后疫情时代商业银行房产审计方法探讨

何晏清

(滑铁卢大学,加拿大 滑铁卢 N2L 3G1)

0 引言

商业银行房产是银行资产的重要组成部分,数额大、占比高。同时,对一些存续时间较长的老银行来说,面广量大的房产来源多元,管理处置状况纷繁复杂,成为商业银行固定资产管理工作中的一大难点问题。而这一问题进入审计环节,由于其隐蔽性较大,其管控难度被进一步放大,加之在疫情防控的大背景下,现场审计必须服从防疫的要求,客观上给银行房产的盘清增添了更多的阻碍和不确定性,摸清房产闲置情况并准确掌握出租的底数状况成为突出的难点问题。但如果不能准确掌握房产闲置的规模状况,不仅极有可能滋生腐败风险,而且会严重影响银行固定资产投资决策的精准性、有效性和科学性,危害商业银行的健康持续发展。因此,本文力图立足后疫情时代,就如何切实有效地破解这一审计难题,进行一些方法研讨,并就这些方法使用过程中可能遇到的问题和难点提出了一系列意见建议。

1 疫情下商业银行房产审计的难点

长期以来,如何对国内商业银行的房产管理状况进行精准审计,一直是一个难点问题,主要原因有以下两个方面。

1.1 管理职责未能全面落实,影响审计工作顺利开展

商业银行房产大多实行价值管理和实物管理相分离的管理模式,由于各商业银行机构层级多,房产面广量大,房产实物垂直管理部门缺位,实物管理职能散落在各基层行,实物管理制度不健全,未建立健全规范的全口径房产实物管理体系,客观上造成房产的价值管理部门难以掌握房产实物端总体使用情况,这一管理脱节现状极易导致:大量房产实际已闲置,但基层行或其个别具体管理人员隐瞒房产闲置状态、擅自出租、廉租,甚至侵占、挪用租金收入,滋生寻租、“小金库”和舞弊,存在较大的操作风险和道德风险隐患,由于其隐蔽性较大,使得外部审计想从海量房产中快速找到问题切入点和风险线索,定位实质性风险,难度很大[1]。

1.2 系统数据维护不到位,审计数据信息和质量难以保证

商业银行房产来源渠道广泛,种类多样,既有自有、租入房产,又有表外(指根据商业银行规定列入表外科目登记的产权不清、存在争议的账外房产)、账外房产,针对不同类型的房产,管理上存在方式方法的显著差异。一般情况下,大部分商业银行对自有房产重视度较高,会将资产信息登记、日常盘点、闲置登记、出租管理、权属治理等全流程纳入固定资产系统中进行管理控制,但对表外房产、租入房产,在日常管理、系统控制等方面,相较于自有房产就显得较为薄弱,存在管理失控失察的情况。目前大部分商业银行对全口径的房产管理尚未实现系统支持,存在房产数据统计及其核算不完整、不准确、不真实的情况。同时由于固定资产管理系统中的数据与其他管理系统中的数据未能实现联动,导致了房产关键环节的控制不能实现系统硬控制,这也直接影响了审计数据的质量,极易造成审计人员的误判误读,在开展非现场审计过程中,这种失真判断更可能被进一步放大,最终形成与事实严重不符的错误审计结果。

上述问题的存在由来已久,在非疫情时代,这些问题审计人员还可以通过更加深入细致的审核,特别是现场反复深入的调查复核加以化解,尽可能减少审计风险。但进入防疫阶段特别是后疫情时代,防疫工作成为各项工作之首,且在未来相当长的一段时间必须持续不懈,客观上给房产等固定资产的现场验证工作带来了极大的困难和阻碍。在不具备现场审计条件的情况下,非现场远程审计方法很难满足审计需要,关键审计程序可能无法开展,审计人员面临远程沟通效率低、资料提供不及时、验证房产使用用途缺乏有效手段、审计取证工作难度加大等难题和困难[2]。

2 后疫情时代房产审计方法的应用探索

结合审计实践,笔者认为在强化疫情防控的大背景下,对商业银行房产审计必须顺应形势发展的需要,转变审计模式,创新审计方法,突出问题导向,综合运用大数据分析技术等信息技术手段,从大量房产中迅速筛选、精准甄别出隐瞒闲置状态并擅自出租的房产。这就要求审计人员全方位提升自己的审计技术水平,在信息化查验审核的广度、深度特别是准确度上下功夫,练就一身海底捞针、拨云见日的真功夫,真正实现防疫状态下的“零接触”线上穿透式审计。

2.1 搭建审计信息系统,奠定数字化审计的第一块基石

数字化审计已经而且正在进一步改变审计工作模式,提升审计工作质效,但要很好运用信息化审计的方法开展非现场远程审计,第一步就需要在审计方与被审计方之间构建无障碍、大流量、全数据类型的沟通渠道。而对于外部审计来说,这种渠道搭建就显得特别重要,因为除了这种渠道,双方并没有其他如内部办公系统这类公用办公平台来完成有效而保密的信息交互和工作交流[3]。在兼具远程审计网络通信渠道和信息化交互等多重功能、搭接商业银行财务、业务系统(或数据库备份)访问接口的信息化审计平台搭建完成后,审计单位即可以开展对被审计单位的数据采集、证据上传共享,进行远程视频交流、观察核查和访谈相关人员,要求被审计单位现场配合上传原始凭证、其他审计佐证资料等电子数据传输获取审计证据等[4]。运用这一平台,审计人员就可以在适应防疫工作要求的基础上,通过使用平台最大限度地替代传统的面对面审计取证方法,达到远程见物、见凭、见人的目的,达到与身临其境基本相当的现场核查可靠度。

2.2 充分利用大数据分析技术,从数据端快速找出风险样本

充分利用商业银行固定资产管理系统及其卡片信息,将被审计单位的相关数据信息导入信息化审计系统,进行采集整理和归类汇总,然后根据审计需求对数据进行全景式智能化的观察、处理和分析,并且可以进行多维度的检查,以结果导向和问题导向为指引,深度挖掘被审计对象数据背后隐藏的信息。系统分析各项数据信息之间的关联性,实现审计证据的信息化归集,进而实现覆盖全面、指向明确的阶段性审计筛查分析目标。

具体到针对银行房产的筛查分析环节目标任务,就是构建全口径房产“全景视图”,运用5G定位、大数据等信息化手段,将房产来源(自有、租入、表外、账外)与运用(自用、出租、出借、空置)一一对应比照,重点关注自有房产和租入房产是否存在无对应用途、在用房产无来源(疑似账外)、一个网点对应2宗以上房产、一个网点边出租边租入房产、房产原出租现闲置未出租等情况,从中筛查形成风险清单,并根据重要性原则,进一步圈定出面积大、成本高的房产作为抽样重点,以确定精准调查目标。通过上述方法的应用,可以有效提升审计发现的准确性,实现审计抽样精准定靶,以全面提高审计工作效率。

2.3 关注关键环节控制状况,从信息端进行合规性审核

审计人员远程调阅房产相关资料,重点关注房产实际使用状态与系统中信息是否一致,聚焦不同性质房产出租环节管理的合规性,即是否存在未经审批擅自出租闲置房产的情况,出租程序是否合规,是否存在未经出租方授权的转租,是否组织公开招租,是否通过集中采购流程,是否存在未按审批要求超面积、超单价出租等情况。出租合同是否是格式文本、是否经过法律事务部门审查审核,其中出租面积、房屋用途、租房保证金等关键要素有无缺失等。审计人员以关键环节控制为突破口,结合电话访谈,进一步全面掌握房产权属、使用状况等信息,达到“察言观色”“望闻问切”“在线取证”的效果。

2.4 深度挖掘财务收支信息,从资金端核查涉及房产的异常收支问题

一是查找收入的异常疑点,关注有无隐瞒、截留、转移租金收入; 查找支出的异常疑点,关注是否存在跨季节、行业、范围支出,有无列支账外房产的水电费和维修费用;检查往来款项科目,查看是否有挂账情况,是否形成账外固定资产。二是突出重点。重点关注与商业银行员工相关的租金收支情况,是否存在商业银行内部工作人员利用职务之便寻租、员工私下出租现象; 对商业银行控制的物业公司、食堂、内部招待所、培训中心等后勤保障机构的收入来源进行分析,从账外房产出租收入找出账外房产,查看有无坐支现象,是否存在“小金库”[5]。

2.5 借助权威信息搜索引擎进行多方核实、交叉验证,从实物端坐实房产实际使用状况

一是使用百度地图时光机功能、天眼查、全球信息资讯平台、工商行政登记、大众点评等权威信息搜索引擎进行多方核实和交叉验证,查看有无在银行房产地址所在地注册的公司或企业,有无超出合同租期的实质性占用,承租方实际经营范围与合同中约定房产用途是否相符,有无转租嫌疑,关注房产实际使用状态与银行固定资产系统中的信息是否相符,是否存在房产隐瞒闲置和出租的情况。二是充分发挥互联网视频实时交流的优势,借助工具特有的截图、影像功能,通过微信远程视频连线在线查勘房产实际使用状态,关注有无转租、出租到期后无偿占用等现象,达到“在线取证”的效果,进一步验证实物管理部门的盘点查勘工作是否形同虚设。视频审计的方法破解了疫情下远程查验房产用途真实性的难题,确保了远程审计取证的全面性、客观性、时效性。

3 结语

运用大数据分析方法,构建房产“全景视图”法由面到点由点到面,既见树木又见森林。在应用数字化审计方法的过程中,突出运用全方位的视角、系统的理念呈现房产“全景视图”,结合风险特征形成抽样清单,有利于外部审计在海量的数据中快速找到问题切入点和风险线索,从且达到由面到点精准抽样、由点到面全领域无死角扫描的目的,提升了非现场审计质效。

统筹协调应用多种审计技术破解远程核实难题。后疫情时代迫使审计部门思考下一步审计工作的发展方向和创新方法,事实证明,充分运用先进信息技术改变审计工作模式、顺应时代发展需要不断创新工作方法是推进审计工作与时俱进的唯一途径。本文探讨了视频审计、远程盘点、电话访谈、内外部信息关联比对等多种审计方法的综合应用场景和适用条件,通过广泛、多维度的数据信息交叉印证比对方法,构建了获得客观可靠的审计成果的有效途径,成功破解远程审计中的诸如无法实地验证房产现状、使用用途真实性等难题,为“后疫情时代”数字化审计模式的创新提供了切实可行的思路延伸和方法拓展。