“互联网+”视野下高速公路数字档案收集机制研究

韩青芮

摘 要：在大数据背景下，随着高速公路现代化建设进程的不断推进，加快其档案信息化建设不仅为行业转型升级提供了规划指导，同时在提升行业市场竞争力、提高档案利用价值以及提高办公质量和效率等方面也发挥了重要作用。“互联网+档案”新思维的树立，是保证高速公路档案服务社会价值最大化发挥的重要基础。为此，本文主要系统化剖析了网络时代高速公路数字档案收集工作规范化开展的意义，并就档案管理信息化建设问题及其有效性处理对策展开深入探讨。

关键词：高速公路;“互联网+档案”;数字档案;收集机制

引言

2020年，政府工作报告中再次强调了要全面推进“互联网+”，打造数字经济新优势。2020年新冠肺炎疫情，全球人流、物流、资金流受到严重冲击，信息流却出现爆发性增长。在“旧信息社会”中，人们通过分析信息创造价值;而在“新信息社会”中，人工智能会分析大量数据，并将结果通过机器人等反馈给人类，从而把以前无法实现的新价值带入工业和社会。人工智能、大数据、物联网等新技术、新应用、新业态方兴未艾，从国家层面到各地各部门，再到各行业，危中寻机加快数字化转型正在成为共识。我国数字经济发展全面提速，数字经济发展是大趋势，作为高速公路档案管理人员，我们认识到，要顺应国内外趋势，及早推进高速公路档案数字化、智能化转型[1 ]。

网络时代下，传统纸质档案管理工作的展开在消耗大量人力资源的同时，也无法满足新时期高速公路发展需求，道路交通运输行业的服务效益也势必大打折扣。伴随科学技术的不断发展以及“互联网+”技术在各个领域中的渗透，为全面提高档案管理质量以及管理水平，健全高速公路数字档案信息资源收集机制的同时加快档案信息化建设，对于推动国家可持续发展而言具有重要意义。再者，伴随网络化、数字化发展进程的不断加快，为确保档案功能价值的充分发挥以及实现资源共享，基于高速公路网络时代依托“互联网+”形式对管理模式进行不断调整，在一定程度上不仅为行业发展注入新动力，同时也是促进交通运输业良性发展的有效渠道。

1 网络时代高速公路档案管理信息化建设意义剖析

作为互联网发展的新业态，“互联网+”强调互联网与各个传统行业的融合。其中在高速公路档案管理领域，相较于传统人工检索以及管理模式，“互联网+档案”是一项系统化转变工程，自2014年被提出后，社会各界对档案信息化建设工作的关注度在逐年提高，与传统依靠手工检索的模式相比，它主要依托于信息技术，通过充分发挥技术优势在不断提高档案管理工作质量的同时，在其它方面也表现出突出优势，即：

1.1 有利于提高企业办公质量和效率

在以往档案管理中，面对企业产生的大量信息资料，人工作业管理手段的实施在增加工作量的同时，也极易导致资料漏写、漏抄等问题的发生，再加之纸质档案服务形式的单一化（收集、整理、鉴定）和收集过程的繁琐化，档案准确性和时效性势必大打折扣。伴随社会网络化、数字化的快速化发展，借助信息化管理平台进行档案管理，在一定程度上不仅有效简化了管理工作流程、降低了管理工作量，更在规避“三力”大量消耗的前提下提高了信息查阅的便捷性，为真正资源共享目标的实現创造了良好条件。

1.2 有利于提高档案的再利用价值

档案作为重要的原始数据资料，由于传统信息资料大多是纸质媒介，在查阅时部分文件需要靠邮政系统进行传递，不仅传递时间较长且增加了档案丢失概率，在影响信息利用价值的同时也不利于行业的转型和升级。在网络时代，企业可通过传输电子文档进行信息传递，在降低管理成本以及规避资源浪费的同时，给予使用者舒心的服务体验，具体而言就是信息需求用户可登录信息数据库下载所需文件，传统信息传递时间和空间限制被打破，文件传递信息安全性、时效性也大幅提升[2-3 ]。

1.3 有利于保证信息保存的安全性和完整性

相比传统纸质资料，“互联网+”视野下高速公路数字档案收集机制的创建显著优势在于储存时间的久远性。在很大程度上，纸质载体保存时间取决于纤维素性质和保存的外部环境，在某些恶劣环境下，纸质资料信息破损和丢失问题十分普遍化。反观电子文档不仅有效提高了查阅便捷性，同时档案受外界因素的影响程度较低，具有很强的稳定性，网络时代高速公路档案管理工作人员通过及时进行档案归档，计算机储存、备份，极大地提高了信息储备的安全性和完整度。

2 网络时代高速公路数字档案管理现状剖析

2.1 档案信息化管理中技术性人员缺失

档案由于涉及声像视频资料格式转化和数字化信息转化，在管理时需要专业技术人员进行操作。目前来讲在网络时代高速公路数字档案管理中，从事档案管理的人员虽然具备档案管理的专业素养和经验，可由于专业能力的欠缺，在影响整体管理质量和效率的同时也阻碍了交通运输行业的成功转型和升级。在网络时代，高速公路档案管理工作的实施往往需要专业技术人员借助软硬件平台，在确保信息采集、保持、量化和编码作业有效落实的同时对其进行数字化处理。再者，在管理工作从“案卷级、单途径、对档案外部特征管理”到“文件级、体系管理、內外部特征合并管理”转变的时代，对高速公路档案管理工作人员的专业能力也提出了新要求，工作者信息技术操作熟练度不足、技术应用技能偏弱等问题的普遍存在，不仅增加了管理工作难度，档案完整性也由此受到了一定影响。

2.2 原始数据资料损失现象较为严重

原始数据作为行业转型和升级的指导依据，数据完整度以及信息利用率的高低，是影响行业可持续发展目标能否达成的重要因素。在网络时代背景下，由于技术手段更迭速度较快，信息资料丢失问题较为严重。除此之外，在大数据时代，企业管理中“档案数据”生成量以及生成速率在不断增加，为取得预期的管理成效，需要借助各种先进的现代化管理设备开展管理工作，可高速公路在数字档案管理时，由于管理人员自身管理意识的局限性，管理重心始终集中于企业“经济管理”，未能从根本上提高对“档案管理”的重视度，并错误地认为档案管理工作只保存相关资料，因此未引进先进的设备和投入大量的管理资金，导致管理工作的开展仍采取传统化管理手段，档案信息泄露、遗失现象较为严重。再者，虽然目前有的企业建立了完善的档案管理平台，可由于“重建设轻使用”理念的存在，档案信息化管理工作形式化问题仍较为严重，资料信息利用率也始终处于低迷化状态，信息建设效能也由此受到了一定影响。

2.3 档案管理体制的不健全以及工作模式滞后性

在高速公路“数字档案管理”中，管理体制是管理工作者管理工作开展的依据，其完善度对于管理工作质量和效率的影响力是十分巨大的。相比其它管理工作，繁琐性和复杂性是档案管理工作的显著特点，加之目前在管理体制建设过程中，高速公路管理部门间缺乏有效沟通交流，导致管理制度和体制在制定时存在一定局限性和滞后性，管理工作形式化十分严重的同时，资源流失和浪费现象也未能得到有效处理。在如今经济飞速发展以及管理环境不断变化的信息化产业时代背景下，滞后性管理手段的实施不仅严重影响和制约了管理工作的规范化开展，也导致档案管理职能难以充分发挥，最终对行业发展造成了十分不利的影响[4-5 ]。

3 网络时代高速公路数字档案管理问题的优化处理对策

3.1 强化档案信息管理人员的“互联网+档案”新思维

档案管理工作人员作为档案信息管理工作的实操者，自身档案信息化管理意识的强弱，对于高速公路数字档案管理整体工作成效的影响是十分巨大的。“数字档案管理”是企业管理体系中的重要一环，在网络时代，为确保高质量管理目标的实现，企业需首先提高管理人员的选拔标准，确保聘用者职业素养、专业能力和计算机操作水平均满足管理工作的标准化要求，并通过加强与高校的合作交流来引入与之相关的专业人员，由此在保证管理团队专业性的同时为后期各项管理工作的高效化开展创造良好条件。现阶段为不断增强管理人员的使命感、责任感，企业还要建立健全完善的培训机制、考核制度，通过对管理者的再培训、再教育，以便于在强化档案管理者“互联网+档案”新思维的基础上，打破固有档案信息管理模式，以此为后期各项工作的高效化实施提供保障。

3.2 不断提高档案信息化管理技术水平

在高速公路网络时代下企业在数字档案管理中，信息化水平的高低是影响管理工作成效的重要因素之一。为改善当前整体管理现状，不断提高档案信息化管理技术水平现已迫在眉睫。档案信息化建设工作开展过程中，为全面提高数字化技术水平以及保证信息化建设目标的达成，首先，企业需对管理技术进行不断更新，打造集计算机（软硬件）技术、Internet技术、计算机电话集成技术（CTI）、客户关系管理（CRM）技术、交换机（PBX）通信技术等多方面技术的成熟、统一、高效的服务工作平台，在保证储存格式和设备（计算机、路由器、扫描仪等）先进度的前提下，确保各项工作的高效化实施。其次，為便于管理以及提升企业与用户之间的衔接性，在当前的网络时代下，企业还需要在档案信息化建设中引入大量资源、资金和人才，以便于在保证系统软件开发和完善工作规范化实施的同时建立起一个庞大的数据库，选用先进、成熟、可靠的前端设备，引入先进安保技术，搭建可升级、可扩展、可兼容的系统，构建数字化、网络化和智能化电子档案管理平台。在建设中以现实需求为导向，以有效应用为核心，以技术建设与工作机制的同步协调为保障，根据业务需要，基于系统存储及获取数据，进行电子档案保存、生成，数据统计，档案分类，档案排序，形成各类统计报表。或根据工作需要，填报各类电子档案业务信息，系统自动将保存内容形成表格，能够打印存档。数据统计分析系统是基于基础数据，综合系统功能，实现系统数据分析、业务报表分析、路网运行分析、车辆行驶异常情况分析、数据可视化图表展示。通过电子档案数据需求分析，开展整体的数据资源规划和建设。支持即时信息交互能力，包括全系统广播、点对点、点对多点交互。实现电子档案数据资源的集中管理、实时更新与交换共享。同时，依托数据资源管理体系实现数据资源的统筹管理，数据库才有集群方式，确保电子档案数据的可靠性性、安全性、应用性。由此，在保证档案中心目录数据化的前提下全面提升数字化档案管理媒介的交互性。

3.3 建立健全完善的档案管理规章制度

在档案信息化管理中，管理目标达成的重要前提是管理规章制度的标准化和规范化。企业档案信息化管理从形成到归档中间的环节构成较为复杂，因此在档案信息管理制度完善过程中，除了要秉承“合理化、科学性以及契合性”等原则外，同时还要保证制度的可操作性、便捷性和指导性，由此在对各项管理工作进行有效约束的同时推动档案的标准化、信息化。在构建档案管理服务体系时，“数字档案管理”体系的规范化构建是预期管理高质量目标实现的重要保证。但由于近年来，很多企业在发展和管理过程中，工作重心始终集中于“提高企业经济效益”，未能从根本上提高对“数字档案管理”工作的重视度，各管理人员缺乏对“档案管理和统计”工作的正确认知，管理盲目性和随意性较为严重，加之管理模式的一成不变，致使很多管理工作始终未能落实到位。因此，为保证体系应用效益的最大化发挥，企业需做好如下工作——安排专门档案管理员来收集和分类各类材料，将整理后的资料及时上传到档案室的共享平台中;制定相关制度来规定档案管理部门、使用部门与形成部门的权责，保证彼此之间的相互监督和管理;建立完善的电子档案管理标准化制度，保证管理工作顺利实施;完善企业考核指标，做到责任到人。

再者，在以往信息管理中，档案信息来源不清晰及统一标准化格式的缺失，是影响信息化管理工作质量的重要因素。为避免出现“信息孤岛”，在档案信息化管理时管理工作人员需根据信息来源对其进行系统化分类，之后通过建立健全完善的统一化标准管理体系来将信息数据化，设置层级权限并通过采取“双套制保存”的方式，结合当前网络时代行业转型升级发展要求，对档案管理形式进行不断调整，借由“上网信息加密储存”来全面提高信息的安全性，制定严密的安全管理机制，确保信息安全、系统安全、数据库安全和设备安全。系统的数据录入、数据传输和数据保存各个阶段都可制定相应的数据安全措施。

4 结语

概而言之，在网络时代，“互联网+档案”在全面提升行业的市场核心竞争力和发展力的同时，也确保了行业的成功转型和升级。档案是企业的原始数据资料，档案管理工作的高效化开展对于促进行业自身长远发展而言具有重要意义。现阶段为改善当前数字档案管理现状，加强对档案管理人员的培训力度、不断提高档案信息化管理技术水平以及建立健全完善的档案管理规章制度，已迫在眉睫。电子档案不断升级将会造就一个新兴电子档案信息产业，并带动传统产业以及电子信息、通信、计算机等高新技术产业的蓬勃发展，由此提升高新技术产业在结构中所占比例，改善传统档案管理手段的结构布局，促使新型档案管理结构向高科技、低能耗、重环保的技术密集型转变，为以新型档案管理手段实现可持续发展提供一个契机。

参考文献：

[1]周丽霞，刘元霞，陈金国.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].黑龙江交通科技，2015，12（01）：122—123.

[2]傅露霞，路立龙，张建东.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2020，12（03）：144—147.

[3]李进，林慰平，徐涛涛.高速公路档案电子化实现路径探索[J].建材与装饰，2018，11（43）：172—173.

[4]古尽平，李志敏，张建新.新时期高速公路档案管理工作的若干思考[J].城建档案，2018，12（09）：49—50.

[5]于珊，郁秋润，刘起展.高速公路路政档案管理工作的信息化解析[J].办公室业务，2018，21（12）：77—78.

（作者单位：吉林省交通运输综合行政执法局）

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