浅谈事业单位资产管理信息化建设及折旧摊销计提

邵家宇

江苏省地质调查研究院财务部 江苏· 南京

一、概述

为了适应政府综合财务报告制度和权责发生制的需要，规范行政事业单位会计核算，提高会计信息质量，政府会计制度（下称政府会计制度）已于2019年1月1 日正式实施。利用现代化手段管理资产是趋势，也是必要。我们要充分利用现有的信息化平台建立完备的数据库，提升资产管理水平。

政府会计制度借鉴了国外先进政府会计制度的理念和企业会计制度方法，将行政单位会计制度与不同行业的事业单位会计制度进行整合，建立具有中国特色的财务会计与预算会计相结合的平行记账方式，对会计工作和资产管理工作提出了科学化、精细化的管理要求，推动行政事业单位资产管理工作迈向新台阶。

众所周知，原来行政事业单位的固定资产是不提折旧的，而政府会计制度分为财务会计和预算会计平行记账，财务会计要求对固定资产及无形资产进行折旧和摊销。各单位原有的会计软件、办公自动化软件进行业务和资产管理，财政系统也推出专门的资产管理信息系统，针对国有资产形成了固定资产及无形资产的信息化管理，数据在各系统转换间就存在互相衔接和配合的问题。

二、运行状况分析

在会计无纸化信息系统（会计软件）多年的发展和推动下，A事业单位顺应办公自动化的推行，无纸化办公信息系统（OA）已上线运行多年，将固定资产、无形资产的手工卡片和台账转化成信息数据以方便调阅和查询。A事业单位内部固定资产、无形资产管理分为实物管理和价值管理两方面工作，财务部门负责价值管理，后勤部门负责实物管理，两个部门合作共同完成。

A事业单位因资产规模较大、类别齐全、品种繁多，固定资产、无形资产的账实、账账、账证核对工作是一个非常大的工程。财政部门对A事业单位的固定资产、无形资产的预算采购、使用维护、报废处置提出了全过程管理的要求，也同时上线专门的资产管理系统来辅助完成。政府会计制度也对财务会计明确规定，固定资产、无形资产要计提折旧和摊销，相关规定在进一步细化资产管理工作的同时，也给单位管理工作带来了挑战。

近年来国有资产管理的精细化、信息化要求不断提高，很多报表数据都是从信息系统后台直接取数，对A事业单位报送的资产年报和月报进行实时比对，这就对单位的信息化建设提出了更高的要求。A 事业单位内部实物管理依托办公自动化系统管理，实时记录资产的出入库、维保、报废处置工作，但由于单位成立时间长、资产品类繁多、管理人员变动等因素，导致OA办公系统数据出现滞后、更新不及时、与实物资产有出入的情况，和财务数据核对困难。政府会计制度下，固定资产、无形资产的折旧和摊销金额难以确定，不同系统计算出的折旧数据存在偏差。在分析A事业单位内部情况后，提出以下应对方案。

三、依托信息化平台制定应对方案

主要是采取编制共用唯一编号进行多个数据信息系统数据索引，实现统一管理目标，进行信息化数据库建设。应对折旧数据问题，用确定数据源的方式，统一依托财政系统的折旧模块实现资产的折旧补提及按月计提的具体工作。

首先，对业务流程梳理后进行改进，A事业单位在预算采购办理入库时形成唯一编码，推荐使用“单位简称首字母+新增资产年份+资产类别编号+序号”形成编码。这个编码很重要，看到编码就能看出资产的购置年份和类别，有助于日后资产盘点和管理工作。例如：“XXX 2021 2 00001”编码，“XXX”为A事业单位简称首字母；“2021”为2021年采购；“2”表示在资产6大类中第二类为通用资产；“00001”表示为序号。依次类推，进行唯一性规则编号。

其次，依据此编码进行OA办公系统出入库的基础数据录入，升级相应模块，依托OA办公系统自动化实现方便快捷的录入手续，在流程完成后形成完整记录。在此过程中，尽量完整输入资产的相关信息如名称、类别、使用部门、保管人、存放位置等，这对日后的管理工作会带来很大的便利。其中特别注意类别一项，一定要与财政系统的类别互相印证，避免财政系统录入数据时出现问题。在实施过程中，由于业务是不断发生的，一定要选择一个时间点开始执行，实现时间序列的延续，对于之前的数据要按既定的方案初始化的整理录入，工作量较大，但有助于一次性解决问题。

再次，在OA办公系统形成完整记录的同时，通过整理导出录入财政系统资产管理系统，此时财政系统也会生成一个唯一资产管理编码。这时我们一定要把前面编制录入OA 办公系统的唯一资产编码录入财政资产管理系统中，由于财政系统已经生成了卡片编号，我们可以录入诸如内部码、助记码之类，一经确定不要改动。这样以后在任何时间查询相关资产时都有一个唯一码进行对应，无论从哪个系统中调阅相关数据都能实现数据统一、精准管理。在日后的工作中，逐步完成OA系统的数据整理并同步到财政资产管理系统中，实现两个系统数据互相印证，线上、线下管理的及时性和准确性。如果财政系统能提供开放数据导入接口，就更加方便了，可以用单位自编的唯一性编号同步替代财政资产管理系统中的卡片编码，更为方便。

最后，在日常使用过程中，资产的调拨、变更等在形成OA系统流程数据后，也同样按唯一编码同步到财政系统中，实现数据更新维护，直到资产报废。在资产报废处置手续办理结束后，A事业单位在收到批复的同时，实行价值管理的财务部门进行账务处理，财政资产管理系统中也自动进行清理，同时通知实物管理的后勤部门对资产进行实物清理、处置，留好处置凭证。OA 办公系统也及时把申请报废的相关资产作清理处置，完成资产管理信息系统对接，实现对资产的全过程闭环、精准管理，实现资产管理的手续合规化、精细化、信息化，从而高效保证国有资产安全。

2017年2月21日《关于印发〈政府会计准则第3号——固定资产〉应用指南的通知》（财会〔2017〕4号）的发布，为行政事业单位固定资产计提折旧年限及计提作了相关指引，也明确了新增资产从新增当月开始计提。A事业单位折旧费计提金额出现偏差，其实就是折旧数据源的问题。因A事业单位资产数量大、品种多，不同系统所做的折旧数据会存在一些差异，而资产实物管理部门对计提折旧工作也缺乏经验，可采取以下应对办法。

选定一个数据源进行折旧计提和统计，现在能计提折旧的信息系统有很多，无论是财务软件还是后期开发的办公自动化软件对应的资产模块，但还是推荐使用财政系统的资产管理信息系统。以A事业单位为例，对于国有资产来讲，财政部门对于资产使用年限一般都有相应的规定，而财政部门的资产信息系统就是以这个数据为基础设计的，不用再核对和整理，直接使用即可。另一方面，在日后管理工作中，方便系统直接取数，对于相关报表的填报及数据准确性也提供了很大的便利。这里需要注意，一般情况下财政资产管理系统的折旧都是默认使用平均年限法，如果有的单位要采取其他方法计提折旧的，要在录入卡片时设定折旧方法，之后就不用再做修改了。

在做好以上信息化建设的同时，逐步核对和清理数据，依法对固定资产、无形资产的折旧和摊销进行一次补提，这在财政资产管理系统的折旧模块中就有相应的功能，直接运行即可。因A事业单位之前执行行政事业单位会计制度，固定资产不计提折旧，执行政府会计制度时，对现有的固定资产及无形资产要进行折旧、摊销补提，这里不讨论因会计制度转换衔接对固定资产及无形资产补提折旧的合理性影响，一律按制度要求进行一次性补提折旧。A事业单位已经按政府会计制度要求进行过折旧和摊销的补提，也按季度进行相应的折旧和摊销，但是由于前期数据不完整，卡片信息和折旧计提信息也不能准确对应，致使报废、调拨资产时的卡片信息不完整。采取应对的办法是，依托财政的资产管理系统，在清理、整理好前期数据的前提下，利用系统的补提折旧功能，对资产的折旧和摊销进行一次性补提，对前期已经补提的折旧进行数据修正。做好这项工作，折旧和摊销的问题基本就解决了，财政部门的资产管理系统数据已经修正准确、卡片信息完整，同时也与A事业单位的OA办公系统数据一一对应了，接下来就是按时间序列进行折旧的按月计提，按期对财务折旧数据进行更新和修正，把折旧、摊销的数据更新到业务发生时间，就完全同步了。这里有一点需要注意的是，在数据核对和整理中，推荐使用财务数据和实物资产进行盘点核查后的数据作为基准，以这个基准维护财政资产管理系统，再对应调整办公自动化系统，这样就可以顺利地解决问题。以A事业单位为例，OA办公系统建设模块因测试和更新不及时，加上人员岗位调动等导致数据不准确，而无法进行核对，可以通过以上的数据整理后一次性更新纠正。

四、实施工作的难点及挑战

因在建设数据库时耗费大量时间，特别是方案制定好后对之前的数据进行整理和录入、固定资产及无形资产的清查核对、财务数据的修正和调整，都需要花费大量时间和精力，考验实施人员的耐心和责任心。建议指定部门和专职人员负责相关工作。完善基础数据库后，按既定方案调整到位，A事业单位的固定资产及无形资产的信息化管理、资产卡片的完整性、折旧摊销的及时性工作就走上了正轨，真正实现了资产管理的信息化、规范化，为各项后续工作带来极大的方便。

现在很多信息化平台都逐渐成熟、稳定，只要集思广益、开动脑筋，结合本单位的实际情况和业务，就一定能找到好的解决办法。