对研究生招生工作中信息化建设的思考

潘甦，吕营

（北京化工大学，北京）

研究生招生考试一直是社会关注的热点和焦点。数据显示，自2016年起，我国硕士研究生报考人数在高位上保持高增长趋势，2015年-2022年来7年平均增长15.8%[1]。同时，生源结构趋于复杂，往届生考生人数显著增加，严峻的招生形势伴随着每年研招政策的调整，对研招工作人员的管理思维和管理能力提出了更高的要求，其中就包括运用信息技术手段进行招生管理。

2021年2月，教育部印发了《教育部2021年工作要点》，指出“积极推进教育信息化建设”“目标任务是加快推进教育信息化高质量发展，积极发展‘互联网+教育’，全面保障教育系统网络安全”[2]，包括印发《教育信息化中长期发展规划（2021—2035年）》《教育信息化“十四五”规划》和《关于推进“互联网+教育”发展的指导意见》等相关文件，进一步明确了信息化建设在研究生教育中的重要地位，也推动各招生单位加强研究生教育信息化建设。

一 研究生招生信息化建设的现状

信息化建设既是技术问题，也是管理问题，贯穿于研究生招生全过程。研究生招生工作周期长，时间节点紧，环节多，涉及所有参加初试及复试调剂的考生，数据量大，具有较高的保密性。因此加强研究生招生工作的信息化建设具有重要意义。目前，信息化建设在我国研究生招生工作中的应用主要体现在两方面：一是“规定动作”，通常指各招生单位研招办的常规工作；二是“新动作”，通常指顺应招生新形势采用的各项信息化举措。

（一） 信息化建设推进研究生招生“规定动作”不断完善

从国家层面的“中国研究生招生信息网”（以下简称“研招网”），到各招生单位使用的研究生招生管理信息系统，均经过多年探索和持续投入而不断完善，在整合考生数据、促进招生工作规范化管理等方面发挥了积极作用。一方面，招生单位的研招管理信息系统虽然各不相同，但都包含了招生工作的基本流程，使研招人员脱离大量琐碎的机械劳动，为提高工作效率打下了坚实的基础。另一方面，“研招网”能对各招生单位的数据进行对比校验，并实现和各类招生数据的纵向交换和信息共享，确保招生数据的科学性和准确性，也为制定研究生招生计划、推动研究生教育发展提供现实依据。

以我校为例，我校的研究生招生管理信息系统具备以下模块及功能：

1.目录管理：主要包括招生专业目录采集和复试科目维护，既可通过此模块生成研招网上报库，也可在研招网专用目录采集软件采集后导入本系统。

2.报名管理：主要包括报名数据导入、导出及分析、考生编号编排、准考考生管理等，同时根据近年工作需要开发了推免生预报名功能。研招办及各学院可在此模块中下载、统计考生报名情况。

3.考点管理：主要包括考生编号编排，考场维护、监考人员编排管理、考试科目统计、考场缺考违纪数据录入、试卷处理等。该模块为研招初试工作的重点，可根据报考专业将大量复杂的自命题科目集中编排、管理，并自动生成各类考场信息标签、考生信息标签、监考人员信息表等。考生也可通过考生端查询考场安排和考试相关通知。

4.试卷管理：主要包括初试成绩录入、成绩校对、考试情况统计、考生成绩复核管理等。研招办可在该模块分析、统计各门类的科目成绩分布，为下一年度科学命制自命题试题提供重要参考。

5.复试管理：主要包括学校及院系复试线维护、复试名单确定及查询、考生复试材料维护、调剂考生数据管理等。该模块为研招复试工作的重点，国家线公布前，研招办及各学院可在此模块进行模拟划线，分析生源上线情况；调剂工作开始后，通过导入研招网的调剂考生名单进行统一管理。考生也可通过考生端提交复试科目信息和复试电子材料，查询复试成绩。

6.录取管理：主要包括拟录取名单审核、打印录取通知书、录取数据统计及分析等。各学院在该模块核对、提交拟录取数据，研招办审核后，可导出拟录取数据直接上报研招网，也可根据拟录取考生的地区、院校、成绩等信息进行生源质量分析，同时可根据学籍管理部门需求导出学籍预备库，为研究生培养管理打好基础。

（二） 信息化建设为研究生招生“新动作”创新管理方式

近年来，随着计算机技术和网络通信技术的高速发展，信息化建设程度某种程度上也反映出招生单位的管理特色，体现了研究生招生管理工作水平，尤其自2020年新冠肺炎疫情发生以来，多种网络技术手段广泛运用于招生工作。例如，招生单位积极将本单位研招管理信息系统与一些软件平台（钉钉、腾讯会议、Zoom等）结合起来，开展网络远程复试、在线笔试等考核工作。不同于线下复试的形式，网络远程复试对题库质量、复试导师管理及培训、考场纪律等方面都提出了更高的要求。复试前，各二级院系建立相关考试科目的综合题库，通过适当组合，供考生随机抽取试题。复试时，导师集中在相应的考场，以在线会议的方式与全国各地的考生面试，通常要求考生采取“双机位”或“三机位”，在不降低招生工作质量的前提下确保复试的保密性和公平性，也减少了考生复试调剂的经济成本，避免考生大规模流动。再如，为精确目标生源、提高招生宣传工作的有效性，不少招生单位及二级院系运用新媒体手段（微博、微信公众号、QQ、各大直播平台等），采用网络直播与考生互动、或组织开展网络专题宣讲会，及时解答考生具有代表性和针对性的问题，既有助于招生单位精准把握目标生源，也有助于考生更好地了解报考院校，实现信息共享，达到精准宣传的目标。

此外，部分招生单位已开始探索网上评卷的办法，将考生的答卷扫描成电子文档、分配给评卷人员，并建立配套的评分、复核机制。评卷人员给出各小题的分值后，系统自动计算出总分，一定程度上避免了成绩录入过程中的人为失误，提高了成绩登统的准确性。

可见，信息化建设不仅确保了研究生招生工作顺利开展，更体现了研招人员管理思维的转变，促进招生工作规范化发展。

二 研究生招生信息化建设面临的困难

（一） 部分招生单位对信息化建设不够重视

研招管理部门是信息化工作的主要承担者和关键部门[3]。即使在信息技术快速发展的今天，部分招生单位未能充分重视信息化建设的优势，对其认识局限在硬件设施方面，而未在思想意识中融入信息化管理的思维，这就导致虽然使用了管理信息系统，却没有真正发挥其应用价值。同时，研招人员的信息化思维差异较大，有些人员仍习惯采用传统的手工编排、表格处理等方式开展工作，往往造成重复劳动，管理效率低，在工作量逐年加大的情况下还容易造成工作失误，这也体现出了不同招生单位的管理水平。

（二） 新的信息技术手段存在一定的风险

研究生招生信息管理系统的设计应遵循可拓展性、安全性和易用性三个原则[4]。因此信息化风险管理是信息化建设的重要部分。产生风险的原因有多种，主要包括信息化自身存在的风险以及研究生招生特有的风险。从信息化自身来说，系统规划不周、设计不佳、管理监控不力、人员使用不当等等因素都会造成信息安全风险。从研究生招生角度来说，它对系统的安全等级和数据保密要求相对于研究生教育管理的其他环节更高，稍有不慎便会引发招生事故，而招生事故对学校声誉、学科发展和学生切身利益的影响极大，极易引发舆情。再加上研究生招生工作时间节点紧，工作任务集中，往往前一年工作尚未结束、第二年工作又已开始，致使部分想采取新方式的招生单位不敢轻易尝试，甚至在某些情况下仍需采取手工方式处理数据。

（三） 研究生招生信息化建设缺乏标准化管理

从组织角度看，一是部分招生单位尚未针对研招信息化建设建立相关规章制度，没有站在全校角度统筹管理、协调信息化建设，致使各部门之间缺乏沟通、各自为政，所采用的信息化手段多数只用于某件具体任务，任务完成后即告一段落。二是缺乏稳定的、专业的技术人员长期参与研招工作。由于研招工作队伍普遍人手不足，很多时候人员配备仅能保证按时完成各环节工作，而难以有精力在信息化建设方面精益求精。对于依托第三方软件公司开发管理系统的招生单位来说，须与系统开发者保持密切沟通，督促其根据政策调整及时更新相关功能；系统开发者也须密切关注招生政策变化，这对招生单位和软件公司来说难度都很高，我校即面临此类困境。

从操作角度看，一是招生数据与学籍数据仍未达到完全对接，考生的某些字段或代码在招生库与学籍库的含义不同，学籍管理部门无法直接使用招生数据，这就造成了数据的重复采集；二是在博士招生管理方面不统一，目前有的单位使用研招网，而有的招生单位使用学校的研究生招生管理信息系统，因此在与研招网的数据对接方面存在个别字段不统一、拟录取照片格式不统一的问题。

三 完善研究生招生信息化建设的相关建议

（一） 转变工作思路，培养信息化思维

多年实践已经证明，管理方式与信息技术手段相融合更有助于提升工作质量。当前，研究生招生的工作量随着考研人数的大幅增加而不断加大，管理人员应将工作重点放在改进管理方式、提高生源质量上，逐步培养通过系统解决程式化问题的工作思路，实现对数据的精确管理，也可避免手工统计或多次修改大量表格带来的数据混乱。要加强研招人员队伍建设，设置专人负责研招管理信息系统及各类软件平台。例如，在人员管理方面，各单位可定期开展信息技术指导和相关培训，使他们充分学习新知识、新技术，提高其运用信息技术手段进行管理的能力；在招生宣传方面，应继续推动以经验为主转变为以数据为支撑[5]，加强数据统计分析，为挖掘招生单位需要的优质生源提供准确的依据。

（二） 结合招生单位需求，逐步推进信息化建设

信息化建设必须遵循实用性、科学性、规范性的原则，是一个长期的系统过程，应循序渐进。各招生单位办学特色和招生需求各不相同，研招工作人员作为招生信息化平台的主要操作者，应熟练掌握招生政策变化和招生系统使用方法，及时调整、完善系统的相应功能。因此，在系统设计方面，应从本单位实际出发，由研招人员亲自参与、设计所需模块和流程，尽量减少本单位不需要的功能；确定信息化系统设计需求和分步实施阶段，逐步实现招生全过程信息化覆盖[6]；研究生招生信息化还要对数字化招生信息进行深度挖掘，找寻规律，为各级部门人才选拔提供可靠的科学决策依据[7]。在应用其他软件平台方面，应多实践、多尝试，将本单位研招管理系统与其他平台有机结合，根据不同的工作内容选择不同的信息化管理方式，从而提高招生工作效率。

（三） 强化部门协同，完善信息标准化管理

首先，要建立系统思维，树立全局一盘棋的思路。信息技术是一种手段，归根到底要通过人的主观能动性发挥其作用。研究生招生不仅是招生部门的工作，各单位的二级院系、保密办、信息化办公室等职能部门也应积极参与、献计献策，从本部门的角度提出信息化建设的相关建议，协助研招办不断完善信息系统建设。其次，招生单位要严格遵守国家教育信息化管理规范，建立招生信息相关规章制度，加大软、硬件投入，逐步完善研究生招生信息标准化管理[8]。同时在国家层面进一步推动招生数据和学籍数据的对接，减少重复劳动。第三，要加强信息安全管理。信息安全既包括系统安全和数据安全，也包括使用者的安全保密意识。在不断完善信息系统建设的同时，进一步加强对研招人员的保密宣传和政策培训，多方保障信息安全。

四 结语

我国高等教育已进入普及化发展。“十四五”时期，面对社会各界对研究生教育的关注和研究生招生新形势，如何进一步推进信息化建设、有效利用信息技术带来的便利，使其服务于研招工作，是所有招生单位需要长期思考的问题。招生单位更应充分借助科技发展带来的成果，培养系统思维，丰富技术手段，创新管理方式，提高管理水平，为选拔大量德智体美劳兼备的优秀创新型人才提供有力保障。