档案馆业务指导工作探讨

摘 要：本文以脱贫攻坚档案业务指导为例，分析了档案业务指导工作的主要特点、基本职能和主要方法，并提出了新时期档案馆做好业务指导工作的具体思路，为做好档案业务指导工作提供经验参考。

关键词：业务指导;扶贫档案;档案馆

概述

2021年2月，在全国脱贫攻坚总结表彰大会上，习近平总书记庄严向世界宣告：我国脱贫攻坚战取得了全面胜利。作为这一重要历史见证，在脱贫攻坚工作中产生了大量具有保存价值的扶贫档案，扶贫档案涉及面广、内容众多、数量庞大、类型多样，做好扶贫档案的规范收集、整理、归档和管理成为各级部门亟需解决的重要议题，也离不开档案部门专业指导。档案业务指导是档案管理业务的重要组成部分，做好扶贫档案业务指导，使其符合国家档案法律法规，对巩固脱贫攻坚成果，助力乡村振兴战略实施等具有重要现实意义。

1 档案业务指导工作特点

2016年，国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室联合印发《关于做好精准扶贫档案工作的意见》《精准扶贫档案管理办法》等。根据相关规定，脱贫攻坚档案是指脱贫攻坚工作中形成的，对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式、载体的历史记录。脱贫攻坚档案业务指导的对象主要是参与脱贫攻坚的单位，如扶贫开发领导小组办公室、乡镇、街道、村组等。由于非档案专门机构大多对脱贫攻坚档案收集、整理、鉴定、保管、销毁等业务不熟，需要档案馆提供专门业务指导。具体而言，脱贫攻坚档案业务指导的特点主要有：

1.1 专业性

脱贫攻包括精准识别、精准施策、精准脱贫等各个阶段，在每一个阶段形成的档案资料内容具有很强的专业性。这要求档案部门及其人员在履行档案业务指导职能过程中，掌握相应的脱贫攻坚领域专业知识，熟悉脱贫攻坚档案收集、种类、整编、保管期限等基本要求，要严格按照脱贫攻坚工作的规律、特点及文件形成规律，确保脱贫攻坚档案管理与脱贫攻坚工作同步及匹配。

1.2 复杂性

脱贫攻坚参与单位较多，涵盖了国家、省市县扶贫开发领导小组办公室、乡镇、街道、社区、村组，以及教育、财政、民政等相关部门。涉及文书、财经、交通、水利等多个专业，每个专业又都有其自身相应的专业档案分类及管理要求。因此，脱贫攻坚档案业务指导的要求更高，需要具备过硬的综合业务素能，在纷繁复杂、浩如烟海的扶贫档案中及时发现问题本质，为相关部门或人员脱贫攻坚档案管理提供更具专业性指导意见。

1.3 目的性

根据《精准扶贫档案管理办法》的规定和要求，各级扶贫部门负责脱贫攻坚档案工作的组织实施，脱贫攻坚档案形成单位应按国家有关规定向同级综合档案馆移交，档案行政管理部门则负责“指导监督”。因此，脱贫攻坚档案业务指导的目的性很强，就是辅助相关单位按照《精准扶贫档案管理办法》的具体标准和要求，做好脱贫攻坚档案资料的收集整理，既要促进脱贫攻坚档案业务的规范管理，也要助力巩固脱贫攻坚成果，向乡村振兴迈进。

2 档案业务指导基本职能

档案业务指导工作涉及面宽、工作环节较多，就脱贫攻坚档案业务指导而言，其所承担的基本指导职能为：

2.1 参谋咨询

运筹谋划是档案管业务指导的基本职能，为脱贫攻坚参与单位做好脱贫攻坚档案工作提建议、出主意、拿方案。但参谋不决断，只是为做好脱贫攻坚档案管理提供相关决策咨询。具体来说，一是围绕脱贫攻坚职能部门谋划档案管理。如教育、财政、医疗卫生、移民等部门分别承担着教育扶贫、产业扶贫、健康扶贫、异地扶贫搬迁等贫困人口精准扶持工作，作为档案管理行政部门要对口做好指导，针对不同领域的扶贫政策，提出一级、二级、三级类目的帮扶资料归档范围及保管期限。二是围绕脱贫攻坚相关政策谋划档案管理。具体来说，就是要指导相关部门将各级党委政府、扶贫开发领导小组办公室关于脱贫攻坚的决策部署、重要法律法规、政策文件，以及帮扶规划等相关综合性资料进行整理收集和归档。

2.2 综合协调

档案业务指导是要将脱贫攻坚相关政策与脱贫攻坚档案管理相关要求有机结合起来，是贯彻落实脱贫攻坚档案决策和要求的组织者，也是联接上级档案主管部门、档案馆领导、馆内各部门，以及立档各单位之间的桥梁和纽带。可见，档案业务指导需要档案工作者具有超强的整体意识、过硬的组织协调能力，要能够正确处理好脱贫攻坚与脱贫攻坚档案工作之间的关系，充分调动各方面积极因素，形成脱贫攻坚档案工作整体合力。具体来说，既要做好纵向协调，就脱贫攻坚档案管理相关工作及时请示报告上级，严格将上级档案行政主管部门的规定和要求落到实处;也要加强横向协调，做好馆内部门之间的协调，还要对其他涉及脱贫攻坚档案立档单位进行协调，统一规范标准和尺度要求，把《档案法》《精准扶贫档案管理办法》各项要求落到实处。

2.3 业务指导

档案工作是一项行业性、专业性、技术性强的工作，涉及脱贫攻坚档案资料的归档范围的划定、保管期限的确立、管理责任的划分，等等，这就需要档案馆专业机构利用其专业特长和优势帮助各立档单位解决脱贫攻坚档案管理过程中的法规理解、标准掌握和技术运用方面的疑难问题。如脱贫攻坚档案应严格遵守《文书档案案卷格式》《照片档案管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《归档文件整理规则》《数字档案COM和COLD技术规范》等，就需要档案馆针对部署的脱贫攻坚档案工作，主动预测将要出现的技术问题，提前准备好解决方案，做到发现问题、解决问题[1-3 ]。

2.4 信息交流

档案业务指导部门作为与立档单位以及自身上下级信息沟通的交汇点，對接收到的有关脱贫攻坚档案信息进行分析、过滤、加工，并及时对外进行宣传、发布、交流和反馈，扩大脱贫攻坚档案工作社会影响。既要宣传脱贫攻坚档案工作先进经验、典型人物，也要如实反映脱贫攻坚档案工作中遇到的矛盾和问题，既总结成绩，也要吸取经验教训，从而达到推动脱贫攻坚档案工作的预期目的。

3 档案业务指导主要方法

脱贫攻坚档案业务指导应以国家档案法律法规以及脱贫攻坚领域档案管理规章制度为现实依据，坚持全面检查、严格把关、质量第一的目标和原则，协助立档单位解决脱贫攻坚档案管理过程中遇到的各种难题，确保脱贫攻坚档案管理工作质量。具体来说，应坚持如下业务指导方法：

3.1 对症下药

脱贫攻坚工作参与单位众多，既有扶贫部门、财政部门，也有教育、医疗等，还有各级政府和基层群团组织，脱贫攻坚档案工作进展不一、业务开展不平衡，无论是立档单位的档案管理队伍，还是相关的档案管理软件，都具有明显的差异，在开展档案业务指导时切忌眉毛胡子一把抓，而应采取对症下药的方式，结合单位在脱贫攻坚中所承担的主要业务职能，尽快找出其脱贫攻坚档案工作薄弱环节，采取一个立档单位一个指导方案的原则，组织人员深入立档单位开展面对面、手把手的档案业务指导。

3.2 典型引领

一直以来，发挥先进典型的成功经验是档案业务指导工作的好经验好做法。在脱贫攻坚档案业务指导时，可以先进典型的成功经验为蓝本，组织相关立档部门以先进典型为学习目标，拉升标杆、对标对表，找出差距，分析原因，充分借鉴建档单位先进典型经验，从而起到事半功倍的效果。例如，针对辖区内脱贫攻坚档案工作较好的教育系统为样板，定期组织其他建档单位参观学习。

3.3 检查评比

检查评比也是档案业务指导的又一常用方法。在每年的相对固定时间里，由档案行政主管部门对辖区内的档案工作进行例行性指导检查，通报表扬先进，督促后进单位整改，并开展复查验收工作。在每年年初组织召开档案工作年会，评选先进，并围绕脱贫攻坚档案工作组织交流研讨等活动，切实提高脱贫攻坚档案工作整体水平。

3.4 业务培训

业务培训是脱贫攻坚档案业务指导最常用到的一种指导方法，也是效果最为显著的。具体来说，就是要根据脱贫攻坚档案工作的新情况、新形势、新要求，及时组织立档单位人员参与培训，帮助其掌握脱贫攻坚档案工作基本技能和操作方法。可在业务培训时编印《精准扶贫档案工作指南》，针对辖区脱贫攻坚档案工作的实际，将相关要求进行汇编，并针对不同立档单位对所需表格、文字表述提供样例，用以指导立档单位有针对性地开展档案业务工作。

3.5 注重互动

档案业务指导除了发挥自身的专业优势外，还要善于发挥各立档单位自身特点和创造性，充分依靠行业、系统及主管部门的创造力，加强互动，形成档案工作合力，达到提质增效的预期目标。如，采取分级指导、互动指导、协同指导等，如，与扶贫开发领导小组办公室一起指导乡镇脱贫攻坚档案建档工作;与教育部门一起抓学校教育帮扶建档工作等等[4-6 ]。

4 档案业务指导工作思路

脱贫攻坚档案业务指导既要指导单位高度重视，也需要统一被指导单位思想共识，增强责任意识、档案意识，发挥档案留史存证、监督管理、维护权益、助力扶贫工作成果，为乡村振兴战略目标实现提供可靠保障。

4.1 明确指导思路，压实主体责任

脱贫攻坚档案要实现留史存证效果，应达到档案齐全、完整、准确及系统。档案行政主管部门要及时做好脱贫攻坚档案业务指导工作，作为档案行政主管部门，不仅要熟练掌握脱贫攻坚档案业务，也要熟悉脱贫攻坚档案工作内容、指导思路，把握不同立档单位的脱贫攻坚工作流程，了解每一个流程的工作内容。作为档案业务指导者，还要站在脱贫攻坚立档单位视角，清晰每一个立档单位在脱贫攻坚的每一个环节形成的文件资料内容，以及归档的责任单位主体，落实归档主体职责。

4.2 注重指导方法，强化主动服务

近年来，莱州市档案馆针对机构改革新形势下机关档案工作中的突出问题，主动转变档案业务指导职能，优化业务服务方式，强化服务效能建设，促进莱州市机关团体和企事业单位档案工作规范化建设水平不断提升。就脱贫攻坚档案业务指导来说：一是重心下沉，坚持运用现场服务模式开展工作。坚决服从大局，统一思想行动，强化责任担当，认真梳理、谋划脱贫攻坚背景下脱贫攻坚档案工作变革与转型、创新与发展等问题，做好相关行政职能交接，以及脱贫攻坚过程中档案服务工作。针对普遍存在的基层档案人员配备不齐、文件材料收集范围和文书档案保管期限表需重新完善、全宗卷需重新组织、数字档案室建设需从头开展等问题，莱州市档案馆根据各立档单位性质和职责将所有进馆单位划分为不同档案工作协作组，全面指导各单位数字档案室建设以及文书、照片、会计、实物、科技档案等业务。服务方式由原来的单一指导变为现场指导为主，电话、微信、QQ等网络线上服务为辅，配以预约上门服务、现场操作示范、讨论交流等方式全面开展，更好更快地服务大局、服务基层，不断推进机关、企事业单位档案工作标准化、规范化。二是突出重点，有的放矢地优化档案服务内容形式。莱州市档案馆根据脱贫攻坚立档单位档案室的工作特点，梳理总结基层档案工作的重点难点问题，提出“五访”“五看”的服务要求。“五访”是指新上岗档案员所在单位必访、档案行政执法检查对象单位必访、去年档案业务抽检存在问题的单位必访、参加省级档案工作规范化建设的单位必访、新建或档案库房搬迁的单位必访。“五看”是看档案室文件材料归档范围和档案保管期限表的制修订情况、看全宗卷建设情况、看当年归档文件和各门类档案收集整理情况、看省市有关规范性文件的贯彻执行情况、看档案实体和信息安全管理情况。通过优化和改进业务服务的内容形式，进一步增强对机关、企事业单位档案服务的系统性、适用性、时效性。三是跟踪回访，确保档案服务效果落到实处。在业务服务过程中，莱州市档案馆对每个单位服务情况都建表登记，做好规范记录，重点记录发现的具体问题、整改要求及反馈的意见建议，以便帮助立档单位落实责任、有效整改。业务服务结束一个月内，莱州市档案馆及时进行跟踪回访，落实整改效果，征求意见建议，确保被服务单位按时完成整改工作[7 ]。

4.3 坚持全程指导，提供精准指导

坚持事前、事中、事后全過程档案业务指导，为每一个环节提供精准指导服务。所谓事前指导，就是在每一个归档年前、重大脱贫攻坚政策落实前，或者承担特殊扶贫任务的立档单位，由档案行政管理部门提供事前告知性指导，告知其档案业务做什么、怎么做，帮助其列出档案工作计划、确定人员及其职责内容。所谓事中指导，就是在脱贫攻坚档案业务开展过程中，通过督促、检查等进行指导，发现问题及时纠正;所谓事后指导，就是脱贫攻坚相关业务开展完成，开展具有鉴定、验收和总结性质的业务指导，通过典型引领，指导其做好脱贫攻坚档案的积累、立卷和归档工作。

参考文献：

[1]刘智兰.水利水电工程建设单位对移民档案业务指导思路[J].四川档案，2021（4）：40—41.

[2]孙丽茹.新时期如何做好档案业务指导工作[J].兰台内外，2021（23）：64—66.

[3]陈飞君.新形势下城建档案业务指导工作创新策略探讨[J].城建档案，2021（1）：112—113.

[4]张艳.新时期做好档案业务指导工作的策略[J].陕西档案，2015（3）：43.

[5]罗惟.新时期档案业务指导工作方法的改进与创新[J].档案与建设，2015（4）：85—86.

[6]王萍.档案业务指导工作中的问题及对策[J].办公室业务，2017（24）：117—118.

[7]徐文凡.做好档案业务指导工作的几点体会[J].云南档案，2015（10）：11—12.

作者简介：翟玉芳，大学学历，莱州市档案馆馆员，主要从事基层档案室和数字化档案室建设的业务指导研究。

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