从3Q理念看高校固定资产管理中他律与自律的结合

陈 霞

加强高校固定资产管理，既有利于及时、真实、准确地反映固定资产价值，又有利于增强资源配置的合理性，有效促进固定资产保值增值效益，有效提高固定资产的使用效率和效益，以便更好地服务于高校发展。在高校固定资产管理过程中，笔者所在资管团队针对存在困难和问题，探索性地采用3Q理念，正确处理经济效益、出勤效率、感情效应的辩证关系，促进他律和自律相结合，使得固定资产管理更加规范，提高了固定资产的使用效率和效益。

一、高校固定资产管理中存在的问题

在外人看来，高校资产管理工作是一件“高光”的工作，似乎不仅清闲而且还权力大，管着固定资产的申购、招标、调拨和报废等。实际上，要把高校固定资产管好管细是一项很烦琐的工作，权力不大责任却不小，肩负着盘活资产、调剂余缺、为高校教学科研提供物质保障服务的重任。笔者所在团队在固定资产管理实践中发现存在以下困难和问题：

1.思想观念落后，管理意识不强，造成管理水平不足。一是由于高校固定资产的购置资金主要依赖国家财政拨款，固定资产长期以来都是无偿使用，所以在资产管理方面成本效益意识淡薄、不计投入与产出；二是高校固定资产管理普遍存在着“重采购轻管理”现象，固定资产购置缺乏事前科学论证，盲目购置重复购置时有发生，从而使固定资产不能充分发挥其应有的作用，造成资产闲置浪费；三是部分高校的工作重心集中在教学和科研两方面，广大教职工认为固定资产不属于自己个人的资产，忽视资产使用效率，有的甚至将自己系统登录密码交由他人登记操作，不会主动登录资产管理系统核查自己名下资产，对自己名下资产心中无数。

2.管理制度不完善，管理体系不健全，导致资产管理无章可循。一是固定资产制度不健全，管理细则不明确，管理办法不规范，管理程序存在混乱，没有形成有效的资产管理体系，资产内控不到位，从而造成资产管理效率低下；二是固定资产管理的绩效考核及评价机制缺失，没有一套绩效考核办法和标准，也没有建立相应的激励和制约机制，造成工作执行力差，比如每年一次的固定资产清查，有些部门清查范围不全面、不严谨，查到的问题整改难、落实难，因为所有这些问题都在没有相应制度和管理体制约束下，长此下去，造成管理混乱，资源浪费。

3.管理团队力量薄弱，专业性较差，严重制约着资产管理工作。本来，随着高校建设的大发展，固定资产的需求越来越大，资产管理要求也越来越细化，导致高校固定资产管理任务日益繁重，因而客观上要求加强资产管理团队建设，但实际上管理团队建设却远远跟不上发展需要。一是高校资产管理部门人员配备不足，每人要管多项工作，有些工作涉及的部门多，部门之间沟通迟缓，工作执行力不高；二是二级部门没有专职的资产管理人员，兼职管理员调动频繁，流动性大，给资产管理工作带来不便，造成各部门资产管理混乱不规范；三是管理队伍整体素质不高，没有设置相应的专业技术岗位人员，管理人员缺少资产管理方面的专业知识，对上级文件的学习不够深刻、业务培训不够扎实，都是在繁忙的工作中边学边干摸索经验，疲于应付，无法适应复杂变化的国有资产管理工作要求。

4.资产日常管理归口多个平级部门，管理分散，容易形成部门之间沟通不畅或相互推诿，造成部门之间职责不清、资产管理不规范、效率低下，相应的绩效考核形同虚设。比如，学校建造的实验室项目，已投入使用很长时间，由于项目负责人没有及时督促相关部门办理验收手续，相关人员调动导致项目迟迟没有验收，后来设备在使用过程中出现故障，就造成责任划分上的纠纷。再如，在日常资产调拨过程，实物调配完毕，资产系统调拨申请，由于相关部门资产管理负责人不及时审核通过，办理业务缺项延误工作，导致该调拨流程终而未结，造成部门资产账实不符，最终影响资产管理工作效率。

5.高校固定资产仓库管理混乱，一是存在账实不符、账调疏漏等现象，二是仓库中闲置资产和待报废资产积压成堆，不能及时盘活调剂和清理处置，未能发挥资产最大使用效益。例如，资产仓库区域使用混杂，报废和调拨同处一室，区域划分不清，导致后续工作条理不清；再如，资产部门为解决全校各部门零星申购办公家具之需，集中采购一批办公家具，统一入库，再分批调给需求部门使用，由于账物没有做到同步调拨，导致账实不符；又如，仓库待报废资产早已处置完毕，但是资产账目仍然存在，由于资管员工作失误，缺乏监督，资产信息不能同步变更注销，所以造成仓库账物不符。

6.相对于计算机信息技术的高速发展，高校固定资产管理系统功能不够完善，资产管理信息化水平相对较低。比如，房屋管理信息化、大仪共享平台信息化等系统功能都没有建立健全；再如，没有真正实现大数据共享平台，学校相关信息系统缺乏对接，不能及时查询到固定资产信息。高校固定资产管理应当与时俱进，积极利用网络技术，打破时空限制，实现固定资产管理的网络化、信息化、智能化，共享资源。

必须看到，学校的固定资产管理水平，在一定程度上代表了学校的管理水平。如果不能及时解决固定资产管理中的这些困难和问题，势必会带来一系列负面影响，给管理部门深入开展资产科学化智能化带来诸多不便。因此，资产管理要紧密结合学校办学要求，合理配置资源，为进一步提高办学效益、促进学校快速健康发展提供高效优质服务。

二、用3Q理念促进高校固定资产管理中他律和自律的统一

从上述资产管理实践中所遇到的困难和问题可以看出，不管是思想观念落后、制度不完善，还是部门沟通不畅、仓库管理混乱，抑或是资产管理信息化水平不高，从根本上说还在于管理团队建设薄弱。如果说完善固定资产管理制度、强化固定资产管理的动态化考核是刚性的他律约束，那么加强固定资产管理宣传和管理队伍建设、提高固定资产管理意识和管理信息化水平，则是从自觉意识和自律行为方面增进固定资产管理效果。

（一）完善制度化的他律规范

1.完善资产管理制度，建立健全固定资产管理体系。首先，以上级资产管理制度为指导，制定适合本校事业发展的全程性管理制度和操作规程，涵盖固定资产的配置标准→计划→招标→购置→验收→安装→使用→考核→清查→调剂→赔偿→维修→处置等一系列管理过程，使资产管理有章可循、有据可依，使部门之间的相互配合能够无缝对接。其次，建立健全高校固定资产内部控制制度，加强业务层面的内控建设，真正做到不相容职务相分离，禁止不相容职务交叉操作。具体来说，就是严格执行资产管理各环节中的风险与控制措施，内容包括：机构分工与授权范围及权限内部控制制度、人员政治与业务素质标准内部控制制度、固定资产预算内部控制制度、验收安装内部控制制度、使用维护维修内部控制制度、调剂处置内部控制制度、内部报告控制制度、内部审计控制制度等。具体措施包括：设立专门且独立的全口径资产管理机构、建立固定资产网络平台、进行固定资产编码管理、建立固定资产档案管理制度、建立权责利相统一的考核制度等。最后，强化高校固定资产绩效管理应用，强制性规定高校每年必须要开展一次固定资产绩效考核工作，落实资产使用管理过程中的绩效考核，尤其是大宗仪器设备资产应编制绩效目标，确定在一定的期限内达到的产出和效果。要细化和量化绩效指标，包括各类固定资产的配置标准、使用寿命、人才培养、科研成果、服务收入、功能利用开发等，同时做好绩效监控、绩效自评、绩效评价及奖惩、推进绩效信息公开，做到“花钱必问效、无效必问责”。

2.加强固定资产过程管理、建立长效管理机制。通过固定资产信息系统进行动态管理，随时查阅掌握资产状态，为学校的发展提供决策数据。一是加强固定资产管理审计和经济效益审计，为固定资产管理把脉诊断。要提高内部审核人员的业务水平，建立科学规范的内部审计工作考核办法，强化高校的资产风险管理，加强固定资产的事中、事后监控。要赋予审计人员更大的独立性和权威性，以保障现代高校固定资产的安全与效益。二是资产管理职能部门每年至少一次进行全面固定资产定期清查，并加强不定期的抽查，及时发现问题、做好考评记录并督促整改，通过清查工作，摸清家底，掌握固定资产的使用、保管、维修等情况是否正常，做到心中有数，制定并落实改进措施，保证固定资产的完整和安全。清查抽查内容包括固定资产的账物是否一致，大仪资产维保是否及时，使用频率是否在合理的范围，各部门是否有闲置资产等等，不论是在用闲置、对外出租、出借还是新购置的固定资产，都纳入清查范围。整改措施包括：建立校内通用性资产的调剂平台和专用设备的开放共享平台，促进资产的优化配置，提高闲置资产的利用效率；做好资产清查工作，每一次清查都要严格监督和管理，把清查工作做实做细，各级管理人员要深入实际，采用“以账对物、以物查账、见物就点、见账就清”的方法，清查的数据要如实记录，对账外资产要补齐手续，登记入账，对于有账无物的现象要进行严格追究，相关负责人必须承担其应有的责任，从而使资产清查真正起到摸清家底，促进工作的目的。另外，资产绩效对固定资产管理起到全面的促进作用，资产绩效评价不能将制度只是挂到墙上。考核指标体系要贯彻国家对高校固定资产管理的要求，要根据学校的实际需要来制定，要真正落到实处。

（二）以宣传教育和思想沟通带动自律规范

1.转变管理观念，强化管理意识，为自律规范提供内生动力。首先，领导层要高度重视，要把资产管理工作作为教学科研项的重要后备保障常抓不懈，像抓教学、科研工作一样抓好学校的国有资产管理，向管理要效益，向管理要质量。要摒弃传统的重购置轻管理、重使用轻效益的管理理念，要对固定资产配置进行科学规划和多方论证，力保固定资产价值最大化。其次，资产管理职能部门要选好配好人员班子，资产管理人员责任心要强，具有良好的职业道德修养，工作职责明确，要树立为学校的教育事业发展当好家管好物的决心。最后，加强全校资产管理宣传教育，使全体员工充分认识到国有资产管理的重要性，认识到使好用好管好资产是每位教职工的职责，认识到学校资产管理工作不仅仅局限于资产管理部门、财务部门，而是全校师生员工都要积极参与的一项工作。

2.利用计算机和通信技术，形成信息化资产管理平台，为自律规范提供技术支持。高校固定资产数量大、种类多、存放分散、使用周期较长，为优化资源配置、动态实时地掌握资产数据、提高资产的使用效率，必须运用现代化计算机信息技术进行辅助管理，提升资产管理信息化水平。资产管理信息系统是否先进、功能是否完善、操作是否简单高效、运行是否安全稳对于资产管理信息化工作起着决定性的作用。首先，固定资产管理系统要完善，如开发房屋管理信息系统、大仪共享系统，资产管理要做到细化、动态化；系统功能开发要齐全，办事流程要合理；其次，要把资产信息系统实现与其他相关系统对接，提高工作效率，也方便教职工迅速查询到想要的信息，提高资源共享及师生满意度。最后，加强管理人员信息化系统操作培训，提高资产管理效率。资产管理人员要具有复合型特点，既有专业财会知识和管理技能，又有计算机信息技术和高度的事业心责任感，这都需要从思想引导、业务培训和职业待遇等方面进行合理对待。

(三)3Q理念：从他律到自律的贯通

针对高校固定资产管理中存在的上述困难和问题，笔者认为，可以用3Q理念促进固定资产管理的他律和自律的统一。所谓3Q，就是“钱”(经济效益，这里主要指通过节流降低固定资产运行成本和通过合理报废回笼资金促进固定资本周转)、“勤”(出勤效率，取决于敬业精神和勤勉程度)和“情”(感情效应，指工作热情和家国情怀)。从3Q之间的逻辑关系，我们可以看出客观和主观、他律和自律的内在有关系：经济效益是社会主义市场经济的客观要求，出勤效率是提高有限资源使用效率、实现经济效益和社会效益的必然要求，感情效应是提升出勤效率的内生动力。

首先，要正确对待经济效益。《中华人民共和国高等教育法》规定，“高等学校应当以培养人才为中心”，其任务是“培养具有社会责任感、创新精神和实践能力的高等专门人才”，从这一点来看，社会效益是高校的首要选择。但是，在社会主义市场经济条件下，高等教育本质上也是具有经济性的，只不过其经济效益从属于和服务于社会效益。相应地，高校的固定资产管理部门也应该在提高经济效益方面负起自己应有的责任，其经济职能主要表现为从“节流”上多下功夫，通过优化资源配置以提高有限资源使用效率、通过固定资产的高效管理使资产得到保值增值，减轻财政压力及学校负担，从而更好发为师生员工服务，更好地为教学科研服务。

其次，事在人为，加强固定资产管理毕竟要靠管理人员及师生员工勤勉做事勤恳做人。勤是人生价值的标尺之一，勉是力为，恳是真诚，做事是基础，做人是根本。从这个意义上说，打造一支具有强烈资产管理意识、敬业奉献精神、专业管理素养的高校资产管理队伍，是全面提升高校资产管理水平、促进高校资产管理可持续发展的人力资源保障。

再次，只有对工作充满感情，投入热情，才会忠于职守，出勤出力。制度是刻板的，制度的执行也需要严守尺度，但同时制度的执行又需要感情关怀：一是要注重领导与资管员的感情沟通，二是要注重资管部门与二级单位资管员的感情沟通，三是要注重资管员队伍与众多师生员工的感情沟通，共同构建和谐、合规、高效的资管环境。