新形势下档案管理创新

陈志朋

（郓城县卫生健康综合执法大队，山东 菏泽 274700）

0 引言

随着改革开放的深入和经济社会的快速发展，作为社会基础管理者的档案工作越来越渗透到社会生活的方方面面。知识经济给科技档案管理带来了前所未有的机遇和挑战，新形势下，必须抓住机遇，改变传统的思维方式和工作方式，采取切实可行的应对措施。管理基层科技档案，使科技档案在社会主义现代化建设中发挥正当作用。

1 新背景下档案管理服务面临的挑战

1.1 服务理念问题

社会发展的一个非常重要的特征是信息化，体现在社会经济、社会政治、社会文化、社会科学和社会生活中。在这种情况下，为保持档案在社会服务中的高利用价值，有必要调整档案管理服务理念，提出档案管理服务方向，推动档案管理服务创新。

1.2 服务内容的挑战

随着市场经济改革的深入，人们越来越认识到，掌握知识和信息是促进自身健康发展的关键。基于此，越来越多的人参与到知识学习和信息探索中。在这种情况下，为适应社会和个人的需要，应当对档案管理服务的内容进行适当调整，如调整档案馆藏范围、创新档案获取方式等。

1.3 服务手段的挑战

随着互联网、多媒体等应用范围的不断增加，智能化的人们的生活中有着越来越重要的作用。基于此，为了更好地满足社会以及个人的需要，档案管理方式也需要进行相应的改变，如信息技术、互联网等进行创新。有效地提升档案管理的整体服务质量。

2 新形势下档案管理存在的问题

2.1 档案管理的概念保守且过时，限制了档案管理的发展

在档案管理中，相关领导对档案管理实践缺乏洞察力，档案管理实践处于教育改革的底层。档案管理改革往往被搁置一旁。这增加了档案管理的发展难度，不能有效保证其科学化、规范化。出现这种问题的原因主要是由于档案管理的意识不足。档案部门只重视眼前的经济效益，没有对档案工作进行长远的研究，对档案管理工作进行创新的步伐相对较小。

2.2 档案硬件环境和设施尚不完善，管理制度不完善

分析我国档案管理现状，档案的硬件环境和设施尚不完善。一些高校和企业甚至没有专门的档案，每个部门的档案规格也不一样，“六防”设备不完善或没有配备，霉菌、银鱼档案现象屡见不鲜。同时，在引用和检索程序方面，传统的人工检索占主导地位。尽管多个部门拓宽了搜索工具的开发渠道，但编译搜索却出现了“求多不求精”的现象。且检索过程严重，影响档案服务的进展，限制了档案信息化建设的发展进程。

2.3 档案管理人员素质不符合档案要求

具有档案专业知识的复合型人才对于档案管理的创新至关重要。然而，鉴于我国档案事业的发展，档案管理专业人才短缺，导致现代高科技技术未能在档案管理中发挥作用。现代社会的发展对人才教育提出了更高的要求。档案管理者需要了解和掌握档案方面的专业知识，以及跨多个学科学习来自不同行业的知识，并学习如何将两者结合起来。同时，随着现代先进技术的引入，档案服务渠道的数字化、网络化越来越普及，电子版和纸质版并存，为此，档案管理者必须熟悉现代档案馆的运作。用户可以快速方便地搜索到自己需要的文件信息，提高档案利用率。

2.4 以人工服务为主，管理方式单一

从档案馆的现状来看，档案部门的档案管理对象主要是音像档案、纸质档案和电子档案，主要浪费大量的人力物力，不能满足用户的强烈需求。这不仅会严重阻碍档案管理工作的创新和发展，而且与现代社会发展的潮流背道而驰，必然会被社会淘汰。

3 新形势下档案管理工作机制创新举措

3.1 创新档案管理理念

档案管理的科学理念主要包括以下几个方面：第一，树立全局意识，与时俱进，根据社会需求，物尽其用，最大限度发挥档案馆的价值和作用。第二，加强档案信息的交流，既可以实现资源共享，又可以改变封闭的文化氛围，扩大档案管理运作的影响力。第三，是要在企业档案工作中妥善处理企业竞争与合作的双重关系。公司对内采用自身的营销机制，积极推进和强化档案管理要求，对外积极学习对手现代科学的管理机制，加强企业间的互动，实现良性竞争。

3.2 管理模式创新和档案管理制度的建立与完善

档案管理制度创新，档案管理制度的标准化必须先行。按照档案法规定的“依法管理档案”的要求，最大限度地扩大档案管理的辐射范围和范围，完善和创新档案管理制度，借鉴现代科学的管理制度，与广大档案工作人员参与档案管理系统。一个规范、科学的档案管理体系应包括三个方面：一是质量档案管理培训人员努力，加大资金投入，提供良好的档案培训基地；二是强化专业技能和现代化意识；三是完善档案管理流程，明确责任、权益关系，结合一体化管理、分级管理，按照一体化的原则建立组织架构，改变档案部门全部为档案、社会信息、情报的现象。为适应新形势下我国发电项目的制度需求，运用科学、系统的档案管理制度，更好地实现档案管理的科学化、规范化，促进档案管理事业的发展。

3.3 转变档案队伍的培训方式，提高档案人员的专业素养

推进档案管理现代化，要以培养现代高素质人才为支撑。因此，要创新我国档案管理工作机制，就必须组建一支综合素质高、专业水平高、技术过硬的专业档案管理队伍。一个高素质的档案管理员应该熟悉和掌握电子计算机、数字通信等先进技术，具有档案方面的专业知识和技能。为此，档案馆领导重视培养高素质档案管理人才，扩大资金投入，建设和完善高质量的人力资源培训基地，定期对相关人员进行多种形式和途径的技术培训，做好档案管理工作。强化人力科学管理理念，提高档案管理人员能力。此外，要积极引进国外先进的现代技术设备、科学的档案管理制度，学习国外现代文化，加快我国档案馆获得现代科学技术的速度。

3.4 服务方式创新，提高档案利用率

为创新新形势下档案管理工作的服务方式，一是随着数字化、网络化、网络技术的发展，建设档案专用网站，拓展档案部门本地网络，与其他网站对接，最大化档案收集，共享网络信息资源，实现档案自动存取和检索，进而建设电子数据管理中心，实现数字化管理。文件格式由纸质文件改为电子文件，既扩大了文件服务范围，又节省了人力物力。此外，利用网络的特点，开通在线服务平台，更快、更方便地满足用户需求，解决用户问题，不仅扩大了档案服务的范围，也扩大了档案的影响力。在信息社会背景下，广大用户更加关注备案服务的时效性，创新备案服务手段，既要顺应时代潮流，又要适应备案管理工作的创新要求。

3.5 创新档案管理工作信息化

在科学技术水平不断提升的过程中，科学技术应用范围在不断增加，因此在进行档案管理的过程中，对档案进行信息化管理的需求也在不断增加。当前，迫切需要将先进的科技手段应用于档案管理，以满足新时代档案管理的需要。一是各级事业单位档案部门要准确、及时地传递信息，保证档案信息的及时性；二是档案管理部门要使用计算机、扫描仪等最新设备，将档案准确录入档案。技术处理应将文字和图片数据转化为数据，实现纸质文件和数据文件的共存，最终充分利用网络技术创新文件管理，提供高效的文件信息服务。实现档案信息资源的有效共享，通过网络，社会不仅可以方便广大公众，也可以提高档案使用效率，同时提高档案管理质量。

3.6 档案管理创新必须遵循自上而下的合作

基层档案和高级档案行政部门档案往往具有主观性、片面性，而且往往具有一定程度的虚假性。基层与基层往往管理措施不同，管理活动效果不佳。档案管理是一项具体的社会实践活动，任何管理创新都必须符合档案经营本身的发生和发展规律，尊重档案生产经营单位和社会广大用户的意见。总的来说，基层单位对档案管理的方法和方法的意见最多，因为他们更好地了解档案的底层背景，并允许对档案操作进行全面评估。管理创新要加强联系与合作，特别是与档案管理部门，争取更多的基层投入。

4 结语

随着社会经济的高速发展，档案事业在进行发展的过程中很容易出现各种情况。对于现阶段所面临的挑战，需要不断借鉴先进的经验，进行相应的创新，才能够更好地推动档案事业进行发展。