提升煤炭企业档案管理水平的措施分析

摘 要：档案管理对企业的管理具有重要的作用，不仅能够将企业工作的资料保存下来，也能方便企业人力资源管理部门进行合理的人事安排，帮助企业管理部门更好地对单位的人、事、物进行全面的了解，在推动我国现代化建设进程中也具有一定重要意义。在煤炭企业中，档案管理能够促进企业管理水平和工作效率的提升，保障企业开发项目的科学性和全面性。本文对煤炭企业档案管理现状进行了简要的分析，并对提升档案管理水平的措施进行了探讨，希望能给煤炭企业的发展带来一定的理论参考。

关键词：煤炭企业;档案管理;工作现状;有效措施

企业档案工作具体来说就是企业在生产经营和日常管理中根据具体的事件需求进行的一些资料记录和管理工作。例如，企业在经营的过程当中会对企业的盈利情况进行相应的记录，所有的企业经营记录和业绩信息会保存在企业的档案当中。为了方便后期企业能够快速地进行查阅，相关的工作人员务必要做好档案的管理工作。这样不仅能够有助于企业管理决策人员及时了解企业的整体发展状况，还能够帮助企业高层管理人员做出正确决策。在社会主义市场经济的背景之下，行业竞争越发激烈，档案管理工作的有效落实能够帮助企业在实践的过程当中积累一定的经验，有助于企业转变管理理念和经营方式。档案管理工作水平的提升，能够保障企业档案的完整性和真实性。随着2020年6月20日档案法的修订，档案管理这一问题再次引起企业的重视。在新时代背景下，企业的档案管理不仅关系到企业的生存和发展，也是推进国家现代化建设进程中的一部分。煤炭企业务必要重视档案管理工作，相关的工作人员要全面了解当下煤炭企业档案管理工作的发展趋势，深刻认识到档案管理的重要性，对现存的企业档案管理问题进行深入的分析，通过不断的改革和调整，并依据企业发展的实际需要制定更加科学合理的档案管理制度，采用切实有效的管理措施。要严格按照新《档案法》第五章“档案信息化建设”的要求，跟随社会发展的步伐，响应国家档案建设信息化的号召，不断对档案管理的方式方法进行创新，不断对档案管理的硬件设备进行优化升级，进一步推动企业档案管理工作效率的全面提升，促进企业朝着长期稳定的方向发展。

1 煤炭企业档案管理的重要意义

企业结构具有一定的复杂性和逻辑性，企业是一个系统的组织，部门之间都有着自己的责任和义务，分别负责不同的生产经营活动，也履行着不同的管理运营责任。想要对这些部门的工作进度和工作质量进行充分的了解和掌握，档案管理工作就显得尤为重要。简单来说，档案管理工作是将企业的所有信息进行总结和归纳整理，以便于企业管理人员进行有效的管理和科学的决策。因此，档案管理工作的重要性不言而喻，这一工作不仅影响企业的发展，还关系到企业的生死存亡。所以，企业务必要认识到档案管理工作的重要性，在日常的生产和经营过程中，档案管理人员也要认识到自身的重大责任，要认真完成对于各种信息的记录和分类管理工作，要努力保证工作信息的完整性和准确性。在进行档案记录和补充的过程中，要遵循实事求是的原则，结合企业发展的具体情况和企业发展方向，务必保障档案数据的真实性。随着我国经济发展水平的不断提高，科学技术水平发展的速度逐渐加快，国内外新能源企业如雨后春笋般出现在市场中，给传统煤炭企业带来了巨大的挑战。但是煤炭企业要认识到自身的重要性，积极寻求企业改革创新的方式。不仅仅要在技术上进行研发和创新，在管理上也要加大创新力度，尤其是对关系到企业命脉的档案管理工作更要引起重视。我国的煤炭企业可以借鉴国内外优秀企业的档案管理工作经验，不断对自身企业内部的档案管理工作进行完善和升级，全面提升企业自身的核心竞争力。

2 现阶段煤炭企业档案管理中存在的问题

2.1 思想观念落后，对档案管理的认识程度不足

煤炭企业属于传统型企业，很多管理人员年龄较大，虽然实际工作经验比较丰富，但思想观念和工作方式相对落后。一些从事档案管理工作的人员还沿用传统的管理方法，企业的管理者对与档案管理工作也不够重视。没有真正认识到档案管理对与企业发展的重要性，在日常的管理和经营过程当中，更加注重提升企业的经济效益，对于档案管理工作采用形式化的工作态度。

2.2 档案管理制度不健全，管理层级不明确

《档案法》第五条指出，档案工作应该实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整性和安全性。煤炭企业在进行档案管理之前要遵照档案法的相关规定，对企业档案实行统一的领导，也就是要确定好档案管理的规范流程，让企业档案管理的工作人员和档案的使用人员都能够有所参考。煤炭企业档案管理制度不完善，档案管理工作人员在进行档案的建立和管理过程中就没有统一的执行标准，很容易出现工作上的失误和漏洞。由于档案的类别和内容都有所差异，机密程度也不相同，所以煤炭企业要遵照《中华人民共和国档案法》中提到的分级管理，对档案的具体类别、详细内容、机密程度进行有效的划分，便于企业的管理和使用。除此之外，企业的档案管理硬件设施没有进行及时的升级和更新，难以符合现代化信息管理的要求，造成档案管理工作效率相对较低。

2.3 管理人员素质和工作能力水平参差不齐

由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作没有规范的流程，工作人员的素质和能力水平参差不齐。个别从事档案管理工作的工作人员不具备良好的档案管理技能，甚至在理论知识和工作经验上都严重的不足，综合素质较差的工作人员难以承担其档案管理工作的责任，极大程度地影响了档案管理工作效率的提升。此外，一些工作人员虽然具备档案管理工作经验，但是受传统工作方式的影响较深，难以适应档案管理方式的转变，甚至对于信息化的档案管理方式有抵触情绪，在一定程度阻碍了企业档案管理的信息化进程。

2.4 档案管理信息化建设力度不够

現阶段社会发展不断朝着信息化的方向迈进，各行各业的持续都离不开信息化技术的支持。新《档案法》也对档案信息化建设做出了相应的倡导，并提出了档案工作的规范制度。煤炭企业要积极响应新《档案法》的要求，将档案管理工作信息化建设提上日程。虽然一些煤炭企业已经开始采用的信息化管理方式，但是在这一方面建设的力度明显不足，煤炭企业的信息化多流于形式，没有深入到整个档案管理工作的各个方面，人工化的管理还占据着主要的位置，这样的管理方式难以适应企业时代发展的需求。

2.5 档案管理及信息化建设资金投入不足

企业档案管理部门对信息化建设投入资金的力度不够，难以保障信息化设备的优化和升级，严重阻碍了煤炭企业档案管理的信息化进程，难以实现信息化设备的普及和有效使用。档案管理信息化建设需要技术的支持，无论是向其他企业购买技术还是进行技术的研发，都离不开资金的支持。当下，多数煤炭企业更加注重对其他方面的投入，导致档案管理的信息化建设投入严重不足。

3 提升煤炭企业档案管理水平的有效措施

3.1 煤炭企业要转变档案管理工作的观念

煤炭想要在档案管理工作上有所突破，务必要对工作的理念和形式有所创新。煤炭企业要认识到企业档案管理的重要性，明确档案管理是记录企业发展和员工劳动的重要途径，不仅能够真实记录企业过去的发展情况，还能够为企业未来的发展方向提供有力的参考。档案作为企业的重要信息资源，务必要进行科学的管理才能发挥出最大的效用。只有对档案管理工作重视起来，才能够进一步推动煤炭企业的整体工作效率。此外，作为档案管理工作的工作人员，也要及时转变自身的工作理念，努力提高自身的专业水平，认识到岗位工作的重要价值，认真做好自己的本职工作，为企业的发展贡献出自己的一份力量。

3.2 健全煤炭企业档案管理规章制度

煤炭企业要根据时代发展的需求不断调整企业档案管理的工作方式，根据《中华人民共和国档案法》相关规定和企业发展的实际情况健全企业内部的档案管理规章制度，确定档案的工作原则、档案的范围、档案管理人员权责和具体的管理措施。在具体的管理措施中要对档案的收集、分类、管理、借阅、归档和销毁等进行详细的规定，让档案管理工作人员有统一的工作标准和规范的工作流程。企业要善于发现实际工作当中的问题，并及时采取措施进行修正和改善，对原有的档案管理制度进行优化和升级。一般情况下，在制定档案管理制度的过程中要采取以下措施：首先，要对档案的收集过程有明确的规定，让企业各部门之间积极的配合，方便档案管理工作人员对各部门的信息数据进行收集和整理，不断增强各部门之间的交流与合作。这样的做法能够保证各部门之间工作的有效性和档案信息采集的时效性。要进一步完善企业的奖惩制度和员工激励政策，不断增强员工工作的积极性和主动性。其次，要对各部门之间的关系进行明确的规定，让各部门都清楚认识到自己岗位的责任和义务，要对员工的详细信息进行档案留存，推动煤炭企业人力资源档案管理的工作进程。最后，要将企业的所有文件进行归档，在任务下达和归档的过程中要保障任务信息的准确性和一致性，为日后的工作提供重要的数据参考。

3.3 对硬件设施进行优化升级，加强档案管理信息化建设

档案管理的硬件设施对于企业档案信息化建设具有至关重要的作用，是保障信息化进程的前提条件。因此，保障硬件设施的优越性是企业进行档案管理信息化建设中重要的一环。要对企业档案管理硬件设施的质量进行严格把关，一旦出现问题要及时更换和修整。在日常的工作中，档案管理的工作人员也要对其进行保养和维护，及时对设备进行检测和升级。要加强对档案信息化管理的安全防护措施，避免发生意外造成企业档案的缺失，进而影响整个企业的发展。企业要设立紧急管理预案，一旦发生危险事故，要及时处理，避免给企业造成损失。要加强对企业档案信息的机密性管理，在档案借阅和归档的过程中都要严格遵守档案管理的流程，避免企业重要信息泄露和缺失。对档案管理信息化系统进行日常的维护也是档案管理工作人员的重要责任，一定要谨慎对待。

3.4 重视档案管理人才聘用和培训工作

社会竞争的加剧和企业的不断发展对人才提出了更高的要求，随着教育水平的不断提升，现阶段高素质人才不断涌现。在信息化进程不断加速的趋势之下，煤炭企业也要重视对人才的聘用和培训工作。尤其是关系到企业命脉的档案管理部门，企业在进行人才选择时一定要慎之又慎。为了保障档案管理水平的稳步提升，煤炭企业要加强对企业档案管理方面人才的引进和聘用，选择具有丰富管理经验和知识储备的高素质人才。对现有的管理人员进行档案管理信息化培训，不断充实信息化管理相关的理论知识，锻炼工作人员的实践操作能力。对于员工培训来说，企业可以根据员工的实际工作情况和工作能力水平进行有针对性的培训，也可以和其他企业之间进行交流合作，引进专家学者对工作人员进行职业能力培训和实践操作指导。根据工作人员的岗位选择不同的培训方式。除此之外，要不断完善档案管理工作人员的绩效考评和薪酬制度，从根本上满足员工的需要，让档案管理工作人员提升工作的积极性和主动性。

3.5 保障档案管理工作经费充足

煤炭企业想要提高档案管理工作的水平，不仅要明确企业档案管理发展的目标，也要制订科学的计划，保障档案管理工作的经费投入。不断加强对档案管理工作方面的基础设施建设，对企业内部档案管理信息化设备进行及时的检修和更新。同時，煤炭企业要不断进行档案管理技术方面的研发，保障研发资金能够为技术创新提供有力的支持。除此之外，企业也要根据自身的发展需求，进行整体上的规划。要考虑企业发展的现实因素，并在此基础之上进行档案信息化管理系统的建设，借鉴其他企业的优秀经验，结合企业发展的特点和企业发展的标准建立现代化的档案信息管理平台。

4 结束语

综上所述，当今社会经济形式相对复杂，企业竞争愈加激烈。煤炭企业想要在市场经济竞争的过程当中提升自身的核心竞争力，不仅要在生产技术上有所突破，还要加强企业内部的管理，尤其是对于企业档案工作的管理。在进行档案管理工作的过程当中要根据时代发展的特点和企业的需求进行适当的调整，煤炭企业在档案管理的过程中要认识到档案管理工作的重要性。通过不断完善企业档案管理制度，加强对企业硬件设施的优化升级，增强对档案管理专业人才的聘用和培训，促进企业档案管理的信息化进程，提高煤炭企业档案管理的综合水平。

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[3]韩春艳.浅析煤炭化工企业档案管理工作存在的问题及对策[J].商讯.公司金融，2020（07）：13—14.

作者简介：袁龙梅（1978— ），大专学历，窑街煤电集团天祝煤业有限责任公司（甘肃武威）助理馆员，研究方向：档案。

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