“碳达峰碳中和”背景下的人事档案管理

高 阳

（北京科技大学档案馆 北京 100083）

2020年两会上，“碳达峰碳中和”被首次写入政府工作报告，碳达峰是指我国承诺2030年前，二氧化碳的排放不再增长，达到峰值之后逐步降低。碳中和是指企业、团体或个人测算在一定时间内直接或间接产生的温室气体排放总量，然后通过植树造林、节能减排等形式，抵消自身产生的二氧化碳排放量，实现二氧化碳“零排放”。随着各国二氧化碳排放猛增，对生命系统形成威胁。在这一背景下，世界各国以全球协约的方式减排温室气体，我国由此提出“碳达峰碳中和”目标。

碳中和目标的实现与我们每个地球人息息相关，档案管理工作者也是义不容辞，人事档案管理工作中的材料收集、鉴别与归档，档案的保管与保护、利用与转递、整理与统计等环节还有许多可以改进的地方致力于“碳达峰碳中和”。

1 人事档案材料低碳化

不同于其他类型的档案已经基本实现电子归档，人事档案记载事关组织及个人利益，其内容需要本人签名确认和组织盖章以验证其真实性，所以目前人事档案仍以纸质为主。纸浆的来源是树木,我们每消耗3000-5000张A4打印纸,就将有一棵20年树龄的大树被砍伐。实现“碳达峰碳中和”，首先要做到从高中开始形成的每一份人事档案材料在用纸方面双面打印，其次在材料内容方面不要过于冗杂，重内容轻形式，加强低碳宣传，从材料形成的源头做到低碳化。

（1）党员发展材料：党员发展材料几乎占据了人事档案内容的三分之一且篇幅日渐加大，以实际工作中接收的一份入党材料为例，自传（17页）、入党申请书（8页）、转正申请书（25页）、函调材料（4页），内容多为网络摘抄打印版，甚少谈及自己的思想及对党的认识，作为人事档案材料保存查考价值甚微。笔者建议组织发展工作中可以对相关材料进行篇幅和字数限制，内容上从严从简要求，注意针对性，详略得当，与入党有关的方面多写、写清，无关的方面可简写，认真谈自己的思想，禁止网络摘抄，缩减人事档案材料纸张使用。

（2）逐年增加的材料：随着时间的推移人事档案材料只增不减，导致人事档案的卷体越来越厚重，如每年归档的年度考核登记表、工资变动表，年度考核是各单位年终必进行的工作，但如果个人工作岗位不变，那么每年的工作总结的内容差异就不大，重复性的考核表存在档案里查阅利用价值甚微，每年十几页的年度工作总结，不仅增加管理和保存成本，而且不利于低碳环保，可以改为在岗位变动时进行考核表归档，或者每3-5年组织聘期考核表归档，年度考核不合格者当年归档。工资表更无须每年归档一张，事实上已经有人事部门认识到这一问题，将每年一张的工资表整合成一张工资变动总表，变动情况一目了然，可以大大减少人事档案用纸的数量及目录打印条数。

（3）归档范围不明确的材料：比如相关条例和文件规定的表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号、先进事迹等材料并没有明确奖励级别，或是归档单位不依照相关要求存入大量参考价值极低的获奖材料。笔者建议单位内部的表彰只将归档名单归行政类档案即可，比如保密工作先进个人、优秀共产党员、先进工作者等获奖材料，部分人事档案案卷中获奖材料多达31件，最多的1件有17页（附先进事迹），还有诸多未经组织认定盖章的获奖证书复印件，大大加重了人事档案的负担。

2 档案工作流程低碳化

改变传统的、落后的、封闭的、低效率的人事档案管理工作方式，在基于工作流程标准化的前提条件下，引入人事档案管理工作系统，采用RFID、身份认证及数字签名等新技术，使人事档案材料接收及归档、档案利用登记、档案统计等环节无纸化并且有据可查。提高纸质卷宗整理的工作效率，减少过量的缝补、粘贴、裱糊等工作环节，达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

（1）人事档案及材料收集：归档材料移交人在系统里实名认证，预约档案材料移交时间，提交归档材料清单，由档案管理工作人员审核并进行材料签收，归档清单经审核提交后不可更改，定期进行备份以备查阅，省去了纸质存档目录的打印与存储。

（2）档案提供利用：不仅是为助力“碳达峰碳中和”，日益增长的人事档案利用需求也迫使人事档案查借阅流程高效化，由查档人在人事档案管理系统里提交利用申请，档案管理工作人员进行审批，利用完毕后做好归还登记，省去了纸质查阅档案介绍信的使用。单位内部可实行实名认证，改良传统的手工纸质登记变为电子化，提高效率又方便查询统计利用情况。尤其针对借阅纸质档案的需求，借阅人（单位）、借阅时间、预期归还时间、联系方式、档案编号及排架情况等都在系统里详细记录，以便及时归还入库，如果有需延期的情况，还要经负责人审批，切实维护实体档案的安全。

（3）档案统计：建立并不断维护各类人员（在职、退休、转出等）信息数据库，对人员变动的情况并形成相应的统计表格，定期备份和维护，保证数据信息与实体档案的高度一致，更加高效的实现人事档案的快速检索，利用数据库技术结合RFID做好盘库整理，减少纸质名册的存储，既方便查找又低碳环保。

（4）档案整理：在十大类分类的基础上重内容逻辑，轻时间逻辑，比如成套的毕业材料算1件，减少类号的编写和目录条数；打印档案标签可以用二手纸并且重复利用；利用材料自带页码，直接标单份文件的总页数，减少铅笔的使用。制作铅笔需消耗木材，所用的珍贵阔叶树种椴木，也称子椴，因铅笔出口多，我国的椴木濒临灭绝。采用具有编目功能的目录检索系统，材料题目既精简又要确切反映材料的主要内容或性质特点，自动生成档案目录表，节省目录录入的工作量和纸张打印。

3 档案库房保管低碳化

（1）库房建筑：实用是人事档案库房建造的首要原则，防火、防潮、防光、防盗、防高温是必要原则。加强库房采光系统建设，充分利用自然光源，减少电能消耗，新建和改造库房过程中，科学合理规划，力争在使用周期内最大限度地实现资源节约，采用绿色低碳建材，在门窗加密封条，可有效防止室内外温度交换也可防尘。

（2）档案装具：目前的人事档案保管，密集架已基本替代了老式的五节柜，能节省近三分之二的库房面积，电动智能密集架因其耗费电能，组织规模大、人事档案数量较多的单位可以斟酌使用；人事档案数量适中的单位，使用手动密集架不仅节能，还可以锻炼身体，减缓伏案工作的疲惫。不论哪一种密集架，在购置的时候都需多方考量厂商，选择低碳环保的板材。

（3）保管设备：为实现人事档案的长期安全保管，库房还需配备中央空调系统、温湿度测量设备、除湿机、防火防盗报警器、监控、消毒灭菌、采暖等设备，在各种设备的采购配置上都要注意低碳环保，适时更新淘汰耗能大的老旧设备，注意使用节能模式，下班前及时断电。

（4）包装材料：干部人事档案卷盒、档案袋及标签是一项数量巨大的耗材，在人事档案转递运输过程中也存在巨大的成本。笔者建议在标签设计上多用心思，实现循环利用避免重复打印。档案封装上注意采用可再生材料，并且借鉴企业包装轻量化的理念，“在保证包装各项技术指标的前提下，减少包装材料的用料，从而达到减少资源耗用的低碳环保目标。不仅于此，减轻包装的重量，不但可以消减运输成本，而且降低了运输车辆的燃油量，减少了碳排放。”据了解，“雀巢公司于1991年开始在全球范围开始实施包装材料轻量化、减量化项目，并研发了多种轻量化包装方案，每年减少纸的用量将近150吨。”

最大限度地助力“碳达峰碳中和”目标的实现是人事档案电子化归档，可以大大减少用纸量。此外，在人事档案工作者中倡导低碳办公理念，注意节约用水用电用纸用笔，有资料表明，“如果每位英国办公人员每天少用一枚订书钉，一年将会节约120吨钢材，以及制造这些钢材所需要使用的能源。”更新换代陈旧的办公用品，例如老式的激光打印机，许多老旧机器工作时不仅耗能高，其辐射对人体健康影响也很大。使各种办公设备走向一个高效、低碳、环保、节能的轨道，降低人事档案管理各环节的能耗，长久地坚持才能换来持续地低碳。