浅谈高校人事档案管理面临的问题及策略

周 欢

（重庆工程职业技术学院 重庆 402260）

0 引言

人事档案反映了一个人历史情况和现实表现。人事档案管理工作作为师资队伍建设的基石在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用，同时也是高校管理工作整体水准的主要指标。在教育改革进一步深化背景下的人事档案管理工作依然存在一些需要解决的问题。为适应新时期高等院校的发展，高校人事档案管理需要进一步优化，不断提升人事档案管理的整体水平，保障高校人事档案的规范化合理化管理。

1 目前高校人事档案管理面临的问题

高校人事档案是反映教职工学习、工作、生活以及其个人经历的主要依据和凭证具体包含教师个人的基本信息思想情况、教学能力及工作具体表现等等，更是对优秀教师人才评选的主要依据是选人用人的基础。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分更是人才和干部储备工作的关键。

随着高等教育改革的深化，高等院校的发展进入了新时期，目前人事档案管理面临一些需要解决的问题，主要分为以下几个方面：

1.1 管理认识不足

近些年来，我国加大了档案管理的宣传力度，整个社会也在不断增强档案管理管理意识，但这种管理意识大多停留在表面，还需要更加深层次的认识。一些高校只注重追求教育教学成果，重视程度不够缺乏相关的人力财力的投入，简单的认为档案管理只是管理一些资料需要时能找到就行，无须花费更多的时间和精力，从而出现档案存放简陋、硬件设施不足，“三室”未分开的现象，严重影响了档案管理的科学化。

1.2 管理制度不全

随着国际经济体系的不断深化改革，各种先进的管理制度也被广泛应用于各领域工作当中。但是部分高校人事档案管理依然存在管理制度不全的问题，主要表现为以下两个方面：

首先，管理方法比较陈旧，大多数高校人事档案管理仍旧采用的是纸质管理和手工整理管理措施，档案信息利用仍以人工查阅为主；先进的计算机管理技术虽然也被应用于档案管理工作当中，但是利用率不高，仅限于档案目录录入、存储和打印，仍旧有很多档案没有进行系统管理。如果有查阅核实材料的需要，人事档案管理人员需要对照档案编号及目录的内容逐一查阅。当前部分高校基本是使用原始的纸质档案使得档案管理的工作效率不高，查找使用难度较大。

其次，随着高校的不断发展及市场化也推动教师人才的流动合同制的聘用人员在高校长期存在且数量越来越多，但聘用人员人事档案未进入高校，“人档分离”的用人现象越来越突出为档案管理工作带来阻碍。离职流动人员存在弃档情况，而管理单位无法联系档案本人，也无法处理这部分档案，只能将其长期积压保管使档案成了死档，给管理带来困难健全人事档案管理制度已迫在眉睫。

1.3 管理人员素质有待提升

人事档案工作枯燥乏味，工作中难出明显的业绩和成果，导致大多数人员对从事人事档案管理缺乏足够的热情和坚守。根据人事档案管理条例相关要求，每一千人的档案管理就需要配备一名具有专业经验的专职人员，但大部分高校都不能配备专业的管理人员，一般都是由人事或组织等人员代管。

工作量大，缺乏档案专业知识，人员不稳定。档案管理缺乏规范健全的管理制度工作中难免会力不从心，忙于应付，以致人事档案管理工作应急性很强，缺乏规范性。

2 优化人事档案管理的必要性

优化高校人事档案管理工作对于提升高校管理水平和效率有着十分积极的促进作用，同时促进高校教育事业持续发展。优化人事档案管理工作重要性体现在下述两点。

首先，在以往的管理模式当中，人事档案管理工作处于封闭型和手工操作的管理工作当中，这一工作没有卓越的成效，很多档案资料也会被长时间的存放于档案管理室当中，不仅降低了资料的使用率，也不利于认识档案管理工作的开展。因此只有通过优化现有的人事档案管理方法和手段，形成健全的管理制度，促进人事档案管理工作向科学化、规范化发展，使其适应目前高校教育改革要求，为高校人事工作提供有力支持。这不仅能够全面推动高校人事工作的效率与进度，也能够促进人事档案管理工作本身得到高度重视。

其次，随着当下科技技术的高速发展，档案管理的方式也逐渐趋于信息化和数字化

信息化、数字化所带来的管理优势是非常明显的，有效推动了大数据时代新科技的发展。高校人事档案，需要利用数字化的科技管理，提升档案管理的高效便捷性。

第三，目前高等教育事业进入了全新的发展阶段，人事档案管理作为高校人事人才的基础工作，对高校发展有着决定性意义，进行档案信息化建设和资源开发，从多个角度分析人才信息的地位和作用，服务于当下的高校人才管理当中。

3 提升高校人事档案管理工作质量的相关策略

对于高校人事档案管理工作而言，其意义是非常大的，不仅影响人事管理工作的质量，也体现了高校教育的相关制度是否完善。针对目前高校人事档案管理中的问题，寻找更加完善的管理策略，这样才能有效提升高校人事档案管理工作的质量。在新时代背景下，高校人事档案管理优化可通过以下几个方面进行。

3.1 加大管理投入，实现管理科学化

在新时代发展背景之下，信息化管理已经成为目前各个管理领域的主要管理手段之一，在人事档案管理工作过程中也要向数字化、信息化方向发展。这就需要高校管理改变传统的思维观念，重视人事档案工作的重要性，加大对人事档案管理的投入，促进人事档案管理工作发展。

所谓投入，是指结合高校发展需求，加强对设备、设施的完善，在此基础上优化档案管理工作的环境。比如档案室安装门禁系统、档案管理工作人员配备专门的电脑，购买管理系统与软件，实现人事档案管理工作从纸质管理向数字化、信息化方向发展。

3.2 完善管理制度，实现管理制度化

管理制度对于高校人事档案管理工作而言是非常重要的，高校应从管理制度上进行优化和完善，从根本上解决管理问题，确保档案管理工作的制度性与规范性。人事档案管理部门可通过培训学习、外出调研、交流等方式，借鉴其他高校或企业人事档案管理的先进管理理念和管理制度，结合本校的管理经验和需求，对管理制度进行完善优化。管理制度需要涵盖最基本的人事档案管理制度，管理人员工作细则、安全保密制度、聘用人员档案管理细则等。

通过完善管理制度可以给人事档案管理工作提供严格的工作标准和内容，规范人事档案管理人员的职责，实现管理责任分化。同时，从多个方面完善人事档案管理工作制度，才能够实现管理工作的深化改革，保障管理制度科学有效，使其适应新时期的发展要求，促进高校管理工作持续性发展。

3.3 重视人员培养，实现管理规范化

为了保障人事档案管理工作的高效进行，学校应更加重视档案管理人员的配备与培养。

首先，高校在对管理人员的聘用和培养方面要进行加强，注重提升管理人员的综合素质，在日常的管理工作中，面对繁杂、琐碎的工作事项能有较强的耐心和责任心，有积极奉献的精神，这样才能从根本上提升工作的质量，做好人事档案管理的相关工作。

其次还需要加强对管理人员的培养，可以让管理人员通过学习、交流、培训进修等方式学习优秀的人事档案管理经验和管理办法，注重提升管理人员专业能力以及职业素养，更好的适应新时期管理要求。

除了需要提高管理工作人员的技能知识水平之外，还需要加强对管理人员的思想政治建设，让其树立起良好的保密意识和工作责任感，从而更加积极投入工作当中。

4 结束语

由于教育改革的深化以及高校的发展，高校人事档案管理管理工作需要完善其中所存在的不足，其人事档案管理部门需要积极行动起来，加大管理投入、完善管理制度、重视人员培养，确保高校人事档案管理实现科学化、制度化、规范化，顺应时代要求和院校发展。