大数据背景下基层事业单位档案管理工作研究

孙雅媛

（辽宁省朝阳县凌河保护区管理局，辽宁 朝阳 122629）

大数据技术的全面应用促使水利单位档案管理迎来转型、创新发展契机，为保证档案管理开展符合水利单位相关业务开展需求，需在积极转变管理观念的前提下，深入分析当前水利工程档案管理存在问题，在此基础上借助科学技术与有效措施来创新管理模式，结合对档案管理队伍的高素质建设，为水利工程档案管理的高水平开展提供支撑。因此，探讨如何借助有效对策来促进水利单位档案管理转型，对助力水利工程档案管理作用与价值的最大化体现有着重要影响。

一、水利工程档案管理概述

1.档案管理内涵

水利工程档案管理是指对水利单位工程项目建设与使用全过程进行档案管理的覆盖，具体环节涉及工程规划、设计、施工、运行、维护等，利用科学技术手段对工程建设、运维阶段形成的图表、数据、文字等数据信息进行整合与管存[1]。通过对水利工程档案管理的高水平开展，可为日后水利项目的建设、检测、维护、管理、改建等作业环节提供科学支撑，并为水利单位的长久稳定发展打下良好基础。

2.档案管理特点

经济发展背景下，我国水利工程建设规模与数量逐年增大，促使其档案管理的作用与价值逐渐体现。纵观当前水利工程档案管理开展，其主要特点表现为：

2.1 档案数据广泛性

通常情况下，水利工程能否顺利施工建设受到各单位协同配合的直接影响。而因水利项目建设期间涉及建设、施工、设计、监理等诸多单位主体的参与，使得档案管理开展呈现出数据广泛性的特点。同时，水利工程按性质特点可划分为土建、基础、机电等分项工程，在实际建设过程中不同单位、工程可形成海量数据信息，使得档案管理难度增大[2]。

2.2 档案数据复杂性

在水利工程规划、建设、运维等建设会产生海量不同类型的数据信息，使得档案管理呈现出复杂性、烦琐性等特点。如在水利工程规划与建设阶段，产生的各类批复、报告等文件，以及设计、施工图纸等资料信息。而在水利工程运维阶段，则会随着运行时间的延长生成大量数据文档[3]。另外，水利工程资源数据的形成会以不同种类形式体现，具体包括CAD图纸、纸质文档、运行数据、配置数据等。因海量信息资源以不同形式存在于不同系统和空间中，使得档案管理愈发复杂。

2.3 档案数据动态性

水利工程档案管理期间所有数据资源并非固定不变，随着设计、施工变更的出现，意味着档案管理需依据变更内容进行相关数据资源的更换与变更。同时，水利工程运维阶段设备检修、更换，以及相关设备参数调整，均涉及对相关档案资源的持续调整与更新[4]。正因此，水利工程档案管理的强化开展，对促进水利工程项目的高水平建设以及稳定运行维护有着重要影响。

二、水利工程档案管理现状分析

1.档案基础设施不完善

尽管现阶段档案管理工作的优势与作用得到充分体现，但仍有个别水利单位未正确认知水利工程档案高效管理的必要性，再加上资金条件匮乏，使得档案管理存在信息化建设不到位的问题，因基础管理设施、设备的缺失导致水利工程档案管理水平始终停滞不前，无法为水利单位相关业务项目开展提供科学参考与支撑[5]。

2.档案管理人员素质缺位

水利工程档案管理能否高水平开展受到管理队伍配置的直接影响，而纵观当前水利单位档案管理，个别单位尚未做到对档案管理队伍的高素质建设，未以相关管理规定为参照进行高素质人才的选拔，因部分人员为临时抽调，使得档案管理开展频繁出现人为失误，再加上抽调人员缺乏对档案管理专业知识、技能的掌握，导致水利工程档案管理无法发挥出应有的作用与价值，在实际管理期间只能做到对相关资料档案的被动接收与整合，极易因档案资料不齐全等问题出现影响到档案管理质量[6]。

三、大数据背景下水利单位档案管理工作创新策略

1.构建档案管理信息管理系统

随着大数据技术在水利工程建设领域中的有效应用，海量化增长的数据资源对水利工程档案管理工作提出更高要求。传统管理模式的应用无法满足水利单位发展需求，所以需积极借助先进技术来促进水利工程档案管理创新，依托于信息管理系统的构建来提升档案管理水平，为水利单位相关项目业务提供更为优质的服务[7]。鉴于此，水利单位可结合档案管理要求的分析，依据自身能力与条件构建基于PDM的档案管理系统，并通过对水利工程全生命周期的覆盖来提升档案管理水平。

基于PDM的水利工程档案管理系统，具体框架构成如图1所示，可依托于PDM软件将档案管理贯穿于水利工程规划、设计、建设等过程中。结合水利工程项目特点的分析，可将水利工程档案管理系统功能划分为以下几点：（1）水利工程档案管理。可借助该模块对水利工程全寿命周期数据资源的整合，档案类型包括图像文档、CAD图纸、图形文档、普通文档、RF文档、扫描文档等。基于对相关资料信息的全面整合，相关人员可依据自身需求进行档案资料的上传、下载、查询以及浏览。（2）设备档案管理。通常情况下，水利工程建设期间涉及诸多机械设备的应用，如平仓机、反铲、震动夯、皮带机、推土机等。同时，水利工程运行阶段涉及对视频监控、传感器等设备的配置。可利用该模块进行设备维修信息、运行参数、状态数据的采集与整合，以此为相关人员进行设备维护、更换提供参考。（3）评审管理。在现阶段水利工程建设中，需依托于校、审、批流程对项目设计进行把控与完成。借助档案管理系统，可实现以电子化数据来取代传统纸质化技术数据，相关人员可借助评审管理功能对设计文档进行在线审核、校对以及批注，在保证审批工作效率得以显著提升的同时，降低出现人为失误问题的概率。（4）水利工程日志管理。以往水利单位对于图档资料会指派专人进行管理，具体工作职责包括对档案资料的分发、归还、借阅管理等，但在多方面因素的影响下，使得档案管理开展不可避免地出现人为失误。而借助管理系统应用，可实现对水利工程日志管理的电子化转变，不仅有效规避人为失误出现，亦可提升日志管理的便捷性，并做到对日志操作记录的动态化监控，避免出现保密性技术资料泄露、丢失等情况。通过对档案管理信息系统的合理构建，可为水利单位的档案管理高效化开展提供支撑。

2.重视档案管理人才素质培养

大数据时代背景下，水利工程档案管理的转型与创新对管理队伍的建设提出更高要求。为保障管理人员的配备符合水利工程档案数字化、信息化管理要求，水利单位需以管理人员素质培养为切入点，重视对档案管理队伍的高素质、高水平建设。鉴于此，在实际档案管理过程中，水利单位需构建完善人才培养机制，并将信息技术、大数据技术等内容纳入人才培训体系中，以帮助管理人员掌握大数据技术、信息技术的应用能力，实现管理队伍的高素质建设。同时，在严格把控人才选拔与招聘的前提下，水利单位可定期开展讲座、学术交流会等活动，并结合考核工作开展来提升人员培训的规范性，充分端正管理人员对参与档案管理的态度。此外，水利单位可组织优秀员工开展进修学习活动，以帮助管理人员及时掌握档案管理领域的前沿知识与最新技术，并依托于学术交流、探讨实践等活动开展来帮助管理人员进行新知识、新技能的内化，以此为水利单位档案管理的高水平开展人提供人才支撑。

3.积极引入云存储与云服务技术

水利单位档案管理要想顺应大数据时代发展需求，需以云服务、云存储技术的积极引进与应用为重要基础。随着大数据技术在水利工程领域中的有效应用，项目建设、运维阶段形成海量数据信息。为保证水利工程档案管理契合数据海量化增长的发展态势，水利单位一方面需借助云存储技术来优化档案管理，结合对档案管理实际需求的分析，以云存储服务器为载体进行海量化数据信息的存储利用。另一方面，则可借助云服务技术来促进水利工程档案管理的有效交互。从某种角度而言，云服务技术的合理应用可进一步提升档案管理服务质量。在实际水利工程档案管理期间，可基于网络授权规则对不同部门、岗位人员赋予不同权限，并以权限划分为参照选择相应的档案管理服务，在促进档案管理优化开展的同时，为水利工程档案资源价值的最大化体现提供技术支撑。

4.借助大数据技术优化档案管理

海量化增长的数据信息使得水利工程档案管理面临更为艰巨的挑战，为保证档案管理能够为水利单位可持续发展贡献助力，需重视档案管理与大数据处理技术的有机结合，依托于先进技术来优化水利工程档案的整合、处理以及利用。鉴于此，水利单位可结合档案管理实际需求的分析，结合以下技术来创新档案管理开展：

4.1 HDFS文件管理系统应用

随着大数据时代的到来，以Hadoop为核心的HDFS文件管存系统技术在当前档案管理领域中的应用取得一定成效，其主要特点包括：（1）可以低廉硬件为载体进行系统部署，所以应用成本相对较低，并且系统具备扩容特性。（2）能够为应用程序高并发、高吞吐量访问提供支撑，避免并发量过大且数据集过大对档案管理系统稳定运行产生影响。（3）在运行效率、可靠性等方面存在显著优势，对于相关文档资源可借助Hadoop实现分布存储。（4）在系统拓展方面存在显著优势，可有效解决以往档案管理中资料信息无法大量集中存储的问题。（5）该技术应用可为音像类、文档类、图片类等常规格式数据资料的存储与利用提供技术支撑。同时，基于对Impala、HIVE等技术应用，能够为HDFS数据库系统提供查询、更新等功能。所以在水利工程档案管理中融合应用HDFS数据库，可实现对多结构、海量化数据信息的有效、安全存储，为水利单位相关项目业务的有效开展提供优质服务。

4.2 ES检索

目前ES检索在档案资料检索管理中的应用较为常见，该技术以Java为基础进行开发与升级，结合对Web接口的有效应用，可为档案管理系统赋予分布式多用户检索功能。纵观当前水利工程档案管理开展，其中文档检索功能的实现直接影响到档案资料价值的体现，并与档案管理服务质量的提升之间存在密切关联。鉴于此，可基于对ES检索技术的融合应用进行水利工程档案管理创新。相较于常规检索技术应用，ES检索技术在检索效率、配置成本等方面存在显著优势，且适用于Java与HDFS系统中。同时，该检索技术通过对庖丁解牛、Lucene等工具的集成，可保证其档案资料的检索符合精准性与效率性要求。

4.3 知识图谱技术

知识图谱从本质角度而言属于语义网络，作为基于图的数据结构，主要构成涉及边与节点。通过将知识图谱技术应用于档案管理中，可将现实“实体”与图谱可节点进行对应，而节点之间关系则以每条边来体现。所以，在水利工程档案管理中，可借助知识图谱技术来体现不同数据资源之间存在关联。简而言之，知识图谱技术的集成，可在数据信息管理中以关系网络为载体进行不同种类数据资源的连接、关联。所以，在档案管理中融合应用知识图谱技术，可帮助管理人员进行不同数据资源关联关系的确定，为相关数据资源价值的挖掘提供支撑。

通过对上述大数据技术的集成应用，可在促进水利工程档案管理模式创新的同时，进一步助力水利单位档案管理工作的数字化、信息化建设，为档案管理效能、价值的体现提供保障。

结语

综上所述，档案管理水平与水利单位相关业务项目能否高质、高效开展之间存在密切关联。随着大数据时代的到来，水利工程档案管理要想实现创新与变革，需做到对当前档案管理存在问题的深度剖析，在此基础上强化管理队伍的建设与培养，构建契合水利单位发展需求的档案管理信息化系统，重视对云存储、云服务以及大数据技术的合理引进与应用，通过管理模式创新来促进水利工程档案资源价值体现，并为水利工程档案管理的数字化、信息化发展创设理想环境。