基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析

卫明娟

（中国铁建电气化局集团北方工程有限公司，山西 太原 030053）

我国经济水平和社会的建设水平都在飞速发展，建筑行业抓住了当前非常良好的机遇，发展的势头较好，并且在发展的过程当中也取得了很好的成效。但是就目前的情况来看，我国的建筑施工企业数量越来越多，所以建筑行业的秩序越发混乱，很多的施工单位为了能够让自身的经济利益有所提高，往往对施工质量把控不严，比如一些豆腐渣工程就频频出现，在这些建筑工程投入使用之后，就出现了非常多的问题，这对于人民的生命安全有着非常大的危害，所以必须十分关注建筑工程的安全信息。

1 我国工程建筑档案管理现状

工程档案是十分重要的，因为工程档案涉及整个工程管理过程，是非常重要的素材，工程建筑档案从整个工程的立项审批到后期的勘察设计以及项目招标投标等等环节都有涉及，需要妥善保存。

1.1 工程建筑档案管理信息化建设缓慢

随着我们国家科学技术的发展，我们对于工程建设越来越重视，档案的信息化也有加快的趋势，这就需要提高对档案的关注度，加大相关的资金投入。但是就目前的情况来看，很多的媒体资料都显示我国工程建筑档案信息化建设的步伐还是比较缓慢，对于经济发展和社会要求也还不能满足。在工程建筑档案信息建设当中，档案来源是非常不同的，信息也比较分散，统一起来是有很大难度的，难以进行更加规范化的管理。其次，虽然我国对于工程建筑档案管理信息化的建设投资力度加大了，但是很多的单位在进行工程建筑档案信息管理时，也并不能侧重于对工程建筑档案的信息化管理，只关注于实体的档案管理，对于信息化建设的档案管理还是力度比较弱，并不能真正地将这项工作重视起来。

1.2 工程建筑档案管理信息化建设动力不足

就目前的情况来看，我国目前的档案信息化的管理还处于起步阶段，并且在建设的过程当中仍然存在着非常多的问题和不足。本质的问题就是我们在对档案进行管理的时候，并没有具体针对群众进行档案管理，综合种种原因就会让档案的信息化速度变慢，并且在进行信息化建设管理的过程当中，也没有非常专业的技术人才，这也是阻碍工程建筑档案信息化管理的一个非常重要的原因[1]。档案工作管理人员对于这项工作的重要性认识也比较差，在工作的过程当中经常会出现弄虚作假的情况，没有认真地对待这项工作，这样就没有办法让工程建筑档案管理信息化建设更加真实和可靠，非常不利于工程建筑档案信息化管理的深入发展。

2 工程建筑档案管理信息化建设的重要性

如果企业可以将档案进行信息化的管理，那么可以在很大程度上提高工作的效率，也可以帮助大家进一步地对于档案有一个整理，帮助企业未来更进一步地充分发展，对于企业来说是十分有必要的。并且针对档案提出相应的对策和解决办法，真正让档案管理更加为社会服务。企业档案信息化建设对于企业的发展重要性主要表现在以下几个方面当中。

2.1 改善档案管理工作

让档案实现真正的信息化和开放化的管理，发挥它的作用是非常重要的，信息化建设在企业的档案部门应用时，是非常具有建设性意义的，这样能够让档案工作从管理逐渐利用起来，从而让信息得到更好的存储和服务，真正让资源得到非常有效的管理和配置，让其为社会提供更加具有效果的服务。

2.2 拓展档案服务

从根本上来讲，档案信息管理工作处于一种信息资源的管理层面，信息资源的价值主要体现在采集和利用方面，并且直接关系到信息资源的实效和它能够使用的规模，因此信息化建设对于目前的档案工作来说是非常重要的，能够真正让档案工作在服务的领域方面变得更加宽阔，促进社会的发展。

2.3 增加信息储量

科学技术对于信息技术行业的发展有着非常大的推动作用，尤其是在信息储存技术方面的成就也是非常大的。同时在各个领域的应用也非常广泛，信息储存技术让企业档案的管理变得更加方便，信息资源的采集也越来越快速，而且信息的储存空间也越来越大，和之前的纸质储存条件相比较来讲，组成的条件越来越好，密度也越来越大，质量越来越高。同时信息存储技术，对于档案信息资源存储的安全系数有着非常好的促进作用，从方式比较单一的纸质存储到现在的多元化存储方式，有了非常大的发展，比如现在的图表、影像、动画等等形式都可以进行存储[2]。

3 基于信息化的工程建筑档案管理建设措施

我国的工程管理信息化建设的发展越来越快，这对于我国建筑行业的现代化发展有着非常大的促进作用。所以我国必须加强对于工程建筑档案管理信息化的关注力度和资金的投入力度，让工程建筑档案管理信息化的基础设置更加的完善，帮助我国工程建筑档案的信息收集和管理能力越来越强。

3.1 增强工程建筑档案管理的现代化意识

工程建筑档案在建筑工程中是非常重要且不可缺少的一个体系。档案可以十分清楚的展示工程建筑物，以及直接看出施工质量。我国工程建筑档案的建设是比较缓慢的，而且开放性也比较差，一直处于封闭的状态，不能与时俱进，这就使得工程建筑档案不能发挥其效用。为了提高我国的工程建筑档案管理的现代化意识，就必须让其管理工作和信息化建设更加有机地进行结合，保证在工作的过程当中能够脱离传统的管理模式，让其不再受束缚和影响[3]。建立起一套比较科学健全的工程建筑档案信息化管理方案和模式，真正促进我国经济社会发展。

3.2 加大对工程建筑档案管理人员的培训力度

档案管理人员在档案工作中是十分重要的主体，他们直接关系着档案的质量以及管理，而且也是主要的参与工作人员[4]。档案管理工作人员的素质和能力，对于工程建筑档案管理的工作有着直接的影响，如果他们的专业能力不足，必然会导致档案工作的进行十分困难，同时我们的档案工作也需要随着社会的发展不断发展，因此我们对于档案工作也需要进行不断地创新，只有创新才能更好地推动发展。当前我们的管理水平还是比较低的，需要对档案进行进一步的管理加强，不断满足我们现在对于档案的要求，才能更好地进行档案事业的发展。对于档案管理员来说，在工作时需要不断地进行自我充实，让自己的知识面越来越丰富，更加广泛地提升自己的价值，同时很多的管理部门也必须加强对于工程建筑档案管理工作人员的培养，提高他们的现代化意识，同时也提高他们的专业技能和专业水平，一定要加强对于计算机的使用水平，帮助员工可以更好地进行档案的管理，只有这样才能保证档案的管理效率，同时才能够提高工程档案管理的信息化水平。

3.3 树立工程建筑档案信息化管理的安全意识

信息技术在我国不断地发展，这让工程建筑档案管理越来越方便，同时管理方法和管理途径也越来越便捷，这对于我国的工程建筑档案、信息化管理都有一定的推动作用，尤其是在效率和质量上作用是非常大的[5]。但是因为信息技术有非常大的不确定性，这就埋下了一定的风险和隐患。就目前的情况来看，我国很多的建筑单位对于工程建筑档案的信息化建设是比较忽视的，而且对于安全性和机密性方面的设置也比较薄弱，这就使得很多的工程建筑档案会出现非常多的丢失和泄密问题，这对于建筑单位和管理单位的影响是非常严重的，对不利于我国建筑行业的发展。针对这样的情况，相关部门必须加强对于建筑档案的机密性管理，加强对工程建筑档案的加密设置，同时运用相关的技术来让工程建筑档案的安全系数提高，真正让信息化管理和实际应用进行科学的结合，促进我国建筑档案管理的科学性和有效性。

3.4 提高对工程建筑档案信息化管理的认知程度

通过实际调查了解到，由于我国传统的工作负责人员自身素养比较低，因此在传统思想下进行工作所产生的弊端较大，为了有效地减少这类弊端，减少后续顺利开展档案管理工作可能造成的消极影响，就需要我国工作人员在日常生产和工作过程之中予以高度重视，并且立足于当下时代发展的新思想来进行自身意识的改变。随着经济的快速发展，科技力量也在逐渐增强，与此同时，我国大量信息技术逐渐应用于当前档案管理工作之中并发挥出巨大优势，为了更好地满足当前市场和档案发展的实际需要，就需要借助大型的新兴设备来进行档案自动化管理技术的有效提升，这样可以在最大程度上避免由于人为操作失误而产生的恶劣影响。因此，这也就要求我国工作人员必须努力转换自身管理理念，符合现代化的要求，从而在最大程度上推动我国工程建筑档案信息资料的整理和利用效率进一步提升。不仅如此，我国工程建筑档案信息化管理水平进一步提升，在最大程度上可以推动我国管理深化改革进程，同时更加满足当前实际工作的需要，从而在最大程度上推动我国建筑档案信息化水平不断提升。

3.5 建立工程建筑档案管理的信息归集系统

据实践调查了解到，当前我国的建筑工人对于内部信息档案的需求量是比较大的，因此为了更好地满足建筑工人的实际需要，就需要科学合理地规划建筑档案管理的系统[6]。同时为了方便工作人员更加准确地了解工程的信息和相关资料，相关工作人员需建立科学合理的档案系统，并且运用现代化科技手段在最大程度上支持档案信息可以以文本的形式进行有效保存，方便后期工作人员进一步对于信息的内容进行了解和掌握，同时有利于后期工程的顺利开展。不仅如此，我国企业还需要对工程建筑档案信息管理部门进行有效的监督，这样可以更快更好地加强对于信息的处理能力，同时可以把它归集到具体的工程建筑档案信息系统中去，通过科学化的手段来加强相关数据的有效处理，并且通过计算机的有效分类与组合可以更好地将档案进行分类整理，这样编辑成合适的数据库，方便后续工程人员可以对于信息进行及时的了解与维护。

4 结语

综合上述观点，可以了解到我国当前建筑档案信息化建设的过程中仍面临着严重的困难与任务。因此，为了更好地强化信息化水平，就需要我国工作人员强化日常的工作流程，并且努力提升自身的知识能力。对于一些突发的问题也要引起相关工作人员的高度重视，这样可以在最大程度上推动相关工作顺利开展，同时方便我国工作人员查找相关的信息内容。我们也了解到档案信息化建设对于我国的档案工作发展是非常必然的发展趋势，同时也是档案工作在创新发展时的必经之路。就目前的情况来看，现代化社会发展非常迅速，档案管理部门必须及时地关注好档案信息化建设，推进其发展进程，让资源得到充分的利用并提升其质量和效率。在今后的发展过程当中，还必须遵循相关的规定，真正学习到相关的知识，推动我国工程建筑档案信息化建设的进步。