现代企业档案工作转型要点研究

苏瑞阳

（上海沧达投资经济发展有限公司，上海 200126）

企业的档案记录着成长经历和研究成果，助力企业科学和可持续化发展。随着企业现代化发展，档案的价值更加突出，掌握海量数据信息，能够提升企业的竞争力，助力企业长久发展。档案科学规范化管理，是衡量企业绩效和管理水平的重要指标。企业档案管理工作的开展，可提供在维系自身运营和发展的基础数据，也要注重数据信息的分类，做好全面梳理，挖掘档案数据信息的价值，辅助企业科学合理决策。

一、现代企业档案工作转型的重要性

现代企业发展中，档案是重要的资本与财富。档案集成了很多数据信息，例如人事档案信息和业务信息等，形成了海量数据资源，对于企业而言是重要的资本。做好档案管理工作，为企业发展与运营提供支持。尤其是科技的应用，将档案管理和企业运营生产紧密结合，促进企业发展。现代企业的档案数据，已经发展到可直接参与经营生产和战略决策，档案数据信息的重要性显著提升。从传统档案管理模式分析，主要面临资料收集难、管理难、整理难、利用难的问题。具体分析如下：（1）收集。企业档案管理前端业务文件庞杂，缺少统一的收集标准，档案收集工作繁重，人员的负担重。（2）档案管理。电子档案归档缺少完善的监督管理机制，电子档案鉴定销毁缺少技术支持。除此之外，纸质档案和电子档案管理相互脱节，影响到档案管理的效果。目前，档案电子化率水平不高，纸质档案保管成本比较高，使得管理效益低下。（3）利用。企业档案资源的利用方面，存在着查找不便和借阅周期比较长以及利用率低下的问题。档案数据信息的封闭性很强，未能融入业务以及数据共享。（4）安全和存储。档案安全尤为重要，关系到企业发展。由于缺少加密技术和备份等管控机制，使得档案数据信息安全防护不到位。此外，海量数据信息存储问题急需要解决。因此，积极推进档案管理的转型，实现精细化、数字化、全过程化管理模式，提高档案管理水平，具有重要的意义。

二、现代企业档案转型面临的问题

1.部门定位需转变

首先，承担文档控制中心职责。基于前端控制理论，档案管理部门还承担文档控制中心职责。传统的管理模式下，文档管理工作主要是在文件使用完毕后，接收业务部门移交整理后的文件，属于整个管理的后期工作，因此难以实现源头控制文件的质量。档案部门承担着文档控制中心的作用，若未能做好文件材料质量的控制，则会影响到档案部门接收文件材料的质量。

其次，承担档案史料中心职责。企业的发展历史不能忘，档案部门保存了很多的史料资源，承担着史料中心的职责，同时也是传播企业先进文化的重要窗口。当前的档案管理部门，主要负责档案的收集和整理保管以及提供档案利用支持等。新时期，企业更加注重文化传播，档案管理部门必须要积极挖掘史料的价值，助力文化建设和传播，进而促进企业发展。

最后，承担知识管理中心职责。现代化企业都注重科技创新和管理研究，积累了很多的科技成果和经验方法等核心竞争知识，由档案管理部门负责。新时期，企业档案管理工作中，主要任务是显性知识收集，同时挖掘并且显性隐性知识。目前，很多企业的档案管理部门都未能全部承担上述职责，只是简单的收集和整理档案信息，尚未实现对档案资源的深度挖掘利用，需进行完善和优化，进而发挥自身的多样化功能。

2.档案制度建设法治化

从现代企业档案工作转型的推进分析，加强法治化建设是重点。实践中，依法治档。目前，企业档案管理实践中，各类新技术和新体制的应用和变化，加之企业改革的推进，使得原来的档案管理制度受到很大的影响，无法实现档案管理的要求，需优化档案管理制度体系，促进档案管理法治化发展，创造更多的效益和价值。

3.档案管理手段落后

现代企业档案管理实践中，除了要做好档案搜集和整理等基本工作，还要注重档案资源的挖掘和利用，全面提高档案管理的效益。新时期，企业档案工作任务更加繁重，采取传统的管理模式，不仅工作量大，而且时间长，影响到档案管理的效率。根据档案管理的实际需求，引入现代化技术手段，比如计算机技术和网络技术，可促使档案管理工作效率得到提高，尤其是信息检索和查询效率。档案管理实践中，采用自动化搜索功能，可缩短查询时间，满足使用者的档案利用需求，实现资源的高效化利用。基于数字化技术手段，辅助档案管理工作的开展，改变传统粗放式管理模式，节约管理成本，可提高企业的经济效益水平。除此之外，提高档案利用率水平。数字化档案管理的优势为高效化、便捷化，使用者能够快速精准查找档案，突破时空限制，高效化利用档案资源。目前，企业档案数字化管理的水平不高，未能实现对数字化的有效利用，影响到档案管理的效率。

4.档案资源的安全问题

传统的纸质档案管理模式，难以实现档案的异质异地备份。实现现代企业档案工作转型，采取数字化管理模式，可打破时间和空间的限制，不过在转型期间也面临以下挑战：（1）海量档案数据的存储，需要达到存储系统的扩展性以及分布式存储要求。（2）档案数据高质量存储和管理。企业档案管理中，面对海量档案数据信息，为实现高质量管理，还要增强数据兼容能力和数据的高效化利用。（3）长期保存。电子档案载体格式如何实现长期保存，成为面临的问题。为实现档案数据信息的长期可用，必须要解决存储格式和存储介质等，实现高效率管理。

三、现代企业档案工作的优化策略

1.转变思想观念

现代企业档案管理实践中，积极转变思想观念，提高档案管理水平，具有重要的意义。企业管理者要重视档案管理部门的工作，肯定并且鼓励档案部门积极履行承担文档控制中心和史料管理等职责，积极发挥档案管理部门的力量和优势，高质量推进各项工作，创造更多的效益。在档案管理工作中，强化前期基础工作的管理，将档案管理和业务管理相互融合，从项目的立项阶段开始编制归档文件清单，围绕项目运行全过程做好文件的收集和整理，做到规范化管理，保障资料信息及时归档。档案管理部门则要做好全过程监督检查，把关文件资料的质量，保障后期接收的文件达到治疗要求。项目立项后，编制完善的档案归档计划，深入到项目实际妥善解决档案收集整理的问题。与此同时，还要强化史料的整理，为档案资源的利用提供支持，全面提高档案管理的利用率。根据企业文化建设和宣传的安排，做好史料的整理，挖掘史料的资源，助力各项建设和宣传工作的开展，创造更多的效益和价值。将档案管理和企业文化建设以及其他经营管理工作相互结合，促进企业高效化发展，创造更多的效益和价值。除此之外，要积极承担知识库的职责。对于企业的科技研究成果和相关经验资料，及时做好搜集和整理，为企业研发和创新工作的开展，提供知识资料和支持，保障相关工作可以高质量推进。

2.编制完善的管理制度

按照档案法治化建设的要求，结合企业档案管理的实际情况，积极推进档案管理制度的建设，推进依法治档。编制档案管理制度的目的是立规矩，进一步规范企业档案管理工作。一般来说，编制的档案管理标准，主要包括文件归档范围和归档要求以及保管期限，通过制定电子文件档案管理办法以及照片档案管理办法等，为档案收集和管理利用等工作的开展提供支持。企业档案管理部门需要认真贯彻落实相关法律法规和管理办法，结合自身的实际情况，形成完善的档案管理规范与标准，促进档案管理工作高质量落实。例如，某公司档案管理部门在企业内部的网站发布了档案管理办法和文书档案归档范围等内容，便于内部职工更好地了解档案管理标准规范和相关规章制度，实现源头规范档案文件，保障档案资料的质量[1]。

现代企业档案转型过程中，制度建设是一项根本性、长期化、稳定化的工作，必须要高度重视。企业方面要注重建立规范化、系统化以及科学化的档案管理体系，强化档案管理制度的建设。根据档案管理职责和任务，细化分解相关指标，并且纳入各级人员和岗位经济责任制，实施绩效考核，增强管理者的责任感。结合档案管理的特点，设计档案管理业务流程，明晰工作人员的职责和任务。对资料的收集、登记和保管以及借阅等工作有章可循，做到职责明晰。严格按照管理制度，推进档案管理工作，保障档案的归档率和准确率以及查准率达到要求[2]。从档案工作的实际出发，构建完善的管理机制和应急预案，实现全面严格控制。在档案管理实践中，认真落实管理制度，强化企业档案管理，创造更多的效益和价值，助力企业现代化发展。

3.加强数字化建设

企业档案管理的转型，朝向数字化方向发展具有重要意义。从档案整理和开发利用的角度来说，采用数字化手段能够提高工作效率和质量，实现对档案资源的深度挖掘、合理开发，为相关工作的开展提供档案资源的支持。在档案信息搜集和整理环节，采用现代化科技手段，例如信息化系统和数字化扫描仪器等，可以对产生的档案信息，包括纸质信息进行全面整理，快速录入到档案数字化系统中，为后期的应用提供支持。将产生的各类档案信息整理到企业档案数据库内，采用大数据挖掘和分析技术，能够实现对档案资源的有效利用。根据档案管理工作的需求，开发相应的功能模块满足管理工作的多样化需求。例如，在档案资源调阅方面，根据调阅的制度和需求，开发相应的管理模块。档案资源使用者可以根据自身的权限，利用检索系统获得相应的档案信息，助力相关工作的开展[3]。采用档案数字化管理技术手段，可以实现档案管理与组织流程相互结合，经过领导同意可以自动进行处理。基于数字化管理系统，可以实现对电子档案、纸质档案、会计档案以及库存管理等各类信息的全面管理，实现档案一体化管理。除此之外，将档案管理系统和OA、ERP以及其他各类系统相互结合，能够实现系统的有效互通，全面获得各类数据信息，实现信息的全面收集和开发利用。为了实现档案数字化管理，企业可以结合自身的具体需求，合理开发相应的管理系统，满足企业档案管理工作的各类需求。在档案管理方面，深度挖掘科技的力量，助力档案数字化管控，全面提高管理的效率，实现档案资源有效利用。企业推进档案数字化建设，要求围绕以下内容开展建设：（1）数字化基础设施。根据档案数字化建设的需求，积极完善数字化基础设施，引入现代化技术和设施，助力档案管理工作的开展，保障档案数字化工作高效化开展。（2）做好人员方面的建设[4]。数字化管理模式下很多工作都出现了变化，对工作人员的业务要求很高，因此要注重人员队伍的建设，提高人员的素质水平，适应工作新形势和新要求。

4.加强档案安全管理

首先，营造安全防护环境。从档案数字化建设的推进分析，要注重营造安全防护环境。根据网络安全环境的特点，结合档案数字化系统的实际情况，通过软硬件优化的方式，营造安全防护环境。积极利用防火墙技术和加密技术等，实现对档案资源的安全管理。同时要注重构建电子档案存储和备份体系，引入光盘库和云存储技术等，强化电子档案安全管理，保障档案资源的安全性[5]。

其次，规范档案全过程的操作。贯彻安全管理意识，强化档案搜集和整理以及利用等全过程的安全管理，防范不安全操作引发档案资源泄漏风险，保障企业的资产安全[6]。这要加强工作人员的安全教育和培训，使其在思想和行为方面都有所作为，切实保障档案数字化管理目标实现，创造更多的效益和价值。通过全面严格控制，最大程度上把关档案资源的安全，创造更多的效益和价值。

最后，加强日常的安全管理。根据企业档案管理的要求，认真落实安全管理制度，强化档案资源的安全防护监督检查，及时发现安全风险和问题，保障档案资源得到有效保护，避免出现档案信息安全风险和问题。通过软硬件的检查，保持企业档案信息化管理系统的安全，助力各项业务的高效化开展和落实，创造更多的效益[7]。通过全面精细化管理，严格把控现代企业档案业务的质量，助力企业经营管理和创新发展。

结语

综上所述，现代化企业经营管理更加注重数据信息的收集和利用，辅助企业管理和创新。因此，现代企业档案工作转型是发展的必然趋势，通过完善档案管理制度，加强数字化建设，增强档案资源的“活力”，为企业经营管理和持续发展提供支持。文中结合现代企业档案工作转型实践，提出了优化档案管理的方案，为相关企业档案管理转型提供参考借鉴。