会计电算化条件下的会计档案管理工作

裘 婕

（山东省地方病防治研究所 山东·济南 250014）

0 前言

现如今，在当下的社会进步和发展过程中，计算机技术成为了驱动社会不断向前的可持续性动力。尤其是对金融经济行业的发展来说。计算机技术大大加快了其工作效率，提升工作水平，节省工作投入。会计行业作为各公司、单位中与经济紧密相连的工作类型，加强计算机技术的应用已经成为实实在在的重中之重。20世纪90年代初期，会计结合计算机技术逐渐渗透到社会工作中，开始了会计电算化的初步应用，目前该应用已经变得十分普遍，所涉及到的会计工作内容多样性也在不断增强，形成了系统性强/完成度高的会计电子档案，帮助医院或单位的经济发展走向了科技化的道路。

1 会计电算化条件下档案管理工作的特点研究

在进行会计电算化条件下的会计档案工作分析的时候，我们首先要明确会计电算化和档案管理工作两者之间的关系和基本概念[1]。首先，对于会计电算化来说，在长期时代的发展过程中，随着科学技术的不断进步，电脑逐渐衍生出来，也逐步成为了会计电算化工作过程中所必须要用到的工具，它能够将大量的数据信息转化成为电子信息，帮助会计行业的计算工作效率加以提升，取代了传统性的人工手工记账、算账、报账等相应的工作程序，帮助替代人脑的部分功能，实现了医院会计信息的管理和效率提升。会计电算化对于医院的会计管理工作和会计分析工作来说有较强的促进性意义，而且对于本身的财务运营也能够提供大量科学性的风险推测预估，并做好补救性的决策指导。在现代社会发展过程中的实际实体经济中。会计电算化工作也成为了防止出现经济问题而逐渐衍生出来的工作模式，有效的会计凭证和信息来往能够帮助医院的经济业务被反映出来，以客观的形态存在于医院的发展过程中，为决策者做出医院经济的战略管理提供必要性的依据，因此，会计电算化工作也逐渐成为了医院或其他单位工作中非常重要的程序[2]。

2 会计档案管理工作中暴露出的问题

在传统的会计档案管理过程中，主要包括人工造册、归档以及档案提取使用等工作过程，同时还会销毁一些过期的会计档案。这一过程往往需要大量的人力、物力和财力，而且在档案管理和使用过程中还很容易出现丢失或混淆的情况，对于单位财务管理安全来说就有较大的威胁。而在会计电算化条件下的会计档案管理工作有效地解决了工作效率的问题，但是依旧存在着一些不足[5]。首要的问题就是相关的会计档案管理工作人员从业素质不高，有一部分人员并没有经过专业的培训就开始上岗，对于计算软件办公软件和财务管理软件的操作方式并不是很熟悉，一旦出现操作问题就难以恢复。其次，部分会计工作人员还不重视软件更新后的相关使用功能，并没有做到及时的学习，很难保障相应的工作效率和质量[6]。其次，在会计档案管理工作过程中的安全性也很难得到保障，这是因为网络犯罪率在不断的提升，不法分子对于档案数据的窃取很容易对单位的财务数据和财产安全带来威胁，严重的还会造成经济损失，难以弥补。

3 优化会计档案管理工作的相关措施

3.1 做好基础的档案收集和管理工作

在会计档案管理工作过程中基本的工作就是要做好档案的收集管理和保存，这对于后期档案的分析提取和使用都具有关键的意义。对于工作人员来说只有做好医院的基础档案收集管理工作，才能够确保档案的准确性。计算机本身的操作系统和程序都比较复杂，在缺乏有效的整理时，计算机的录入会出现相应的失误，而且导致数据之间存在难以寻找，甚至丢失或者错乱的情况。对于整个会计档案管理工作来说，不具有促进性。为了能够保证档案数据管理工作的有效进行，现阶段都会采取多管理工作人员来同时进行，每个人负责不同类型的文件整理和收集，防止意外情况的出现。在完成此步骤之后还需要监察人员和检测人员参与其中进行抽样调查来保证文件收集的准确性，使得管理的合理性被大大提升。最后还需要做好档案收集的保存工作，只有使得原始数据被更好的留存才能够确保其损失调用。要将原始数据存储在不同的地方以防止丢失，常用的软件和载体有U盘、百度云盘、硬盘等，做好充足的备份就能够在原始数据发生遗漏、泄漏或删除问题时能够进行调用和补充，以此来确保数据的完整性[8]。

3.2 提升会计工作人员的工作素质

在进行会计档案管理工作落实的过程中，所有的财务人员是必须要认识到会计电子档案的重要性存在，这样才能够帮助其在日常工作中进行业务的处理和账目的出入记录，并且做好及时的备份工作。会计档案工作人员还必须要学习掌握好相应的档案管理知识，对于电子档案的管理、保存、节约等有详细的认知，为其自身档案管理水平的提升来做出较大的努力。并且在会计电算化日益普及的条件下来加强自身对于档案管理工作观念的认知，是有助于其提升工作水平和能力的重要方法。除此以外，档案管理部门还需要学会和医院单位中的其他部门协同合作，为档案数据的收集和管理现代化来做出一定的贡献。

3.3 完善会计档案的管理制度

对于会计电算化背景下的档案管理工作来说，医院一般都会采取比较科学的管理制度来进行管理效率的提升，这对于档案数据处理效率而言具有较大的促进意义，而且还能够有效保证医院内部财务信息之间的流转安全性。想要完善会计档案管理制度就必须要做好以下几个工作：第一点，需要在信息化的手段下将电算化系统的开发和应用进行详细分析，要求医院按照严格的工作流程来进行工作开展，在数据使用或打印之前一定要妥善管理好其他的存储数据和副本，并且用分类保管的方式来进行记账、出账和入账，一旦涉及到分账或者记账凭证等信息的使用时，要加强相关资料的管理质量落实，防止出现信息泄露的情况。并且，会计档案工作管理人员不仅仅要做好档案的收集和处理工作，还需要按照审计、税务等相关部门的要求和行业准则来对已经产生的报表和账簿做好科学化的整理，便于在日后的随机抽样调查中能够在较短的时间内找出准确的数据。第二，对于一些重要性比较强的经济数据和账目档案来说，要按照周、月、季度或者年为单位来进行打印，封存和收档。涉及到大量资金和业务往来的账目需要加强审核，才能够防止出现操作失误的情况。第三点是对于重要的财务往来信息而言，除了做好纸质版的修改记录之外，还需要进行电子档案的记录，并且有效的控制档案修复的时间和修复记录，减少造假的情况出现。用一些质量比较好的光盘或网络空间来进行档案信息，做好年终的整理和归档，交给相关部门的负责人进行妥善管理，使得后续的随机查询工作变得较为便捷。第四，在进行会计档案管理措施的落实过程中，要根据单位自己的实际情况和工作人员数量来确定档案管理制度具体内容条例，要求所有的管理人员以及医院的领导或医院中其他要涉及到档案使用的人员来说，都要根据流程来进行档案的提取或使用工作。

4 结束语

综上所述，在传统的会计工作行业，对于档案管理工作的重视程度往往较低，而且档案管理工作的复杂性和琐碎醒使其工作内容变多、工作效率变低、单纯的人工操作已经满足不了时代进步对公司或单位会计工作所提出的要求。因此，会计电算化技术的引入使得会计工作变得更具有科学性，尤其是对会计档案对管理而言，加深了本质上对效率提升，促进了单位或公司与其他经营体之间的经济信息和数据变得科学化，档案管理工作的流程更为严格化，相关信息的保密工作更为谨慎化。总的来说，会计电算化条件下的跨级档案管理工作受到时代进步和技术发展的影响已经变得越来越安全，并有效促进了医院或单位的财务管理逐步走向一条可持续化发展的稳健道路。