来看,很多高职院校在档案管理过程中,仍采用传统的管理模式,未能随着时代的发展逐步更新,最终影响到档案管理的效率。通过调查发现,很多高职院校在管理档案过程中,仍以纸质管理为主,这种情况导致档案存在较大的存放难度,比如所需空间较大,并且在管理过程中,容易出现档案资料损坏或者缺失。除此之外,很多人员也未能重视档案管理工作,未能加大资金投入力度,由此也难以及时更新档案设备。该问题的出现,最终会影响到高职院校档案管理的整体质量。

缺乏完善的评价体系,影响档案管理人员的工作积极性

我国大部分高职院校在测评专业技术人员工作时,主要采用职称评定的方法,基本的评定指标以科研奖励、理论教学水平等为主,随后做好量化表打分工作完成评定。有的学校职称评定标准向教学科研一线人员倾斜,对非教师系列的职称指标设置较少,或者在岗位晋级上也倾向于一线教师。而对于当前的档案管理人员来说,他们所从事的工作以服务为主,如果直接将其与从事科研或者教学的专职教师放在一起竞争,对于档案管理人员而言,是缺乏公平的。因为档案工作人员无法像专职教师或者科研人员那样,有机会获得更多的教学奖励、也无法在科研方面钻研较多,而这严重影响到档案人员论文发表数量,影响其主持科研课题以及获得成果,所以对于档案管理人员而言,采用这种评价方式,会直接影响到他们在工作当中的积极性和主动性。

新时期背景下提高高职院校档案管理质量的主要策略

对于领导责任进行强化,确保档案管理工作更加完善

为了保证档案管理工作进行顺利,一是需要档案管理人员和学校领导进行沟通,保证双方可以从档案管理所面临的问题出发,将切实可行的工作思路加入其中。并且作为领导人员,应当主动肩负起应承担的责任,在管理过程中,采用垂直管理方式,确保一事一议。二是需要加强档案管理人员的职业道德,鼓励他们热爱自己的本职工作,在工作中产生归属感和幸福感,让他们意识到工作的必要性,积极转变原有的意识,这样才能确保档案管理具备规范性。三是相关部门要定期组织档案管理人员进行岗位练兵、培训研讨等,及时更新档案管理内容,分享已获得的管理经验。四是相关部门需要监督和检查档案管理情况,确保制定完善的奖惩体制,保障工作推进更加有序。

比如在开展档案管理工作时,为了保证相关的细节落实,需要保证销毁、清退、整理、收集等多个工作都能按照要求逐步进行,无论哪个环节出现问题,都要保证责任落实到个人身上。档案修复、库房管理涉及到较多的细节,如果档案管理人员出现疏忽,那么很容易出现问题,为了避免这种情况发生,应当做到层层有落实、事事有人管。

对于高职院校档案管理人员队伍进行优化以及调整

档案管理工作是一项连续性的工作,档案管理人员需要长时间的学习,才能具备扎实的业务能力,在工作中了解规章制度,才能确保之后开展的档案管理工作更加完善。对于高职院校而言,档案管理人员缺乏合理的结构配置,人员调动频繁,导致学校档案工作的高效性和连续性受到影响。因此需要对学校档案管理人员队伍进行优化配置,确保人员更加稳定,这也对维护档案工作,保证其长远发展有着十分重要的作用。针对优化和调整高职院校档案管理人员整体配置问题,笔者认为,作为学校的領导人员,需要正确认识到档案管理人员在档案室的重要性,并且通过有效的方式,提高档案管理人员对于自身岗位的认可度。除此之外,为了保证档案管理工作顺利进行,工作人员要主动转变观念,充分认识到在现代信息化社会中档案管理工作所具备的意义和作用,同时也需要正确认识到档案管理人员在学校发展时所起到的作用,避免档案管理人员在工作中出现边缘化的情况。要加强学校领导对档案工作的重视程度,并且不断提高档案管理人员的工资待遇,使其在激烈的市场竞争中占据有利位置,同时帮助学校留住更多的人才,引进更多的人才。

比如高职院校在面对档案管理人员组织变动时,需要做好人才队伍匹配工作,而这里往往指的是两个方面:一是采用合理匹配的方式,确保在档案管理工作中老、中、青三代都有合适的人数比例,由此才能保证学校档案管理工作顺利地推进。另一方面应配备合理的档案管理人员结构,使人员之间做到知识互补,确保档案管理工作朝着良性循环的方向发展。

对高职院校档案管理人员做好培训工作,充分发挥其主观能动性

随着当前信息技术的发展,高职院校在开展档案信息资源管理过程中,已经朝着数字化方向转变,这也成为当前最主要的趋势。在以往的工作中,档案室的规模与材料数量是衡量档案室地位与作用的一个重要指标,考察了档案管理工作是否朝着多元化方向发展,信息服务手段是否朝着自动化方向发展,信息服务质量是否具备高效性等。这要求档案管理人员要提高自身素质,具备良好的素养。

作为档案管理人员,必须掌握软件、网络、英语、计算机、数据库等多方面的知识,同时也需要具备良好的信息检索能力。在学校档案管理过程中,作为专业的档案管理人员,必须具备扎实的理论基础,这也是从事档案管理的一项基本前提。除此之外,档案管理人员也需要掌握现代理论知识、现代教育知识以及与其他学科相关知识,了解国家所出台的政策方针、学校所制定的规章制度,了解全新的管理模式和全新的教学理念。随着当前社会的不断发展,社会生产也朝着高度知识化的方向转变,因此也要求档案管理人员具备极高的文化素质。档案管理人员还要采用多元化学习的方式,使自己的知识体系更加完善,保证原有的知识面得到有效拓宽,确保自身具备足够的竞争力,并且不断地充实自己。

比如通过引进竞争机制帮助档案管理人员形成奋发向上的心理,避免其出现不思进取、安于现状的问题。这就需要将合理、科学的竞争标准以及相关的举措加入其中,将考核与晋级评定挂钩,确保每个档案管理人员都能够了解自己的岗位职责,以提高工作能力。采用因人而异的方式,安排一些具备挑战性的工作,这样也能使他们在日常工作中感受到压力,从而调动人员在工作中的主动性和积极性,使他们将档案管理工作和人生价值相结合,认识到自己工作的意义和价值。

加大资金投入力度,及时更新管理设备

随着当前科技水平大幅提高,档案管理工作已经逐渐脱离以纸质为主的时代,逐步出现数字档案、电子文件等新模式。在这一情况下需要更多设备,包括数据存储设备、计算机、湿度与光度照射设备、杀毒软件等等。在新时期开展档案管理工作,我们需要高度重视这些设备的作用,在预算内提高档案管理设备的投入力度。

比如在进行档案管理工作时,应当根据所需要的各种硬件设备、软件设备,做好分析与控制工作,定期对档案管理的环境和设备条件进行检查,对计算机、光线、控制、温度、湿度等设备做好维修工作。同时需要对档案信息网络进行检查,并且对电子计算机和信息存储设备做好相关杀毒工作,避免档案信息出现泄漏,提升档案管理工作的可靠性。

做好一手档案收集工作

档案第一手资料的收集情况,会影响到档案资料的真实性和完整性,在工作中应提高档案管理工作质量,并且及时收集第一手资料。在收集一手资料时,相关部门人员需要完成收集工作,这样才能保证信息的完整性和真实性。不仅要收集纸质资料,同时也需要形成完善的电子档案。

比如在完成收集之后,需要根据统一的分类标准,对档案做好分类以及整理,并且完成编目工作,这样才能确保档案管理具备统一性和规范性,相关部门也需要从档案管理要求出发,收集相关材料,并且及时检查档案的格式以及文本信息,这样才能确保档案信息内容和格式符合收集标准。

综上所述,新的历史时期机遇与挑战并存,高职院校不能忽视档案管理工作的重要性。需要不断提高档案管理的水平,提高工作效率,从当前现有的问题出发,做好分析与完善工作,利用多样化的方式,保证档案管理质量大幅度提升,这样才能不断地发挥出档案管理工作所具备的价值和作用。

参考文献

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